工程部会议操作流程与标准

工程部会议操作流程与标准
会议音响、设施安装与服务
程序标准
1、会议设备的安装与拆卸1、营销部提前一天以书面形式通知工程部，具体横幅或
背景牌安装的明细事项。

2、明确横幅或背景牌安装要求、地点、数量、起讫时间。

3、工程部根据要求审核会场是否具备安装横幅或背景
牌的条件。

4、在满足安装要求的前提下，由工程部负责至美工处领
取横幅，在规定时间内安装到位，并配合美工布置背
景板，保证质量。

5、按原通知由工程部拆卸横幅或背景牌，如有变化，餐
饮部会议班组以电话或书面形式通知工程部所需拆
卸物品的名称、时间、地点、要求、数量等详细情况。

6、工程部按原通知时间及时安排人员到现场按要求拆
卸横幅或背景牌后，送还至有关部门（前厅部或美
工），以便回收使用。

2、会议特殊设备进场与安装的
审核1、营销部在会议洽谈时提前与工程部联系，经营销经理
与工程部对设备安装方案进行商讨确认后，方可进场安装。

2、营销部提前1天以书面形式告知工程部客户设备的安
装、使用、配备要求（饭店无重大设备配置情况下，应提前相当的日期告知工程部，以便作准备）。

3、客户的设备要保证安全可靠，由客户负责按商讨确认
的方案进行安装使用（安装时如损坏饭店相关设备、设施，由营销部负责协调，由客户全额赔偿）。

4、客户设备进出场，双方人员须到现场，并由客户负责
按饭店指定路线搬运（重量设施、设备，须走酒店安全疏散梯）。

3、饭店音响设备的布置及准备
工作1、营销部须详细填发会议通知单，确定会议时间、会议
场所、会议所需设备及其他要求。

2、工程部根据会议通知单要求，提前检查、审核会议所
需设备是否完好、满足使用，对于无法满足客人要求的特殊设备，须事先与营销部协商，并由营销部负责向客户做好解释工作，通过其他途径解决。

3、工程部将会议设备在会议召开前30分钟现场安装、
布置和调试结束，并保证设备在完好状态下投入使用。

4、根据各种会议要求，派人负责全面服务（对于重要会
议，且有VVIP客人参加的会议，做好设备的备份，以确保万无一失）。

5、遇突发或特殊要求，销售人员负责做好协调及对客解
释工作，并给予工程部一定的缓冲时间，尽力解决。

6、对于自带设备的会议客户，工程部负责安排指定人员
做好配合工作和提供方便（详见第二条）。

4、饭店会议音响、投影仪等设
备与客户设备同时使用的
会议服务程序1、所有会议在客人进场前，提前播放背景音乐。

2、根据会议通知单要求，提前将完好无损的音响、话筒、
多媒体投影仪等设备安装、调试到位，并与客人设备连接后做好调试工作，在会议开始前30分钟调试结
束，等候客人使用。

客人如要求提前调试，由营销部负责通知工程部，随时满足客人要求。

3、大型会议用音响设备调试，由工程部、销售部及客户
会务组共同协商，双方确认调试要求，并根据要求操作，直到满意为止。

4、会议期间有调音的场所，工程部派人负责会议服务，
并根据会场情况进行合理操作。

5、重大、重要会议，派专人负责全场跟踪服务。