保险公司重要单证管理办法

财产保险公司重要单证管理办法
第一章总则
第一条为加强公司重要单证管理，严格落实职责，切实防范风险，完善内控机制，实现单证管理工作的科学化、系统化、规范化，促进公
司的稳健经营和持续发展，制定本办法。

第二条本办法所指重要单证是指重要保险业务单证和重
要保险财务单证。

重要保险业务单证包括保险单、批单、保险卡、保险标志等；重要保险财务单证包括收取保费使用的发票等。

第三条重要单证管理原则
（一）归口管理，职能划分。

各级财务管理部门为重要单证管理的
归口部门，负责对重要单证实行全面管理；各级产品线部门、渠道部门、
客服部门、分公司办公室、中心支公司综合部、总公司信息技术部为重要
单证管理的职能部门，负责重要单证管理过程中相关职责分工的条线管理。

（二）统一规划，分级负责。

在总公司统一指导下，各级分支机构
单证管理相关部门分级负责，组织本地区重要单证管理工作。

（三）全流程信息化管理。

重要单证必须全部纳入单证系统管理，
通过完善单证管理系统，不断提高单证管理的规范化程度，促进公司单证
管理工作不断升级。

（四）岗位明确，责任到人。

三级以上机构重要单证归口管理部门应设置单证管理岗，配备专职单证管理员；各级机构重要单证职能部门应设置单证专管员，并保持人员相对稳定。

总公司信息技术部、分公司办公室应配置系统维护员及档案管理员，中心支公司综合部配置档案管理员。

（五）防治结合，强化考核。

充分运用信息技术手段进行重要单证全流程电子化管理，严肃查究失职行为，有效防范和降低管理风险；建立重要单证工作考核制度，作为评价机构管理水平的关键性指标。

第二章组织管理
第四条重要单证管理部门及岗位设置
（一）重要单证管理责任及管理部门
各级机构主要负责人为本机构重要单证管理的管理责任人；机构重要单证管理归口部门及职能部门主要负责人为本机构重要单证管理间接责任人；单证管理员、单证专管员、单证使用人为直接责任人。

（二）重要单证管理岗位设置
中心支公司以上（含，下同）机构财务管理部门须设置单证管理岗，配备专职单证管理员，各级产品线部门、渠道部门、客服部门设置单证专管员；中心支公司以下（不含，下同）机构须配备单证管理员及单证专管员，保费规模较少的支公司可不再配备单证专管员，由单证管理员履行单证专管员职责。

总公司信息技术部设置单证系统维护岗，配备单证系统维护员。

分公司办公室/党委办公室设置档案管理员、单证系统维护岗。

中心支公司综合部设置档案管理员负责承保档案的复核确认并留存归档。

单证管理人员负责公司重要单证的管理及业务操作，单证管理员与单证专管员必须为与公司签订劳动合同的人员。

为保持管理队伍的稳定性和工作的连贯性，分公司单证管理人员任职时间至少为两年。

单证管理人员变更必须严格履行完整的交接手续，未完成工作交接的不得办理离职或岗位调整手续，离岗后由分公司系统管理员根据权限设置要求删除或调整离职\ 调岗人员系统权限。

单证管理人员之间严禁窜用工号，特殊原因需临时代办的必须办理书面交接手续。

第五条重要单证归口部门职责
（一）总公司财务管理部职责
1、制定和完善重要单证管理办法并落实监督，组织协调相关职能部门，规范、指导、监督、考核各机构重要单证管理工作。

