QP01管理文件控制程序1-21

1．目的和范围
1.1本程序规定了文件的编制、修改、审批、发放等程序及要求，以保证各项文件的规范性、适用性和一致性，以确保对管理体系有效运行、产品一致性起重要作用的各个场所得到并使用有的文件为有效版本。

1.2本标准适用于与管理体系、CCCF认证要求有关的管理文件，包括与管理体系、CCCF认证要求有关的外来文件的管理和控制。

2．引用（相关）标准和文件
2.1标准化工作导则
2.2企业标准化工作导则
2.3质量管理体系基础和术语
2.4记录控制程序
3．术语
3.1文件----指企业在产品设计、开发、制造、检验（质量及产品一致性）、销售及售后服务等过程中需要协调统一的管理事项所制定的标准或文件及公司经营层面的工作要求和规定。

3.2管理事项----指在人事、财务、采购、工艺、生产、检验、能源、安全、卫生环保、行政及本公司其他等管理中的事物和概念。

4．职责
4.1总经理负责质量方针、质量目标、质量手册的批准。

4.2 各部门负责本部门程序文件的编制/修订、审核，管理者代表负责程序文件的批准。

4.3 公司品管处负责组织质量手册、程序文件的编制，组织对现行体系文件定期评审。

4.4 公司技术处负责组织技术性文件编制/修订、审核、报批、更改、发放和归档。

4.5公司行政部负责公司管理类文件和日常文件的归口管理。

4.3公司全质办负责与质量管理体系、CCCF有关的管理文件的归口管理。

4.4公司各部门负责本部门三级文件的编制/修订、批准、发放和归档管理。

5．文件分类和管理
5.1管理文件包括与管理体系、CCCF有关的管理手册、程序文件、管理标准、工作标准、支持性文件及公司经营层面文件。

公司文件划分为四个级别：
一级文件：质量手册
二级文件：程序文件
三级文件：管理制度、岗位职责、各部门内部管理文件和支持性文件。

第四级文件：质量记录等。

5.1.1质量手册、程序文件纳入公司质量管理体系标准。

5.1.2工作标准由管理者代表组织各部门制定。

5.1.3其他与管理体系、CCCF有关的支持性管理文件，如质量计划、生产计划、采购计划、产品开发指令及部门制定的管理文件等，应按以下要求进行控制：
5.1.4 文件编制方法：
5.1.4.1 质量手册： KWZ— QM—A/0
①②③
① KWZ：“KWZ”代表卡威集团专用汽车制造有限公司的的拼音缩写；
② QM：“QM”代表质量手册的英文缩写；
③ A/0：“A”代表第一版的版本号，换版后的各次分别用大写字母“B”、“C”、“D”……顺序表示，但应去掉“I”、“O”，“/0”代表本次版本的修订次数；
如“KWZ—QM—A/0”表示公司未经修改的第一版质量手册
5.1.4.2 程序文件： KWZ—QP—XX
①②③
① KWZ：“KWZ”代表卡威集团专用汽车制造有限公司的拼音缩写；
② QP：“QP”代表程序文件的英文缩写；
③ XX：“XX”代表程序文件编号；
如“KWZ—CX-09”表示公司编号为09的程序文件。

5.1.4.3 部门工作文件： KWZ— OO—XXXX—XXXX
①②③④
① KW：“KWZ”代表卡威集团专用汽车制造有限公司的拼音缩写；
② 00：“OO”代表公司部门代码；
③ XXXX：“XXXX”代表部门文件编制号；
④ XXXX：XXXX代表文件编制年号；
如“KWZ—SC—03—2009”表示公司市场部于2009年发放的第3号文件；
5.1.5 卡威专用汽车制造有限公司各部门代码如下：总经理办公室：ZJB；技术中心：JSZ；市场部：SC；制造部：ZZ；财务部：CW；行政部：XZ；销售部：XS；品管处：PG；技术处：JS；XZ；综合管理科：ZH；人力资源科：RZ；全质办：QZ；质检科：ZJ；工艺科：GY；设计科：SJ；会计科：KJ；成本科：CB；供应科：GY；设备科：SB；生产计划科：SC；仓储科：CC；售后服务科：SH。

公司下设各部门按上述代码规定，存在隶属关系的部门在前加“所属部门代码/”即可，如公司制造部下属的供应科代码即为“ZZ/GY”。

5.1.6 质量记录编号
“ZJ”代表质量记录的拼音字头。

“ZJ”前接部门代码后跟记录编号。

如“PG—ZJ—01”表示品管处第一个质量记录文件。

5.1. 6 文件的发放、更改、作废、回收、销毁、归档等管理和控制由文件发放部门按照5.3.7相关条款执行，具有时效性的文件到期后自动作废，由文件使用部门自行撤出使用现场。

