零售行业采购管理办法

零售行业采购管理办法
采购发包作业管理办法
一．为使公司采购发包达到行之有效的执行与管理，特制定本办法
二．范围：
凡一切需采购之项目，如：财产、设备工具及公司各项
费用申请与支出，均依照本办法执行。

三．管理细则
1．总务处经办人采购需负一切法律责任。

不得徇私。

如经举证确实，除赔偿所造成集体环境及缺失外
公司将追究其有关法律责任。

2．各类大宗采购务必按合同严格执行。

公司费用核决、分预算内与预算外两种流程
四．作业流程：
（一）预算内：（指超过月累计预算时）
1．凡一切须采购物品及各项费用申请与支出，均需严格按着公司财务部有关规定之流程进行
2．每次申请金额核决程序也应严格按照财务部有关规定进行。

（二）预算外：（指超过累计预算时）
1.严格按照财务有关规定进行
2.突发性及预算数额较大者，应报公司董事会商议解决，并视同预算外。

五．依合同所签定内容支出的费用，严格按照财务部流程办理。

六．各部每月所支出费用如超过月累计预算时，应呈报直属领导，并由部门主管全面阐述理由，经主管副总或者总经理批准方可。

七．各项费用支出，以事前申请核准为原则。

金额较大的应先行熟悉价格再作预算。

八．发包、验收：
1．采购完成后，总务经办应以申购单所列清单进行发
包。

2．发包中应特别注意物品规格、单价、数量等单据，以做最后确定。

3．物品送达后，由申购部门人员进行签收、领用，如有数量不附等问题，应及时反映更换，不得进行验收领用。

九．请款、付款
严格按照公司规定财务程序与时间支取。

十．本办法经总经理核准、修改时亦同。

采购组织的规模
完善的商品采购办法，有赖健全的采购组织来推动运作，而采购组织规模大小，通常可视经营型态与店铺多寡而定：
（一）独立店铺：独立店铺的营业、商品、人事权等，通常由店主（负责人）负责。

故商品采购等有关事项亦集于店主一身，成败端视其能力强弱而定。

（二）连锁体系进展初期（通常在50店以内）：由于店数不多，店铺分布不广，故商品同质性较高。

而在公司规模小，编制人数少的情况下，通常组织编制是以商品采购、促销计划、商品陈列规划、市场调查……等，是种分工较粗的组织架构。

（三）连锁体系进展渐趋成熟之阶段（通常在50~100店以内）：由于店数渐多，店铺分布较广，商品异质性增加，同时厂商数亦较前增加，管理工作相对增加，因此须逐步向分工的方向调整组织架构连锁体系已臻稳固连动作阶段（通常在100店以上）：由于店数众多，地区分布很广，而不一致商圈商品差异性大，厂商数亦多，各类管理工作及门市问题点增辐，因此商品采购机能会从商品行销、商品指导、物流等机能分离而出，独立作业。

但采购通常仍会隶属于商品部门之下，以保持彼此之密切连系与工作协调，而产生综效。

商品采购的原则
便利商店采购商品的原则如下：
1.合乎经营业态特性的原则
对消费者而言，便利商店最大的特色是以「便利」作为思考的基点，从顾客在消费时、使用时、携带时的便利等各方面着眼，方可塑造与其它业态商品结构的差异性。

2．合乎商品组合的原则
由于经营策略的差异、诉求重点的不一与商圈客户的区别，致使独立店与连锁店在商品的分类与组合上是完全不一致的。

譬如有些店贩卖生鲜，有些则不卖；有些店提供服务性商品，有些店则不提供；有些店设立型录贩售商品，有的店则无法配合……。

各类因素所产生的差异性，均会导致商品组合的不一致，继而影响商品的采购作业。

3．合乎高回转率的原则
由于便利商店的卖场小，无法陈列太多品项，因此在有限的陈列空间内，惟有高回转率的畅销品才能增加米效，压低库存量。

因此，采购人员应根据商圈客户属性、市场商品情报、市场占有率等，来遴选最合适的商品，在卖场中陈列销售，以提高商品回转次数。

此外，为增加商品回转及品项，相同或者类似的功能、口味、规格商品通常只陈列1~2种，以避免重复。

4．合乎毛利率目标的原则
为达成营运绩效，通常各部门陈列商品皆会依业界行情设定预期之毛利率目标，而采购者即应依此作为商品采购议价的标准，以符合整体毛利率目标之达成，在迷你超市向便利店转型期间，便利店所售价格敏感产品要使用特价促销策略，与商圈内超市、杂货店、小卖部进行竞争，就会牺牲这类商品的毛利率。

