涉外秘书
秘书(涉外)
二、办公室事务和管理
(一)办公环
境的管理
1.能够按照需求设置办公环境
2.能够实施办公环境的安全管理
3.能够应对办公环境出现的紧急情况
1.办公环境和办公布局设置要求
2.办公室人、财、物、信息的安全管理要求
3.常见的紧急情况应对知识和方法
（二）办公室
事务管理
1.能够提出改进办公室事务流程的建议
功能
工作要求
能力要求
相关知识
一、商务沟通
(一)商务礼仪
能够进行涉外接待
1.涉外接待礼仪2.涉外交往常识
(二)接待
1.能够拟订涉外接待计划
2.能够正确安排礼宾次序
3.能够指导安排涉外宴请
1.外事工作的原则及要求
2.迎送外宾的要求
3.涉外宴请常识
(三)沟通
能够选择、运用有效的网络沟通工具,完成内外部的沟通
(四)办公效率和时间管理
1.能够拟订和实施办公室工作计划
2.能够建立承办周期制度
1.制定和实施办公室工作计划的基本要求
2.日常办公事务承办周期的要求
三、常用事务文书
常用事务
文书的拟写
1.能够拟写市场调查报告2.能够拟写述职报告3.能够拟写计划、总结4.能够拟写招标书、投标书
1.市场调查报告、述职报告的写作要求
2.计划、总结的写作要求
3.招标书、投标书的写作要求
职业
功能
工作要求
能力要求
相关知识
四、会议与商务活动
(一)会议筹备
1.能够拟订会议的筹备方案
2.能够提出会议预算
1.会议方案的内容
2.会务机构的分工
3.会议预算方案的内容
涉外秘书申报条件.
-----具备以下条件之一者，可申报秘书职业资格（五级）鉴定：（1）连续从事本职业工作1年以上。
（2）经本职业五级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。
（3）具有中等职业学校本专业（职业）或相关专业®毕业证书。
-----具备以下条件之一者，可申报秘书职业资格（四级）鉴定：（1）连续从事本职业工作2年以上，经本职业四级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。
（2）取得本职业五级秘书职业资格证书后，连续从事本职业工作2年以上。
（3）连续从事本职业工作3年以上。
（4）取得本职业五级秘书职业资格证书后，连续从事本职业工作1年以上，经本职业四级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。
-----具备以下条件之一者，可申报秘书职业资格（三级）鉴定：（1）连续从事本职业工作6年以上。
（2）取得四级秘书职业资格证书后，连续从事本职业工作3年以上，经本职业三级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。
（3）取得本职业四级秘书职业资格证书后，连续从事本职业工作4年以上。
（4）具有以高级技能为培养目标的技工学校、技师学院和职业技术学院本专业或相关专业毕业证书。
（5）具有本专业或相关专业大学专科及以上学历证书。
（6）取得其他专业大学专科及以上学历证书后，连续从事本职业工作1年以上。
（7）取得其他专业大学专科及以上学历证书后，经本职业三级正规培训规定标准学时数，并取得结业证书。
-----具备以下条件之一者，可申报秘书职业资格（二级）鉴定：( 1 )取得本职业三级秘书职业资格证书后，连续从事本职业工作4年以上，经本职业二级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。
( 2 )取得本职业三级秘书职业资格证书后，连续从事本职业工作5年以上。
( 3 )连续从事本职业工作13年以上。
（4）取得本专业或相关专业大学本科学历证书后，连续从事本职业工作5年以上。
（5）具有本专业或相关专业大学本科学历证书，取得本职业三级职业资格证书后，连续从事本职业工作4年以上。
涉外秘书的分类和隶属关系
涉外秘书的分类和隶属关系□杨剑宇涉外秘书的分类涉外秘书按照所在单位的性质来划分，可以分为外资企业秘书、外国驻华机构秘书、国内涉外单位秘书、民营企业秘书、私人秘书等几类。
外资企业秘书这是目前我国涉外秘书的主体，人数最多，社会需求量最大，招聘、应聘最为热烈，流动性也最大。
据有关部门统计，近年来在我国投资的外商中，开办独资企业的已经占了７０％以上，而且还有增长的趋势，因此，外商独资企业秘书成为涉外秘书的主流群体。