2、制定重要单证管理考核标准、考核方案并组织实施。

3、设计与改进单证管理系统，管理和维护全辖系统基础数据、引擎规则。

4、组织对系统内单证管理相关人员进行培训。

5、核定分公司重要财务单证库存额度、最长库存期限、核销率、归档期限等控制指标，审核重要业务单证相关控制指标。

6、组织总公司统印重要单证的印刷工作，并对印刷厂商服
务质量进行监督、评估。

7、对各项重要单证管理指标进行监控，及时向职能部门、
分公司预警；对重要单证管理指标进行分析，并撰写分析报告。

8、单证管理系统中对相关重要单证作版本停用登记。

9、使用和管理公司重要财务单证。

10、组织开展重要单证管理专项检查工作。

11、实施监管机构、公司总经理室安排的其他单证管理工作。

（二）分公司企划财务部职责
1、落实总公司单证管理相关制度要求，规范所辖机构单证管理，
监督相关职能部门、人员职责落实情况。

2、实施辖区单证管理相关人员制度、流程及系统操作的培训工作。

3、统计所辖机构重要业务单证征订数量，并提交单证申印需求。

4、清点、核对、确认空白重要单证入库，并根据入库情况确认、结算印刷费用。

5、组织、检查、确认所辖机构及本级单证专管员单证盘点工作，按月盘点分公司重要单证库存。

6、根据月度重要单证使用量调控分公司库存，调配辖内空白重要单证，避免单证浪费。

7、实施分公司自印重要单证的征订、印刷、发放管理。

8、回收过期、停用等未使用重要单证；组织和报备分公司
空白重要单证销毁工作。

9、检查所辖单证管理工作。

10、实施重要财务单证的购置管理、使用、整理、装订、归档管理工作。

11、监控分公司所辖机构重要单证管理指标，及时向职能部门、中心支公司预警并监督整改。

12、实施监管机构、上级机构或分公司总经理室安排的其他单证管理工作。

（三）中心支公司财务会计部/综合部职责
1、贯彻执行上级机构单证管理相关政策，确保辖内单证管理工作顺利进行。

2、对辖区单证管理人员进行制度及系统操作指导、培训。

3、按月盘点本级库存重要单证并编制库存重要单证盘点表；监督检查所辖机构单证专管员、出单员、中介机构单证盘点工作。

4、根据业务需要向分公司征订、申领单证，对本级产品线部门、渠道部门、客服部门及下级公司发放重要单证。

5、回收过期、停用等未使用重要单证。

6、实施本级已使用重要财务单证整理、装订、归档工作。

7、监控各项单证管理指标，及时向职能部门、所辖机构预警并监督整改。

8、对辖区内单证管理情况进行检查，形成检查报告上报分公司。

9、实施监管机构、上级机构或中心支公司公司总经理室安排的其他单
证管理工作。

（四）支公司单证管理员职责
1、贯彻执行上级机构单证管理相关政策，确保单证管理工作顺利进行。

2、保管本级库存重要单证，确保重要单证安全。

每月盘点重要单证
库存并生成库存重要单证盘点表。

监督单证专管员、出单员及中介机构重
要单证盘点工作。

3、向上级机构申领重要单证，对本级单证专管员发放重要单证。

4、实施重要财务单证的购买、领用、发放、回收及归档工作。

5、检查辖区单证管理情况，向上级公司汇报。

6、实施监管机构、上级机构或支公司总经理室安排的其他单证管理工作。

第六条重要单证职能部门职责
（一）总公司重要单证职能部门职责
1、落实总公司重要单证管理办法相关要求，结合本部门实际情况
配合总公司单证归口部门修订相关管理制度。