5.1.7文件发放和使用部门应建立收/发文件的管理台帐，并对文件的更改和作废适时记录，以确保文件各使用场所均使用现行有效的文件。

5.2与管理体系、CCCF有关的外来文件，由总经理或其指定人员批转后下发至归口行政部。

外来文件的管理及控制按5.1.6、5.1.7执行。

5.3 文件的管理和控制
5.3.1管理类文件（管理手册、程序文件）的构成及格式
5.3.1.1构成
a）封面
b）目次
c）目的和范围
d）引用标准
e）定义
f）职责
g）管理内容
h）记录
I）附录
J）附加说明
管理标准应包括的内容可根据标准制定的目的和标准范围特征而定，一项管理标准多于15页时，应有目次，目次通常只列出章和附录。

管理标准全文（含附录）结束时，应在末页中间标明终结线（长度约1/3页宽的粗实线“”）。

5.3.2文件的编写、审核、批准和发放
5.3.2.1管理者代表组织各部门参照国家和行业的有关标准和规定，结合公司生产经营的实际需要，建立公司管理标准体系并组织各部门制定各项管理文件。

5.3.2.2 公司行政部确定需制定的管理文件名称、编号、主题、起草部门，编发相关管理标准制定计划或通知，组织编制部门起草相关标准；
5.3.2.3 公司品管处负责组织质量手册、程序文件的编写、报批和发放。

5.3.2.4 公司技术处负责组织技术性文件（含图纸）、工艺文件、作业指导书等技术类文件的编写、审核、报批和发放。

5.3.2.5 公司各部门负责本部门三级文件的编制/修订、审核、批准和发放。

5.3.3 文件的受控状态
公司文件分为“受控”和“非受控”，受控文件加盖红色“受控”标识及分发号，以控制更改换版，非受控文件加盖红色“非受控”标识及分发号，不进行更改换版控制。

其他复制的文件均为无效版本。

5.3.4文件的发放管理
a)行政部根据起草部门提交的文件和会签单，按照会签单规定的范围统一发放，受控文件由行政部加盖红色“受控”标识，注明分发号并填写《文件发放（回收）登记表》，按规定的范围和数量发放，领用人在该表上签收。

起草部门认为需增加发放或其他部门需要时，可书面申请，经本部门领导同意，总经理批准后由行政部登记发放。

b)非受控文件由行政部加盖“非受控”标识，注明分发号后登记发放，非受控发放必须经本部门领导同意，总经理批准后由行政部登记发放。

c)管理文件原则上不对外发放。

d)各部门应建立相应的文件发放（回收）登记台帐.
5.3.5.执行。

a. 起草部门应在文件实施过程中跟踪、评审其适宜性、充分性、有效性，并根据需要提出书面改进建议；
b. 针对实施过程中适宜性、操作性、有效性等方面出现的问题，各执行部门应及时主动向起草部门提出书面改进建议；
c. 管理者代表根据起草部门提交的改进建议结合公司组织机构、职能分工调整因素和管理改进等需要，决定是否修订。

5.3.6检查、监督考核
管理者代表负责管理文件的检查、监督、考核，各部门具体负责本部门范围内文件执行情况的检查、监督、考核，起草部门负责所制定管理标准的检查、监督、考核.
5.3.7文件的更改
5.3.7.1更改程序
a. 文件需修改、补充时，由起草部门填写《文件更改通知单》，说明更改内容：应描述相应条款内容的变更，可不描述页号变更信息，如“目次”中的页号变化，排版时引起的页号调整等。

涉及质量记录变更，应同时填写《记录设计（修改）通知单》，说明质量记录实施要求；
b. 更改应按原审核、批准程序进行，更改内容涉及的相关部门应参加更改的会签。

c. 批准后由行政部按原发放范围换发更改页，《文件更改通知单》和《记录设计（修改）通知单》分别由起草部门和行政部归档，换下的旧页按5.3.5.8的规定处理。

5.3.7.2 更改页说明
. “更改页”按被更改条款或段落所在的位置判定，包括因其调整文件版面所涉及的相关页面；
“更改次号”表示某版本号的管理标准更改顺序号，未更改的管理标准“次”为“0”，以后的各次更改分别用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”……顺序表示，应在更改页上依次列出“更改次号”。

