运用ABBYY FlexiCapture对应付账单进行数据采集

运用ABBYY FlexiCapture对应付账单进行数据采集（摘要:上一篇文章已经介绍了应付帐单的数据采集流程，接下来将具体讲述如何运用ABBYYFlexiCapture 对应付账单进行数据采集。）

案例分析(印度尼西亚)

(ABBYY供稿)在大量产品和服务的高产需求和不同税收管理并存的大环境中,以及人们对电子文档意识的欠缺，使得应付账单的数据采集需要更灵活的设计，才能按要求实现处理过程。ABBYY FlexiCapture的设计能够满足复杂的客户个性化要求，因此成为处理账单文件的优秀解决方案。

ABBYY FlexiCapture 8.0.的应用

2008年，ABBYY开始在印度尼西亚进行发票的数据采集项目。印度尼西亚的一家国际物流公司首次联系ABBYY，希望ABBYY对客户发票（主要数据——产品名、数量、价格、金额）进行数据采集，并发送到印度尼西亚海关和基于EDI(电子数据交换)原理的入境软件。数据采集的目的在于提高数据输入的速度，提供更高水平的服务，从而吸引更多的客户。那一次ABBYY把数据输入（100张发票，超过4000个款项）的时间从2天缩减到30分钟，其中包括验证过程。但是，由于当时的技术容量有限，这家物流公司只将该过程应用在15个客户文件上（占所有订单的30%）。但是，这个项目的成功坚定了ABBYY对发票数据采集的信心。

ABBYY FlexiCapture 9.0.的应用

2009年至2011年，ABBYY接触了许多印度尼西亚的公司，其中大多是跨国企业。因为全球危机，这些公司要将账单信息发送到菲律宾或其他国家的全球财务处，在此之前需要做一个电子文件的处理。设计一个应付账单的处理过程，应同时符合印度尼西亚的税收管理和企业的全球流程，这是当时这些项目面临的挑战。那时采用的是ABBYY FlexiCapture 9.0.，它更适合税单文件的数据采集，而不是发票。

矿业公司应付帐单的数据处理过程

2012年，ABBYY接到一家矿业公司的项目，要求与公司的ERP系统整合，然后对所有账单文件进行数据采集。这个项目的目的是确保供应商提交的应付账单与业务流程保持一致，建

立自动化处理过程以及创建电子存档。这个项目包括200种文件模板，其中涵盖150家供应商和5种文件类型。

公司规定不能删除账单文件内的副本（账单的复件、物流的复件，报税的复件），这是项目面临的一大挑战。

矿业公司运用数据采集技术来处理应付账单是可行的。原因有以下几点:

1.在印度尼西亚，矿业公司的供应商具备矿产资源部门的资格认证。

2.几乎没有供应商参与处理过程。

3.订单通常以合同为基础，一个订单对应一张发票或多张发票，但从来不会一张发票

或多张发票对应多个订单。

4.一张发票对应一张税单（VAT形式）。

在矿业公司的项目中，三名操作员运用ABBYY FlexiCapture 10的标准工作流（扫描-识别-验证-导出）和其独特的验证过程，共处理了3000页应付账单文件。为了处理文件中的副本，ABBYY启用事件脚本，来评估文件的页面，以及检查页面信息是否已出现在收集的文件中。

以下是ABBYY FlexiCapture 10 给公司带来的好处：

1.准确处理所有应付账单的文件，使之能按时支付给供应商。

2.处理的用时从1个星期减少至2天。

3.税单信息能够自动输入系统。

4.创建电子存档，便于文件搜索。

ABBYY用了3个月时间进行系统开发，接着用了6个月执行操作，最终圆满地完成任务。

制造公司应付账单的数据处理过程

经过两年对数据采集技术的评估和比较，印度尼西亚的某制造公司最后选择ABBYY FlexiCapture10来处理账单文件，将其与ERP系统、微软Sharepoint 2013 进行整合，进而建立了属于自己的内容管理系统。

处理过程的主要要求有：

1．应付账单文件的三向匹配（订单、发票、发货单和税单）。

2．运用ERP系统将不同文件的信息进行比对，实现自动化识别。

3．经过三次确认（应付账单部门的员工，经理和领导）。

4．限期发票、限期税单的计算和应对不同情况的处理方法。

以上的处理要求，大多数的采集技术都可以达到，但是在不同的文件处理环境下，完成的质量也不同。

处理应付账单的环境：

∙一张发票可以对应多张发货单和多张订单，一张订单可以具有多张发票，因此订单、发货单和发票之间的关系非常复杂。供应商不想因为税单无效而有所损失（根据印

度尼西亚的税收管理规定，只有三个月内的发货单才能扣除增值税）。

∙发货单和前期账单会随合同的条约发生变化。

∙混杂的税率。由于针对不同产品和服务，税收管理也不同。

多种货币的文件和税收的计算都以政府每日发布的税收货币率为依据。

ABBYY FlexiCapture 10的特点是自定义事件、设计工作流、制定脚本信息、导出脚本以及自定义文件汇编。灵活的性能帮助ABBYY满足客户的个性化要求，完美地应对不同的处理环境。

然而，这个项目的成功不仅仅因为ABBYY FlexiCapture，还因为公司愿意改变一些主要程序；一步步地接受新技术；员工愿意努力学习操作软件。除此之外，应付账单部门、财务部、系统信息部门在项目期间深入交流，做出了他们最大的贡献。

这个项目利用了20多方资源，花费了几乎一年的时间。参与的部门和人员有：IT部门、软件工程师、ERP系统工程师、应付账单部门的经理、财务经理、采购经理、项目高层管理者。处理过程共涉及3000家供应商，20000页应付账单文件，使用了12个识别平台和3个扫描设备。

总结

借助于所有成员对处理过程和环境的理解，以及达到规定水平的技术，我们才能顺利完成应付账单的数据采集。

复杂的处理过程和环境、客户的个性化要求，决定了对数据采集技术的高灵活性要求。ABBYY FlexiCapture10具有客户订制的潜能，能够帮助公司高效精准地处理复杂的账单文件。

（后记：以上是ABBYY推出的系列文章的最后一篇，如果你想了解前三篇文章，敬请关注：ABBYY官方新浪博客）

更多详情请咨询ABBYY中文官网。