2、实施新版重要单证的设计及单证系统版本登记工作，审批分公
司自印重要单证的设计。

3、在单证系统中维护定额单证业务预印印章。

4、及时告知分公司及总公司财务管理部已停用或已废止重
要单证信息。

5、对制定的交强险单证及交强险标志的印刷样本、流水号以及使用编
码规则向保监会备案。

6、制定、监控分公司重要业务单证库存限额、核销率、归档期限、使
用期限等单证管理指标。

7、管理系统各级机构已使用重要业务单证整理、装订、归档工作。

8、对分支机构、中介机构已使用重要业务单证组织专项和日常检查工作，并撰写检查报告，提出整改建议。

9、定期对分公司已使用重要业务单证的库存限额、单证核销率、单
证逾期率、单证归档率等监控指标进行统计分析，并安排分公司整改工作。

为确定分公司单证的库存限额、单证核销率、单证逾期率、单证归档率等
数据提供依据，对已使用重业务单证管理状况进行预警。

10、制定已使用重要业务单证归档管理实务细则。

11、配合重要单证管理归口部门对分公司单证管理工作进行考核、
评价。

12、实施监管机构、公司总经理室安排的其他单证管理工作。

（二）总公司信息技术部单证管理职责
1、对接业务系统与单证管理系统，确保录入业务系统的单证能够在单
证管理系统自动销号。

2、对单证管理系统及其他管理系统中有关单证管理程序进
行开发及维护管理等。

3、负责与单证开发项目及财务管理部组沟通协调及后续跟踪功能开发等。

4、实施监管机构、上级公司或公司总经理室安排的其他单证管理工作。

（三）分公司重要单证职能部门职责 1、实
施新版自印重要单证的设计及报批工作。

2、确认已停用或已废止的重要业务单证，及时通知分公司财务部门及所辖机构已停用或已废止的自印重要单证，并上报总公司产品线部门进行单证系统版本停用登记。

同时配合财务部门做好停用或废止重要单证的清收工作。

3、在总公司核定的指标范围内，共同制定中心支公司重要业务单证库存限额、核销率、归档期限、使用期限等监控指标。

4、向本级单证管理员申领及向本级所辖单证使用人发放重要业务单证，并将发放实物签收单扫描回传单证系统。

跟踪了解本级使用人重要业务单证使用情况。

5、协助重要单证归口部门完成单证管理培训工作。

6、实施本级及下级重要单证使用管理和已使用重要业务单证整理、装订、归档管理工作。

7、对本级及下级机构重要业务单证使用管理情况进行专项和日常检查等。

定期监控所辖机构库存限额、单证核销率、单证归档率、归档期限等单证管理指标，并安排落实整改工作。

8、保管本级已领用重要业务单证。

每月末定期盘点重要单
证库存，并编制库存盘点表，与本级单证管理员核对库存重要单证。

9、管理辖区中介机构重要单证使用情况。

10、实施本级使用人提交重要业务单证的归档复核工作。

11、实施监管机构、上级机构或分公司总经理室安排的其他单证管理工作。

（四）分公司办公室职责
1、负责接收重要单证职能部门提交的承保档案，并对单证系统承保资料归档及实物承保资料进行复核并确认一致后留存归档。

2、根据分公司人员权限设置要求，负责维护辖区内单证管理人员
的系统权限。

3、实施监管机构、上级机构或公司总经理室安排的其他单证管理
工作。

（五）中心支公司重要单证职能部门职责
1、贯彻执行上级机构单证管理相关政策，确保辖内单证管理工作
顺利进行。

2、在上级机构核定的额度范围内，制定下级机构的库存限额、核销率、归档率、使用期限。

根据历史业务量及当期业务进度对所辖机构月度重要单证使用数量进行预测，配合财务部门做好月度重要单证征订工作。

3、保管已领重要单证。

每月定期盘点重要单证库存，并编制库存
盘点表。

4、实施本级及下辖机构已使用重要业务单证的整理、装订、归档工作。

5、向本级单证管理员申领及向本级所辖单证使用人发放重要业务单证，要求重要单证实物领取人员在签收单上签字确认，并将确认单定期（每月至少一次）与本级单证管理员进行核对。

