文件双套制管理之“双套制鉴定”
新形势下档案“双套制”管理模式研究
新形势下档案“双套制”管理模式研究一、前言随着信息化、数字化、网络化的快速发展，档案工作的内容和形式也在不断变化。
在这种新形势下，怎样更好地管理和利用档案资源，成为摆在档案管理者面前一个亟待解决的问题。
在这样的背景下，档案“双套制”管理模式逐渐引起了人们的关注。
本文旨在对这一模式进行深入研究，探讨其优势和局限性，并提出相应的改进方向，从而更好地适应新形势下的档案管理工作。
二、档案“双套制”管理模式的定义档案“双套制”管理模式是指在档案管理中，同时建立实物档案和电子档案两套档案体系，以实现档案信息的双重保存、互补共用和交叉验证。
具体来说，实物档案是指传统的纸质档案，而电子档案则是指电子化、数字化的档案信息。
两者相结合，相互支持，形成了一套相对完善的档案管理系统。
三、档案“双套制”管理模式的优势1.信息保存更加安全可靠实物档案和电子档案相互交叉验证，信息保存更加安全可靠。
在传统的档案管理中，一旦实物档案发生损坏或丢失，相应的档案信息也将无法找回。
而采用“双套制”管理模式后，即使实物档案丢失，电子档案仍能提供相应的信息支持，使得档案信息保存更加安全可靠。
2.档案信息利用更加便利高效电子档案的建立和管理，使得档案信息的利用更加便利高效。
用户可以通过电子设备方便地查阅、检索和利用档案信息，无需翻阅大量的纸质档案，节省了时间和人力成本，提高了工作效率。
3.适应信息化、数字化的发展趋势“双套制”管理模式与信息化、数字化的发展趋势相符合。
随着科技的不断进步，信息化和数字化已成为时代的潮流。
传统的纸质档案管理方式已经难以适应现代社会的需要，必须引入电子化、数字化的管理手段，才能更好地适应时代的发展需求。
四、档案“双套制”管理模式存在的问题1.建设投入较大建立电子档案系统需要进行相应的信息技术硬件和软件的投入，造成了一定的经济负担。
特别是在一些基础条件较差的地区或单位，资金和技术条件限制了电子档案系统的建设。
2.信息安全风险增加电子档案的建立和管理，使得档案信息更容易受到网络攻击、病毒感染等安全风险。
谈谈档案的双套制管理
随 着各 军工 企 业档 案研 究所 的成 立 ， 案 异地 律地 位难 以被 确认 。不 同 的操 作 平 台所支 撑 的硬 件 档
双套 制 管理再 次 提上 了议 事 日程 。按 照我 们 集 团的 系 统和 应 用 软件 系统 也 是 不相 同 的 ， 由此造 成 了很
要求 ， 移交到档 案研 究所 的东 西 ， 必须 与基 层 单位 自 大 的局 限。 从寿 命 上 来 说 ， 虽然 有 专 家估 计 光 盘 的 己保 管 的东 西完全 一样 。 也就 是说 ， 移交档 案 时 ， 其 理 论 寿 命 有 三 十年 ， 实 际上 影像 记 录 的稳定 期 限 但 目录 与 内容 必须 与本 单位 归档 的文 件是 相 同 的 ， 比 并不长 ， 三十年 的期 限有待 确认 ， 需要定 时翻 刻 或翻 战备 时期 的要 求还 要严 谨 与完 整。 当年 由于技 术等 录。 相 比而 言 ， 纸质 档 案 一 直具 有 真 实性 和 可 靠性
着人 员的退休转行等， 名存实亡 了。
于 国家 ， 有利 于成 员单 位 自己。但是 ， 套 制 的形 更 双
但 是 ， 套 制还 有 没有 存 在 的 必 要 呢？ 笔 者 以 双 式是 不是 可 以商榷 呢？是 不是 一定要 纸 质档 案才行 为 ， 保 密 的角度 来 说 ， 从 多一个 保 存 地 方 ， 多 了一 呢 ？ 就 份 危 险 。尤 其像 军工 单 位 的科 技 档 案 ， 不但 失 泄 密
承 担 了各 自集 团公 司档 案 管理 与 研 究 的重 任 ， 以及 档 案 被 别 有 用 心 者 篡 改 ， 会 造 成 无 法 识 别 的 后 将 对所 属 成 员 单位 的业 务指 导工 作 。 无疑 ， 案研 究 果 。 因此 ， 多单位 将 光 盘 等磁 介 质 文 件 要 求正 副 档 很
浅谈档案的“双套制”管理模式
而９ ０ 年 代 以来 ， 随着现代 化办 公模 式（ ０ Ａ系统 ） 的兴 起 发展 、 普及， 缩 微技 术的 应用， 以及 当前在 对传 统纸 质档 案逐渐 数 字化 的过程 中 ， 便产 生 了大量 电子 档 案、 胶质 缩 微 品档 案 ， 这就 出 现了 同一 内容 存 在两种 不 同载体 的档 案文 件是否
经 营 管 理
ｌ ■
Ｃ ｈ ｉ ｎ ａ ｓ ｃ ｉ ｅ ｎ ｃ ｅ ａ ｎ ｄ Ｔ ｅ ｃ ｈ ｎ ｏ ｌ ｏ 档案 的 “ 双 套 制 ” 管理 模 式
赵 锐 前
（ 黑龙 江 省 医学 会 １ ５ ０ ０ ０ １ ）
［ 摘 要］ 社 会 的不 断进 步与 发展 ， 使得 电子 文件 的大 量 产生 成为 必然 的结 果 。 在 现代 化 的办 公模 式下 ， 快 捷 的办 公是对 员 工的基 本 要求 ， 电子 文件作 为档 案 存档 势在 必行 。 但 电子文 件 自身 的缺 陷 ， 使其 不能 成为 单一 的档 案存 储 形式 ， 那 么双 套 制就成 为 了档 案保 存模 式的必 然选 择 。 ［ 关键 词］ 档 案 双套 制 模 式 中 图分类 号 ： Ｃ ９ ３ １ ． ６ 文献 标识 码 ： Ａ 文章编 号 ： １ ０ ０ ９ －９ １ ４ Ｘ（ ２ ０ １ ５ ） ２ ４ －０ ０ ９ ０ —０ ｌ