外国驻华机构秘书这是指在外国政府、公司、银行、科技、文化、教育等组织派驻我国境内的大使馆、领事馆、办事处、联络处等供职的涉外秘书。
这是涉外秘书中层次最高、要求最高、待遇最丰的群体。
国内涉外单位秘书这是指在我国政府机关、国有企事业单位中供职的涉外秘书，他们的职业最为稳定。
我国加入世贸组织后，与国外交往的广度、深度不断增加，更多的国有企事业单位与国外有业务往来，因此这类秘书的数量已大幅度增加。
民营企业秘书这是指在民营企业供职的涉外秘书。
党的十六大肯定了民营经济是社会主义市场经济的重要组成部分，民营企业发展迅猛。
目前，从事涉外经济的民营企业也越来越多，比如，在上海市２００４年１月至６月新增加的２５２１家外贸经营主体中，民营企业占到２７６家，截至６月底，全市有经营实绩的外贸企业超过１．０３万家，其中约四分之三为民营企业。
这些民营企业非常需要涉外秘书，其要求主要是辅助上司从事涉外经济活动，聘用条件是必须具有从事涉外经济活动的知识和行业地图２９ＳＥＣＲＥＴＡＲＹ《秘书》２００７．２能力，并忠于雇主本人。
私人秘书这是指由国内外私人雇主聘用，协助雇主处理涉外事务，对雇主负责，由雇主支付劳动报酬的涉外秘书。
随着经济的发展，人民生活水平的提高，涉外活动也逐渐增多，一部分先富起来的人士聘用了涉外秘书。
不少外国商人、外国游客、外国专家短期来华考察、旅游、工作，也经常需要短期聘请秘书，这些秘书既提供事务性的服务，又充当翻译。
涉外秘书学
涉外秘书复习涉外秘书涉外秘书是指在我国“三资”企业、外国驻华机构、我国涉外单位、部门供职的秘书。
“三资企业”指的是中外合资、中外合作、外商独资的企业。
涉外秘书掌握一门以上的外语、能操作办公自动化设备、懂经济、懂法律、掌握秘书工作理论和技能，是辅助上司实施管理的专门人才。
涉外秘书的基本特点是“涉外”和“商务”。
全美秘书协会章程规定的秘书素质1、像心理学家一样善于观察和理解他人；2、像政治家一样有灵敏的头脑；3、像外交家一样有潇洒的风度；4、有调查各种棘手问题的丰富经验；5、有良好的速记能力以及文字功夫；6、熟谙各种商业往来中的法律关系；7、能熟练地使用各种办公自动化机器；8、具备相当的金融和税务方面的知识；9、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。
涉外接待工作一、外事接待的原则(1)不卑不亢不卑不亢是涉外交往的一项基本原则。
不论外宾来自哪个国家，所代表公司、企业的大小，都应该以礼相待，互相尊重。
对强者不献媚，对弱者不歧视，平等互利。
保持对外的良好关系，以利于持续发展。
(2)依法办事国际间的交往合作，都要依法而行，不仅遵守我国的法律，也要遵守对方国家的法律。
特别是我国加入了世界贸易组织以后，对外贸易交往还要遵守世界贸易组织的各项规则。
没有守法观念，将会使自己陷于被动。
(3)内外有别内外有别是指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。
涉外接待要以礼待客，但不意味着答应外宾的一切要求，有些外宾可能会利用我们的好客，提出一些过分要求，必须坚持原则。
文件、重要的会议记录、数据等等，都不要随意泄漏给外人。
(4)尊重个人尊重个人的理念强调以人为本。
人是生而平等的，个人尊严不容侵犯。
（5）女士优先女士优先这一礼仪由来已久，人们认为它是绅士风度的一种体现。
照顾女性、帮助女性，是男性的职责，是基本的教养。
（6）入乡随俗国际上通行到了哪个地方，就要遵守当地的习俗礼仪。
二、礼宾次序1、礼宾次序亦称礼宾序列。
论涉外秘书主要人际关系的处理技巧
论涉外秘书主要人际关系的处理技巧
涉外秘书作为企业和组织的重要外交窗口和联系人，需要处理各种不同文化背景和不同级别的人际关系，下面是一些处理人际关系方面的技巧：
1. 尊重不同文化背景和语言：尊重对方的语言和文化背景，这有助于建立更好的沟通和合作关系。
例如，当你和某个国家的官员或商人交谈时，应当尽可能地了解他们的文化习俗，以便更好地理解他们的想法和需求。
2. 建立信任关系：对于涉外秘书来说，建立信任关系是至关重要的。
他们需要保持一个正面的态度，做好各种准备，以确保每个人都感觉到他们的关注和体贴。
这有助于打破语言和文化障碍，建立更好的理解和合作关系。
3. 高效沟通：高效沟通是涉外秘书的核心工作。
涉外秘书必须善于沟通，并且能够与不同文化和语言背景的人进行沟通。
