秘书写作基础知识

知》 《河北省人民政府关于维护铁路运输安全的公告》 《黑河乡人民政府关于发展民俗产业的报告》 ▪ 双标题由正题和副题组成，正题往往用来表明主题，副
题用来说明关涉范围。 《明晰产权起风波——对太原市一集体企业被强行接管的调
查》 《靠名牌赢得市场——关于深圳市飞亚达（集团）股份有限
公司的调查》
▪ 为了沟通产销渠道，活跃市场，更好的听 取顾客的意见，做好新产品的开发工作， 经公司董事会研究，决定设立新产品试销 部。……
×年×月×日
关于违纪购房情况通报 各区房改办，市直各单位房改办，驻穗各单位房改办：
去年年底，我办在房改售房审核过程中发现个别职工弄虚作假二次购房等 情况，给予了通报批评。然而，近日我办再次发现个别单位和职工弄虚作假骗购 住房，有的为多购住房伪造公章，有的为多得工龄折扣搞假配偶，有的为达到换 购目的搞假职务，还有的单位把关不严，导致职工出现违纪购房等情况。现将 14宗违纪购房情况通报如下：
责成上述违纪购房职工对其违纪行为作出书面检讨，由其工作单位的纪检部 门提出处理意见，并抄送上级纪委和我办备案。（略）
各级领导应加强对这项工作的指导和管理，严格执行房改政策。各单位在办 理房改过程中应依法办事，如实申报，从这些违纪购房事件中吸取教训，引以为 戒，杜绝类似行为的再次发生。
特此通报。 ×年×月×日
2、表明作者的态度。如：“国务院同意××部《关于 ×××××的报告》，现转发你们......”，一般用于 批转、转发公文的通知或答复下级请示的批复。
3、概述有关的一般情况。如：总结报告、综合报告， 一般要在开头处先概述某一时期、某一方面工作的 基本情况；会议纪要、调查报告，首先要介绍会议 与调查的时间、地点、范围及规模等。
▪ 要根据主旨的需要决定材料的数量 ▪ 要根据主旨表达的要求决定材料的详略 ▪ 要根据主旨的要求决定材料的表现形式
▪ 你准备为即将离职的员工写一份工作推荐信， 其原来的工作职务是研发部项目主管，离职后 的去向大体也是这一方面，以下材料中，应选 取哪些：
▪ 1、该同志连续三年获得“优秀员工称号” ▪ 2、曾成功主持公司的大型晚会和会议 ▪ 3、部门经理的评价：是一个热情稳重的员工 ▪ 4、离职的原因是市场萎缩、总部裁员 ▪ 5、获得钢琴八级证书 ▪ 6、某项研究发明曾获大奖 ▪ 7、新近加入中国共产党
秘书写作基础知识
四要素
文
主题
章
材料
写
结构
作
语言
“灵魂”
人
“血肉” 体
“骨骼” 构
“细胞”
成
主题的含义
▪ 主题又称主旨，是作者通过文章的具体材 料所表达的中心思想或基本观点。主题是 文章的灵魂和统帅，决定着文章的质量。
主题的要求
正确
集
主题
深Leabharlann 中刻鲜明如何确定主题
▪ 正确领会和理解领导者的意图 ▪ 深入实践，积累材料 ▪ 深入开掘事物本质 ▪ 反复提炼，不断提高
4、以致意的词语开头。贺信、感谢信、慰问信、讲话 稿等多以这种方式来写开头。
为了贯彻落实中央会议精神，深化外贸体制改革，增强国营大中型企业的活 力，使其直接参与国际市场竞争，扩大我国工业产品出口，促进我国生产技术尽 快赶上国际先进水平。根据《国务院关于进一步增强国营大中型企业活力的通知 》的精神，应本着积极、慎重的原则，对具备条件的大中型生产企业赋予自营进 出口权。
结构的含义
▪ 指材料的组织和编排形式，即根据主题表 达的需要，把有关材料编排成有头有尾、 层次清楚、段落分明、首尾连贯的一个不 可分割的有机整体。
结构的设计
▪ 精心设计写作提纲 ▪ 认真拟制标题 ▪ 划好段落层次 ▪ 巧设过渡和照应 ▪ 斟酌开头结尾
▪ 发文机关+事由+文种 ▪ 发文机关+文种 ▪ 事由+文种 ▪ 文种
▪ 递进式：按实物自身的内在联系和逻辑发展顺序来安排 层次，由浅入深，由表及里，层层深入，各层之间为层 层递进的纵深关系。请示、报告、总结、计划、会议纪 要等文体常用。
▪ 连贯式：按事情发展的经过和时间的先后顺序安排层次， 各层之间浑然贯通，连成一体。重大事故的调查报告、 重点工程及重要经济技术活动的情况报告常用。