捷等 优势 ， 但 其缺陷 也很 明显 。 它 不能有 效防 止数据 在传输 过程 中泄露 电子 档 案 中的文字无 个人字迹特 征 、 无书写墨迹 的新 旧之 别 、 无文件形成 过程中的稿 本
特征， 一旦被篡改， 将无法识别。 非人工识读性使得人们难以把握、 测度和有效的
管理 电子 文件 ， 电子文 件对计 算机软 硬件设 备 的依 赖性 也使人们 在管 理 电子 文
电子文件管理的“双套制”
文件和 电子 文件 同步 随业 务流程 运 统性 、 时效 性要 求提 高的趋 势 ，为 文件的证据资格 即可采性，但是其证
转，在文件进入运转程序 时就形成 了 利用者提供了纸质文件所不能及的便 明力却有待加强并通过相关制度进行 电子和纸质两种版本 ，业务人员要对 利 ， 由此 ， 电子 文件 的优 势 更加突 完善，加上法律上对电子证据的归类 同样 内容的两种文件进行重复或部分 出，使其 日益普及并得到广泛认可 。 重复 办理 。在现行 期结束 后 ， “ 双 ２ 电子文件天生固有的缺 陷 ． 不 明 ，也 导致其无 法作 为直接 证据
一
规 定 ：当前 所有０ 系统 中产生 的 电 Ａ
１ 电子文件较之纸质文件 的优势 子文 件只 能当作传 统载 体的数 字副 ．
相对纸 质文件 利用 方面 的种种 本 ， 因为 电子文件 还不 具有足 够 的
份 电子版本 ，使 两者共 同处 于存 不便 和 限制 ，电子 文件 具有操 作 的 法律 要素 ，对 电子文件 的真实 性认
…
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研发展．＿ 《Ｊ （ （
电子 文件管理 的 “ 双套制 ＂
中国海洋大学 庞 萍
【 摘要 】本文从介绍 “ 双套制 的概念出发，论述 了当前我国电子文件管理中实行 “ 双套制”归档的原因，解释 了 其存
在 的客观 必然性 ，并通过 对 “ 双套制” 的评 价进一步说 明其价值所在 。针 对 “ 双套制” 带来的新 问题 ，提 出 了完善措施 。最 后 ，通过借鉴分析 国外 电子文件 发展 历程 ，总结概括 了我国 “ 双套制 的发展趋势。
要 求归档 文件 一套按 规定移 交进档
双体系文件管理制度
双体系文件管理制度一、总则1.1 目的与依据为规范公司文件管理工作，提高工作效率，保障信息安全，制定本制度。
1.2 适用范围本制度适用于公司所有部门和员工的文件管理工作。
1.3 基本原则文件管理工作应当遵循“依法、科学、规范、高效”的基本原则。
二、文件管理体系2.1 文件管理体系建立公司文件管理体系按照ISO9001和ISO27001标准要求建立，包括文件的编制、审批、发布、修改和废止等环节。
2.2 文件编制所有文件应当按照公司文件编制规范进行编写，包括文件编号、名称、版本号、编制日期、编制人、审定人等内容。
2.3 文件审批所有文件均应经过严格审批程序，包括部门负责人审批、质量管理部门审批等。
2.4 文件发布与修改发布文件应当通过公司规定的渠道进行，修改文件应当经过相应的程序，并及时通知相关人员。
2.5 文件废止废止文件应当及时通知相关人员，并按照公司规定的程序进行废止处理。
2.6 文件管理责任各部门负责人应当对本部门文件管理工作负责，质量管理部门负责整体文件管理工作。
2.7 文件保密公司所有文件均应严格保密，不得擅自复制、外传或泄露。
三、文件管理制度3.1 文件管理规定公司制定了文件管理手册，包括文件管理流程、文件编制规范、文件审批程序、文件发布与修改流程、文件废止程序等内容。
3.2 文件管理流程公司文件管理流程包括文件编制、审批、发布、修改和废止等环节，各个环节都有相应的流程和规定。
3.3 文件管理责任各部门应当建立文件管理责任制，明确文件管理工作的责任人，并进行考核和奖惩。
3.4 文件管理培训公司应当定期对员工进行文件管理培训，包括文件编制规范、文件审批程序、文件保密等内容。
四、文件管理监督与检查4.1 文件管理监督公司应当建立文件管理监督制度，对各部门文件管理工作进行监督和检查。
4.2 文件管理检查公司应当定期对各部门文件管理工作进行检查，发现问题及时纠正。
4.3 文件管理评审公司应当对文件管理工作进行定期评审，发现问题并进行改进。
新时期“双套制”归档的认识
部分机构还处于第一阶段 ，部分办公 自动化程度较高 的机构
处于第二个阶段，只有极少数机构迈入 了第三阶段 。
第一 个阶 段属于 比较原 始、单纯和初 级的 “ 双套制 ” 。
求和证据性作用 ，另一方面又方便快捷地提供利用，最大 限
文件与纸质文件 具有不同的性 质和特 点，两者并存互动、优 势互补、劣势互抵 、协调发展 的状况将会在档案管理工作 中 持续一个相当长 的时期。 纸 质文件与 电子文件优 势互补、互相依存是 “ 双套 制” 诞生并将 延续相 当长的一段 时期 的主要 原因。一方面 ，电子 文件已 日益 普及 ，并得到广泛认可 ，而伴随着 电子文件数量 的急剧增长 ，社 会对 文件 、档案 信息的利用 需求迅速上 涨， 对 所需信息的系统性 、时 效性等要求也会进一步提高 ，电子
