物业集团股份有限公司行政公文控制作业指导书(WORD6页)

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1．0 适用范围
适用于公司、分公司、管理处各类行政公文（不包含党、工、团公文管理）。

2．0种类
2．1决定：对重要事项或重大行动做出安排，有关单位或人员人事任免及奖惩。

2．2通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

2．3通知：发布行政规章；转发上级、同级和不相隶属单位的公文；要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项。

2．4通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

2．5报告：向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。

2．6请示：向上级单位请求指示、批准。

2．7批复：答复下级单位请示事项。

2．8函：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等。

2．9会议纪要：记载、传达会议等情况和议定事项。

3．0格式
3．1公司公文应当由发文单位、发文编号、标题、主送单位、正文、附件、附注、印章、成文时间、主题词、抄送单位、印发单位和时间等部分组成。

3．2发文单位：应当写全称或规范简称，联合行文、主办单位应并列在前。

3．3标题：应当准确扼要地概括公文的主要内容。

应当标明发文单位、公文种类，标题中除法律法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。

3．4主送单位：应当在正文之前标题左下方顶格书写主送单位的名称；请示的公文，应坚持主送一个单位的原则；不得越级请示；除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人；批复下级请示，只能主送原请示单位。

3．5正文：应当紧接主送单位之后，提行空两格书写，内容应符合国家法律、法规，符合党和国家的方针、政策及有关规定；需情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短；人名、地名、数字、引文准确；时间应写具体的
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年月日；在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除成文时间、部分结构层次序数和必须使用汉字外，一般都使用阿拉伯数字；应使用国家法定计量单位；使用简称时，一般应先用全称，并注明简称；请示应一文一事；报告中不得夹带请示事项。

3．6附件：应当附于正文之后，是根据正文需要附加的公文或材料，用以对正文作补充说明或提供参考资料。

3．7印章：应当盖于公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月。

印章要清楚、端正。

公文除会议纪要外，应当加盖单位印章。

3．8签发日期：应当标注于正文右下方。

以最后签发单位负责人的签发时间为准。

会议讨论通过的公文，应当以会议通过的日期为准。

3．9附注：用以说明在正文不便说明的各种事项。

如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容，标注于落款下另起一行空两格位置。

3．10公司公文主要文别格式为：“红头文件”、“日常文件”、“传真文件”三种格式。

详见〈支持性工具〉。

3．10．1“红头文件”仅适用于公司或己工商注册的分公司内部重要公文。

3．10．2“日常文件”“传真公文”适用于公司各级单位的各类公文。

4．0编号
所有行政公文应当按公司总经理办公室统一格式进行编号。

4．1以公司名义发文
4．1．1深长物董字[年号]年[流水号]号：用于公司董事会名义发文。

4．1．2深长物[文类号]字[年号]年[流水号]号：用于以公司行政名义发文。

文类号：“函”：函；“批复”：批；“请示”：申；“报告”：报；“会议纪要”：纪；“其他”：不用。

4．1．3深长物持股字[年号]年[流水号]号：用于公司持股会名义发文。

4．1．4深长物股字[年号]年[流水号]号：用于公司股东会名义发文。

4．1．5深长物产报字[年号]年[流水号]号：用于公司产权代表名义发文。

4．2以分公司、职能部门部门、管理处名义发文
4．2．1以分公司、职能部门、管理处名义发文的编号格式为：
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深长物[分部号][管理处号][文类号]字[年号]号[流水号]号
4．2．1．1分部号含：“深圳分公司”：深；“北京分公司”：京；“天津分公司”：津；“成都分公司”：都；“物业管理部”：管；“市场发展部”：市。

