制造业公司档案管理制度（共五篇）

制造业公司档案管理制度（共五篇）
第一篇：制造业公司档案管理制度
制造业公司档案管理制度
一、总则
1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。

结案后及时归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理
1、档案管理工作由公司办公室负责。

2、公司指定专人负责文件材料的收集、管理和归档工作。

三、归档时间
1、行政管理、经营管理、生产技术管理每月一次，时间为次月的一日。

2、设备、仪器中的随机资料（合格证、使用说明书等资料）在设备、仪器安装完毕后三天内向档案室移交归档。

（设备、仪器类必须经档案管理员检查随机资料入档后在发票上签字财务方可受理）
3、基本建设类（包括基地工程建设、承建工程建设、监理工程）的文件材料按建设（监理）的不同阶段及时归档。

在工程施工（工程监理）过程中，要进行竣工图的绘制和竣工资料的收集、整理工作。

竣工图纸、资料在工程交工验收后15天内归档。

4、人事档案为次年的一月份移交档案。

5、未按时间及时归档的按20元/天对部门负责人处罚。

四、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型
发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

7、不包含财务档案。

五、归档要求
1、公司生产、经营、基建等活动中形成的文件材料应由各单位、各职能部门及各项目部负责收集齐全、核对标准、系统整理后归挡。

文件材料缺项公司档案室有权拒收并限期整改。

2、归档的文件材料必须齐全完整，能准确反映公司各项活动真实的历史原貌。

3、归档的文件材料，字迹工整、图面清晰、纸质优良、签署完
备、案卷折叠要标准规范。

4、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、归档时，应编制移交清单一式二份，交接双方核对无误后在清单上签字，各执一份作为移交的凭证。

六、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作，做到摆放整齐分类清楚。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档并且建立档案台账，
做到及时全面登记。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，严格执行档案管理制度，努力维护公司档案的完整与安全
4、以上项目办公室每周一次检查达不到要求的每项对档案管理人员处罚20元。

七、档案的管理和使用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由常务总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为壹周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报经理处理。

损坏处罚50元。

丢失处罚500元，未及时归档按20元/天对借阅人处罚。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

违者一次罚款50元。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

八、本制度即日起开始执行。

2012年5月15日
第二篇：公司档案管理制度
XX公司档案管理制度
第一章总则
第一条为了加强对公司档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为公司生产建设和经营管理服务，依照《中华人民共
和国档案法》、《安徽省档案条例》和铁道部《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》等，特制定本办法。

第二条本办法所称的档案，是指公司在建设、生产、经营管理等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

公司档案全宗见附表1。

第三条公司各部门及每位员工都有保护档案的义务。

第四条公司应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入公司发展计划，建立健全档案机构，确定必要的人员编制，统筹安排发展档案事业所需的经费，加快实现档案管理现代化的进程。

第五条公司档案实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于公司各部门的利用。

第二章档案机构及其职责
第六条公司综合部负责对公司文书、科技和财务档案统一归档，集中保管，业务上接受铁路局和地方档案行政管理部门的指导。

第七条贯彻执行上级机关对档案管理工作制定的方针、政策和要求，为档案的利用创造条件、简化手续、提供方便，结合本公司的实际情况，制订和完善档案管理的规章制度并组织实施。

第八条综合部负责对公司各部门文件材料的形成、积累和归档工作进行指导、监督和捡查，公司各部门设档案专管员，接受综合部统一的档案业务培训、指导和检查。

第九条档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的部门或者个人，由公司给予奖励。

第三章档案的管理
第十条对公司规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定整理立卷，定期向综合部移交、集中管理，任何个人不得据为己有。