高级，也最为复杂。
一
文件具有方便快捷、实时 更新 、便于检索利用等优势 。另一
方 面，电子 文件 的缺 陷，又限制 了它成为唯一归档文件的可 行性。主要表现在 ： 非人工识读性使得人们难 以把握、测度 和有 效管理 的电子文件 ；电子文件对计算机系统软、硬件设 备 的依赖性使得人们管理 电子文件也不得不依赖于电子计算 机软 、硬件设备 的可靠性 ，从而降低 了以往人们对文件真实 性和完整性 的可控制程度 ； 信息的 易更改性和可转载性，引 发 了电子文件变异失真乃至全部损毁的风险，削弱了原始性 和证据价值 ； 存储载体的不稳定性和伴随着存储设备的更新 换代导致 的难 以读取等 问题，直接影响到电子文件 的长期读 取 、保存和有效利用 。因此，在 现阶段电子文件没有全 部取 代纸质文件 的可能。“ 双套制 ”的存在和延续成为一种必然。
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析纸质档案与电子档案双套制管理是指在档案管理中同时采用纸质档案和电子档案的方式进行档案的管理。
纸质档案是以纸质载体为基础，电子档案则是以电子载体为基础。
双套制管理既利用了纸质档案的直观性和传统性，又充分发挥了电子档案的高效性和便捷性。
本文将从档案双套制的概念、优势、问题和应对策略等方面进行探析。
档案双套制管理具有以下几个概念：第一，档案的双套制，即在档案管理中既留存纸质档案，又同步保存电子档案。
第二，档案双套制管理是一种集成化的档案管理模式，通过将传统的纸质档案与现代的电子档案有机结合起来，实现档案管理的智能化和高效化。
档案双套制管理是一种提高档案管理效能的方法，通过减少纸质档案的使用频次和提高电子档案的利用率，提高了档案的管理效率和服务质量。
档案双套制管理在实践中具有以下几个优势：纸质档案与电子档案相互补充，可以更好地满足不同用户的需求。
纸质档案直观、传统，适合于查阅和鉴定等工作，而电子档案高效、便捷，适合于检索和共享等工作。
纸质档案与电子档案同时保存，能够提高档案的安全性和可靠性。
纸质档案遭受自然灾害、人为损坏等风险较高，而电子档案容易受到病毒攻击、硬盘损坏等问题。
纸质档案与电子档案的互操作性强，可以实现档案的有机整合和无缝对接。
这样可以提高档案管理的协同工作能力和业务流程管理能力。
档案双套制管理也存在一些问题需要解决。
纸质档案与电子档案两者之间信息的同步性存在问题。
当纸质档案发生变动或电子档案更新时，双套的信息不一致，难以保持同步。
纸质档案与电子档案的管理流程不同，容易导致管理混乱和冗余。
纸质档案与电子档案的存储方式不同，纸质档案占据较大的物理空间，而电子档案依赖于硬件设备和网络环境。
为了解决档案双套制管理存在的问题，可以采取以下几个应对策略。
建立纸质档案与电子档案之间的信息同步机制，通过定期更新和整合数据，保持双套信息的一致性。
明确纸质档案与电子档案的管理职责和流程，规范档案管理工作，减少管理冗余和混乱。
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析随着现代办公方式的不断提升，以及信息化的快速发展，纸质档案逐渐被电子档案所取代。
但实际上，纸质档案和电子档案都有各自的优势和劣势，不能够完全取代对方。
因此，在实际管理中，应采取“双套制”管理方式，将纸质档案和电子档案相互配合，实现更高效、更安全的档案管理。
简单来说，“双套制”管理就是针对同一事项或同一文件，既保留纸质档案，又建立电子档案。
在测试与验证后，纸质档案和电子档案可以互相核对，相互补充，保证档案管理的全面性、完整性和安全性。
下面将分别从实际管理中的四个方面，重点探析纸质档案和电子档案“双套制”管理的必要性。
一、保护档案安全纸质档案与电子档案都有其缺陷：纸质档案易于触手可及，容易被人拿走、损毁、丢失等，使得档案的真实性和安全性无法得到保障；电子档案容易受到病毒攻击、黑客攻击、电力波影响等因素的干扰，从而导致档案数据的遗失和损坏。
因此，对于档案的保护安全，纸质档案和电子档案都不能单独依赖，而应该采取双套管理方式。
将电子档案存放在专门的服务器中，设置严格的权限控制机制，防范非法操作、病毒攻击和黑客入侵。
同时，保留纸质档案，采用封装、保密、盘点等措施，提高档案的安全性，确保档案资料的完整性和可靠性。
二、提升档案管理效率采用纸质档案管理方式，需要耗费大量的时间和人力物力，无形中增加了管理成本，并且难以实现档案资料的共享和交流。
而电子档案，则能够在短时间内完成大量档案的搜索、分类、整理、归档等工作，实现了档案管理的标准化和自动化，提高了管理效率。
但是，电子档案会存在数据错误、系统故障等问题，给档案的管理带来不少麻烦。
因此，采取纸质档案与电子档案相结合的方法，可以根据实际情况，对某些重要的文件进行双向备份，让档案无论是在电子形态中，还是在纸质形态中，都能够及时、准确地获取到需要的信息，从而大大提升了档案管理的效率。
