工程机械档案管理制度

第一章总则
第一条为规范工程机械档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有工程机械的档案管理工作，包括但不限于设计、采购、生产、使用、维护、维修、报废等环节产生的各类档案。

第三条工程机械档案管理应遵循以下原则：
1. 完整性：确保档案内容全面、系统，无遗漏。

2. 准确性：档案内容真实、可靠，符合实际情况。

3. 安全性：确保档案安全，防止丢失、损坏和泄密。

4. 可用性：方便档案的查阅、利用和归档。

第二章档案管理机构及职责
第四条公司设立档案管理部门，负责工程机械档案的统一管理和监督。

第五条档案管理部门的主要职责包括：
1. 制定和完善工程机械档案管理制度。

2. 负责档案的收集、整理、归档、保管和利用。

3. 对各部门的档案管理工作进行监督和指导。

4. 定期对档案进行清点、鉴定和销毁。

第六条各部门应指定专人负责本部门工程机械档案的管理工作，具体职责如下：
1. 收集和整理本部门产生的工程机械档案。

2. 按照档案管理制度要求，对档案进行归档和保管。

3. 定期向档案管理部门汇报档案管理工作情况。

第三章档案收集与整理
第七条工程机械档案的收集范围包括：
1. 设计文件：包括设计图纸、设计说明书、设计变更通知等。

2. 采购文件：包括采购合同、供应商资质证明、验收报告等。

3. 生产文件：包括生产计划、生产记录、检验报告等。

4. 使用文件：包括操作手册、使用记录、维修保养记录等。

5. 维修文件：包括维修记录、维修报告、备件清单等。

6. 报废文件：包括报废申请、报废鉴定报告、报废处理记录等。

第八条档案整理应遵循以下要求：
1. 按照档案管理制度规定的分类标准进行分类。

2. 对每份档案进行编号、编制目录。

3. 档案装订应整齐、牢固，便于查阅。

第四章档案保管与利用
第九条档案保管应遵循以下要求：
1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防盗。

2. 档案应按照类别、年代等顺序排列存放。

3. 严禁在档案库房内吸烟、饮食和存放易燃易爆物品。

第十条档案利用应遵循以下要求：
1. 查阅档案需填写档案查阅登记表，经档案管理部门批准后方可查阅。

2. 查阅档案时，需遵守档案保管规定，爱护档案。

3. 查阅档案后，需及时归还，不得擅自复制、摘抄。

第五章档案鉴定与销毁
第十一条档案鉴定应定期进行，根据档案的实际价值和使用情况，确定档案的保管期限。

第十二条档案销毁应严格按照规定程序进行，经档案管理部门批准后方可销毁。

第六章附则
第十三条本制度由公司档案管理部门负责解释。

第十四条本制度自发布之日起实施。