他们应当尽可能地简化语言，提供明确的信息和指导，以避免任何误解和不必要的混乱。
4. 灵活处理矛盾：涉外秘书应该尽可能地理解和处理不同观点之间的分歧或矛盾。
他们应该尽可能地避免对不同观点的偏见，重视沟通和共识建立。
5. 视角转换：涉外秘书需要具备良好的视角转换能力，能够从不同的角度来看待问题。
他们应该尽可能地理解和尊重不同监，确保涉外交际活动收获更多的成就和业务拓展。
涉外秘书资格证
8.考核试卷
1.考试概况
•
秘书职业是企、事业单位管理中一个很重要的工
作。许多发达国家对秘书人员都有严格的要求，凡从
业人员要持有秘书职业证书。我国决定推行秘书职业
资格证书制度，规定凡在企事业单位、涉外机构中从
事秘书工作的人员，都要接受秘书职业资格鉴定，取
得资格证书，然后持证上岗。在新的秘书国家职业标
准中，以前的初级、中级、高级三个级别分别由国家
情景模拟：考生根据所观看的情景录像，就书面问题进行笔答； 均有两段录像，每段录像考15个知识点。
任务解决：考生对书面提出的工作任务进行书面回答。 综合测试：涉外秘书的英语考试包括听力题、选择题、写作题。 业绩评估：专家对考生提供的个人工作业绩记录进行综合评审。
另外，在工作要求上，本标准对国家职业资格五级秘书、四 级秘书、三级秘书和二级秘书的能力要求依次递进，高级别涵盖 低级别的要求。
5.考试时间
秘书考试一年两次，上半年5月份考试，下半年11月份考 试，具体考Hale Waihona Puke 时间每年略有不同。6.考试形式
秘书职业资格考试时间为180分钟，考试程序依次为职业道德 考核、情景录像笔试、书面笔试，考核时间分别为30分钟、60分 钟、90分钟。考试形式如下：
书面应答：考生对标准化书面试卷上的问题在答题卡上作答，题 型分为单选题、选择题两种题型。
7.考试科目
秘书考试分成2门，即理论考试和实操考试。理 论考试全部为客观题，内容涵盖：职业道德、基础业 务，考试时间为1.5个小时。实操考试全部为主观题 ，内容包括工作要求，案例分析，考试时间为2个小 时。案例分析部分播放录像；涉外秘书考生加考外语 ，包括选择、填空、翻译、写作等题型（包括听力） 。参加秘书二级考试的考生还需进行综合评审（业绩 评估手册），采用笔试答辩的形式，包含商务沟通， 办公室管理，常用事务文书，会议与商务活动，信息 与档案五个模块的能力评估。
涉外秘书常识
涉外秘书常识：什么是涉外秘书涉外秘书，主要去政府涉外机构、外向型企业从事秘书、档案管理、人力资源管理等工作，涉外工作要求对语言有较高要求。
涉外秘书是一种国际化的职业，具有涉外性、辅助性、事务性的特点。
在国外，涉外秘书一般是在出口企业、外国企业、私人企业或合资企业中工作，. 他们要和全球范围内的客户联络和提供服务，他们的工作是国际化的，也是非常重要的。
在我国，涉外秘书是指在“三资”企业，外国驻华机构，我国涉外单位、部门供职的秘书，是改革开放以后产生的新型的外向型、复合型秘书，他们掌握一门以上外语，能操作办公自动化设备，懂经济、懂法律、掌握秘书工作理论和技能，是辅助上司实施管理的专门人才。
我们先来看看《the Oxford English Dictionary》是如何详细解释“涉外秘书”的。
1 one who is entrusted with private or secret matters；2 one who se office it is to write for another；esp. one who is employed to conduct correspondence， to keep records，and usually to transact various other business，for another person or for a society， corporation， or public body.涉外礼仪知识：参加涉外宴请的礼仪(1)掌握出席宴请的时间。
根据活动的性质和当地的习惯掌握时间，迟到、早退、逗留时间过短则被视为失礼或有意冷落。
身份高者可略晚到达;普通客人宜略为早些到达，待主宾退席后再陆续告辞。
出席宴会，根据各地习惯，正点或晚一两分钟抵达;在我国则正点或提前两三分钟或按主人的要求到达。
出席酒会，可按请柬上注明的时间到达。
确实有事需提前退席，向主人说明后悄悄离去;也可事前打招呼，届时离席。