三、适应不同人群需求在办公场所中，员工对档案管理的要求各不相同，有的员工喜欢查阅纸质档案，有的员工则更喜欢电子档案。
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析随着信息技术的发展和普及，电子档案在各个领域得到了广泛应用。
在许多组织和机构中，仍然存在大量的纸质档案。
纸质档案与电子档案的“双套制”管理，指的是将纸质档案和电子档案同时保留和管理，使两者相互补充和互为备份。
本文将从相关理论和实践角度对纸质档案与电子档案“双套制”管理进行探析。
纸质档案和电子档案各有优劣。
纸质档案具有可靠性高、安全性好的特点，尤其在重要文件和合同等方面更加受到信任。
纸质档案还具有难以篡改和保密性高的特点，适合保留一些敏感性的信息。
电子档案具有存储空间大、检索方便、传播快速等优点，对信息的管理和利用提供了便利。
而纸质档案的存储、检索和传递过程都存在一定的困难和风险，比如需要大量的存储空间、容易遗失或损坏等。
纸质档案和电子档案各自的特点决定了其在实际应用中的不可替代性，所以在管理上应该充分发挥两者的优势，并进行有效整合。
纸质档案与电子档案“双套制”管理要充分发挥两者的互补作用。
具体来说，需要在纸质档案和电子档案的建设、存储、检索和利用等方面进行整合与配合。
在建设方面，应该同时建设纸质档案库和电子档案库，并建立相关的数据传输和备份系统。
在存储方面，纸质档案应该采用专用的存储设施，保证其安全性和可靠性；电子档案应该建立完善的数据存储和保护体系，包括服务器、备份设备、安全防护等措施。
在检索方面，可以通过纸质档案目录和电子档案检索系统相互配合，提高检索的效率。
在利用方面，可以通过纸质档案和电子档案的相互转换和互补，为工作和决策提供更加全面和准确的信息支持。
纸质档案与电子档案“双套制”管理也存在一些挑战和问题。
首先是数据一致性和完整性的保证。
由于纸质档案和电子档案存在不同的存储和管理方式，可能导致数据在传输和转换过程中的丢失、错误或篡改。
其次是信息的安全和保护问题。
纸质档案和电子档案都需要进行安全性的保护，防止信息被非法获取或篡改。
纸质档案的防火、防潮、防虫等问题也需要注意。
新形势下档案“双套制”管理模式研究
新形势下档案“双套制”管理模式研究随着信息技术的不断发展，档案管理方式也在不断更新和变化。
传统的档案管理模式是“单套制”管理，即一份档案同时用于内部管理和外部使用，存在着信息安全和保密性的问题。
而“双套制”管理模式则是指将档案分为内部管理档案和公开使用档案，采取不同的管理、存储和使用方式，以保证档案信息的安全性和公开性。
首先，提高了档案管理的精细化和科学化水平。
将档案分为内部管理档案和公开使用档案，根据档案性质、用途、需要进行分类、归档、备份、恢复、销毁等工作，可以更好地维护档案的完整性、真实性和时效性，有效避免档案的混淆、丢失和损坏，让管理更加科学规范。
其次，增强了档案信息的安全性和保密性。
内部管理档案只针对内部管理使用，采用密封、加密等措施，保护档案的秘密性，防止档案信息泄露。
公开使用档案则根据需要公开，采取依法公开、定期公开等方式进行，对外提供必要的信息服务。
最后，提高了档案使用效率和服务质量。
内部管理档案的维护和查询服务只面向内部使用者，能够更快捷高效地将需要的信息提供给内部人员。
公开使用档案的信息公开和服务则面向社会大众，构建了更加便捷的档案服务平台，提高了档案的使用效率和服务质量。
当然，档案“双套制”管理模式也存在一些问题和挑战。
例如，内部管理档案和公开使用档案的划分标准不确定，可能导致档案分类不精确、混淆、交叉等问题；内部管理档案和公开使用档案的管理和存储存在互动关系，需要协调一致；公开使用档案的信息公开和服务需要制度标准的支持，减少滥用、泄露等风险。
在未来的档案管理中，应当加强对“双套制”管理模式的研究和应用，逐步完善其制度和规范，提高其实施的有效性和规范性。
同时，注重数字化和网络化技术的应用，构建更加安全、高效、便捷的档案服务体系，为政府和社会提供更加全面、精准的档案服务。
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析随着数字化时代的到来，纸质档案与电子档案已经成为了企事业单位档案管理的重要形式。
在档案管理中，纸质档案与电子档案各具特点，正如古语所云，“工欲善其事，必先利其器”，选择合适的工具或方式对档案的分类、存储、检索等方面的管理具有重要意义。
因此，在档案管理中，实行“双套制”管理方式，针对纸质档案和电子档案分别采取不同的管理措施，是相当必要的。
1. 纸质档案存储与管理纸质档案是指以纸质文件作为载体、经处理加工并形成的档案。
它具有保存期长、保存安全性高、容易保存、不易受到网络攻击等特点。
在企事业单位中，纸质档案的存储与管理占据着相当重要的地位。
针对纸质档案，我们应该做好以下工作：（1）档案的分类。
将档案文件按照内容、性质、用途等因素进行分类，减少档案存储面积，提高档案工作效率。
（2）档案存储设备的选择。
纸质档案保存需要有专门的文件柜、储存架等设备，应尽可能选用密闭性好、耐磨、无毒害的档案设备。
