工地例会组织与纪要(模板)填写指引

工地例会组织与纪要（模板）填写指引
工地例会是项目监理部协调、控制施工安全、质量、进度、造价等问题的重要手段。

为提高会议效率，避免因个别具体问题争论不休而使会议冗长；或因个别参建单位所提出的具体问题与大多数与会者无大关系，造成主题偏离，以致会议最后未能形成清晰、明确、有针对性与执行性的结论，特编制本指引。

主持会议的总监理工程师（或其授权的监理工程师）应明确工地例会的目的、作用与预期效果。

与其它类型的会议一样，工地例会必须有会前准备，确定本次例会的主题、应协调处理的关键问题，对会议过程作主题控制。

工地例会属于工作会议，其中心目的是要明确界定并协调各参建单位的具体责任关系。

一、沟通各方、准备资料
沟通各方：工地例会并非协调、处理和解决工程实施过程所有问题的唯一场所，不应事无巨细一律提到工地例会中商谈。

会议主持者在两次例会之间应保持与各参建单位的沟通，属于双边关系的问题，尽可能在会下通过双边洽商处理，或必要时召开专题会议解决。

会议主持者应提前了解、掌握当前需要解决、涉及几个参建单位多边关系的问题。

通过与各方的沟通，准备多个可能的协调、处理方案、措施，尽可能避免在例会上因暂未能协调达成共识而僵持、胶着，甚至发生不必要的争议。

准备资料：会前起码应预先准备两方面的资料：
1、协调、处理问题所需引证、依据的资料。

一般包括法规性文件、技术标准与规定、建设行政主管部门的有关规定；本建设项目的有关合同、协议；设计文件等。

2、已形成格式化的上周施工计划执行情况和下周施工计划（填报格式见后附会议纪要（模板）表格）。

这部分资料经例会协调确定后，应作为会议纪要的内容，其中包括：
（1）上次例会至今工程进度计划的完成情况，未完项目内容的原因简述；
（2）安全文明施工、工程质量存在问题、检查、整改闭合情况；
（3）至下次例会前的分解计划安排。

一般宜以横道图的形式表示，其内容应包括正式工程及辅助措施内容（如大型机具、设备进场、安装，临设施工等），
并应在计划中同时示出相关的主要工程量；明确实施该计划拟投入的劳动力、主要机具及材料、构配件；要求建设单位、其它专业分包单位、设计、监理单位配合解决的条件；多专业交叉作业施工时工序的配合与半成品保护等要求。

应要求总承包单位和各专业分包单位在工地例会召开前不迟于24小时将上述资料提交给项目监理部，监理视具体情况作分发交换参考，并于会议前正式分送参加例会各单位的正式代表。

二、检查实施、分析原因、界定责任
工地例会一般应首先由施工总承包单位介绍和检查上周施工计划及上次例会布置任务的执行实施情况，然后再由各专业分包单位介绍情况。

对于未能按要求执行实施的计划、任务，分析原因时重点界定属于“措施”（人、机、物投入不足或施工组织不当等施工单位自身的原因）或“条件”（非施工单位自身的原因）即可。

会议主持者应掌握、控制具体过程细节的陈述，避免偏离主题。

对确定为“条件”不具备或不成熟而致计划延误问题，施工单位可免责；否则施工单位应承责。

三、计划协调、明确条件、落实措施
计划协调：施工计划的内容应包括工程作业进度、施工组织与技术措施、安全文明生产及工程质量等内容，其中进度计划必须按实际情况作细化分解，方可实现协调、控制。

进度作业分解计划应从“纵”与“横”两个方向作协调。

所谓“纵”向，即分解计划应与投标、合同文件、施工组织总设计、月进度计划及关键控制节点目标值等协调相符；而“横”向则是指各专业施工分解计划之间及其与主体工程总进度计划应协调。

会议主持者应协助甲方对各参建单位提出的施工进度计划（包括相关“措施”与“条件”）作协调确认，或提出修正的要求；明确界定各方的责任范围、接口关系。

明确条件、落实措施：为了保证计划能预控实施，方便事后的检查、分析并界定责任，各施工单位必须按上述要求，与计划同时提出相应的“措施”（内因）与要求“条件”（外因）。