5．合乎安全卫生的原则
近年偶有不合格商品（例：蜜饯、矿泉水等）于便利商品中销售，如此极易造成消费者食用不适及企业形象受损之后遗症。

故供货厂商之筛选务须严谨，除备齐公司营业执照及食品卫生检验证明等合格文件外，尚应检查其商品标示项目（品名、含量、原料名称、食品添加剂名称、制造厂商名称、地址、进口厂商名称、地址、制造日期等）的完整性，以确保采购商品之安全卫生。

6．合乎进、退货规定的原则
近年来，由于便利商店连锁体系越来越多，为增加配送效率及门市处理效率，通常采由配送中心或者中央仓库直接以多样少量、多次之配送方式，故采购时，应衡量供货厂商在配送作业之频率、最低订购量等配合状况，以合乎门市之订货及进货需求。

此外，便利商店属商品更换率高之零售业态，因此销售不佳之商品须迅速自门市中汰换，并要求厂商处理退货。

故采购商品时，应要求厂商配合办理，否则可依罚则处理。

7．合乎非营业收益的原则
便利商店由于房租高涨、人事费用逐年递增等经营成本繁重之影响，各连锁体系莫不以开发非营业收益为要紧开源途径。

在采购商品时，亦应掌握此原则，与厂商于供货合约中载明销售折扣、商品陈列费……等协议事项，以制造更大之采购效益。

8．追求差异化原则
近来便利商店将在大城市急速成长，各式新的业态不断兴起，业者均可感受到竞争日益增强及客源被瓜分的压力。

值此之际，商品如何表现差异性，提供顾客更大的满足感，以形成经营优势，已是商品采购的重要课题。

在采购时，除了必要的畅销品外，更应掌据市场越势及顾客需求，以开发引进差异化商品。

目前各连锁店努力进展的服务性商品（邮票、影印、、代洗照片）、熟食、快餐及型录贩售等商品，均可说是竞争下所呈现出的差异化产物，不但可满足顾客需求，提升形象，更可增加营业绩效。

采购管理的重点
1、定位管理
卖场的定义简言之，就是贩卖商品的地方。

而定位管理则是使商品按照卖场配置（layout）及商品陈列表（facing list）的规定「各就各位」，以制造最佳的业绩。

商品的位置好比商品的住址，假如能确实掌握及执行，对进、销、存管理及分析将大有助益。

否则，商品「居无定所」，不但影响订货、进货，更易造成缺货，使顾客不满，继而导致销售分析的失真，而影响商品决策品质，故采购者对商品在卖场中的实际陈列位置，应随时加以熟悉。

2、数字管理
商品是用以制造业绩与利润，因此店内的商品须是易卖又易赚钱的畅销品。

而衡量商品好坏的指针有下列几项：
（一）销售量：最易推断商品销售好坏的资料即销售量，通常在一定期间内（1个月或者3个月）没有销售交易的商品即呆品（Error Product），应优先考虑淘汰。

（二）回转率：回转率=平均销售额÷平均存货额，而平均存货额=（期初存货额+期末存货额）÷2。

商品回换率的高低，可推断其销售的快慢，并作为与否的参考。

便利商品回转率以每月或者每季计算，正常之回转率为每月4次（即商品每周约回转1次。

）只是，目前国内便利商店之水准约为1至2次，若商品回转率是在1次下列者，即可列为优先淘汰的商品。

（三）交叉比率：交叉比率=回转率×毛利率，通常以每月或者每季为计算期间。

以交叉率衡量商品好坏，只基于商品对店铺整体奉献的多寡，故应同时考虑销售快慢及毛利高低等因素，才较具客观性。

便利商店国外标准的交叉比率为100以上，而目前国内便利商店之交叉比率水准约为30至50之间，若交叉比率在30下列者，则可列为优先淘汰之商品；反之，则可加强高交叉比率商品之销售，以扩大店铺整体之利益。