（3）档案存储环境的控制。
档案保存环境的温度、湿度、光照等因素均需控制，以保证档案的保存安全性和持久性。
（4）档案的维护。
对于已经归档的文件，应及时进行整理、清理、维护等工作，以确保文件的完整性、不损坏或丢失。
2. 纸质档案的检索与利用在纸质档案的检索与利用中，对于档案的检索工作，我们应该建立起完善的档案检索系统，以便取得所需的资料。
（1）建立档案检索系统。
建立起严密的档案分类规范和档案资料标准，以便为档案检索及利用提供清晰的指引。
（2）档案检索工具的选择。
在检索工具的选择上下功夫，利用条码扫描设备、数字化标签等工具保证工作效率。
（3）档案的借阅。
在纸质档案的利用中，会出现很多次借阅的情况，因此档案借阅的过程与借阅流程的规范化是十分重要的。
（4）档案防火、防盗措施的采取。
对于纸质档案，需要采取防火、防盗措施，避免因为突发火灾或盗窃等原因导致档案遭受损失。
随着科技的进步，电子档案已经成为企事业单位档案管理的重要内容。
“双套制”与“双轨制”对电子文件管理的影响
“双套制”与“双轨制”对电子文件管理的影响作者：刘宏伟来源：《档案管理》2011年第05期摘要：随着信息技术的不断发展，电子文件档案以其信息传输的优越性，对传统的纸质档案的运用造成了很大的冲击。
目前的电子文件无论从法律保障还是从安全性角度而言，还不能完全取代纸质文件，纸质文件和电子文件不可避免地在一段时间内相依共存。
因此，探讨在实际工作中，如何制定“双套制”与“双轨制”管理的规则标准，拓展传统纸质文件与电子文件“双套制”管理的理论与方法，实现纸质文件与电子文件两套归档方法的融合发展，是本文重点需要解决的现实问题。
关键词：电子文件；“双套制”；“双轨制”；管理1“双套制”与“双轨制”实行的背景及含义档案“双套制”问题的提出，最早是在20世纪80年代末期。
随着办公自动化的兴起和数字档案馆的建设，产生了大量电子档案，从而出现了“同一内容而两种不同载体的档案文件是否都要同时保存”的问题，这就是档案“双套制”管理问题。
目前，档案学界对档案“双套制”问题的研究不够活跃，笔者检索了CNKI全文期刊数据库，从1980年至今的有关档案“双套制”问题方面的文章仅有45篇，这主要反映人们对电子文件这一新生事物的不解与无助。
在国外，尤其是西方发达国家对电子文件的管理工作非常重视。
20世纪60年代开始，美国国家档案馆开始收集电子文件，从1969年到1988年之间，NARA共收集到6000TB的电子文件，它们主要是简单的数据库和ASCII格式的电子文件；自1960年起，瑞典政府机关开始产生电子文件，1970年前后，瑞典国家档案馆开始接收电子文件。
由此，可见欧美国家对电子文件管理的重视程度。
档案的“双套制”与“双轨制”有着其特定的含义。
档案的“双套制”是指同一份文件，采取电子和纸质两种形式鉴定、整理、保存、归档；“双轨制”，是指纸质文件和电子文件同步随业务流程运转。
即在文件(包括收文、发文和内部文件)进入运转程序时，就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。
浅谈新时期档案“双套制”管理
电子文件在信息传输方面具有先天的优越性，对传统的纸质文件 形成了巨大冲击 。当前 ，电子档案作为与纸质档案并存的原生信息记 录体 ，已广泛形成并应 用于社会实践 中。然而 ，由于现阶段人们还普 遍怀疑电子文件 的安全性 ，使得 电子档案与纸质档案必将长期共存发
在档案 “ 双套制”管理过程 中，为 了确保资料信息的安全性，要 根据 实际情况选择有针对性的具体管理模式 。其 中，要严格管理档案 管理室的出入情况管理 ，可 以引入证件识别或 自动识别系统 。也可 以 制定相应 的操作程序和档案系统管理制度 。在修 改档案数据时 ，需经 主管人员认可，同时还要有相应 的安全管理人员在场 。 ４ 加强电子文件管理 的制 度和标 准建设 尽管 《 电子文件归档与电子档 案管理规 范》以及Ｕ Ｃ Ａ Ｄ《 电子文件 光盘存储 、归档与档案管理要求》等行业标 准、规 范已经相继 出台， 但这对 于我 国电子文件管理方法探索道路而 言只是一个开端 。现阶段 的管理方法 仍过于宏观宽泛 尚欠具体，迫切需要强化 电子文档方面的 立法与更细化 的标准 出台，使之与相关法律构成 更具完整性的体系 ， 逐步实现档案 “ 双套制”管理的标准化与制度化。 ５提 高档案工作者素质 相较于传统的纸质档案而言，电子档案 管理 的工作更有难度行 ， 对从业人员的要求更 高。当前，我 国很多电子文件形成 的执行者在归 档上的意识还 处于较为淡漠 的状态 ，而对 于 “ 双套制 ”管理 中的电子 档案管理经验 也尤显不足 ，加之 电子文件 常会给档案管理带来很多新 的问题 ，等等。这些都需要档案管理工作者具备更高的素质。 在提高档案工作者素质方面，主要可以采取 以下措施 ：一是要加 快转变管理理念 ，适应新形势、勇于探索，适应 电子文件这一新兴事
档 案研 究
浅谈新时期档案“双套制”管理
浅谈新时期档案“双套制”管理作者：苗红梅来源：《卷宗》2015年第11期摘要：档案“双套制”即同一份文件通过电子和纸质形式加以鉴定、整理、保存和归档，并使两种版本同处存储与可利用状态。