6、管理辖区中介代理机构重要单证的发放、登记、回收及归档工作。

7、检查辖区各机构、展业部门、代理机构单证管理、使用、保管情况，及时向分公司汇报。

8、配合重要单证归口部门完成过期、停用等未使用重要业务单证
的回收工作。

9、实施监管机构、上级机构或中心支公司公司总经理室安排的其
他单证管理工作。

（六）中心支公司综合部部门职责
1、负责接收本级重要单证职能部门提交的承保档案，并对单证系统承保资料归档及实物承保资料进行复核并确认一致后留存归档。

2、实施监管机构、上级公司或公司总经理室安排的其他单证管理
工作。

（七）支公司单证专管员职责
1、保管本部已领重要单证。

每月末定期盘点重要单证库存，并编制库存盘点表。

2、实施本级已使用重要业务单证整理、装订及提交上级单
证职能部门。

3、向本级单证管理员申领及向使用人发放重要业务单证。

要求使用人领用重要单证后在签收单上签字，将签收单上传单证系统备查，并定期（每月至少一次）与本级单证管理员、使用人进行核对。

4、回收已过期、停用等未使用重要业务单证。

5、未设置单证专管员的支公司，单证专管员职责并入归口部门单证管理员职责，其职责由单证管理员一并履行。

6、实施监管机构、上级机构或支公司总经理室安排的其他单证管理工作。

第七条单证使用人主要职责
（一）单证使用人必须是公司在册正式员工，单证使用人
(
下
同)包括出单员（综合柜1、签收和保管已领用的空白重要业务单证。

对于因单证使用人过失
导致重要单证毁损的，必须按照公司相关规定予以赔偿。

2、按照公司规定或代理合同约定实施已使用重要单证的整理、上缴及提交单证职能部门归档等相关工作。

3、对重要单证的领用量进行合理安排。

4、单证使用人必须在公司经营网点以及合法的代理点，使用公司令牌或移动出单设备，通过公司的核心业务系统打印保
单。

5、送达保单时必须取得被保险人或其委托人收到保险单证的签名回
执。

6、单证使用人离职或调整岗位时需交回全部未使用空白单证，必须办理交接手续。

7、单证使用人在使用单证的过程中，必须严格遵守《保险法》、《保险从业人员行为准则》等法律法规以及公司关于单证管理的各项规章制度，不得利用已领用单证从事违法违规行为。

8、实施监管机构、上级机构或公司总经理室安排的其他单证管理工作。

（二）单证使用人禁止事项
1、不得以任何形式印刷、复印已领用的空白重要单证。

2、确保已出具的保险单证内容与核心业务系统数据一致，不得对已出具保险单证进行任何涂改、复写。

3、单证使用人只能签发或销售自身领用的重要单证，不得签发、使用其它机构或他人重要单证，不得向其他机构和个人转借重要单证，也不得委托其他单位和个人代为保管、销售已领用重要单证。

4、业务员除领用激活式业务单证外，不得领用其他重要业务单证。

5、单证使用人对已遗失单证不得瞒报、漏报。

6、监管机构和公司要求的其他单证使用的严禁行为。

第三章重要单证流程管理
第一节重要单证的设计
第八条全国性产品的重要业务单证由总公司产品线部门统一设计，区域性产品的重要业务单证由分公司产品线部门负责设计，并报总公司产品线部门审批。

中心支公司以下机构不得自行设计重要单证。

第九条重要业务单证设计应符合监管机构要求、行业标
准及公司重要业务单证设计规则。

第十条总公司产品线部门为重要业务单证版本审批、稿样确认和单证系统新版本信息维护的职能部门。

第十一条重要业务单证编码由单证类型、险类、险种、归属地、设计年度、顺序号及流水号组成。

重要业务单证编码
与保单号码、核心业务系统使用人须一一对应。

第十二条增值税专用发票、增值税普通发票、通用定额发票等编码按税务机关和行业监管机构相关规定执行。

第二节重要单证的印制
第十三条重要单证印刷分为总公司统印和分公司自印。

（一）总公司统印重要单证一般是指全国性单证产品，由总公司通过集中采购方式选定印刷厂，每月由总公司财务管理部汇总各分公司上报单证印制需求，按照重要单证编码管理规则统一编制流水号段进行印刷的重要单证。

分公司自印重要单证主要指需要当地税务局监制，经总公司批准由分公司组织印刷的区域性单证。

分公司以下机构不得
自行印刷重要单证。

增值税专用发票、增值税普通发票、通用定额发票根据税务要求到当地税务机关申购。

凡税务机关允许在上级机构所在区域申购发票的，必须由上级机构统一申购后发放使用。

第十四条总公司统印重要单证由总公司通过集中采购方式确
定印刷厂商，依法签订印刷合同。

第十五条分公司自印重要单证管理
（一）分公司经总公司产品线部门及财务管理部批准后可自行印制重要业务单证。

自印重要单证须遵循以下原则：
1、自印重要单证必须签订合法有效的印刷合同，严禁通过未签订印刷合同的印刷厂商印制重要业务单证。

印刷合同须使用总公司统一下发的制式合同模板。

2、一家分公司只能与一家印刷企业签订单证印刷合同。

印刷合同的签订与变更必须在五个工作日内报备总公司财务管理部，未获得总公司同意不得随意变更指定印刷企业，严禁通过未报备总公司或未纳入单证系统的印刷厂商印制重要单证。

