人事档案工作人员岗位职责

人事档案工作人员岗位职责
人事档案工作人员是组织内部的重要角色，负责管理和维护员工的
人事档案。

他们扮演着确保文件准确、完整和及时管理的角色，在人
力资源部门发挥着至关重要的作用。

下面是人事档案工作人员的主要
职责。

一、档案管理
人事档案工作人员负责建立和维护员工的档案系统。

这包括收集、
整理和归档员工的个人信息、培训记录、晋升评估、考勤记录等材料。

他们要保证档案完整、无遗漏，并按照一定的分类和归档标准进行管理。

其次，他们需要及时更新档案信息，比如员工的晋升、离职、薪资
调整等变动，确保档案的准确性和及时性。

人事档案工作人员还负责
保护员工档案的机密性，确保档案信息不被未经授权的人获取。

二、档案查询与使用
人事档案工作人员负责处理内部员工对档案的查询需求。

他们需要
熟悉档案系统的使用方法，并能够快速准确地检索到相关信息。

与此
同时，他们还要根据组织的政策和法规，对档案的使用范围进行控制
和管理。

在员工需要档案副本或相关文件时，人事档案工作人员也应及时提供。

他们应确保副本的准确性，并保证副本的使用符合组织内部的规定。

三、信息安全与合规
人事档案工作人员负责确保档案信息的安全性和合规性。

他们需要
制定和执行保护员工隐私的措施，防止泄露和滥用个人敏感信息。

同时，他们还应遵守国家相关法律法规，确保组织的档案管理符合法律
要求，并协助相关部门进行内外部审计。

四、协助招聘与离职手续
作为人力资源部门的一员，人事档案工作人员还需要协助招聘和离
职手续的办理。

在招聘阶段，他们要跟进招聘流程，协助收集和整理
招聘文件，比如简历、面试评估等。

在员工离职时，他们需要协助办
理离职手续，包括收集离职申请、终止合同、结算工资等事项。

五、培训和绩效管理支持
人事档案工作人员在培训和绩效管理方面也扮演着重要的角色。

他
们负责跟进培训计划与记录，确保员工的培训情况准确记录在档案中。

另外，他们还要与绩效管理部门合作，及时更新员工的绩效评估结果，并将相关信息归档。

总结
人事档案工作人员是人力资源部门的重要组成部分，拥有关键的职责。

他们通过组织和管理档案系统，确保员工信息的准确性和隐私保护。

他们还协助招聘、离职、培训和绩效管理等方面的工作，为整个
组织的人力资源管理提供支持。

准确、完整和及时地处理人事档案工作，对于组织的发展和管理至关重要。