涉外秘
人员要感觉敏锐、耐受性强、思维敏捷、记忆力好、精力旺盛、并保持适度的注意力，适应能力强。 人员要感觉敏锐、耐受性强、思维敏捷、记忆力好、精力旺盛、并保持适度的注意力，适应能力强。
知识：财务知识、文学知识、音乐知识、 知识：财务知识、文学知识、音乐知识、秘书 知识。 知。 能力：要有较强的秘书操作能力、办事能力、 能力：要有较强的秘书操作能力、办事能力、 辅助管理的能力
一、涉外秘书的知识结构 （一）知识的构成层次 1.基础知识，包括社会文化基础知识和自然科 基础知识， 基础知识 学基础知识。 学基础知识。 社会文化知识有政史地、语言文学等， 社会文化知识有政史地、语言文学等， 了解它， 了解它，可以让涉外秘书较好地把握服务对 象国家的文化和精神。 象国家的文化和精神。 自然科学基础知识有物理、化学、生物、 自然科学基础知识有物理、化学、生物、 工程等，涉外企业的技术含量高， 工程等，涉外企业的技术含量高，涉外秘书 要对本企业的产品性能、原理，要有所了解。 要对本企业的产品性能、原理，要有所了解。
2.涉外秘书的相关知识，掌握经济学、统计学、 涉外秘书的相关知识，掌握经济学、统计学、 涉外秘书的相关知识 法学、领导科学、社会学、心理学、 法学、领导科学、社会学、心理学、计算机 科学等方面的知识。 科学等方面的知识。 3.专业知识。指涉外秘书的业务知识和本公司 专业知识。 专业知识 的专业知识 业务知识包括外语水平、语言文字水平。 业务知识包括外语水平、语言文字水平。 这是最基本的，除此之外， 这是最基本的，除此之外，还必须掌握秘书 行政管理学、公关礼仪、文书学、 学、行政管理学、公关礼仪、文书学、档案 学等知识。 学等知识。 企业、行业知识，必须了解本企业的技术、 企业、行业知识，必须了解本企业的技术、 原料、市场、企划、广告、人力资源等知识。 原料、市场、企划、广告、人力资源等知识。
涉外秘书应具备的礼仪修养
2、构思思路在构思文章思路时，我们可以从以下几个方面展开： (1)涉外 秘书礼仪修养的内涵：探讨涉外秘书礼仪修养的内涵和基本要求，包括职业操守、 专业技能、个人素质等。 (2)涉外秘书礼仪修养的培养：分析如何培养涉外秘书 礼仪修养，例如注重个人仪表、培养交际能力、学习涉外文化等。 (3)涉外秘书 礼仪修养的应用：探讨涉外秘书礼仪修养在实践中的应用，例如在接待来访、处 理事务、沟通协调等方面。
使用礼貌的语言，不仅代表了一个人的修养和素质，也代表了一个企业和组 织对外的形象和水平。另外语言的选择应根据对方的情况来定，还要根据所处的 场合而灵活变化，准确使用最得体的礼貌语言。不在公共场所影响他人。
(七)宴请美
安排宴请的时间、地点和邀请对象要周全细致；宴请程序(请柬)；宴请时的 细节(迎宾、入座、上菜、敬酒)。西餐宴请的礼仪(餐具的使用方法)。酒水的选 择与饮用方法(酒水的饮用方法：餐前酒水、餐后酒水、红葡萄酒和白葡萄酒的 搭配饮用方法)。饮茶礼仪(英国红茶和中国茶的礼仪)。用餐中的顺序及上菜顺 序和品种选择；就餐时对大小便的处理等细节问题。
参考内容
在当今全球化的商业环境中，涉外秘书的角色越来越重要。他们不仅需要具 备扎实的现代办公自动化技能，还需要拥有深厚的文化素养和礼仪修养。本次演 示将探讨涉外秘书礼仪修养的重要性，以及撰写一篇关于涉外秘书礼仪修养文章 的方法。
一、涉外秘书礼仪修养的重要性
1、个人职业形象塑造涉外秘书作为公司形象的一部分，其礼仪修养对个人 职业形象有着至关重要的影响。良好的礼仪修养可以提升个人气质和职业素养， 使他们在面对各种挑战时更加自信和从容。
在公共场所用餐时，应尊重当地的风俗习惯，遵守并应用公共场所的规定和 守则。吸烟要在合适的场合，合适的氛围进行并保持注意礼节，遵循吸烟区的规 则，不能对他人产生不良影响。当处于餐厅、宴会厅或酒店等服务场所时，最好 在吃饭的时候离座如厕并随时保持安静不要高声喧哗。不要让手机发出声音影响 他人用餐。用餐时不要让餐具发出声响。不要让自己的行为影响他人用餐。当别 人用餐时不要大声喧哗或吸烟等影响他人的行为。
涉外秘书职业资格类证书
涉外秘书职业资格类证书涉外秘书是一个重要的职业，需要具备一定的专业知识和技能。
获得涉外秘书职业资格类证书，可以证明一个人具备相关的专业能力，提升自己在就业市场上的竞争力。
下面将从涉外秘书职业资格类证书的定义、取得途径、培训内容以及职业前景等方面，详细介绍这个证书。
