文件管理程序
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质量程序文件
程序名称:文件管理程序版本:2.0
程序编号:
拟制:审核:批准:
会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期品质部人事行政部
生产部PMC部
SMT部采购部
技术部研发部
塑胶部商务部
体系管理部
版本号更改
部门更改人/日
期
审核人/日
期
批准人/日
期
生效
日期
更改内容
1.0 文控中心
1.1 体系管理部
2.0
1目的
为了对与质量体系有关的文件和资料(质量记录除外,质量记录的控制见《质量记录控制程序》)进行控制,确保其正确性、有效性和可追溯性,防止使用失效或作废的文件,特制定本程序文件。
2适用范围
本程序适用于xx科技实业(深圳)有限公司和深圳市xx科技有限公司。
3职责
3.1体系管理部文控中心:负责公司体系文件的编号、发放、更改控制和管理;负责外来
文件的发放、更改控制和管理;
3.2文件接收使用部门:负责接收文控中心发至的各类体系文件,并作签收登记,按照要
求对各类体系文件进行传阅登记、建立目录检索;
3.3各部门相关岗位人员:负责与本部门质量职责相关的各类质量体系文件的编制;
4名词解释
4.1质量体系文件
质量体系文件是指质量体系实施中所涉及和形成的质量文件。
分三个层次:一级质量手册、二级质量程序文件和三级质量文件。
4.2质量手册
质量手册是指阐述组织质量方针,并描述其质量体系的文件。
包括质量方针的陈述、引用的程序文件、与质量有关人员的岗位职责、权限,以及对手册的评审、修改和控制的规定等。
4.3质量程序文件
是指为完成质量体系要求的某项质量活动所规定的途径。
它是针对一组相关的质量活动而制定的,它是质量手册的支持性文件,在结构上包含程序部分、流程图和相关表式。
4.4 三级质量文件
详细的作业文件,如:检验规范、设计文件、工艺文件、工作指引、作业指导书、质量记录、测试软件等。
4.5 受控(质量)文件
在质量体系中,从制定到作废的整个过程受文件管理控制的文件为受控文件,以“受控文件”章或文件编号作为受控文件的标识(文件正本在文件背面盖“正本文件”章)。
4.6 外来文件:客户提供的图纸,国际、国家、行业标准等。
5流程图
6.0流程说明
6.1文件制/修订
6.1.1文件的编写,审核,审批权限
6.1.2各部门编写/修改文件后,交文控中心,由体系管理部负责组织相关部门检讨会
签并在《初版文件评审表》上填写相关部门的会签记录。
6.1.3 文件的编写要求与规则依《体系文件编写工作指引》进行。
6.1.4 文件由原制定部门进行修改,各部门根据实际的需要,可向原制定部门提出修
改的建议。
6.1.5体系管理部根据质量体系审核、管理评审、例行稽核等发现的问题或文件使用
部门根据文件运行中发现的问题,可向文件的编制部门提出更改要求,填写《质量体系文件更改申请表》,提出更改申请。
由申请部门负责人、编写部门负责人审核,文件批准人批准。
6.2文件的编号
6.2.1体系管理部负责文件的编号,编号原则依《体系文件编写工作指引》进行。
6.3文件的发行/管理
6.3.1文件经批准后,由体系管理部文控中心发放各部门,工作指引发放各会签部门
6.3.2体系管理部负责受控文件的复印、发放,并填写《受控文件发放回收记录表》
给各文件接收人签收,文件正本盖“正本文件”章,由文控中心负责保存,副本盖“受控文件”章,由各接收部门负责保管。
6.3.3各部门收到最新版本受控文件时,应立即以旧换新,将旧版本文件提交给文控
中心,由文控中心在文件回收一天内用碎纸机销毁,正本旧版本文件由文控中心盖“作废”章进行处理;
6.3.4为区别xx、xx受控文件,xx受控文件盖“受控文件01”章,xx盖“受控文件
03”章,以示区别。
对于分发至外部机构的本公司的体系文件,则加章“非受控文件”
章.
6.3.5因工作需要或文件遗失需补发文件,需求单位应填写《受控文件补发申请单》,
交文控中心办理。
6.3.6过时无效的文件或部门工作调整出现多余文件时,由拟文部门或使用部门提出
报废申请,填写《受控文件报废申请单》,交文控中心办理。
6.3.7受控文件不允许私自复印和拷贝,发至各部门的质量手册、程序文件和工作指
引文件正面不允许涂画和标记。
如受控文件需要外发,则由申请部门填写《受控文件
外发申请单》,交文控中心办理:
6.3.8各相关部门将收到的外来文件提交体系管理部受控,外来文件的受控管理同公
司内部文件。
6.4 文件的宣导
6.4.1 各部体系文件发至相关部门后,接收人员应即时通知部门负责人,由部门负责
人组织进行学习。
6.4.2 各部门负责人需对程序文件及与本部门相关的工作指引内容进行学习,由体系
管理部不定期抽查,对各部门相关负责人员稽核或考试,结果将列入部门/个人
的业绩考核。
6.5 文件的执行
6.5.1 受控文件自生效日期起正式实施,若有新文件生效日期还未批准时,仍需按旧文
件要求作业。
6.5.2 各部门严格按体系文件要求执行,对于文件内容不适用的应及时的对文件申请
更改。
6.6文件定期审查
6.6.1 各部门文件管理人员须定期全面检查在使用文件的有效性,核查各持有者的
文件,发现问题及时处理,由体系管理部监督。
6.6.2 体系管理部定期到相关机构核查公司所引用的国际,国家行业标准是否为有
效副本,及时更新过期文件。
6.7 文件内容的改善
6.7.1 在执行中的文件,如因客户要求或公司体系的变更等因素进成不适用时,责任部门
应及时对文件提出改善,填写《质量体系文件更改申请表》申请更改,以确保质
量体系的有效运行。
6.7.2 文件编写部门主动对文件升级更改,则不需填写《质量体系文件更改申请表》
6.8文件收旧换新
6.8.1 各部门收到新版本文件后,应立即将旧版本文件从使用场所撤出,并在1个工作日内交体系管理部文控中心,文控中心应建立相应的文件回收记录。
6.8.2 作废文件的正本由文控中心加盖“作废文件”章,并负责保存,如无特殊要求,保存期限为文件作废后一年。
6.9 文件维护
6.9.1体系管理部文控中心需对公司受控文件形成“受控文件总清单”,以备快速查阅。
6.9.2 各部门文件管理人员应对持有效文件妥善保管,并拟定本部门文件清单.
6.9.3 文件管理人员应确保文件保持完整,清晰,易于别易于查找。