第13章 音乐管理系统

第13章音乐管理系统
本章我们将为某KTV会所创建一个音乐管理系统。

通过该实例，读者可以了解数据库系统开发的一般过程，加深对表、查询、报表、窗体等数据库对象的认识，并了解它们在整个系统中所起到的作用。

在实际开发系统时，不仅要求有扎实的Access 2010基础知识，而且还要能充分了解现实需求。

当对现实需求有很好的分析，并合理地进行规则，这样设计过程才会流畅，所设计系统也能稳定、正常地运行。

本章重点：
新建数据库
创建表
创建查询
创建报表
创建窗体
数据库设置
13.1创建数据库
当对所建数据库有了基本的规则之后，我们就可以动手创建数据库了。

按照既定的目标，一步一步去完成各阶段的设计目标。

首先要创建一个数据库，数据库是整个系统的载体，然后需要在数据库中完善各种数据库对象。

数据库的创建非常简单，下面从头开始介绍数据库的创建方法。

2010快捷方式图标，启动步骤01双击计算机桌面的Access
Access 2010。

启动后的界面如图13-1所示。

Array
图13-1Backstage视图
步骤02在该界面中选择【空数据库】选项，在右侧的【文件名】文本框中输入文件名“金丽佳KTV管理系统”，并选择文件的保存
位置，单击【创建】按钮，如图13-2所示。

图13-2创建数据库
步骤03系统进入该数据库的操作界面，并自动创建一个名
为“表1”的新表，如图13-3所示。

图13-3创建的数据库
步骤04到此就完成了数据库的创建。

13.2创建表
创建完数据库后，就可以在库里创建各种数据库对象了。

表、查询、报表等都是数据库的基本对象，其中，表是为其他对象提供数据的数据源。

表设计的合理与否直接影响到其他对象，也会影响数据库的运行。

下面就来设计本数据库所要用到的表。

13.2.1通过数据表视图创建表
创建完数据库后，系统会自动创建一个名为“表1”的表。

我们可以在该表中直接输入数据，在表的数据表视图中输入数据是最快捷
的。

步骤01打开表的数据表视图后，切换至【字段】选项卡，在【格式】选项组中将第一列字段的【数据类型】设置为【文本】，如图13-4所示。

图13-4修改数据类型
步骤02在【属性】选项组中将【字段大小】设置为5，如图13- 5所示。

图13-5设置字段大小
步骤03在【字段验证】选项组中选中【必需】复选框，如图13-6所示。

图13-6设置必填字段
步骤04在第一行的ID字段中输入字段值10001，如图13-7所示。

图13-7输入数据
步骤05单击快捷访问工具栏中的【保存】按钮，如图13-8
所示。

图13-8保存表
步骤06弹出【另存为】对话框，输入表名称【歌曲】，单击【确定】按钮，如图13-9所示。

图13-9输入表名称
步骤07返回数据表视图，继续添加其他字段，并输入数据。

单击【添加和删除】选项组中的【文本】按钮，向表中添加字段，如图13-10所示。

图13-10添加文本字段
步骤08在【歌曲】表中插入新的字段，此时该字段的字段名处于可编辑状态，如图13-11所示。

图13-11添加的字段
步骤09将该字段的字段名改为【歌曲】，在【属性】选项组中将【歌曲】字段的【字段大小】设置为50，并在该列的第一行输入【五哥放羊】，如图13-12所示。

图13-12输入数据
步骤10按照相同的方法，添加文本字段，将【字段大小】设置为50，设置字段名为【专辑】，并在该字段第一行记录中输入【阿宝】，如图13-13所示。

图13-13添加字段
步骤11按照相同的方法添加文本字段，字段名为【语言】，【字段大小】设置为20，输入字段值Chinese，如图13-14所示。

图13-14继续添加字段
步骤12根据图13-15所示设置其余字段。

图13-15设置要求
步骤13完善表中的第一条记录，如图13-16所示。

图13-16完善第一条记录
步骤14继续输入其他记录，完善【歌曲】表，如图13-17所示。

图13-17【歌曲】表
步骤15按Ctrl＋S组合键保存表。

13.2.2通过设计视图创建表
通过表的设计视图可以对字段进行更详细的设置。

下面通过设计视图来创建【作家】表。

步骤01切换至【创建】选项卡，单击【表格】选项组中的【表设计】按钮，如图13-18所示。

图13-18打开表设计视图
步骤02进入表的设计视图，依据图13-19所示设置字段。

图13-19设置字段
步骤03按Ctrl＋S组合键保存表，弹出【另存为】对话框，输入表名称“歌手”，单击【确定】按钮，如图13-20所示。

图13-20保存表
步骤04返回设计视图，在下方的【常规】选项卡对各字段进行更详细的设置。

选择【歌手编号】字段，将【字段大小】设置为5，【必需】设置为【是】，【允许空字符串】设置为【否】，【索引】设置为【有（无重复）】，其余项保持默认设置，如图13-21所示。