涉外秘书职业资格类证书是指依法核发给符合涉外秘书职业资格要求的人员的专业证书。
获得涉外秘书职业资格类证书的人员，应具备一定的外语水平、文化素养、组织协调能力、机密保密意识等。
他们能够进行涉外机构的一般事务管理工作，包括外事活动组织、会议接待、文件处理、翻译等。
涉外秘书职业资格类证书的取得途径主要有两种：培训班和考试。
培训班是通过专业机构提供的培训课程，帮助学员获得相关的专业知识和技能。
培训内容主要包括涉外事务管理、外语实践、文件处理、翻译技巧等方面的知识和技能。
培训机构通常会结合实际案例进行教学，培养学员的实际操作能力。
考试是获取涉外秘书职业资格类证书的主要途径。
根据不同地区的要求，考试科目和形式会有所不同。
一般包括外语能力测试、涉外事务管理知识测试、文化知识测试、翻译能力测试等。
通过考试，可以证明个人具备相关的专业能力，从而获得涉外秘书职业资格类证书。
涉外秘书职业资格类证书的培训内容涵盖了涉外事务管理、外语实践、文件处理、翻译技巧等方面，这些内容对于秘书的工作非常重要。
在涉外事务管理方面，涉外秘书需要了解相关的法律法规和政策，掌握涉外事务办理的流程和方法。
外语实践方面，涉外秘书需要具备一定的外语水平，能够进行口头和书面的交流。
文件处理方面，涉外秘书需要掌握文件起草、编辑、发放等技巧，能够高效地处理各类文件事务。
翻译技巧方面，涉外秘书需要具备一定的翻译能力，能够准确、流畅地进行口译和笔译工作。
获得涉外秘书职业资格类证书后，可以享受一系列的职业福利和权益。
首先，证书可以作为求职时的一份保障，证明个人具备一定的专业能力，提升自己在就业市场上的竞争力。
涉外秘书概述
秘书（Secretary）可以指：1政党之内的 要职，最高者称为总书记。2写字楼及商业 机构内的文员职位，专长是速记、打字、 安排日程、会议、订机票、订酒店等。3香 港决策局的最高级公务员职位。美国联邦 政府的部长英文名称亦为(总统的)部会秘 书，如国务卿为Secretary of State、陆 军部长为Secretary of Army，平时称为部 长先生Mr.Secretary。
第一节 秘书界定 一、秘书的界定 （一）欧美国家对秘书的界定： “秘书”一词源于拉丁文“secretarias” ，意思为“可靠的职员”。在西方国家，秘 书一般指政府、各组织和个人聘用的从事公 务服务、处理文字及办公事务的工作人员。 英文演变为“Secretary”
国际职业秘书协会（Professional Secretaries International,简称PSI）对秘书 的定义: 秘书应是主管人员的一位特殊助手,她(他)掌握 办公室工作技巧,能在没有上级过问的情况下表现出 自己的责任感,并以实际行动显示出主动性和正确判 断的能力,并且在所给予的权力范围内作出决定。
三、我国秘书职业的特点 1、从属性： 从属性对秘书工作的要求： 要甘服从领导的指挥和调遣； 所有的工作应围绕领导工作展开； 工作方式要受制于领导；
2、辅助性 秘书是领导的助手，协助领导实施管理； 秘书的工作内容是为领导的工作学习和生活提供 条件 处理任何问题都要按照领导的意图办理。
最早的秘书一词，出现在东汉时期，指宫中秘藏之 书。 “诏（刘）向领校五经秘书”（《汉书· 刘向传》） ，“班游博学有俊材……与刘向校秘书。”（《汉 书· 叙传》） 东汉后期秘书一词也指谶讳之书。 郑玄“遂博稽六艺……时睹秘书纬术之奥。”（《 后汉书· 郑玄传》）
涉外秘书的定义与类型
辅助上司实施管理的专门人才。
三资企业：改革开放后，我国出现的中外合 资（西安杨森）、中外合作（宁波诺丁汉大 学）、外商独资企业（佳士得）。 外国驻华机构：外国政府、公司、银行、科 技文化组织(RCUK)等派驻我国境内的大使馆 、领事馆 (visa） 、办事处、联络处。 我国涉外单位：外事(外交部、省市外事办 公室）、外贸单位（中国对外贸易中心）、 海关、税收、公安、银行、航空公司、旅行 社、宾馆、商店（友谊商店）等。
总体存在被动性，
具体操作上主观能 动性，
实现主动性与被动性
的辩证统一？
从被动中争取主动
指的是涉外秘书的 劳动融汇于上司的 领导活动之中，其 劳动成果表现于上
司领导工作的成果
中，而非直接显示
出来。
甘居幕后 埋头工作 谦虚谨慎 不求闻达
国际视野
要求通才型人才：
外语 办公自动化
