发货台账管理制度

发货台账管理制度
为规范公司的发货管理工作，提高发货效率，保障发货质量，特制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于公司所有发货工作，包括销售订单的发货、物流配送等。

三、发货流程
1. 销售订单生成：销售人员根据客户需求生成销售订单，填写详细信息并交至发货部门。

2. 发货审批：发货部门接收销售订单后，进行审批确认，确定发货时间及数量。

3. 发货准备：发货部门根据销售订单的要求，准备相应产品及物流信息。

4. 发货通知：发货部门通知物流公司或内部配送人员进行发货准备。

5. 发货处理：物流公司或内部配送人员根据发货通知将产品送达客户处。

6. 发货记录：发货部门及时记录发货信息，包括发货日期、数量、收货人等。

7. 收货确认：客户收到货物后，及时确认收货并反馈给销售人员。

8. 发货反馈：销售人员收到客户收货反馈后，及时处理并将信息反馈给发货部门。

四、发货台账管理
1. 发货台账的建立：发货部门负责建立发货台账，包括销售订单信息、发货日期、数量、收货人等。

2. 发货台账的更新：发货部门负责及时更新发货台账，确保信息的准确性和完整性。

3. 发货台账的备份：发货部门定期对发货台账进行备份，确保数据安全。

4. 发货台账的查阅：任何部门需查阅发货台账时，均需提出申请并经发货部门审核批准。

五、发货管理的控制
1. 发货数量控制：发货部门需严格按照销售订单的要求进行数量控制，避免漏发或多发。

2. 发货时间控制：发货部门需确保按时发货，避免延误客户需求。

3. 发货质量控制：发货部门需确保产品质量符合标准，避免因质量问题引起客户投诉。

4. 发货信息控制：发货部门需确保发货信息的准确性和完整性，避免信息不一致或遗漏。

六、发货问题的处理
1. 漏发处理：发货部门如发现漏发情况，需立即补发，并及时通知客户及销售人员。

2. 多发处理：发货部门如发现多发情况，需及时沟通客户并进行退货处理。

3. 延误处理：发货部门如发现发货延误情况，需及时沟通客户并协商解决方案。

4. 投诉处理：如客户对发货有投诉，发货部门需及时处理并向相关部门反馈，确保问题得到解决。

七、制度的执行
1. 发货部门负责制度的执行，并定期进行评估和改进。

2. 其他部门需严格遵守发货制度，如有违反情况需及时纠正并接受相应处理。

3. 发货制度需定期进行培训和宣传，确保全员了解并遵守。

制度的修订
1. 经发货部门提出修订要求，需经相关部门审核批准后方可修订。

2. 修订后的制度需重新进行培训和宣传，确保全员了解并遵守。

制度的解释权
1. 发货部门具有制度的解释权，并负责对制度的运行和执行进行监督。

2. 如有疑问或争议，可向发货部门提出申诉，经审核后进行解释和处理。