在新时期，档案“双套制”管理的模式必将长期存在，而这也是完善我国档案管理的必然要求。
在新时期，必须要明确归档范围、做好载体间转换、构建完善的网络基础环境、加强制度和标准建设以及提高从业人员素质，全力推进新时期档案“双套制”管理工作的开展。
关键词：档案管理；双套制；电子档案电子文件在信息传输方面具有先天的优越性，对传统的纸质文件形成了巨大冲击。
当前，电子档案作为与纸质档案并存的原生信息记录体，已广泛形成并应用于社会实践中。
然而，由于现阶段人们还普遍怀疑电子文件的安全性，使得电子档案与纸质档案必将长期共存发展。
在新时期，必须深化对这一“双套制”的档案管理模式的认识，通过有效策略更好的实施，必然将有助于档案管理崭新时代的到来。
1 明确“双套制”归档的范围在实行档案“双套制”管理过程中，由于档案保管部门经常会出现对档案界限不清的问题，导致档案划分科学性不足，当出现档案的范围划分相对较大情况时，难免会造成档案管理的人力物力浪费；而当出现档案的范围划分相对较小的情况时得，则极易导致重要档案的遗失或销毁。
这主要是由于在档案管理中单纯强调“双套制”，并没有明确区分需备份和不需备份的文档。
因此，应当对“双套”归档的范围加以明确。
在档案“双套制”管理的实际工作中，对于具体工作流程应当细致、不急躁，应该以科学合理的顺序稳步将之向前推进。
例如，对于政府内部文件、关乎民生文件、重大政策性文件、上级批示文件等，对其归档工作均需依照“双套制”管理模式进行；而对于机关中的一些日常性文件，要视其具体的实际情况决定是否需要采用“双套制”管理；对于外部文件，其管理相对而言并不复杂，要视其隶属机构及隶属关系情况先行双套保存，对于无隶属关系的文件在具体管理中要根据实际情况决定。
关于档案“双套制”管理问题研究
关于档案“双套制”管理问题研究作者：刘英乔来源：《档案天地》2017年第02期由于我国档案“双套制”管理起步晚、发展快，在实际运行中不可避免地存在在许多问题。
在档案事业迅速发展以及互联网普及的今天，加强档案“双套制”管理研究，具有重要指导意义。
一、档案“双套制”概念目前来说，学术界尚未对档案“双套制”的概念给出统一定论。
1998年，冯惠玲教授将档案“双套制”划分成两个层次：电子文件转成纸质文件的双套制以及纸质文件到电子文件的双套制。
在本文研究中，档案“双套制”概念指的是：同一分文件的纸质版本与电子版本共同存储、共同利用的状态。
二、档案“双套制”管理中的问题1.对“双套制”管理认识不足人们对事物的认知直接影响事物的发展方向，正确的认知必然会促进事物的发展壮大，而错误的认识势必会成为事物发展的重大阻力。
目前来说，我国企事业单位对“双套制”管理认识不足，特别是在纸质档案转化成电子档案的过程中，不少人存在多种认识误区。
例如，有人认为档案电子化发展是劳民伤财、盲目追新的项目，有人认为数字化开发只是技术人员的任务，还有人误将馆藏数字化直接等同于档案数字化等等。
上述误区的存在，成为“双套制”发展的绊脚石。
之所以会出现上述误区，一是由于档案管理人员尚未全面认识到自己在馆藏数字化过程中的具体工作，尚未意识到这一工程的复杂性、系统性，单纯地为数字而数字化；二是由于档案管理人员对“双套制”管理的重要性认识不到位，缺乏主动管理意识，加之缺乏具体管理经验，从而出现多种管理行为问题。
2.归档范围不清更好地利用档案、保证重要档案的可靠性与安全性，是档案“双套制”管理的主要目的。
如果不对档案进行区分，将日常档案与重要档案置于等同位置，对所有档案进行双套备份，过犹不及。
具体工作中，档案管理人员应该视综合档案的重要程度以及档案来源决定是否进行双套管理。
档案“双套制”管理主要是针对具有保存价值、经常使用的文件，只有划分清楚档案“双套制”管理的工作范围，使重要档案处于双套安全管理范围中，才能充分发挥档案“双套制”管理的重要作用。
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析随着信息技术、数字化技术、网络技术和自动化技术的飞速发展，电子档案越来越广泛地应用于企事业单位的管理工作中，但是纸质档案仍然是一些领域不可或缺的重要记录形式。
为了深入探讨纸质档案与电子档案“双套制”管理的问题，本文将从管理的角度出发，从以下三个方面进行分析。
一、档案分类与归档纸质档案和电子档案在分类与归档上存在较大差异。
对于纸质档案来说，由于纸张材质比较单一，且防护措施较难保证，所以其分类和归档需要更加细致和谨慎。
在进行分类和归档时，要对档案内容进行逐一鉴定，对档案分类要严格按照档案类别、年代、单位等因素进行，同时还需要对档案密级做出精确的判断。
在进行多套措施时，纸质档案应采取防潮、防虫、防火、防盗、防损等措施，以保证其安全性。
对于电子档案来说，由于其不存在纸张材质、易损失的问题，可以通过数字化技术实现快捷、准确、可靠地分类和归档。
分类方面，可以根据不同的类别和文件格式来进行区分，例如文本、图像、音频、视频等。
归档方面，可以通过编制详尽的目录和索引等方式，使其便于管理和使用。