筹办会议 协助上司谈判 组织和参与公关活动 办理上司出差事宜 办理出国手续 档案保管 管理办公室财务
辅助性
服务性 被动性 隐匿性
涉外性
上无决策之权，下无执行之权
领导（领导班子）： 内层核心子系统
秘书：外围子系统 避免越权才成为
“二首长”
在国外，涉外秘书一般是在出口企业、外国企业、 私人企业或合资企业中工作，他们要和全球范围 内的客户联络和提供服务。
在我国，涉外秘书是指在“三资”企业，外国驻
华机构，我国涉外单位、部门供职的秘书，是改 革开放以后产生的新型的外向型、复合型秘书， 他们掌握一门以上外语，能操作办公自动化设备， 懂经济、懂法律、掌握秘书工作理论和技能，是
涉外秘书学
涉外秘书学
涉外秘书学是一门研究国际交往与涉外工作的学科，旨在培养从
事涉外事务管理、国际交际组织和涉外服务等方面工作的专业人才。
涉外秘书的主要职责包括协助领导人员与外方交流沟通、参与国际会
议及活动的组织和安排、处理国际业务文件并具备客户服务能力等。
涉外秘书学的针对性培养目标主要包括：语言能力、策略思维、
组织协调、专业素养、组织能力、服务意识等多方面的综合能力。
学
生必须具备扎实的跨文化交际、国际贸易、外事礼仪等专业知识，并
且需要熟悉国际规范和国际惯例。
涉外秘书学的教育内容主要包括：国际语言、外事礼仪、国际贸易、跨文化交际、国际组织、国际法律、信息管理、组织管理等多个
专业领域。
在如今全球化的市场中，涉外秘书的职业需求量不断增加，其就
业前景也十分广阔。
涉外秘书可以在政府机构、国际贸易企业、外企、国际组织、民间团体、公共事业机构以及大学等领域从事涉外工作，
成为企业、政府和国际组织等内部外交方面的重要人才。
涉外秘书岗位职责
涉外秘书岗位职责1. 引言该规章制度旨在明确涉外秘书岗位的职责，提高涉外秘书的工作效率和质量，确保企业与外部机构和个人的良好沟通和合作。
本制度适用于涉外秘书岗位的全部员工。
2. 职责概述涉外秘书是企业与外部机构和个人之间的紧要桥梁和纽带，负责帮助管理层处理涉外事务和维护涉外关系。
实在职责包含但不限于以下几个方面：2.1 联络与沟通•维护与外部机构和个人的联系，及时回复来自外部的电话、邮件和传真等沟通方式。
•协调各部门间的沟通与协作，确保信息的及时传递和共享。
•布置与外部机构和个人的会议、会谈和接待等活动。
2.2 文件管理•负责收发涉外文件，包含函件、合同、报告等，并及时进行登记和归档。
•组织和协调文件的起草、复制、打印和装订等工作。
•管理和维护涉外文件资料库，确保文件的安全可靠。
2.3 行程布置•组织和布置涉外出差人员的行程，包含航班、酒店、会议等的预订和布置。
•供应出差人员所需的行程布置和文件资料，包含行程表、会议议程、客户资料等。
•跟进出差人员的行程情况，及时解决可能显现的问题和调整。
2.4 接待与待客•负责外宾、客户和合作伙伴等的接待工作，包含接机、布置留宿、就餐等。
•组织和协调紧要客户的访问和会议，供应必需的支持和服务。
•帮助组织企业外展活动和客户接待会等，确保各项活动顺利进行。
3. 管理标准为了提高涉外秘书的管理水平和工作质量，必需遵守以下管理标准：3.1 保持专业素养•具备良好的职业道德和全面的业务素养。
•不绝学习和提高本身的涉外知识和技能。
•保持良好的沟通和协作本领，擅长处理多而杂情况和问题。
3.2 组织和协调本领•具备良好的组织和协调本领，能够合理布置时间和资源。
•能够快速反应和适应紧急情况和变动。
3.3 保密与信息安全•严格遵守保密制度，确保机密信息不被泄露。
•加强信息安全意识，确保电子文件和纸质文件的安全。
3.4 服务意识与责任感•以客户满意为目标，供应高质量的服务。
•对工作兢兢业业，具备较强的责任感和执行力。
涉外秘书面试常见问题
秘书面试试题及答案要点1.公司董事长下星期要去北京出差，如果让你安排出差前的一些准备工作，你认为有哪些工作需要落实?答案要点：确定出差具体内容和具体时间;确定接待人员，并与之沟通，确定具体的日程安排，包括行程和餐饮、住宿等安排;确定出差是否需要陪同人员及哪些人陪同;根据董事长要求预定机票或者火车票;准备董事长出差用的资料;根据董事长需要，准备一些其他的物品;提醒董事长，出差前做好一些工作的安排。
2.公司要召开一次司务会议，会议前应当做好哪些工作?答案要点：收集并确定会议的议题;确定会议的参加人员;确定会议的时间、地点;确定会议的议程;下发会议通知;确定会议的预算;准备会议材料;询问领导关于会议的其他要求并落实。