步骤05根据图13-22所示对其余各字段属性进行设置。

图13-22设置字段大小
步骤06选择【性别】字段，在下方【常规】选项卡中对该字段的【有效性规则】进行设置。

单击【有效性规则】右侧的按钮，
如图13-23所示。

图13-23设置有效性规则
步骤07弹出【表达式生成器】对话框，在上方的文本框中输入【"男"or"女"】，然后单击【确定】按钮，如图13-24所示。

图13-24输入表达式
步骤08在上方网格中单击选择【歌手编号】字段，然后单击【设计】选项卡中【工具】选项组中的【主键】按钮，将该字段设置为主键，如图13-25所示。

图13-25设置主键
步骤09设置主键后，该字段的左侧会出现一个小钥匙标记，如图13-26所示。

图13-26主键标记
步骤10单击视图右下角的【数据表视图】按钮，如图13-27 所示。

图13-27切换视图
步骤11弹出提示对话框，单击【是】按钮，保存更改，如图13-28所示。

图13-28保存表
步骤12弹出警告对话框，单击【是】按钮，如图13-29所示。

图13-29确认修改
步骤13切换至数据表视图。

步骤14在数据表视图中添加记录，完成【歌手】表的创建，如图13-30所示。

图13-30添加记录
13.2.3通过导入外部数据创建表
如果有现成的、规范化的其他格式数据文件，那么可以在Access 2010导入该文件，从而快速地创建表。

下面通过导入Excel工作表来创建【房间】表。

步骤01在数据库中，切换至【外部数据】选项卡，单击【导入并链接】选项组中的Excel按钮，如图13-31所示。

图13-31单击Excel按钮
步骤02弹出对话框，单击【浏览】按钮，如图13-32所示。

图13-32浏览文件
步骤03弹出【打开】对话框，找到所需要的Excel文档【金丽佳KTV管理系统】，选择该文件，单击【打开】按钮，如图13-33所示。

图13-33打开文件
步骤04返回对话框，选中【将源数据导入当前数据库的新表
中】单选按钮，单击【确定】按钮，如图13-34所示。

图13-34将数据导入新表
步骤05弹出【导入数据表向导】对话框，选择要导入的Excel
工作表【房间】，单击【下一步】按钮，如图13-35所示。

图13-35选择工作表
步骤06在下一步的向导中，选中【第一行包含列标题】单选按
钮，单击【下一步】按钮，如图13-36所示。

图13-36选择列标题
步骤07在下一步的向导中，对字段进行简单设置。

在向导的下方网格中选择【房间号】列，在上方对该字段进行设置。

将【数据类型】设置为【文本】，【索引】设置为【有（无重复）】，如图13- 37所示。

图13-37设置字段
步骤08按照图13-38所示为其他字段设置数据类型，然后单击【下一步】按钮。

图13-38设置数据类型
步骤09在下一步向导中，选中【我自己选择主键】单选按钮，将【房间号】字段设为主键，单击【下一步】按钮，如图13-39所
示。

图13-39设置主键
步骤10在下一步向导中，在【导入到表】下方的文本框中输入新表的名称【房间】，单击【完成】按钮，如图13-40所示。

图13-40完成导入
步骤11在下一步向导中，直接单击【关闭】按钮，如图13-41
所示。

图13-41关闭向导
步骤12完成新表的创建。

返回数据库，在导航窗格中双击【房
间】表，查看该表，如图13-42所示。

图13-42【房间】表
13.2.4创建其他的表
前面通过三种方法完成了部分表的创建。

下面使用这些方法完成本数据库中其余表的创建。

1．创建【商品明细】表
【商品明细】表用来存储商品价格信息，在进行顾客消费查询时提供计算用的数据源。

步骤01切换至【创建】选项卡，单击【表格】选项组中的【表设计】按钮，进入表的设计视图。

步骤02根据图13-43所示设置字段。

图13-43设置字段
步骤03完成字段的设置，如图13-44所示。

图13-44完成字段设置
步骤04按Ctrl＋S组合键保存表，弹出【另存为】对话框，输入表名称【商品明细】，单击【确定】按钮，如图13-45所示。

图13-45保存表
步骤05弹出提示对话框，建议定义主键，单击【是】按钮，如图13-46所示。

图13-46提示定义主键
步骤06返回设计视图，将【商品编号】字段设置为主键，设置后如图13-47所示。

图13-47设置主键
步骤07按Ctrl＋S组合键保存更改，切换到数据表视图。

步骤08在数据表视图添加记录，完善【商品明细】表，如图13-48所示。

图13-48【商品明细】表
2．创建【会员】表
【会员】表用来存储会员信息，在该表中系统管理员可以直观查看当前会员信息。

步骤01切换至【创建】选项卡，单击【表格】选项组中的【表设计】按钮，进入表的设计视图。

步骤02根据图13-49所示在设计视图完成字段的设置。

步骤03完成数据类型、字段大小的设置，如图13-50所示。

图13-50完成设置
步骤04选择【性别】字段，为其设置有效性规则。

在【常规】选项卡的【有效性规则】下拉列表框中输入“"男"Or"女"”，如图13-51 所示。

图13-51设置有效性规则
步骤05将【会员号】字段设置为主键，按Ctrl＋S组合键保存表，弹出【另存为】对话框，输入表名称“会员”，单击【确定】按钮，如图13-52所示。