3、品质管理
目前便利商店的型态为食品型的便利商店，食品类占销售比重70%，故品质良否影响顾客健康及商店形象至巨。

在食品采购方面，采购人员除应定期与不定期至门市检查商品品质外，更应教育第一线门市人员熟悉商品知识，协同做好商品管理工作，以达到便利商店评估办法之规定。

市场变化预测
一、采购务必有预测市场变化之能力，调整商品并通知货场做库存修正。

A.气候变化：气候变化影响季节性商品甚大，采购务必注意气候变化，连续雨天或者连续阴冷天，每年气候变化会影响商品销售，有的大增，有的减少，因此采购务必预估气候变化，准备季节性商品的预估数量，何时要做促销，何时结束，有一定盘算，能够增加业绩并减少不必要的库存。

B.商品生命周期：任何商品皆有：
起步期
成长期
稳固期
衰退期
采购随时注意商品4个期间的变化。

C.采购要预估未来市场的变化，现在流行的商品持续性及未来开发商品的方向，商品每年定期适时调整。

D.采购随时把握瞬间流行商品的商机，并随时注意价格变化，及库存操纵。

如：呼拉圈、电子宠物、掌上游戏机……此种流行性快之商品有下列特性。

·快速流行
·起初价格高、利润高
·供应商及店销一窝蜂的加入销售。

·价格快速下降，利润很快没了
·很快退流行
·不小心的会积压到可观库存
·退流行后即使再便宜也没人购买
E.国外流行商品，预估至国内流行的时间及引进销售。

供应商应提供的基本资料文件
超市是遵纪守法、诚实经营的商业企业，同样也要求供应商遵纪守法。

由于市场上的供应商多达万家以上，并不是所有的供应商都能成为我们的供应商。

关于初次与我们接触的供应商，我们要求其务必提供下列资料，以便我们对其资信等各方面进行调查、评估。

1．营业执照副本
2．税务登记证（国税、地税）
3．生产许可证（特种商品由制造商提供）
4．商检合格证
5．进口商品检验合格证（进口商品适用）
6．商品检验报告
7．商标注册证（由制造商提供）
8．卫生许可证（食品制造商适用）
9．安全认证（即：长城标志，电工类商品适用，其中电视机、收录机（包含组合音响及卡拉OK机），电冰箱、电风扇、房间空调器以上几类商品务必提供）10．代理授权书（代理商适用）
11．指定/总经销证书
除以上基本文件资料外，各地工商，技术监督部门，卫生放映部门可能还会针对各地自身的情况，对生产或者经销商品的单位有一些特殊的规定及要求，比如针对外地企业生产的食品类商品，进入本地销售，许多地方要求生产企业务必办理进入当地销售的许可证。

此证通常在卫生防疫部门办理，但各地会有差异，且该证通常有限期限限制，原则上一个许可证只对一个生产批号的产品有效。

但以目前实际的情况而言，各地的执行并非十分严格。

除以上基本文件资料外，供应商还应提供“供应商简介”、“供应商基本资料表”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及一套其完整的“产品目录”或者“样品”。

供应商与零售商的工商关系
随着连锁超市这一零售终端链条的位置强化，人们在第四届中国连锁业会议上看到，超市该不该收取通道费的讨论声渐弱，而如何保证收取这一费用时的公开、公正、规范、有序，则成为业内探讨的新一轮话题。

在不久前结束的第四届中国连锁业会议上，尽管有众多的分会场与讲座，但其主题却能够概括为四个字：工商关系。

而在这四个字的背后，又具体指向了一个业内十分敏感的核心话题——超市“通道费”（进场费）。

在这届大会上，政府主管官员、有关协会领导与供应商、零售商各抒己见，使这一问题在理论认识上得到进一步的明晰。

经贸委官员：不要搞得太过分
在此次会议上，国家经贸委贸易市场局局长黄海将这一问题提高到整顿商品流通秩序的高度。

他充分确信了连锁经营进展的十来年中，超市发挥了很大的作用，不仅拉动经济增长，而且给老百姓带来很大的实惠，同时表示,希望连锁超市企业认真反思一下自己企业在经营中是否具有不规范的地方。