3.一个活动策划方案应该包括哪些主要内容?答案要点：活动目的、宗旨;活动名称、主题;活动时间、地点;活动承办及宣传单位;活动参加者范围及应履行事项;活动应急及其他关联事项;活动预算。
4.我们公司拟与某公司签署战略合作协议，签字仪式将由我们具体承办，请简要回答该如何准备签字仪式?答案要点：做好签字文本的准备，确定仪式签署文稿，准备相应份数;商定参加人员，包括主持人、签字人、领导、致辞人、礼仪、见证人等，还可以邀请相关媒体;布签字厅，包括签字桌椅、准备签字用具、发言台、会标及背景、香槟或红酒。
5.公司大事记的写作要求和注意事项有哪些?答案要点：客观记实，反映事物的本来面目;要有选择、精记，大事不漏，小事不计;应及时编写，年终统筹整理、归档;记录完整、全面;文字简练,多用概括性的语言;格式统一,层次清晰。
6.请你草拟一个清明节放假通知，并对节日值班作出安排，这个通知应包含哪些主要内容?答案要点：通知标题;行文对象;放假开始至结束的具体时间;假期内对员工的管理要求;假期内员工活动的注意事项及建议;紧急状况或突发事件发生时应报告的部门、人员及联系方式;节日值班表可作为通知附件;拟文时间。
7.请你说出公务宴请准备工作包括哪些方面?答案要点：确定宴请对象、规格、范围;确定宴请的时间、地点;确定宴请的通知方式并按要求通知;确定宴请的菜单，订菜应注意宴请规格、宾客身份、客人饮食习惯等;确定宴请现场的布方式并组织实施。
涉外秘书的就业前景
涉外秘书的就业前景在竞争压力渐长的今天，找工作不容易，企业招人更不容易。
尽管每一年都有很多大学毕业生走上社会，可是真正适合企业进展的人材却很少。
就拿企业招聘秘书来讲，从整体供需来看，秘书的储蓄和实际需求状况是供大于求，可是关于专业秘书的需求来讲，却存在储蓄严峻不足、市场符合率低的情形。
最近几年，外企对秘书职位选拔门坎慢慢升高，例如在FESCO秘书职位的招聘、推荐进程中，曾经显现一公司老板秘书职位100比1的“精挑细选”现象。
最近几年来，随着社会的进展和人员素养的不断提高，外企中对秘书的要求也由原先的“老三样”(语言、形象、能力)，转变成职业素养、行业知识和沟通能力。
涉外秘书，要紧去政府涉外机构、外向型企业从事秘书、档案治理、人力资源治理等工作，涉外工作要求对语言有较高要求。
涉外秘书是一种国际化的职业，具体涉外性、辅助性、事务性的特点。
在国外，涉外秘书一样是在出口企业、外国企业、私人企业或合伙企业中工作，他们要和全世界范围内的客户联络和提供效劳，他们是国际化的，是超级重要的。
在我国，涉外秘书是指在“三资”企业，外国驻华单位、部门供职的秘书，是改革开放以后产生的新的外向型、复合型秘书，他们把握一门以上外语，能操作办公自动化设备，懂经济、懂法律、把握秘书工作理论和技术，是辅助上司实施治理的专门人材。
涉外文秘专业毕业的学生拥有广漠的择业范围和良好的就业前景，能够从事办公室文秘、行政治理、企业治理、档案治理、人力资源治理、机关文职、公关宣传、市场营销、外经外贸、广告策划、文化传播等工作。
涉外文秘专业是目前最热点的新兴专业之一，人材需求量大。
就目前的形势来看，涉外文秘人材一直是社会需求量较大的职业，在各类招聘排行榜上，文秘人员始终处于前列，文秘专业的学生就业前景十分客观。
据统计，XX年涉外文秘专业人材需求量达130万人左右，估量到XX年我国需要大约220万涉外专业人材。
涉外文秘专业人材月薪一样在3000-6000元，有工作体会的月薪可达10000元。
涉外秘书就业前景
涉外秘书就业前景职业简介：随着越来越多的企业、单位在大连安营扎寨，商务活动和人际交往变得日益频繁，于是在人们印象中八面玲珑，外语、计算机一把抓，能够充当老板左膀右臂的秘书成为颇为欢迎的职业。
而各行各业对秘书的要求也在不断提高，只会打杂的“听话”秘书已经难以再满足职场的需求，拥有高学历的高级秘书证书正逐渐成为人才市场上的紧俏资源。
秘书分两级，一般秘书的月收入在两千元左右，如果有助理的角色大概在5000元，外企公司总裁办公室的高级秘书在8000到1万元左右。
秘书职业以后的发展是做行政、人力资源或者后勤方面的经理，或是负责自己熟悉的工作。
因为他们与各个部门都打交道，对于公司的架构和业务都比较了解，所以未来发展方向也是这些，“对企业来说，职业资格证书只是一块敲门砖”，身为人事主管，依视路光学的李小姐认为，“当一种职业的社会需求十分旺盛，且从业人员的规模已达到相当数量时，职业标准的制定和资格认证的确显得很有必要。
