浅谈搞好办公室信息工作

浅谈搞好办公室信息工作
摘要：办公室系统信息作为信息工程的一个分支，在企业管理中有着不可替代的作用。

搞好办公室系统信息工作，有利于办公室在企业决策中充分发挥其参谋、助手作用。

办公室系统
信息要发挥其作用，必须紧贴企业的生产经营，具有鲜明的企业特点，有助于企业高层管理
者和决策层正常开展工作和决策；必须全面、系统；必须真实可靠。

要搞好办公室系统信息
工作，必须高度重视信息工作；必须把握信息工作的重点，保证信息质量；必须做到反馈及时，处理得当。

此外，还要建立相应的激励措施，保证信息工作连续不间断。

本文以化肥厂
厂办开展信息工作的情况为实例，对如何搞好办公室系统信息工作提出了自己的见解。

关键词：办公室；信息工作；激励机制
信息，是指客观世界一切事物在运动过程中的表现和特征的综合反映。

作为一项系统工程，
信息工作正随着时代的变迁和社会的不断进步，在各个领域发挥着极其重要的作用，因而越
来越受到人们的重视。

首先，我们所收集的信息必须紧贴企业的生产经营，具有鲜明的企业特点，有助于企业高层
管理者和决策层正常开展工作和决策。

比如：一些有关如何提高企业管理效能的意见和建议；如何紧密围绕生产经营的难点、改革发展的重点和员工关心的热点开展工作的设想和办法；
一些与企业生存与发展密切有关的重大事件等，对于促进企业管理和发展都具有极其重要的
参考价值。

其次，收集的信息必须全面，凡是与企业提高经济效益和提升企业价值有关的信息都应尽可
能地收集。

这样才能保证我们办公室系统信息灵、反应快，才能使办公室系统的工作在原有
的基础上不断创新，不断提高，不断发挥出新的作用。

再次，我们收集的信息必须真实可靠。

这是对办公室系统信息工作的最基本的要求。

办公室
系统信息是企业高层和各管理部门掌握企业全局信息、制定企业发展战略和专项工作的重要
窗口和有效途径。

如果我们收集的信息不真实可靠，那么企业决策层按照这些信息制定出来
的工作方针、发展规划以及对策措施不但不利于企业的发展，反而会给企业正常工作带来被动，甚至给企业发展增加更多的难点，把企业引入歧途。

此外，我们收集的信息还要做到连
续性、系统性、针对性强，参考价值高。

要使我们的信息工作达到以上要求，做到针对性强，时效性突出，参考价值高，全面、系统、及时，就必须在开展信息工作的过程中做到以下几个方面：
第一，对搞好信息工作重要性的认识要提高，目的要明确。

办公室的信息工作室直接为企业党政正确决策服务的，是密切机关与基层、内部与外部的桥
梁和纽带。

我们的信息工作做得好不好，传递是否畅通及时，直接关系到企业高层决策的正
确与否，关系到下情上达、上情下达和外情内知。

如果我们对信息工作的认识不够，特别是
各级领导和信息员对信息工作的认识不到位，对搞好信息工作的目的不明确，就很可能在开
展信息工作的过程中出现马虎从事、敷衍了事的现象。

因此，首先，领导必须高度重视信息
工作，充分认识搞好信息工作的重要性，明确开展信息工作的目的，从而才能在实际工作中，把信息工作作为一项重要工作来抓。

其次，要加强考核。

作为信息工作的主管部门，办公室
要在认真做好每年信息工作安排的同时，把信息工作作为检查各基层单位工作的一项重要内
容来进行考核。

要制定切实可行的办法来，定期进行考评，真正做到对信息工作有计划、有
安排、有考核、有总结。

第二，要把握信息工作的要点，保证信息质量。

信息要真正在领导的决策中发挥重要作用，就必须做到重点突出，具有很强的参考价值。

这
就要求我们一方面在布置信息工作的时候，要把握好不同时期的工作重点，根据不同的要求
适时调整信息结构，以确保我们收集到的信息能够满足决策需要。

另一方面，我们的信息员
还要有较强的超前意识，能够抓住不同时期的工作动向，有针对性地收集信息。

同时还要具
有心系企业、心系员工，为企业排忧解难的思想素质。

这样，才能拿出真正有用的信息来。

基于以上认识，我们认为应当从以下几个方面采取措施：一是自上而下地加强对信息工作的
指导。

即：根据不同时期的工作重点，有目的、有意识地引导各单位按照工作需要上报信息。

二是要充分发挥基层信息员的主观能动性，及时把具有鲜明特色、与企业和员工利益息息相
关的，深层次的信息报送上来，以利于及时发现问题，解决问题。

三是机关人员特别是直接
为领导决策服务的人员，要积极深入基层，广泛开展调研工作，不断掌握各种新情况，发现
和分析新问题，从而最终获取更多的、具有重要参考价值的信息。

第三，信息的反馈要及时，处理要得当。

通过各种渠道收集来的信息，如果处理不当，反馈不及时，往往就会使许多具有重要参考价
值的信息失去作用，因而也就达不到信息工作的最终目的。

为此，我们必须做到对基层报送
来的信息要及时认真地进行核实、甄别、分析和加工，使其尽快升值。

特别是一些有建议性、建设性意见的重要信息，要及时提供给有关领导参阅。

一方面，要及时把领导的意见反馈给
报送单位；另一方面，要迅速把领导的意图下达给有关单位或部门进行处理。

第四，要建立和完善信息工作激励机制。

要使信息工作能够正常、有序地开展下去，还应当定期的对基层单位的信息工作进行讲评，
并建立和完善有助于促进信息工作的激励机制。

我们建立了有助于推动和促进信息工作的
“三个一”制度，即：每年召开一次信息工作部署会，对信息工作进行总结，表彰信息工作先
进单位和信息员；每季度开展一次信息员交流讲谈活动，帮助信息员提高工作能力；每月进
行一次细细工作考核，保证信息工作持续不间断。

通过“三个一”制度，有效的调动了基层单
位和广大信息员的信息收集、报送的积极性。

近年来，又在“三个一”制度的基础上，结合公
司的相关规定和要求，对信息工作保障机制进行了修订和完善，把信息工作纳入到绩效考评
体系进行考核，并把信息工作作为年度“创先争优”的一项考评内容，有效的促进和保证了信
息工作的正常开展。

总之，只要我们充分认识了办公室系统信息工作的重要性，明确了信息工作的目的，把握住
了信息工作的重点，保证了信息的质量，建立和完善了信息工作机制，就一定能够把办公室
系统信息工作搞得更好，更有成效，办公室的参谋、助手作用也就能够发挥得更好。