如“某B版管理标准某页中的相关条款分别在该版（B）的第1、3、4次更改时涉及，则该页的更改次号应用“1、3、4”列举表示，即该页“版/次”为“B/1、3、4”;
c. 文件管理人员应妥善保管管理标准和相关记录，保管场所应为带锁橱柜等适宜器具，周围环境应适宜于管理标准的保存。

d. 行政部每年（需要时适时增加频次）编制现行有效的管理清单，经行政部部长批准后向各部门发放。

e. 各部门负责就本部门起草的在用管理标准的有效性进行监督，发现问题立即督促有关部门采取纠正措
施。

5.3.12电子媒体管理文件的控制要求
5.3.12.1总则：电子媒体文件应结合文件载体特征参照5.1.3条款进行控制。

5.3.12.2电子媒体文件应按规定程序审批，并保存审批记录。

当文件电子网络处理系统已按规定设置相应权限签署时，可保存媒体形式记录，其他均应保存文本形式记录。

5.3.12.3文件接受部门应根据本部门使用情况，下载需由本部门执行的电子媒体文件，建立收文转发记录，并控制文件的有效性（文件的转发、使用、更改、作废、回收、销毁、删除等。

）下载，下载人员应以适宜的方式签署姓名及下载日期。

以文本形式下载时，文本加盖受控标识。

5.3.12.4电子媒体文件控制过程应按文本相关规定形成相应质量记录。

若采用电子媒体形式的质量记录，则记录表示内容应符合文本记录文件规定的表4或内容要求，记录环境应具有录入确认后为只读特性的特征。

质量记录的具体控制按质量记录控制的有关规定执行。

5.3.12.5电子媒体文件归档可采用文本或电子媒体形式。

以电子媒体形式归档时，应进行备份、登记和标签标识。

标签内容应包括文件编号或名称，备份人员签名及备份日期。

5.3.12.6专兼职文件资料管理人员需经本标准培训。

6．记录
6.1 PG-ZJ-01 文件（会签）审批单
6.2 PG-ZJ-02 文件发放（回收）登记表
6.3 PG-ZJ-03 文件更改通知单
6.4 PG-ZJ-04 受控管理文件清单
6.5 PG-ZJ-05 文件销毁清单
6.6 PG-ZJ-06 记录设计（修改）通知单
6.7 PG-ZJ-07 管理标准宣贯记录表
附录: PG-ZJ-01 文件（会签）审批单
江苏卡威集团专用汽车制造有限公司
文件（会签）审批单
PG-ZJ-01
起草单位：
时间：
管理标准编号版本号/
管理标准名称
起草审定
审核批准
审查
发放范围
受控非受控部门份数部门份数部门份数部门份数
会签流程：管理标准的起草、审核、审定、批准人员有权根据内容增加会签部门部门负责人/日期会签意见（可另附页）
附录：PG-ZJ-02文件发放（回收）记录表
江苏卡威集团专用汽车制造有限公司
文件发放（回收）登记表
NO：
发放（回收）
部门受控状态发放/回收日
期
管理标准/文件
编号管理标准/文件名
称
版本号/更改通
知单更改发放页数及
页号
更改回收页数及
页号
收（交）文部
门分发
号
数量签收（交
文）人
收（交）文
部门
分发
号
数量签收（交
文）人
附录：PG-ZJ-03文件更改通知单
江苏卡威集团专用汽车制造有限公司
文件更改通知单
PG-ZJ-03
编号：
管理标准名称版次号
管理标准编号更改性质
申请部门申请人
更改申请时间生效时间
序号
章条号
（原页号）
更改前更改后
相关部门会签流程
序号部门负责人/日期会签意见
审核批准
注：涉及质量记录变更时，应描述其变更信息，并附《质量记录设计修改通知单》说明其实施要求。

附录：PG-ZJ-03文件更改通知单
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文件更改通知单
PG-ZJ-03（续页）
NO：
序号
章条号
（原页号）
更改前更改后
附录：PG-ZJ-04受控管理文件清单
江苏卡威专用汽车制造有限公司
受控管理文件清单
PG-ZJ-04
部门：统计范围：编号：
序号文件编号文件名称版本号最新更改
通知单号
备注
附录：PG-ZJ-05文件销毁清单
江苏卡威专用汽车制造有限公司
文件销毁清单
PG-ZJ-05
NO：
序号文件编号文件名
称
版本
号
数量
备
注
审核：批准：
附录：PG-ZJ-07管理标准/文件宣贯记录表
江苏卡威专用汽车制造有限公司
管理标准/文件宣贯记录表
PG-ZJ-07
部门：
NO：
序号管理标准编号管理标准名称版本号/更改通知单编号
宣贯形式：
传阅
培训、教师（签名/日期）
其他（加注具体形式）
参加宣贯人员签名姓名姓名姓名姓名姓名。