项目文档管理规范

项目文档管理规范
项目文档管理规范
目录
1.编写目的
2.适用范围
3.文档规范
3.1 基本情况
3.2 文档命名规则
3.3 文档封面要求
3.4 修订记录要求
3.5 页眉/页脚的要求
编写目的
本文档的编写目的是为了规范项目文档的管理，确保文档的规范性、可读性和可维护性，提高项目文档的质量和效率。

适用范围
本文档适用于所有项目文档的编写、管理、存储和使用。

文档规范
基本情况
项目文档应当符合以下要求：
规范性：文档应当符合公司的规范和标准。

完整性：文档应当包含所有必要的信息。

精确性：文档应当准确地反映项目的情况。

可读性：文档应当易于阅读和理解。

可维护性：文档应当易于修改和更新。

文档命名规则
为了方便管理和查找，文档应当按照以下规则进行命名：
名称应当简洁明了，能够准确地反映文档的内容。

名称应当包含文档的类型、版本号和日期等信息。

名称应当使用英文或数字，避免使用中文或特殊字符。

文档封面要求
文档封面应当包含以下信息：
项目名称、文档名称和版本号。

作者、审核人和批准人的姓名和职务。

文档的编写日期和最近一次修订日期。

文档的摘要和关键词。

修订记录要求
为了方便追踪和管理文档的修订历史，每个文档应当包含修订记录表格，记录以下信息：
修订日期、版本号和修订内容。

修订人、审核人和批准人的姓名和职务。

页眉/页脚的要求
为了方便管理和防止文档的篡改，每个文档应当包含页眉和页脚，包含以下信息：
项目名称、文档名称和版本号。

页码和总页数。

日期和时间。

以上是项目文档管理规范的基本要求，希望大家能够认真遵守，确保项目文档的质量和效率。

本部分规定项目文档的基本情况，包括文档格式、命名规范、编写语言等方面的要求。

3.1.1 文档格式
项目文档应采用Microsoft Office Word格式，禁止使用PDF、图片等格式提交文档。

3.1.2 命名规范
项目文档命名应简明、具体、规范，命名中应包含文档名称、版本号、编写人、编写时间等信息。

3.1.3 编写语言
项目文档应使用标准的中文，避免使用网络用语、方言等非标准语言。

3.2 新建文档要求
3.2.1 新建文档应在规定的文档目录下进行，文档目录结构详见第4部分。

3.2.2 新建文档应使用规定的文档模板，文档模板详见第6部分。

3.3 文档变更要求
3.3.1 文档变更应在原文档基础上进行，不得删除原文档
内容。

3.3.2 文档变更应注明变更内容、变更时间、变更人等信息。

3.3.3 文档变更后应及时更新文档版本号，版本号的变化
应符合规定的版本控制要求。

4.文档目录结构
项目文档应按照一定的目录结构进行组织，以方便文档的查找和管理。

4.1 项目总目录
项目总目录包括项目的所有文档，按照文档类型进行分类，如需细分可再进行子目录分类。

4.2 文件夹命名规范
文件夹命名应简明、具体、规范，命名中应包含文档类型、文档名称等信息。

5.文档管理
5.1 文档存储
项目文档应存储于规定的文档目录下，禁止存储于个人电脑或其他非规定存储设备中。

5.2 文档备份
项目文档应定期进行备份，备份周期应符合项目要求。

5.3 文档归档
项目文档应按照规定的归档周期进行归档，归档后的文档应存储于规定的文档存储设备中。

6.文档模板
项目文档应使用规定的文档模板进行编写，文档模板应符合项目要求，且应定期进行更新和维护。

本文将详细介绍文档规范的几个方面，包括文档命名原则、封面要求、修订记录要求、页眉/页脚要求、正文格式要求、
需求类文档格式和模板等方面，并举例说明。

3.2 文档命名规则
文档命名应采用XXXX_ZZZV99_YYYYYY.FFF格式，
其中XXXX为文档类型，建议直接填写中文，如产品需求、
培训文档、会议纪要等。