第十一条综合部按有关规定，及时做好国家重点建设项目的档案管理登记工作，定期向有关档案馆移交档案。

第十二条基本建设工程和技术改造项目验收、科学技术成果鉴定、重要设备开箱和其他技术项目的验收、鉴定，应有公司档案工作人员
参加，验收应当归档的材料。

国家确定的重点建设工程和重大科学技术研究项目形成的档案，由同级档案行政管理部门和有关主管部门的档案机构验收。

第十三条公司各部门应认真做好本部门档案移交前的准备工作，严格落实档案形成、积累、立卷、归档等环节的工作责任，确保档案完整、准确，归档及时。

第十四条公司综合部按或按项目对各部门管理的档案，进行集中统一归档、保管。

对接收的档案进行审核、编号、保管和提供利用。

第十五条综合部应积极采用现代化先进手段，编制各类档案的检索工具和参考资料，及时准确地为档案的利用提供服务。

第十六条落实档案库房安全防护措施，做好档案库房的管理工作。

第十七条保密档案的管理和利用、密级的变更和解密，按国家有关保密法律和行政法规的规定办理。

第四章归档范围
第十八条文书档案归档范围
1.本单位召开的各种重要会议的通知、纪要、报告、讲话，与议题有关的简报、材料等。

如股东会、董事会、总经理办公会、工作例会及各种重要专业会议的记录和相关材料。

2．本单位形成的文件，包括通知、通报、请示、报告、批复、计划、总结、规定、办法、函等，以及内部资料、统计报表资料。

3．本单位领导、部门负责人参加主管机关(如安徽省、铁道部及有关部门)召开重要会议带回的文件材料。

4．本单位机构设置、撤并、改变名称、启用印章、人事调配、奖惩等文件及出国审查、批准材料等。

5．本单位与有关单位签定的合同、协议、协定、委托书，外事活动形成的重要文件，立案调查处理已结案的人民来信及相关的文件材料。

6．本单位财产交接凭证、记录，档案交接凭证、记录及销毁报告和清册。

7．其他重要的文件材料，如上级单位对本单位请示的批复，对本
单位重要事项及工程建设问题的决定、纪要，部、市领导的批示，与有关单位共同形成的会议纪要等。

8．文书档案保管期限，参见附表2。

第十九条科技(工程)档案归档范围
按铁道部科技档案管理规定和铁道部办公厅《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》(办档[2002]8号)的规定执行。

（一）铁路运输档案
铁路运输组织、计划和指挥中形成的列车运行图、列车运行时刻表，列车编组计划、机车交路图，车站技术作业能力和区间通过能力查定、技术组织措施、行车办法等。

（二）基本建设档案
1．铁路线路(干线、支线、联络线、专用线)、站场，枢纽、桥涵、隧道、通信、信号、给水、电力、房建和客货运主要设备，在新建、改建、扩建、大修中所形成的设计任务书、设计说明书、预决算、各种原始计算资料、地质资料、地亩资料、构件设备材料合格证、各种隐蔽工程检查证、试验记录、工程日志、变更依据，交接验收报告、工程总结、竣工资料以及作为设计、施工依据和审批鉴定的文字材料，各阶段所形成的图纸。

2．旧线复测中所形成的线路平面图、纵断面图、站场平面图、水准基点表、曲线表、坡度表、车站表，新旧里程对照表及其他技术图表。

3．桥梁鉴定中所形成的基础挖验、水文资料，钢梁鉴定计算书及图纸。

（三）设备仪器档案
在生产建设、产品制造、养护维修、研究试验、测量化验等工作中购置、引进或自制安装使用和储备的各种机车车辆、机械动力设备、仪器仪表设备的图纸和说明书，在大修改造中产生的技术材料。

（四）科技研究档案
在科研、试验，技术交流、应用、考察、合作，技术革新、发明创造等工作中形成的科技成果课题报告、计划任务书，方案论证报告、
调研报告、协议书，研制计划、测试记录、专题总结，审批、鉴定、评议、推广中作为依据的文字材料及论文、著作、教育大纲、专刊等。

（五）技术标准档案
铁路生产建设、勘测设计、养护维修中的技术标准(标准图、通用图、参考图)，各种计量标准规程以及更改废止标准的文件，铁路局审批制订的标准文件材料。

第二十条声像照片档案归档范围(参见附表3、4)。

第二十一条财务档案按财务法规规定及铁路行业要求归档。

第五章档案的接收
第二十二条公司综合部接收各部门在职能工作活动中直接形成的各类档案，包括文书、科技、声像等档案入库。

第二十三条接收档案时间:公司各部门将处理完毕的各类文件经综合部审核后，填写卷内目录、编码、立卷后交综合部保管。

本的文书档案于下的4月底前归档；基建档案，应在每个工程项目或阶段竣工并交接验收之后由工程部负责整理归档；设备仪器档案，应在每个设备仪器使用或安装之后由设备管理人员负责整理立卷归档；铁路标准档案和铁路运输档案，应在每个项目批准之后归档；科技研究档案，应在每项科研任务完成或停止之后归档。

第二十四条综合部对归档的文件材料逐一进行核对，如发现文件材料不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员进行修改、补充直至完善。

