公司文书归档工作程序

公司文书归档工作程序
一、背景介绍
公司文书归档工作程序旨在规范公司内部文书管理，确保文档能够按照一定的
规则进行归档和保存，以便日后查阅和审阅。

本文档将详细介绍公司文书归档工作的流程和标准，以确保公司文档管理的高效性和安全性。

二、归档分类
公司文书归档按照不同的分类进行，主要包括以下几类： 1. 人事档案：包括员
工合同、离职手续等。

2. 财务档案：包括公司财务报表、发票等。

3. 销售档案：
包括销售合同、客户信息等。

4. 行政档案：包括公司规章制度、公告通知等。

5.
技术档案：包括产品技术资料、研发文件等。

三、文档编号
每份文档都应当有唯一的编号，以便进行查找和追踪。

文档编号的格式为：类
别-年份-序号，例如：人事-2023-001。

四、归档流程
1. 归档准备
在归档之前，需要对文档进行整理和分类，确保文档内容清晰明了，无误。

2. 文件打印
将需要归档的电子文档打印出来，并标明文档编号和日期。

3. 文件装订
对打印好的文档进行装订，确保不会丢失或混乱。

4. 归档存储
将装订好的文档按照分类存放在指定的文件柜或档案室中，并做好详细的记录。

五、归档标准
为了确保归档工作的质量和效率，公司制定了以下归档标准： 1. 文档存放位置
必须明确标明，不得私自改动。

2. 每份文档都必须有清晰的编号和日期，以便查
找和识别。

3. 归档时必须根据文件分类要求进行整理，不得混放或随意归档。

4.
归档存储环境必须清洁干净，避免受潮或受损。

六、归档责任人
公司设立了专门的文书管理员，负责文档的整理、归档和管理。

文书管理员必须严格按照公司规定的流程和标准进行工作，确保文档管理的顺利进行。

七、归档审核
公司每年定期对文档归档进行审核，检查是否符合规定的标准和流程。

对于不符合要求的文档，需及时进行整改。

八、归档安全
公司文书归档工作需保证文档的安全性，不得泄露或遗失。

所有具有机密性质的文档必须进行加密存储，并设有权限控制。

九、总结
公司文书归档工作程序对于公司的管理和发展具有重要意义，只有严格遵守规定的流程和标准，才能确保公司文档管理的高效性和安全性。

希望全体员工能够认真执行文档归档工作程序，共同维护公司文档管理的良好秩序。