——《关于赋予生产企业进出口经营权有关问题的意见 》 广州军区、自治区党委、自治区人民政府和广西军区于1999年10月28日在 南宁召开广西伤病残战士移交安置工作军地领导联席会。广州军区副政委张国 初，自治区党委副书记陆兵，自治区人民政府副主席周明甫，广西军区司令员刘 国裕、政委周遇奇、副政委杨先厚，广州军区司令部、政治部、后勤部，自治区 党委办公厅、自治区人民政府办公厅、民政厅、财政厅、卫生厅、劳动厅，广西 军区司令部、政治部、后勤部等有关部门的负责人参加了会议。
▪ 要求材料是客观的，而不是主观的
▪ 正反对举（正面材料和反面材料）
▪ 前后相应（历史材料和现实材料）
“从1986到2005年，农业总产值平均每年 增长7.9%，2005年增长14.5%，远远超过 了1971年到1986年平均每年增长3%的速 度。”
▪ 点面结合（总体材料和个别材料）
▪ ……必须看到，最近以来，在各级党政机关中，一些中 央曾三令五申加以制止的不正之风不但没有完全刹住， 而且在新形势下又有所发展，出现了一些性质十分严重 的新问题。比如，一些机关违反规定滥用外汇大量购买 汽车，某些领导干部争先更换豪华汽车；一些机关乘干 部新老交替之际，巧立名目，安排领导干部轮流出国观 光游览，以此做人情；一些机关利用手中的权力，私自 筹款经商，办企业、开公司，甚至投机诈骗，用非法的 手段牟取暴利；一些领导干部及其子女、配偶，也利用 职权和某种方便，经商牟利，以饱私囊；一些机关请客 送礼成风，讲排场，比阔气，愈演愈烈；一些机关乱收 费、乱摊派，甚至弄虚作假，敲诈勒索，对中央规定置 若罔闻，我行我素。所有这些腐败现象，都是同社会主 义精神文明背道而驰的，虽然发生在少数机关和少数工 作人员身上，但它严重的损害了党和政府在群众中的威 望，败坏了党风和社会风气…… ——《国务院办公厅关于解决当前机关作风中几个严重问 题的通知》
银行职员工作总结
我的2008年是在*分理处度过的，*分理处是一个业务量大，业 务种类繁多的分理处，我的职责是接待单位客户，解答他们的有关 业务问题，编制和录入会计凭证，登记账簿，整理和保管会计业务 资料。回顾这一年来的工作，我是问心无愧的。
在思想上，我一贯热爱社会主义祖国，拥护中国共产党的领导， 坚持四项基本原则，遵纪守法，为人正直。通过参加区直机关工委 党校的学习，使我对党的基本理论和国家的方针政策有了新的认识， 进一步领会到为人民服务的根本宗旨和江总书记"三个代表"重要思 想的精神实质……
一、广东××房地产开发有限公司退休职工××，1996年8月以本人名义在 配偶单位×××购买了房改房92.29平方米，已达本人职务住房面积标准。1999 年10月，×使用假公章，冒充配偶单位在购房申请书上加具审核意见，另购住 房90.15平方米，违反规定购买两套房改房。……
上述单位和职工在已购房改房情况下，由于单位把关不严，有些单位甚至出 具假证明，造成职工隐瞒事实，虚报资料，弄虚作假骗购公有住房，此类严重违 反房改政策的行为，必须按有关规定严肃处理。对××公司、×××等单 位给予通报批评。对×××等14名职工的违纪购房问题提出处理意见如下：
过渡和照应
▪ 过渡指层次、段落之间的衔接和转换。 ▪ 1、词语过渡
因此、总之、所以、由此观之、但是、然而、可 是、其实，相反地 ▪ 2、句子过渡 现将有关事项通报如下 特通知如下 特提出如下意见 ▪ 3、段落过渡 ▪ 照应指文章的前后、上下内容要相互呼应。
开头
1、简明交代撰文的理由、目的和根据，以帮助读者理 解其内容 （根据；遵照；按照；为；为了；由于； 鉴于）
主题的表达方式
▪ 标题显旨法 ▪ 开篇明旨法 ▪ 段前撮要法 ▪ 篇末点旨法
主题与标题
▪ 标题应为主题、内容服务，主题又直接影响标题的确立。 主题是文章的灵魂、统帅，标题是文章的名称。
▪ 秘书写作的标题一般分两大类：单标题和双标题 ▪ 单标题的完整形式包括三要素：发文机关、事由和文种。 《国务院关于召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会的通
材料的含义
▪ 制作者为了撰写目的而搜集或积累的能够表现文 章主题的事实或论据。
