采购控制程序

采购控制程序
1.目的
为保证本公司产品质量安全，必须对采购及委托服务等活动实施控制，确保采购产品在质量安全要求、交付和服务等各方面满足本公司的采购要求。

2.适用范围
适用于对本公司所需的全部采购活动的控制。

3.职责
3.1 采购部：为采购的主管和实施部门，负责的供方的评价、选择，编制《合格供方名单》，并对供方的供货业绩定期进行评价，建立供方档案；负责组织对原物料的风险评估；编制《采购计划单》实施采购。

3.2 品保部：为采购的相关部门，负责编制《原辅料验收标准》，并监控采购产品的检测与验证。

参与原物料的风险评估。

3.3 生产部：参与原物料的风险评估。

4.程序
4.1原辅料风险评估
采购部组织品保部、生产部等部门，共同对每一种原物料（包括包装材料）进行风险评估，以识别对产品安全、合法性和质量造成的潜在风险，并编制“供应商提供的原物料或服务项目风险评估报告”。

“供应商提供的原物料或服务项目风险评估报告”经总经理批准后，应作为原物料验收和测试规程制定以及供应商评价、选择的重要依据。

原物料风险评估应考虑以下各项的潜在可能性：
➢过敏原污染。

➢异物风险。

➢微生物污染。

➢化学污染。

➢品种或类别交叉污染。

➢替换或欺诈。

➢与受法律控制的原物料有关的任何风险。

➢原物料对于最终产品质量安全的重要性。

对原物料的风险评估应在发生以下情况时进行更新：
✧当原物料的处理，或原物料的供应商有所变动时。

✧当有新风险出现时。

当发生产品召回或撤回后，且涉及某种特定的原物料时。

原物料风险评估应至少每 3 年更新一次。

4.2 原物料分类
品保部负责制订采购原物料技术标准及采购原物料分类明细表，根据其对随后的产品实现及最终产品的影响，决定对供方及采购产品控制的类型和程度。

采购原物料分类：
a．重要原物料：构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的原物料；
b．一般原物料：构成最终产品非关键部位的批量原物料，它一般不影响最终产品的质量安全或即使略有影响，但可采取措施予以纠正的原物料；
c.辅助原物料：非直接用于产品本身的起辅助作用的原物料，如一般包装材料等。

4.3对供方的选择
4.3.1 采购部根据采购原物料技术标准和生产需要，通过对原物料的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格的供方，填写《供方评价表》。

对同类的重要原物料和一般原物料，应同时选择几家以上合格的供方。

采购部负责建立并保存合格供方质量合格情况。

根据采购原物料分类明细表规定的产品类别，明确对供方的控制方式和程度。

4.3.2 对有多年业务往来的重要原物料的供方，应提供充分的质量安全证明文件，适当时包括以下内容，以证实其质量安全保证能力；
a．供方产品质量安全状况或来自有关方面的信息(如供方其他用户对其产品质量安全的反馈)；
b.供方质量安全管理体系对按要求如期提供稳定质量安全产品的保证能力；
c．供方顾客满意程度；
d．产品交付后由供方提供相关的服务和技术支持能力(如零配件供应、维修服务等)
e．其他方面，如履约能力有关的财务状况、价格和交付情况等。

4.3.3 对第一次供应重要原物料的供方，除提供4.2.2所述的书面证明原物料外，还需经样品测试及小批量试用，测试合格才能供货。

a．新供方根据提供的技术要求提供少量样品；
b. 品保部对样品进行验证，出具相应的验证报告，并填写《供方评价表》中相应栏目，反馈给采购部。

c．样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次。

d．样品验证合格后，采购部通知供方小批量供货；经品保部进货验证合格后，交生产部试用，
并由品保部出具相应试用后的验证报告，填写《供方评价表》中相关栏目，反馈给采购部。

e．小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。

样品验证、小批量试用均合格的供方，经总经理批准后，可列入《合格供方名录》。

4.3.4 对于一般原物料供方，除应提供必要的质量安全证明文件外，还需要经过样品验证和小批试用合格，各相关部门提供评价意见，总经理批准，可列入《合格供方名录》。

4.3.5 对于批量供应辅助原物料的供方，也应提供质量安全证明文件。

对零星采购的辅助原物料，其进货验证记录即为对此供方的评价。

4.3.6 供方产品如出现严重质量安全问题，采购部应向供方发出《纠正和预防措施处理单》，如两次发出处理单而质量安全没有明显改进的，应取消其供货资格。

4.3.7 采购部每年对合格供方进行一次跟踪复评，根据《供方评价表》所反映的供方情况，由采购部提出意见，报总经理批准。

4.4 采购
4.4.1 采购计划
采购部根据《生产计划》和库存情况编制《采购计划》、《请购单》，经总经理批准后实施采购，对于临时采购的原物料，相关部门填写《临时采购需求单》，报总经理批准，交采购部实施。

4.4.2 采购的实施
a．采购部根据批准的《采购计划》、《临时采购需求单》，按照采购原物料技术标准在《合格供方名录》中选择供方并进行采购；
b．第一次向合格供方采购重要和一般原物料时，应签定《采购合同》，明确品名规格、数量、质量安全要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等。

c．采购部根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方。

d．采购前采购员应核实提供给供方技术要求是否有效。

4.5 采购信息
4.5.1 采购信息应表述拟采购的产品：
a．对产品型号、规格及质量安全要求(可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件)；b．对产品的验收要求；
c．其他要求，如价格、数量、交付等；
4.5.2 对重要的采购产品供方，适当时还应包括：
a．产品的批准要求，采购产品的验收依据、准则或标准；
b．程序的批准要求，涉及采购双方应遵守的程序或协议；
c．过程的批准要求，采购的产品的实现过程确认的有关要求；
d．设备的批准要求，用于制造所采购产品的特定设备能力的要求，如维护保养规定等；e．供方人员的资格要求，如对生产、检测人员的要求；
f．供方与采购产品有关的质量安全管理体系要求，如要求供方通过质量安全管理体系认证或通过第二方审核。

4.5.3 本公司描述采购信息的文件包括：《采购计划》、《临时采购需求单》、《采购原物料分类明细表》、《采购合同》及附件、《供方评价表》、《合格供方名录》等，采购文件发放前，应由总经理对其要求是否适当进行审批。

4.6 采购产品的验证
公司应确定并实施检验或其他必要的活动，以确保采购的产品满足规定的采购要求。

4.6.1 对采购的产品可以有如下验证方式：
a．由品保部在本公司进行进货验证；
b. 由本公司在供方现场实施验证；
c. 由顾客在供方现场实施验证。

4.6.2 品保部将公司最新的原物料接收标准发放给原物料验收人员（一般为品保部人员或仓库人员），以便及时掌握已变化的经批准的原物料标准，如原物料标签或包装印刷的变化。

4.6.3 验证活动可包括：检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证或检测报告等方式，根据《采购原物料分类明细表》，在相应的检验规程中规定不同的验证方式。

检验人员验证后填写《原物料验收报告》。

4.6.4 只有经检验（验证），完全符合接收标准的原物料才能被接收，进入仓储或生产环节。

4.7紧急采购的控制
执行《紧急采购控制规程》。

5.相关文件
1)纠正措施和预防措施控制程序
2)过程与产品的监视和测量控制程序
3)紧急采购控制规程
6.记录
1)供应商提供的原物料或服务项目风险评估报告
2)合格供方名录
3)供方评价表
4)采购计划
5)请购单
6)采购合同
7)纠正和预防措施处理单
8)原物料验收报告
9)原物料入库单。