图13-52保存表
步骤06切换至数据表视图，添加记录，完善该表，如图13-53 所示。

图13-53【会员】表
13.3创建查询
当我们直接去看或查找表中的数据时，会特别费时、费力，并且
还可能因为数据繁杂，造成索取数据错误。

表的功能是存储数据，当需要数据时，可以通过查询来完成。

使用查询不但可以检索数据，还可以更新表，追加记录。

在本数据库中，要将数据应用到不同的主题，比如，查询会员信息、查看顾客消费明细等。

下面根据需要分别创建应用于多个主题的查询。

13.3.1创建和应用选择查询
使用选择查询可以查询需要的字段，这类查询是使用最频繁、最简单的一种查询。

下面使用选择查询来查询歌手及其歌曲。

步骤01切换至【创建】选项卡，单击【查询】选项组中的【查询设计】按钮，如图13-54所示。

图13-54单击【查询设计】按钮
步骤02弹出【显示表】对话框，将【歌曲】表添加到查询设计视图，如图13-55所示。

图13-55选择数据源
步骤03关闭【显示表】对话框。

将【歌曲】表中的【歌手】、
【歌曲】字段依次拖到下方的【字段】行，如图13-56所示。

图13-56添加查询字段
步骤04单击快速访问工具栏的【保存】按钮，如图13-57所
示。

图13-57保存查询
步骤05弹出【另存为】对话框，输入查询名称【歌手的歌曲】，单击【确定】按钮，如图13-58所示。

图13-58保存查询
步骤06单击【结果】选项组的【运行】按钮，运行查询，如图13-59所示。

图13-59运行查询
步骤07运行结果如图13-60所示。

图13-60查询结果
13.3.2创建和应用参数查询
通过参数查询，可以根据所输入的条件进行查询。

步骤01切换至【创建】选项卡，单击【查询】选项组中的【查询设计】按钮，弹出【显示表】对话框。

步骤02将【歌曲】表添加到设计视图，如图13-61所示。

图13-61选择数据源
步骤03关闭【显示表】对话框。

将【歌曲】表中的*拖到下方的【字段】行，如图13-62所示。

图13-62拖入字段
步骤04将表中【歌手】字段拖到下方的【字段】行，如图13- 63所示。

图13-63拖入字段
步骤05取消【歌手】字段的显示，并为该字段设置查询条件【[输入歌手]】，如图13-64所示。

图13-64设置查询条件
步骤06按Ctrl＋S组合键保存查询，弹出【另存为】对话框，输入查询名称【查询：按歌手】，单击【确定】按钮，如图13-65所示。

图13-65保存查询
步骤07在【设计】选项卡中，单击【结果】选项组中的【运行】按钮，运行该查询。

步骤08弹出【输入参数值】对话框，输入歌手，单击【确定】按钮，如图13-66所示。

图13-66输入歌手
步骤09查询结果如图13-67所示。

图13-67查询结果
13.3.3创建和应用表达式查询
当查询条件比较复杂时，可以使用表达式，根据定义的表达式来
进行查询。

下面使用表达式来查询2010年7月1日以前办理会员的人员信息。

步骤01在【创建】选项卡中，单击【查询】选项组中的【查询设计】按钮，如图13-68所示。

图13-68打开查询设计视图
步骤02弹出【显示表】对话框，将【会员】表添加到设计视图，如图13-69所示。

图13-69添加数据源
步骤03关闭【显示表】对话框。

将【会员】表中的*、【办理日期】字段依次添加到【字段】行，如图13-70所示。

图13-70查询字段
步骤04取消【办理日期】字段的显示，在该字段的【条件】行中输入表达式“<#2010/7/1#”，如图13-71所示。

图13-71设置查询条件
步骤05按Ctrl＋S组合键保存对象，弹出【另存为】对话框，输入查询名称“早期会员”，单击【确定】按钮，如图13-72所示。

图13-72保存查询