对于因“措施”不力而致的进度滞后，尚应注意要求明确追赶的补救措施与计划完成纠偏的时限，以体现对进度的过程控制，避免实施进度延误累积并引发可能的合同纠纷。

项目监理部应在两次例会之间动态检查
“措施”与“条件”的落实情况，如发现承诺未能兑现，应及时通过口谕、发出《工作联系单》、《监理工程师通知单》等手段进行督促、控制，并在监理日志作相关记录。

四、监理汇报、甲方点评
监理汇报：施工计划及其它有关事项协调完毕，监理单位应进行工作汇报。

监理工作是一种有偿服务，所以会议主持者有责任代表项目监理部对工程实施过程控制情况、效果作汇报；并对非监理受权、责任的问题作解释提示。

监理工作一本身不形成实体形式的成果，为了使建设单位易于接受、理解，宜以数据、量化的成果作汇报，如平行或独立质检的次数、合格率等。

例会上汇报的监理控制成果数据，应整理归纳于监理周、月报中，为下一阶段工作重点、建议等提供依据。

甲方点评：工地例会应邀请建设单位代表对工程实施情况进行点评，或对临时性的工作提出指令与要求。

五、布置要求、归纳结论
布置要求：会议主持者应根据项目监理控制过程所发现的问题、薄弱环节，提出相关的建议、整改要求与时限，特别是对安全文明施工、质量方面的存在问题，如日常现场的口谕无效时，亦应在工地例会上通报，以便使建设单位了解情况，并体现监理的工作措施与效果。

对于未能参加工地例会的工程勘察、设计、建设行政主管部门的技术或行政意见、指令、对项目监理工作的配合要求等，亦应在会议上作提示、要求。

归纳结论：会议主持者应对会议确定的安全、质量、进度等有关事项意见进行归纳，结论必须清晰、明确，有针对性和可操作性，切忌以文字渲染（诸如“加大力度”、“尽快”、“努力”等），以免下次会议无法准确、量化验证效果。

经归纳后的结论，作为格式化会议纪要的补充内容，工地例会结束后，对内容、文字作适当调整后发出。

纪要应于会后24小时内发出，要求与会单位收悉纪要后24小时内提出异议，否则纪要自动生效。

六、其它
1、无把握协调成功或达到共识的问题，特别是诸如索赔、签证等问题，宜避免事前无充分协调就在会议上提出，而应在会前通过监理与当事方的沟通，使
条件基本成熟，且准备几个可能接受的方案，然后在工地例会上协调解决。

工地例会确无法即时解决的问题，如不立即影响工程实施，可暂时搁置，留待另一场合，另一层次洽商处理。

2、主持者在会议全过程应控制议题、内容始终围绕中心主题。

为避免会议陷入无关主题的琐事、过程表述，主持者应利用插话、主题引导等方法进行控制。

主持者的意见表述应客观，为本身的协调工作预留充分的空间，切忌主观、粗暴，导致与建设单位或施工单位代表不必要的争议。

监理工作本身也是一种企业行为，其意见并不具有强制性法律、法规性质，故应特别注意以理服人。

处理问题要有理、有据、有度，并应在工作中提高专业技术水平，表述意见方易为对方所接受。

3、建立和营造施工实施过程中监理与其它各方融洽、和谐的氛围。

在项目建设中，各参建单位有着各自的利益观点与立场，因而过程存在矛盾本属正常，但建设项目必须由各参建单位共同配合协作，方可取得最后成功。

监理单位的协调工作就是为了在不断产生的矛盾中，保持、维系各方的配合、协作，不致影响工程的正常实施。

因此，监理工程师在依据现行有关建设法规、合同文件、设计文件规定与原则开展工作的同时，应充分注意保持与各参建单位及其代表的融洽、和谐关系，为开展工作预留充分的空间与平台，方能在工地例会等场合发挥协调、主持的作用。

4、附件：工地例会会议纪要（模板）。

××工程工地例会纪要
××例纪[2008]00×号
签发人:(签名)
一、基本情况表
计划实施需解决的主要外部条件：
审核人：项目经理：编制人：
注：本页内容由总包及各分包施工单位在工地例会前不晚于24小时填好并报项目监理部。

二、监理工程控制管理情况汇报
三、甲方指令、要求、点评
四、会议结论和要求：
以上纪要，各方如有异议，请于收到纪要在24小时内书面反馈给监理，如无反馈意见，则视为同意本纪要。

广东珠江建设工程监理有限公司
×××项目部
×××年××月××日
抄报：
抄送：。