3、分公司应严格控制自印单证的印刷成本，合理安排印刷数量。

4、分公司经授权自行印制的重要单证须纳入单证管理系统进行管理。

（二）分公司应通过自行集中采购方式，选择自印重要单证印刷厂商。

印刷厂商必须符合下列基本条件：
1、合法注册的印刷企业。

2、具有与所印制单证相适应的印刷业务许可证，如须印制兼保险费发票的单证，还须具有地方税务机关批准材料。

3、内部管理规范，安全保密工作严密。

4、配备满足公司单证印制规范和防伪技术要求的印刷设备。

（三）分公司选定印刷厂商须向总公司履行相关的报备手续。

总公司根据报备材料将印刷厂商维护至单证管理系统。

报备材
料包括：
1、报备说明。

须包括印制单位企业经营和管理情况介绍。

2、印制单位营业执照复印件。

3、印制单位税务登记复印件。

4、印制单证印刷许可证复印件或特种行业经营许可证复印件。

（四）印制保单附带保险费发票的单证时，还应根据当地税务机关规定，提供以下材料：
1、税务机关核发的发票准印复印件。

2、向地方税务机关报告发票印刷申请复印件。

3、地方税务机关出具的《发票印刷通知书》。

第十六条重要单证印刷数量依据重要单证库存数量实行
限额管理。

上级机构须根据历史用量、业务发展需要等因素合理确定下级机构的库存上限。

对超过库存上限的机构，总公司原则上不再受理申印同类重要单证。

第十七条月度征订和临时申印
（一）月度征订
中心支公司（包括分公司直属支公司，以下同）单证管理员每月应根据本级及下级机构业务需要，向分公司提交征订单证需求，征订需求不作为分公司发放依据。

分公司单证管理员应在总公司规定的最大库存限额内，每月汇总辖区内重要单证征订总量，结合本级库存数量、历史业务水平、业务增长潜力等因素，确定当月重要单证印刷需求量，向总公司申印重要单证。

总公司单证管理员统一组织重要单证印刷，并确保重要单证实物在次月底前送达各分公司。

分公司以下机构根据日常工作需要，向分公司申领重要单证，分公司据此发放重要单证。

（二）临时申印
分公司因新产品开发、业务发展等需临时增印的，可启用临时申印程序，向总公司提交印刷申请。

第三节重要单证入库、保管、盘点及费用结算
第十八条各级机构应在收到实物单证后 2 日内，对所收
重要单证实物的名称、编码、流水号段、数量等内容进行清点、核对，核对无误后集中入库并在单证系统内完成重要单证入库登记。

如核对后发现账实不符，单证管理人员应立即与上级机构及印刷厂商联系，查明原因并核对一致后方可办理入库登记。

严禁在未经核对重要单证实物情况下直接分发重要单证。

第十九条自印重要单证入库前需经总公司单证管理员对
相关内容复核后方可入库。

第二十条重要单证应实行专库、专柜、专人保管。

中心
支公司以上机构须设置重要单证专用库房，中心支公司以下机构须设置重要单证专柜，妥善保管重要单证实物。

重要单证库房或专柜应确保防盗、防火、防潮、防虫等。

非单证管理人员不得擅自进入重要单证库房或保管专柜钥匙。

单证使用人应妥善保管各类重要单证，不得随意放置，应保证重要单证的安全性，超过二个月未使用重要单证必须回收至单证专管员或单证管理员进行管理，如需再次使用须重新办理申领。

第二十一条单证管理员、单证专管员应于每月末从单证
管理系统下载库存重要单证盘点表，与库存实物进行核对，填制盘点表，并将盘点结果扫描上传至单证管理系统。

原则上要求双人盘点，所在机构财务部门负责人、产品线部门负责人、渠道部门负责人及客服部门负责人分别对单证管理员及单证专管员盘点结果进行审核确认，对盘点差异数据及时查找原因并及时处理。

未执行定期盘点制度的机构不得领用重要单证。

第二十二条单证印刷费用的结算
（一）单证印刷由分公司根据单证管理系统结算清单按实际印刷入库数量与印刷厂进行结算。

单证管理员须将单证管理系统印刷费用结算单导入费用管理控制系统进行结算。

（二）分公司单证管理员为重要单证印刷费用结算的经办人员。

分公司以下机构不得办理重要单证印刷费用结算。

（三）分公司必须及时结算印刷费用。

原则上需在核对、。