步骤06运行该查询，查询结果如图13-73所示。

图13-73查询结果
13.3.4创建和应用生成表查询
在本系统中，由于管理上的需要，操作人员要经常查询顾客消费情况。

下面通过生成表查询来整理数据，并将这些数据生成到一张新表上。

由于每天或某天的某一时刻，顾客的消费情况并不是相同的。

例如，星期二顾客有18位，而周日顾客有30位。

据此，我们首先需要新建一个【今天顾客消费】表。

步骤01在【创建】选项卡中，单击【表格】选项组中的【表】按钮，如图13-74所示。

图13-74创建新表
步骤02打开表的数据表视图，在表中新建字段，字段设置情况如图13-75所示。

图13-75设置字段
步骤03在表中添加记录完善该表，如图13-76所示。

图13-76添加记录
步骤04按Ctrl＋S组合键保存该表，弹出【另存为】对话框，输入表名称“今日顾客消费”，单击【确定】按钮，如图13-77所示。

图13-77保存表
步骤05进入表的设计视图，右键单击【会员号】字段，弹出快捷菜单，选择【主键】命令，将该字段设为主键，如图13-78所示。

图13-78设置主键
步骤06单击选择ID字段，然后单击【工具】选项组中的【删除行】按钮，删除该行，如图13-79所示。

图13-79删除ID字段
步骤07按Ctrl＋S组合键保存表。

步骤08切换至【创建】选项卡，单击【查询】选项组中的【查询设计】按钮，弹出【显示表】对话框。

步骤09按Shift键，在【显示表】对话框中选择【会员】、【今日顾客消费】、【商品明细】表，将它们添加到查询设计视图，如图
13-80所示。

图13-80选择数据源
步骤10关闭【显示表】对话框。

进入查询设计视图，如图13-
81所示。

图13-81查询设计视图
步骤11单击【会员】字段列表的【会员号】字段，按住鼠标将其拖动到【今日顾客消费】字段列表的【会员号】字段上，为两表建
立关系，如图13-82所示。

图13-82为表建立关系
步骤12切换至【设计】选项卡，单击【查询类型】选项组中的
【生成表】按钮，如图13-83所示。

图13-83创建生成表查询
步骤13弹出【生成表】对话框，输入新表名称【今日顾客消费
详单】，单击【确定】按钮，如图13-84所示。

图13-84要生成的新表
步骤14将【今日顾客消费】字段列表中的【会员号】添加到下方的【字段】行，在其后的单元格中输入“会员姓名：[姓氏]&[名字]”，在该字段下方的【表】行单元格中选择【会员】，如图13-85 所示。

图13-85设置查询字段
步骤15将【今日顾客消费】字段列表中的【消费时间】、【商品明细】字段列表中的【商品名称】、【单价】字段依次添加到下方
的【字段】行，如图13-86所示。

图13-86添加查询字段
步骤16切换至查询的数据表视图，查看查询结果，如图13-87 所示。

图13-87查询结果
步骤17按Ctrl＋S组合键保存查询，弹出【另存为】对话框，输入查询名称【查询：今日顾客消费详单】，单击【确定】按钮，如图13-88所示。

图13-88保存查询
步骤18双击导航窗格中的【查询：今日顾客消费详单】，执行查询。

步骤19弹出提示对话框，单击【是】按钮，如图13-89所示。

图13-89确认执行查询
步骤20继续弹出对话框，单击【是】按钮，如图13-90所示。

图13-90确认创建新表
步骤21生成新表【今日顾客消费详单】。

在导航窗格中双击【今日顾客消费详单】，查看该表，如图13-91所示。

图13-91查看新表
13.3.5创建和应用SQL查询
知道了顾客的消费时间，根据所选房间的单价，即可计算出顾客消费额。

下面通过创建SQL查询来计算顾客的消费额。

步骤01切换至【创建】选项卡，单击【查询】选项组中的【查
询设计】按钮，打开查询的设计视图，如图13-92所示。