▪ 包括素材和题材 ▪ 素材：暂时没有写入公文中，但已进入作者视野，
被作者所意识、搜集到的一些事实和论据，也就 是原始材料。 ▪ 题材：作者根据行文的目的和意图将所摄取的素 材加以筛选、提炼和整理加工、组织到公文中， 用以表现行文主旨的事实或论据。 ▪ 感性、理性；现实、历史；直接、间接；正面、 反面
在工作中，我是忠于职守，尽力而为的，领导和同事们也给了 我很大的帮助和鼓励，在大家的共同努力下，客户们都认为*分理处 的服务比其他银行的好，都愿意来这里开立账户和办理业务，去年 开立的会计账户有200多个，会计业务笔数去年更是从年初的日均* 多笔上升到*多笔，人均笔数列居全行榜首，……
回顾检查自身存在的问题，我认为： 一是学习不够。当前，以信息技术为基础的新经济蓬勃发展， 新情况新问题层出不穷，新知识新科学不断问世。…… 二是在工作较累的时候，有过松弛思想…… 针对以上问题，今后的努力方向是： 一是加强理论学习，进一步提高自身素质。…… 二是增强大局观念，转变工作作风，努力克服自己的消极情绪， 提高工作质量和效率，积极配合领导同事们把工作做得更好．
▪ 嘉奖令 ▪ 通知 ▪ 通告 ▪ 北京市人民政府关于坚决清理非法占道经营的通告 ▪ 关于成立自治区环保局团委的决定 ▪ 关于2007-2008学年度第一学期教学检查的实施意见 ▪ 绵阳市人民政府会议纪要 ▪ 大学生消费调查报告 ▪ 上海市人民代表大会常务委员会公告
层次
▪ 并列式：将全文内容划分为若干层次，每一层词之间是 并列关系。综合性的报告、总结、计划等文体常用。
▪ 总分式：先总说，后分说，或先分说，后总说，使行文 析理入微，眉清目楚。工作总结，综合性报告常用。
广州市公安局关于洛溪大桥交通管理规定的通告 番禺县洛溪大桥将于X月X日通车，为加强大桥的交通 管理，保障交通安全畅通，特作如下规定： 一、通过大桥的机动车驾驶员要自觉遵守《中华人民 共和国道路交通管理条例》服从大桥管理人员的指挥。 二、通过大桥的机动车载重量不准超过20吨，高度不 准超过4.5米，时速不准超过40公里。 三、通过大桥的机动车辆要各行其道，即大型车走大 车道，小型车走小车道，各类机动车均不准在桥上调头，倒 车、停车。如车辆发生故障，迅速拖离桥面。 四、因大桥桥面坡度较大，为保障安全，禁止手扶拖 拉机、机动三轮车、自行车、手推车、人力三轮车和残疾人 专用车通行。 五、行人必须走大桥人行道，严禁在车行道上行走或 横穿桥面。 本规定自通告之日起执行。
——《× × 公司关于设立新产品试销部的 通知》
关于赋予生产企业进出口经营权有关问题的意见
……就有关问题提出如下意见。 一、赋予生产企业自营进出口权的原则 …… 二、自营进出口企业应具备的条件 …… 三、生产企业申请进出口经营权需要申报的材料 …… 四、赋予生产企业自营进出口权的审批程序 ……
……经国土资源部2002年第10次部长办公会 议研究决定，废止《国土资源部决定废止的 部门规章目录》所列的部门规章。 ——《国土资源部关于废止部分部门规章的决 定》
本单位、本部门材料 本行业本系统材料 社会有关情况 其他材料
材料来源
学习积累 查阅文献 现场调研 网络搜寻
材料的选择与使用
选择材料 使用材料
去粗取精、去伪存真 梳理、剪裁、加工
材料选择的要求
▪ 真实 ▪ 系统 ▪ 典型 ▪ 切旨
▪ 必须经过反复核实证明确凿无误的，而不 能是弄虚作假的
▪ 要求材料是必然的，能够反映客观事物的 一定本质，而不是个别的、偶然的表象
▪ 上海六家新闻媒体联合发起的“全球知名注册商 标展示博览会”，涉及展商范围广，影响大。故 市场营销部拟参加此次会展。活动共需经费8万 元，望上级予以拨款。
▪ 由文汇、新民、上视、东视、上广、东广等六家 主流媒体联合发起“全球知名注册商标展示博览 会”，诚邀诺基亚、索尼、三星、宝洁等全球数 百个知名企业参加品牌展示，我公司以及同行业 的××集团、×××集团都位列其中。届时会有 上百家媒体参与报道，具有很强的广告宣传效应。 市场营销部接到邀请之后暂拟参加，一天共计会 展费人民币8万元，特向上级请示要求拨款。