具有戏剧性的一个细节是，这位主管商业的政府官员在讲话中，从衣兜里掏出一封信来，当着台下众多国内知名超市企业领军人物的面，宣读了这封由供货商写来的信。

“这位供货商在来信中提出，付款期月结65天，说是月结，事实上却是65天，首期延长90天。

另外，超市向供货商要进货奖励，每进多少多少万要加一个百分点，至少是3.5％，最多是6.5％。

还有宣传费，春节、劳动节、端午节、中秋节、国庆节、元旦、店庆日，这些时候供货商都要拿钱。

还有新店开业费，新店商品进场费，新品入场单品整改费，旧店装修，新店开业样品,等等。

”在中国连锁超市企业巨头的聚会上，由一位政府主管官员宣读一封对连锁超市企业提意见的供货商来信，国家经贸委贸易市场局局长此举显得意味深长。

黄海表示，连锁商业从今年开始引起了众多非议，部分连锁企业注册资金较少，却盲目扩张，而依靠供应商提供货品，形成流淌资金，一旦资金链发生断裂，便弃店而走，形成供应商哄抢货品的混乱局面，这已经形成“超市黑洞”现象。

黄海认为，关于连锁商业而言，现行的注册资本金底限为30万元，这显然不足以对连锁企业的资本实力进行有效规范。

因此，国家正在酝酿一套新的法规，以对这一新的业态进行特殊规定。

其中，提高资本金的门槛，以减少因实力不够而导致资金链断裂的恶性事件发生将是重要措施之一。

黄海表示，正常市场环境下各类费用的收取都应该在合理范围之内，工商关系的调节也应该由市场决定，但假如费用的收取严重到影响正常工商关系的平衡，国家将考虑出台法规加以协调。

事实上，在“两会”上已经出现了有关的提案，这类问题也引起了国家有关部门的重视。

“由于现在这种局面已经有点严重了，而且反映很强烈。

”他向中国的连锁超市企业发出了警告：“不要搞得太过分。

”协会观点：最终看消费者满意不满意作为中国连锁经营协会会长，郭戈平对这个问题的表态显然要慎重得多。

而作为第四届连锁业会议的主办者，同时也是中国连锁超市企业的娘家——中国连锁经营协会，将这一向避而不谈、视为“雷区”的敏感话题拿出来供大家当面锣对面鼓地讨论，这本身说明了一定的问题。

郭会长在11月23日下午的主题演讲中，为零售商与供货商之间的这场博弈找
了一个很好的第三者——消费者作为裁判。

她表示，进场费该不该收，是一个永恒的讨论话题，而做出结论的惟一根据是消费者满意不满意。

她认为，工商双方共同地把目标集中在更多更快地为顾客提供更好的商品，提供更好的服务，这是最佳的境地，也是努力的方向。

郭戈平指出，“我们还处在一个从猛烈竞争逐步转向合作的阶段”。

而一组数据则说明了这种工商关系恶化的严重程度与进行良好合作的艰巨性。

普华永道咨询（上海）有限公司顾问饶晓谦说，工商关系是合作中有矛盾、矛盾中有合作。

该公司与中国连锁经营协会联合对我国32家大型零售企业、42家消费品生产企业进行的调查说明，双方对彼此的满意度都不足四成，其中供应商对零售商满意度不足所调查企业的1／3。

“工商关系，从根本上说，是由市场进展来决定的。

”市场是郭戈平主题演讲的第二个基点。

她分析说，产生进场费问题，首先基于目前是一个供过于求的市场格局。

据国家统计局资料，2002年上半年600种商品供过于求与供求平衡的达到100％。

其次是国内企业低水平重复生产，同质化的商品特别多。

郭会长具体谈到了零售商的市场资源,其中包含零售商的客户资源、商品重复的资源，与它的空间资源。

市场资源的显著特征是它的受众面大，针对性强，频率高。

由此，她认为，供货商为获得市场资源而支付的费用，应该是一种等价交换的关系。

郭戈平举例说，在美国，很多制造商70％的市场费用投放于流通渠道，而30％的市场费用用于媒体广告。

郭戈平认为，进场费不仅仅是零售商要收取，它本身也是供应商之间的竞争自身进展的需要。

应该说进场费是供应商为了维持市场价格而采取的一种手段，同时也用这种方法激励零售商销售，从而操纵零售渠道。

同时，她也承认，随着超市越做越大，在内部管理上出现了很多问题。

由于企业片面追求通道费，以其费用的多少来选择与取舍商品，造成商品质量下降与顾客投诉。

在今年上半年国家工商局公布的消费者投诉中，超市的熟食质量投诉列在第二位，仅次于房地产。

她回顾说，最初连锁超市进展就是改变了传统商业的很多做法,如引厂进店、做“二房东”等，而现在连锁超市企业也出现了相同的迹象与问题,导致最后自己不明白市场是什么、消费者的需求是什么，自己没有经营能力了，完全是靠那块地方卖钱，总有一天要出问题。