同时，由于电子档案具有便于传输、高效率、节约空间等方便性，可以更加便捷地进行备份和恢复，确保数据安全。
二、档案查阅与管理纸质档案与电子档案在查阅和管理方面的不同主要体现在操作方法和技术手段上。
用于纸质档案的查阅与管理主要是人工化的管理方法，涉及到的主要是档案管理员的管理能力和专业技能。
如何保证档案的完整性、准确性、可靠性，如何防止档案遗失、损毁和泄露，如何保证档案的保密性、安全性等，都需要档案管理员根据实际情况，进行综合评估和管理。
对于电子档案来说，其管理技术主要包括信息技术、网络技术和自动化技术等方面。
电子档案管理员需要具备一定的技术和操作技能，能够熟练掌握各种管理工具，例如数据库管理系统、网络管理系统、安全管理系统等。
同时，还需要注重电子档案的数据质量、数据安全、数据防窃以及数据备份和恢复等方面，以确保电子档案管理的高效率和良好性能。
新形势下档案“双套制”管理模式研究
新形势下档案“双套制”管理模式研究随着科技的发展和社会的进步，档案管理也在不断地迭代更新。
近年来，以“双套制”管理模式为代表的档案管理理念备受关注和推崇。
这种管理模式在新形势下的档案管理中展现出了独特的优势和价值。
本文将对新形势下档案“双套制”管理模式进行深入研究，旨在全面解析其特点、优势以及存在的问题，并提出相应的应对措施。
一、“双套制”管理模式的概念和特点“双套制”管理模式，即电子档案与实体档案相结合，形成完整、有效的档案管理体系。
具体来说，电子档案是指利用现代信息技术手段，对各类档案进行数字化处理和存储管理，实现档案的数字化、网络化、电子化；实体档案是指传统的纸质档案，是基于纸张的传统档案管理形式。
二者相结合，相辅相成，构成了“双套制”的档案管理模式。
“双套制”管理模式的核心特点主要包括以下几个方面：一是档案管理手段的多样性。
电子档案和实体档案形式上有所不同，管理方式和技术手段也有所区别，这样就可以根据实际情况选择合适的管理方式，以便更好地满足档案管理的需要。
二是档案管理的便捷性。
电子档案的保存和检索方式更加方便快捷，可以随时随地进行操作，而实体档案则需要在档案馆或者档案库进行查找和管理。
三是数据安全性和长期保存性。
电子档案可以进行多重备份和加密处理，可以更好地保障档案的数据安全，同时也可以更加方便地进行长期保存和检索。
二、“双套制”管理模式的优势“双套制”管理模式相较于传统的单一管理模式，在新形势下有着显著的优势。
它可以更好地满足档案管理的需要。
在信息化时代，各类档案信息庞大，传统的实体档案管理方式已经无法满足快速、高效、准确地检索和利用的需求，而电子档案则可以更好地满足这一需求。
它可以更好地保障档案的安全性和完整性。
电子档案可以进行多重备份和加密处理，可以更好地防范档案丢失、损坏等问题。
它可以提高档案管理的效率和便捷性。
电子档案的管理和检索更加方便快捷，可以大大提高档案管理的效率和便捷性。
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析
纸质档案与电子档案“双套制”管理探析纸质档案与电子档案是现代组织和企业中常见的两种档案形式，纸质档案是指以纸质文件形式存储的档案，而电子档案则是以电子文件的形式存储的档案。
纸质档案与电子档案各有其特点和优势，但也存在一些缺点和不足。
为了更好地管理和利用这两种档案，一种常见的做法是采用“双套制”管理，即将纸质档案与电子档案相结合进行管理。
本文将对纸质档案与电子档案“双套制”管理进行探析。
“双套制”管理是指将纸质档案与电子档案同时存在和使用的一种管理模式。
在这种模式下，同一份档案既有纸质存档，也有电子存档。
纸质存档主要通过文件柜、档案室等实物形式进行保存，而电子存档则通过电子设备和系统进行保存。
这样一来，在工作中可以根据需要选择采用纸质档案或电子档案进行查阅、处理和传递，以达到最佳的管理效果。
“双套制”管理的好处之一是提高了档案的安全性和可靠性。
纸质档案可以避免电子档案因为病毒攻击、系统故障、数据丢失等问题而丢失或损坏的风险，而电子档案则可以避免纸质档案因为火灾、水灾等不可预测事件而丢失或损坏的风险。
纸质档案和电子档案可以相互备份和恢复，保证了档案信息的可靠和稳定。
“双套制”管理还能提高档案的可访问性和利用效率。
纸质档案提供了直观的可视化信息，有助于用户快速查阅和理解档案内容。
电子档案则提供了全文检索、关键字搜索等功能，方便用户进行信息筛选和整理。
通过纸质档案和电子档案的结合，用户可以根据具体的需求选择适合的档案形式进行使用，提高了信息的查找和利用效率。
值得注意的是，在纸质档案与电子档案“双套制”管理过程中，还需要统一档案编号和标识，确保纸质档案与电子档案之间的对应关系。
还需要制定档案管理规范和操作流程，明确档案的建立、维护、借阅、归还等具体操作步骤，确保档案管理的纪律性和规范性。
纸质档案与电子档案“双套制”管理是一种灵活高效的档案管理模式，具有安全性高、可靠性好、可访问性强、利用效率高等优点。
在实践中，组织和企业可以根据自身的需求和特点，灵活运用纸质档案和电子档案，采取适当的管理措施，提高档案的管理质量和效能。
浅谈档案的"双套制"管理模式