4．2．1．2管理处号：各分公司自行统一编号。

4．2．1．3文类号含：“函”：函；“批复”：批；“请示”：申；“报告”：报；“会议纪要”：纪；“其他”：不用。

4．2．1．4流水号：本单位本年度同类文种发文流水号。

5．0行文
5．1对外行文是指公司各级机构对公司以外的单位及个人发文的行为。

5．1．1己工商注册的公司分支机构（如分公司、管理处），允许以本单位名义对外发文；未进行工商注册的深圳分公司、职能部门，原则上以公司名义对外行文。

但充许本部门（深圳分公司除外）名义用信函文种对外交流。

5．1．2公司及分公司职能部门对外行文时，应当以公司或分公司（深圳分公司除外）名义行文；但可以本部门名义用信函文种对外交流。

5．2对内行文是指公司各级机构对公司内部单位及个人发文的行为。

5．2．1公司各级机构均可对内行文。

行文时，应当在正文后下右角，发文单位签发人必须手签名字，具有公章的单位还应加盖公章。

5．2．3公司内部行文，除重要请示、批复文种外，其它内部公文一律使用公司OA办公系统行文。

6．0发文处理
6．1发文时，文稿由相关职员起草，发文单位公文专职或兼职负责人进行文字校对，并应当办理公文发文审签手续（见支持工具《公文发文审签表》）。

6．2发文单位负责人应当对文稿严格把关，并在《公文发文审签表》签署意见；需其他职员会签的，会签人需出具意见；单位负责人及会签人意见要明确、具体。

6．3公文审签手续应当通过并经签发人签字同意后，公文方可印发。

发文时应当办理发文登记手续（见支持工具《公文发文登记簿》）。

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6．4签发人必须是发文单位相应组织的负责人。

公司行政公文签发人为公司总经理；公司持股会公文签发人为持股会主任；分公司行政公文签发人为分公司总经理；管理处公文签发人为管理处经理或主持工作的副经理；但公司董事会公文需经全体董事签字。

6．5发文单位发文时，专职或兼职公文负责人应当将《公文发文审签表》连同文件正本（含电子版）统一归档保管。

6．6需在公司内部OA系统发布公文，或以单位名义对外用E－MAIL形式发送公文的，必须经上述程序办理完毕，并由发文单位公文负责人发文。

6．7对外发文时，尽量要求收文单位在正文办理签收手续。

否则承办人应在正文注明发文时间、地点、收件人。

公文发出并办理完签收手续后，将有签收手续的正文替换原存档正文。

7．0收文处理
7．1任何公文收件人收到公文后，应当识别公文指定收文单位，并及时交给收文单位专职或兼职公文负责人，由公文负责人统一进行来文处理。

7．2收文单位公文负责人收到公文后，应当及时办理来文签收及收文登记手续（见支持工具《公文收文登记簿》）。

7．3签收时应当逐件清点，重要文件要逐页查点，如发现问题，要及时向发文单位查询并采取相应的处理措施。

7．4来文登记后，公文负责人应当将公文原件连同《公文收文处理表》送有关负责人阅知或者批示（见支持工具《公文收文处理表》）。

7．5需要办理的文件，在《公文收文登记簿》“处理结果”一栏上注明“待办”字样；不用办理的文件，要在“处理结果”一栏注明“不办”字样。

7．6公文负责人应当随时掌握公文的去向；凡“待办”的文件，公文负责人要及时催办，以免漏办、延误，办理完毕后，应当在《公文收文登记簿》“处理结果”一栏注明“己办”字样；不需办理公文及办理完毕的公文，应当及时分类存档。

8．0借阅、立卷、归档和销毁
8．1借阅公文，借阅人必须办理登记手续后方可借阅；涉及本单位重大事项的公文，还必须单位负责人批准后方能借阅。

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8．2公文借阅期限一般不得超过两个星期，到期必须归还，如需再借，应当办理续借手续；公文归还时，须当面点交清楚。

8．3借阅公文的人员须爱护公文，保证公文的安全与保密。

未经同意，不得擅自涂改、影印、转借或损毁。

8．4外单位借阅或摘抄公司公文，应当持单位介绍信，并经公司负责人批准后方能进行；对摘抄的材料要进行审查、签章。

8．5每年春节后的一个月内，公司各级办文单位应当将上年度本单位《公文发文审签表》连同文件正本（含电子版）整理，移交公司总经理办公室存档。

8．6公司总经理办公室负责公司各类公文及公司各级对外发文（含电子版）的整理、立卷、归档。

根据公文相互联系、特征和保存价值分类整理，并保证档案的齐全、完整。

8．7公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位的印章，并与正式文件一起妥善保管。

8．8公文己到存档期限，并且没有重新归档和存查价值的公文，经过鉴别和公司相关负责人批准，登记后可以销毁。

8．8公司总经理办公室每年应当对公文存档进行盘点，每季度应当对分公司、事业部门公文管理情况进行检查；分公司综合事务部每季度应当对各管理处公文管理情况进检查。

8．9公文负责人由于工作变动或离职的，应当及时报告上级公文管理部门。

同时，单位负责人应当及时另派专职或兼职人员接管，并办理公文交接手续。

9. 0文件使用
9. 1掌握职位：行政总监、分公司综合事务部经理、行政专员、行政秘书。

9. 2熟悉职位：中层管理职员、管理处经理助理。

9. 3了解职位：高层管理职员。

10．0支持性工具
10. 1《文件会审意见表》
10. 2《红头文件标准格式》
10. 3《日常文件标准格式》
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10. 4《传真文件标准格式》
10. 5《公文发文审签表》
10. 6《公文发文登记簿》
10. 7《公文收文登记簿》
10. 8《公文收文处理表》
编制：总经理办公室审核：吕雨华批准：梁志军发布日期：2006/09/30。