为满足社会需求，配合文秘、涉外文秘资格全国统一考试，并帮助广大考生顺利通过全国考试，现特开设文秘、涉外文秘辅导班。
我校聘请知名高校专家学者，业内顶尖资深实践专家(均有《文秘资格证书》、《涉外文资格证书》)，具有丰富考试培训经验。
针对考试重点、难点进行培训，采用模块化案例分析考前串讲的方式，确保一贯的通过率。
就业前景：主要从事办公室程序性工作、协助领导处理行政事务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员，包含了从企业基础文书、专职文秘、到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系，是实行就业准入的职业之一。
具备较强的文字与语言表达能力、综合协调合作能力和逻辑思维与分析能力，富有专业知识与技能的秘书是各类企业、事业单位和社会团体急需的人才。
该专业就业面广，需求量大，发展前景极为可观。
学习内容：文书基础、办公自动化基础、沟通基础、速记基础、企业管理基础、法律与法规。
秘书实务包括：会议管理、事物管理、文书拟写与处理、涉外英语等就业方向：该专业毕业生不仅可从事秘书工作和行政管理工作，还可从事企业广告、公共关系等文案创作,以及人力资源管理、信息处理和营销工作。
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一、基本概念
1．涉外秘书
涉外秘书是指在我国“三资”企业、外国驻华机构、我国涉外单位、部门供职及私人雇佣处理涉外事务的秘书。
涉外秘书的主体是“三资”企业秘书。
2．礼宾次序
礼宾次序：指国际交往中对出席某项活动的国家、团体、各国人士的位次按某种规则和惯例进行排列的先后次序。
3．涉外项目建议书
概念：是由中国合资者向企业主管部门呈报拟与外国合资者建立合资企业或经营项目的申请性文书。
特点：建议性、论证性。
.4。
“三资企业”
指中外合资经营企业、中外合作经营企业和外商独资经营企业。
5．国际劳务合同
概念：是国际劳务提供方与被提供方就国际劳务输出事项签订的在一种协议文书。
.6。
礼宾规格
指在礼待不同层次宾客时所必须遵循的已被先期正式规定的具体要求。
特征——规范性、稳定性、礼宾性、差异性、简约性。
原则——服从外交、身份对等、一视同仁、有所区别
.7。
商务谈判
是指人们为了满足各自的需要、协调彼此之间的利益关系，而在一定的时空条件下通过协商对话达成交易的行为和过程。
二、基本理论：
1、涉外秘书与机关秘书的区别。
一、管理目标不同
二、服务对象的区别
三、工作范围的差别
四、业务侧重点不同
五、任职资格、职级待遇不同
2、公文的行文规则。
1、按职权范围和隶属关系行文
2、一般不越级行文
3、准确地确定和区分主送机关和抄送机关
4、确有必要，可以联合行文
5、“请示”公文应当一文一事
3、签字仪式的准备与服务工作的主要内容。
签字仪式的准备：
1、布置好签字厅
2、准备好签字用具
3、签署涉外商务合同时，应在签字桌上摆放双方国旗
4、签字时的座次安排
◆签双边性合同——右为尊；双方人数大体相当；前高后低。
◆签多边性合同——按事先约定的顺序；助签人依“右高左低”的原则站立于签字人的左侧；
◆签字仪式的正式程序：
1、签字仪式正式开始
2、签字人正式签署合同文本
3、签字人正式交换已经有关各方正式签署的合同文本
4、共饮香槟酒互相道贺
4、涉外日常礼仪中谈话礼仪的要点。
（1）避谈政治、宗教等敏感问题
（2）注意不要以自我为中心
（3）避免询问他人穿着、饰物等之价格
（4）不可询问他人尤其是女士的年龄
（5）切勿形成小圈子
（6）不可窃窃私语
（7）有不同国籍的人应尽量说英语
（8）主人或宾客在发言时请立即安静下来以示尊重
5、商务谈判的定义与要素。
1、定义
是指人们为了满足各自的需要、协调彼此之间的利益关系，而在一定的时空条件下通过协商对话达成交易的行为和过程。
2、要素
参与者
时间
地点
策略与技巧
6、印度人的见面礼有哪些？
贴面礼、摸脚礼、举手礼
7、办公室日常管理工作的主要内容。
一、进行安全检查，改进工作环境
二、作好信息保密工作
三、安排值班工作，编制值班表
四、办公室财务管理
五、印章和介绍信管理
六、办公用品的发放和管理
七、办公效率和时间管理。