郭会长坦言，收取通道费问题也带来了许多暗箱操作。

她告诫她的会员企业说：一些企业最后倒闭都在于扩张过度，资金匮乏，供货商停止供货，资金链的断裂，使我们的企业毁于一旦。

“供货商是能够置超市于死地的，三天就能够让你灭亡。

”郭戈平透露，中国连锁经营协会已经通过一个决议，将成立一个行业自律委员会，并制定了《连锁超市道德准则》与《特许经营道德准则》，以规范与约束包含工商关系在内的各类关系。

工商双方：合作终将代替对立
在本届大会主会场举办的主题为“对阵VS合作”的工商关系论坛上，代表超市企业的上海农工商超市有限公司总经济师周勇与代表供货商的宝洁（中国）有限公司客户业务进展部副总监翟锋、上海光明乳业股份有限公司保鲜事业部总经理周振翔进行了一场火药味颇浓的争论。

尽管工商双方由于利益不一致、立场不一致而经常出现唇枪舌剑的精彩之论，
博得台下阵阵掌声。

但双方都认同是合作伙伴关系，既有竞争更有合作，而翟锋则更进一步地认为，工商关系的基本问题是要分清孰敌孰友，工商分属不一致领域，应该是友非敌。

合作是双向的，在以利润为本的基础上，工商完全能够做到强强联合。

周振翔则表示超市的“压榨”促进了生产厂家降低成本，提高效率，使企业更好更快地进展。

而另一位业内专家的一番话使我们在更宏观的背景与更广阔的视野里来看待进场费问题——“正是在这些错综复杂的关系基础上，渠道费用变成了工商关系矛盾的焦点，事实上归根结底的原因在于整个社会处于通缩状态，除非中国7亿多农民的购买力被制造出可消费的动力，否则在通缩状态的前提下，零售商永远唱主角。

”然而，不管怎么说，滥收进场费的现象终究不能再这样继续下去了。

中国人民大学教授黄国雄在谈到这个问题时就大声疾呼：收取通道费时一定要做到公平、规范、有序。

而一个更能说明问题的细节出现在随后的沃尔玛分会场上，当沃尔玛中国高级总监艾文纳表示，沃尔玛在中国的所有类型的店铺都不对供应商收取任何的附加费用，全场上千名供应商报以长时间的热烈掌声。

连锁企业商品采购应注意的几个原则
原则一：适宜的价格
作为采购商，谁都希望获得便宜的价格，但是“便宜没好货”，特别是在专业店，这种现象特别严重，因此，首先应该把“便宜”这个词义弄清晰。

便宜分三层含义：
第一，同样的商品，价格确比其他商店便宜。

它又区分为三种情况：（1）商品的品牌、品号与品目相同。

（2）商品品质相同。

（3）仅名称相同。

第（3）条很明显品质不一致，而且被含在后面阐述的第二种含义之中。

（1）与（2）通常按零折扣销售，在美国的连锁业中被命名为“Cheap price”。

它是以不一致于商品流通阶段通常业界习惯的交易方式或者条件进行采购的。

人们应该回避这样的折扣，但是消费者常常要求的条件是:“假如是同样的商品价格就应便宜”。

第二，折扣，这个在日本易于与折扣价相混淆。

美语的原意是，在生产加工阶段用同往常不一致的方法生产而便宜下来的价格。

这一点，同便宜在对象、计策上完全不一致。

作为采购商研究问题时，有必要比便宜的商品花费更长的研究时间。

在美国连锁商店的经营上，便宜价格商品的采购充分实现后，作为下一个能力阶段就是以折扣价商品为对象。

能够将前面列出的适销商品用更优惠的价格采购，潜在商品用折扣价采购。

或者者换一个角度讲，便宜价是对采购渠道与交易条件的挑战，折扣价是对产品开发的挑战，能够以此相区别表现。

第三,具有顾客容易支付的价格特性。

不管商品具有多么突出的功能，其价格应为大多数消费者所能同意。

这在日本自古以来表现为适宜价格。

它是一种轻松支付的价格，或者者是一种同意后能够支付的价格。

在美国表现为大众化价格。

原则二：信赖性与持续性。