第二十五条归档卷宗，应编制案卷目录（卷内目录、文件目录）一式两份，签名盖章后综合部和部门各执一份留存备查。

工程项目档案待竣工验收后，由综合部按铁道部有关规定，统一向上海铁路局档案馆及相关部门、单位移交。

第六章档案的分类
第二十六条按照案卷的排列顺序编制卷号，以固定案卷位置。

在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。

各类档案编号由综合部统一明确(附表5)。

第七章档案的保管
第二十七条档案的保管须确保安全，库房要具备防盗、防火、防潮、防霉、防尘、防虫、防光等设施。

第二十八条为便于调卷，需标注案卷存放类别、年份及示意图。

第二十九条定期对档案保管情况进行检查、记录，如发现可能危及档案安全的情况，须及时采取措施，予以保护。

第三十条提高科学管理水平，积极提供档案利用和服务。

做好开发文档一体化工作，逐步把档案管理纳入办公自动化系统。

第三十一条档案管理人员调动工作时，应将负责管理的档案状况和数量交接清楚。

第八章档案的利用
第三十二条档案管理人员要熟悉馆藏档案的情况，积极热情地做好各类档案的利用和服务。

第三十三条档案要编制案卷目录、全引目录、专题卡片并提供其它参考资料。

第三十四条档案一般不外借，公司各部门工作人员因工作需要可以借阅公司档案，借阅档案要办理借阅手续，非财务人员借阅财务档案需征得财务部门负责人的同意。

第三十五条借阅档案要说明目的，并尽可能提供档案的作者、时间、内容，以便于及时调阅。

借阅档案的期限一般不超过十五天，对到期未还的档案应及时催还。

第三十六条外单位查阅档案，需由经办部门人员陪同方可查阅(复印)，原则上不予外借。

第三十七条借阅的档案，不得转借、涂改、拆散、损坏、遗失。

如发现将按《档案法》及《实施办法》严肃处理。

第九章附则
第三十八条本办法适用于本公司，如有与上级档案管理规定相抵触的条款，以上级管理规定为准。

第三十九条本办法由公司（综合部）负责解释。

第四十条本办法自公布之日起执行。

附表：1.公司档案全宗
2.文书档案保管期限
3.声像档案种类、分类代号
4.照片档案归档范围、分类及保管期限表
5.公司档案总目录
第三篇：公司档案管理制度
篇一：企业档案管理制度
公司档案管理制度
第一章总则
第一条为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度。

第二条本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。

第二章档案归档
第四条归档范围(一)(二)通用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。

工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料等。

(三)合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同。

(四)设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设备、qc部设备等。

(五)(六)员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。

计量：化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、流量类等，设备内部校验记录归于设备档案中。

(七)产品档案：产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品
质量回顾、变更情况、产品药检所检验报告（含送检或抽检）、产品重大质量事故资料等。

(八)(九)供应商档案。

质量标准：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。

(十)检验方法：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。

(十一)记录：除批记录以外的所有记录。

包括辅助记录、出入库单、销毁记录、盘存表、温湿度记录、物料请验单等；
(十二)批记录：批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。

(十三)标准操作规程。

(十四)验证文件：验证主计划、厂房及公用系统、生产设备验证、qc设备验证、工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。

(十五)行政类文件：
行政法规性文件。

包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章规程等；
各类公文。

本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；
各类证照、证书。

包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等； ? 人事任命、劳动纠纷等；
各类固定资产资料。

包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等； ? 所有加盖公章的文件复印件；
在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟等形式的历史记录。

第五条归档时间
(一)各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续；
(二)设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归档；(三)员工培训类资料按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续；(四)计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25 日之后12月5日之前到档案室办理归档手续；
(五)供应商档案按归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的资料到档案室办理归档手续；(六)(七)手续；
(八)验证文件随时产生随时归档，验证主计划按归档，于每年1月
25 记录文件。

辅助记录半年归档一次，其他记录每年归档一次；批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档日之后2月5日之前到档案室办理归档手续；(九)(十)其他文件每周一集中归档一次。

未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任，并根据情节轻重予以相应处理。

第六条归档份数(一)(二)原件全部归档，并注明份数、出处。

使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。

第七条归档要求(一)(二)(三)(四)由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。

对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。

文件必须通过系统整理后再归档。

文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。

第八条归档手续
各类文件归档时，归档部门应填写《文件归档单》一式二
份，由归档部门负责人和总经办负责人审批，归档部门和档案室各留存一份，以备查考。

由档案员填写《文件归档登记薄》，归档人和档案员共同签字确认。

第三章档案的收集与整理
第九条档案的收集
(一)由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。

(二)由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、全面的整理。

(三)收集时要保证档案的质量。

如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。

第十条档案的整理(一)(二)档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。

档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。

档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成，具体说明如下：7、8、9位代表流
水号001～999。

、6位为档案柜号。

、4位为二级分类的编号。

、2位为一级分类的英文缩写。

第四章档案建档
第十一条分类梳理
归档的资料，由档案员分类、编号，于文件归档的当天入库，并建立《档案明细台账》。

第十二条档案专用章
所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。

第十三条档案编号章
档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。

第十四条检索目录
所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。

第十五条电子备份
重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。

第五章档案使用和归还
第十六条档案使用
(一)文件复印：由使用人填写《档案复印登记薄》，一般性文件经部门负责人批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。

(二)借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。

(三)借阅原始文件：由使用人填写《档案借阅登记薄》，经部门负责人批准，于档案室指定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。

(四)借出原始文件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准，最长不超过五个工作日，重要
文件及特殊情况同时报分管副总批准，总经办会签；五个工作日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续；原件借出后不再归还的，须经分管副总、总经理批准，总经办会签，档案室保留复印件备查；(五)外单位借出档案时，由使用人填写《档案借出登记薄》，须经总经理批准后方可使用。

(六)按规定审批，由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使用档案；违者一经发现，对档案员处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。

第十七条档案归还
(一)档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。

借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在《档
案借出登记薄》登记，并由使用人和档案员分别签字确认。

(二)发生损坏、丢失的，对使用人处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失篇二：公司档案管理制度实施细则
公司档案管理制度管理细则
为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。

一、总则
（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。

（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。

公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。

（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保。