信息交流管理程序

信息交流管理程序
Xx01-2024
1、目的
建立适当的信息交流过程，确保各职能和层次间管理体系有效性信息的沟通，以保持和提高管理体系的有效性。

2、适用范围
本程序适用于特种设备生产范围内的质量环境职业健康安全HSE体系的有效性信息的内外部沟通管理。

3、职责
内部沟通过程，由总经理确保建立，由质量负责人组织实施与管理；
内部沟通过程，由各部门依据相关程序文件的规定负责组织实施与管理；
外部沟通过程记录，由技术质量部负责组织实施采集和管理。

4、信息交流过程和管理体系的有效性信息
4.1沟通过程
4.1.1 本程序所称信息交流过程，系指在公司内外部进行的管理体系的有效性信息的沟通及其处置等系统管理活动。

4.1.2 信息交流过程的建立涉及沟通的方式、时机、内容和部门等；信息交流过程的沟通内容，本程序统称为质量体系的有效性信息。

4.2 管理体系的有效性信息
4.2.1 本程序所称管理体系的有效性信息，系指涉及公司管理体系有效性管理的相关信息。

4.2.2 管理体系的有效性信息的分类与内容
4.2.2.1 管理体系的有效性信息的分类
管理体系有效性信息划分为以下两类信息：
1）公司外部的管理体系有效性信息；
2）公司内部的管理体系有效性信息。

4.2.2.2 管理体系有效性信息的分类内容
1）公司外部的管理体系有效性信息内容：
a.与公司生产工作有关的法律、法规和标准、规范的颁布与修订信息；
b.专业机构的质量环境职业健康安全监视与测量信息；
c.市场环境条件变化和顾客需求的变化信息；
d.相关方对管理体系的改进建议和顾客的抱怨信息；
e.国内外科学技术进展及科技成果信息。

2）公司内部质量体系的有效性信息内容：
a.管理方针和体系目标的变更信息；
b.管理体系文件的颁布与修订信息；
c.生产工作质量信息；
d.管理体系运行信息。

5、管理体系的有效性信息沟通
5.1 管理体系的有效性信息沟通管理网络
5.1.1依托各业务部建立质量体系有效性信息的沟通管理网络，负责质量体系有效性信息的采集、交流、传递等内部沟通管理工作。

5.1.2 技术质量部是公司管理体系有效性信息沟通的业务管理部门，负责全公司的管理体系有效性信息沟通的日常组织管理工作。

5.2 管理体系的有效性信息沟通方式
1) 体系例会；
2) 电话沟通；
3) 书面通知；
4) 会议交流；
5) 电子邮件、传真等。

5.3 管理体系的有效性信息沟通
5.3.1管理体系的下列有效性信息应在定期召开的质量例会上进行沟通：
1) 法律、法规和标准、规范的颁布与修订信息；
2) 专业机构的质量监视与测量信息；
3) 相关方对公司管理体系的改进建议和顾客的抱怨信息；
4) 公司的生产工作质量状态与管理体系的运行信息。

5.3.2管理体系的下列有效性信息，应及时通过电话、传真或电子邮件等方式进行沟通：
1) 相关方对管理体系的改进建议和顾客的抱怨信息；
2) 专业机构的质量环境职业健康安全监视与测量信息（严重情况下）；
3) 市场环境条件变化和顾客需求的变化信息。

5.3.3管理体系的下列有效性信息，应及时通过书面方式进行沟通：
1) 专业机构的质量环境职业健康安全监视与测量数据；
2) 法律、法规和标准、规范文本；
3) 管理方针、体系目标和管理体系文件的变更文本。

5.3.4管理体系的下列有效性信息，应定期通过会议进行沟通：
1) 国内外生产技术进展及科技成果信息；
2) 管理体系文件的颁布与修订信息；
3) 生产工作质量信息；
4) 管理体系运行信息。

5.3.5 管理体系的有效性信息沟通管理
1) 相关方对公司管理体系的运行改进建议和顾客的抱怨信息；
2) 生产工作范围内专业机构的质量环境职业健康安全监视与测量信息；
3) 管理方针、体系目标变更信息和管理体系文件的颁布与修订信息；
4) 管理体系的运行信息；
5) 市场环境条件和顾客要求的变化信息。

以上信息由技术质量部负责采集和传递。

5.4 内部沟通过程的适宜性评价
5.4.1内部沟通过程，由质量负责人每年组织一次适宜性评价。

内部沟通过程的适宜性评价可与内部质量体系审核结合进行。

5.4.2 内部沟通过程的适宜性评价应以内部沟通过程能否确保质量体系的有效性作为评价标准。

通过评价发现内部沟通过程无法确保质量体系的有效性时，质量负责人应负责组织采取相应措施对内部沟通过程加以改进。

6、信息交流记录管理
管理体系的有效性信息的沟通记录，由综合部负责组织采集和管理。

7、相关文件
《管理评审控制程序》
《监督控制程序》
《内部审核控制程序》
8、质量记录
DFZL-CX03-JL01-2023 信息联络。