浅谈档案的"双套制"管理模式摘要：浅谈档案的"双套制"管理模式关键词：浅谈档案的"双套制"管理模式早在20世纪80年代末，档案学界就开始对"双套制"管理模式进行了讨论，进入90年代，随着现代化办公模式（OA系统）的发展普及、缩微技术的应用以及当前在对传统纸质档案逐渐数字化的过程中产生了大量电子档案、胶质缩微品档案，针对同一内容存在两种不同载体的档案文件是否都要同时保存的问题即档案双套制管理问题就愈发引起热议。
社会的不断进步与发展，使得电子文件的大量产生成为必然的结果，电子文件作为档案保存也是势在必行。
由于电子文件自身的缺陷，使其不能成为单一的档案存储形式，因此，双套制就成为了档案保存模式的必然选择。
电子文件固有的、"天生"的缺陷，限制了它目前成为唯一归档文件形式的可行性。
以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽然具有体积孝信息量大、检索迅捷等优势，但其缺陷也很明显。
它不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，将无法识别。
非人工识读性使得人们难以把握和有效地管理电子文件，电子文件对计算机软硬件设备的依赖性也使人们在管理电子文件时不得不依赖于计算机软硬件设备的可靠性，从而降低了以往人们对文件真实性和完整性的控制程度。
信息的易更改性及可转载性会引发电子文件变异失真乃至全部损毁的风险，削弱了电子档案的原始性和证据价值，严重影响了档案的凭证作用，这也是电子档案无法拥有其法律效力的主要原因。
存储载体的不稳定性和更新换代导致的难以读取等问题，使电子文件的长期可读取和有效利用受到了影响。
在信息技术不断发展中，计算机病毒的出现，使得电子文件受到很大的威胁，病毒潜伏在计算机和电子文件载体上，不仅能使电子文件信息丢失,还可能损坏电脑硬件。
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即对 文 件双 套制 管理 做 ‘ 行性 ” 可 的鉴 定 ：而 第 二 种 模 式 的界 定 要
内 电 子 文 件 不 可 能 完 全 取 代 纸 质 定 —— 鉴定 文 件 。 在 这 样 的 背 景 下 ，既 要 发
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着 明 显 的 差 异 性 与 互 补 性 ，短 期 二 、 双 套 制 管 理 的 范 围 划 从 效益 与节 约 的角 度来 看 ，
但 由 于 电 子 文 件 与 纸 质 文 件 在 载 行 网 上 办 公 ，最 终 将 电 子 文 件 进 应 归 档 的 永 久 与 长 期 保 存 的 文 件
的 双 套 制 也 正 是 当 前 我 国 文 件 双 第 ５条 规 定 ： ‘ 有 永 久 保 存 价 具 套 制管理 的 主流 。 二 是 电 子 文 件 纸 质 化 。 即在 值 的文本 或 图形 形式 的电子 文 件 ， 如没 有 纸质 等拷 贝 件 ，必 须 制 成
‘ 要 文 件 ” 的 概 念 ，世 界 必
因 此 ， 以 双 套 制 形 式 保 存 的 文 件 银 行 集 团 档 案 馆 《 案 手 册 》 指 档
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换 为 纸 质 文 件 才 正 式 开 始 文 件 的 子 公 文 的 存 储 载 体 一 同 归 档 ， 并 护 和 保 持 该 机 构 、该 机 构 工 作 人
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维普资讯
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《电 子 文 件 归 档 与 管 理 规 范 》 习 惯 上 称 为 重 要 档 案 、 珍 贵 档 案
重 要 档 案 、珍 贵 档 案 的 ， 一 般 都
值 后 转 化 为 电 子 形 式 ， 这 种 模 式 （ ／ ８ ９ － ２ ０ ） ， 总 则 部 分 的 含 义 不 完 全 一 致 。 我 们 称 之 为 ＧＢ Ｔ １ ８ ４ ０ ２中
的 长 处 ， 又 要 保 障 文 件 的 凭 证 效
用 。
一
挥 高 效 检 索 功 能 与 信 息 资 源 共 享 将 所 有 文 件 都 实 行 双 套 制 管 理 ，
显然会 造成 不必 要 的资源 浪费 。 引入
必 须 限 制 在 一 定 范 围 内 ，而鉴 定 则是 确定此 一 范 围的有效 办法 。 ２０ ０ ３年 ９月 １ 日起 实 施 的
模式
按 双 套 制 管 理 的ｘ 象 的形 成 ｌ ， 方式来 划分 ，主要有 两种 ：
一
《 子 公 文 归 档 管 理 暂 行 办 法 》第 什 么 载 体 ： 继 续 或 重 建 整 个 世 界 电
７条 规 定 ： ‘ 子 公 文 形 成 单 位 必 银 行 集 团 或 其 任 何 一 个 关 键 单 位 屯 的 业 务 活 动 ； 重 新 建 立 世 界 银 行 电 子 公 文 ， 制 成 纸 质 公 文 与 原 电