信息化对城建档案管理的意义及措施

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信息化对城建档案管理的意义及措施
赵专英
（云南省曲靖市城市建设档案馆）
摘要：城建档案记录了城市规划、城市建设和城市管理的各个方面，通过图表、文字、声像等形式呈现，具有一定保存价值，是城市发展和城市建设的宝贵财富，将信息化运用于城建档案管理中，能够促进城建档案管理工作向着规范化、社会化和系统化方向发展，强化城建管理整体效果。

关键词：信息化；城建档案；意义及措施当前社会各个方面都在推进信息化建设，旨在提升工作效率与质量，将人力成本降低，保证信息传播和运用价值，信息化在城建档案管理中的运用，能够提升城建档案管理以及开发的整体效果，使城市建设获得充分依据。

城建档案中工程资料数量较为庞大，无论是管理还是调用，难度都比较大，城建档案信息化管理是社会发展的必然[1]。

一、信息化对城建档案管理的意义
首先，促进城建档案存储方式和收集方式的改变。

传统模式中，城建档案管理主要是通过纸质文件实现，资料收集、存储、管理等工作在开展时需依赖人工，也需要大面积档案馆进行纸质档案的存档。

信息化的实现使档案管理工作实施时管理人员可以利用数据库以及计算机扫描录入城建档案，并对其进行自动编号，然后进行档案存储，这种方式能节约大量存储空间，也更便于档案信息保存，同时调阅时也比较便利[2]。

其次，促进城建档案整体管理效率提升。

在纸质档案转为电子形式之后，调阅时可以根据权限进行，也能实现自动检索，在此情况下，原始数据在转化和利用时就更为便利，能够在一定程度上促进档案整体管理效率提升，同时也使后续防潮、防火工作开展时的时间得到了节约。

二、信息化对城建档案管理措施（一）通过信息化收集电子文件
在信息技术影响下，城建档案方面的电子文件获得了持续性增加，就城建档案来讲，自身专性比较强，因此在进行文件收集、文件归档时的要求和比较高[3]。

在此情况下，便需积极构建城建档案方面电子文件收集与归档体系，针对档案收集和档案归档进行进一步规范，同时也包括归档方法、归档实践等等，进而促进归档效率提升。

为了保证管理效果，可以将文件收集、文件归档进和工作人员绩效之间挂钩[4]。

同时在建设资源数据库时可以使用GIS软件，通过建设GIS数据库为资料检索提供便利，方便资料查询与管理，并对资料进行进一步提取与加工。

就资料库来讲，存储信息应该包括城建资料、与城建档案相关的二次信息，并对建设项目信息进行整合，体现出数据库连续性，城市比例尺可以当做背景数据库。

在数据库种类上，应包括环保资料、地名、地下综合管线、城市园林绿化、城市勘测、城市规划、城市建设等。

（二）加强网络化建设
相关文件中指出，各城市中的城建档案部门需积极建设门户网站，进而使社会各界能够在主页中获得城建信息，促进城建信息共享。

但是就当前社会发展现状来讲，主页中的共享资源远远不够。

在此情况下，便需加强相关网络化建设，并将城建档案在信息化方面的建设纳入政府部门电子政务建设当中，推动电子政务和城建档案信息建设二者之间实现共同发展，推动城建档案管理向着规范化、一体化以及网络化发展同时的需通过电子政务平台，向社会公开部分城建信息，使人们能够在网络中就能查询到，社会各界对城建信息需要得到满足。

具体实施时，可以从这几方面进行：首先，需根据政府部门电子政务实际电子政务情况以及建设规划，运用有效措施促进档案管理信息化和政府部门电子政务共同发展。

其次，将资金投入进一步增加，促进信息管理整体建设力度加强，构建与之相关的优质互联网平台。

最后，重视信息网络资源建立健全，使社会需求作为城建档案向信
息化建设方向发展的重要导向，重视资料深层次整合和加工，并将其及时在网络中发布，推动资料公开共享实现，使档案管理信息化管理更为有序。

（三）积极建设人才队伍
城建档案部门应注重培训工作的实施，运用层次、多门类方式开展知识体系教育，结合部门情况与管理人员情况，积极组织多渠道、多形式培训方式，促进档案管理工作人员近在知识体系方面的完善，形成专业结构强、素质能力高的管理队伍[5]。

同时可以组织相关交流会议、专题讲座等活动，使工作人员和领导层都能了解先进信息化管理方法以及主要趋势，实现档案管理整体水平提升。

除此之外，需注重人员继续教育工作，并引入专业性人才，构建与之相关激励机制，保证激励机制科学性与合理性。

不断对服务模式进行创新，实现服务水平的不断提升。

从总体上来讲，档案管理工作人员需充分了解管理工作中存在的不足，积极开展深层次分析，给予城建档案管理信息化充分重视，制定相关优化方案，并主动对档案管理全新模式进行探索。

（四）重视构建保密体系
城建档案管理传统模式为纸质管理，收集、查询、登记、保存等实施时往往会由专业人员负责，信息保密程度比较高。

开展信息化管理情况下，互联网自身具有一定风险，因此需重视保密工作。

在实施保密工作过程中，可以将发达国家运用于城建档案管理中保密工作的具体做法作为参考。

以美国为例，城建档案只对本人以及获得授权人员开放，不对公众开放。

因此城建档案部门开展管理工作时，针对一些比较重要的城建信息，可以效仿这一做法，重视保密体系构建，通过制度对档案信息查询进行制约，进而使重要信息在授权条件下才能查询。

三、结束语
总之，信息技术的不断发展与普及，为城建档案信息化管理的实现创造了良好条件，有利于城建档案整体管理质量与管理效率的提升。

因此开展城建档案管理时，应积极转变传统理念，改变传统模式，并结合档案管理具体标准，加强设施建设、人员建设、体系建设等，促进城建档案管理工作科学化、标准化以及现代化实现，发挥档案作用与价值，使档案为城市规划与建设提供更好服务，推动城市建设向着更好方向发展。

参考文献：
[1]李爱萍.新形势下城建档案管理信息化建设探究[J].城镇建设，2020（3）：10.
[2]张瑶瑶.加强城建档案管理信息化建设的对策研究[J].卷宗，2020，10（25）：126.
[3]马成林.城市化建设环境下城建档案管理信息化构建研究[J].商品与质量，2020（24）：35.
[4]刘宝雄.试论大数据时代下城建档案管理的信息化发展[J].兰台内外，2020（4）：5-6.
[5]孙洁.加强城建档案管理中的信息化建设研究[J].卷宗，2020，10（27）：43.
作者简介：
赵专英（1967-），女，汉族，云南曲靖人，大专学历，馆员，主要从事档案验收方面工作。