ZZZ为项目+版本号，建议使用小数
点形式，如妈妈100V4.0、商家中心V3.2等。

XXX为主题，
可以是中英文，长度自行控制，尽量保持短小精简。

FFF为文
件扩展名，按Windows标准命名。

例如，产品需求文档的命
名应为：产品需求_妈妈100V3.2_免费试用.doc。

3.3 文档封面要求
文档封面应包括文档名称、编写日期和适配的系统等信息，其具体格式可参考模板。

3.4 修订记录要求
修订记录应包括修订人、修订时间、变更内容说明和修订版本等基本要素，以便进行文档编写过程的追溯。

建议使用红色加下划线字体标注后续变更。

具体格式可参考模板。

3.5 页眉/页脚的要求
一般文档的页眉应包括“妈妈100”图标（左上方）、文档
名称（中间）和“内部资料”（右上角）。

对于较长的文件名称，建议只写文件类别名称，如“软件需求说明书”。

3.6 正文格式要求
正文标题应采用四号宋体加粗格式，可采用多级标题，正文内容应采用小四宋体，1.5倍行距。

具体格式可参考模板。

3.7 新建文档要求
新建文档应按照以上规范进行命名、封面设计、修订记录和正文格式等方面的设置。

同时，建议使用模板进行规范化操作。

3.8 文档变更要求
3.8.1 在变更文档时，必须更新文档修订记录的内容。

3.8.2 对于正文的修改部分，必须使用下划线标识，并将字体改为红色。

3.8.3 在修改文档时，请使用“修订”功能，以便更好地了解修改的内容，并查阅最终版本。

3.8.4 在文档变更后，必须通过必要的途径通知项目相关人员，例如通过邮件通知或公告通知的方式，以避免新的文档产生后还有大量的使用者使用旧的文档。

3.8.5 必须保留所有原有版本备查。

3.9 其他要求
3.9.1 文档目录应采用自动生成方式，一般不超过三级。

3.9.2 对于正文中引用的文件或表单，需要单独编制，并在附件中列出。

3.9.3 对于模板中用于说明的文字，必须用蓝色标识，并在使用时删除。

3.9.4 对于英文缩写及专用名词，必须以全“大写”字母表示，例如XXX。

3.9.5 粘贴图片应采用“.JPG”、“.GIF”等经过压缩的图片格式，不能使用“.BMP”等未经压缩的图片格式。

3.9.6 必须注意控制文档的页数和大小，原则上不超过100页和不大于10M。

如果文档的页数和大小超过限制，应采用附件形式对文档分拆成册。

4.文档目录结构
为了能够在纷繁复杂的文档中找到需要的文档，需要在进行文档管理时建立项目文档管理规范内部资料一套完整的文档
目录体系，对各类文档进行分类管理。

项目文档的目录结构建议如下：
子目录暂不做细分，如果一个目录内文档比较多，可新建目录来存放。

以产品需求为例，如果“免费试用”模块有多个需求文档，可以新建“免费试用”目录，把相关文档都存放在此目录内，便于查找，也避免因存放路径过多，遗漏了个别文档。

5.文档管理
5.1 专门的项目文档管理人员必须按照本规范要求进行监督和管理全部项目文档。

5.2 文档管理人员必须定期对项目文档和目录进行备份。

5.3 个人文档供项目成员进行文档交流所用，由个人自行备份，也可上传到项目或者团队的分享目录中。

6.文档模板
无明显错误和需要改写的段落）
在处理各种文档时，我们常常会遇到各种各样的格式问题，这些问题不仅会影响文档的美观性，还会影响文档的可读性。

因此，在进行文档管理时，我们需要建立一套文档模板。

在建立文档模板时，我们需要对一些基本的格式要素进行规范，例如文档的页眉页脚、文档变更历史、文档的目录方式以及文档的字体等。

建议项目团队各自建立常用的文档模板，以规范日后文档的编写。