物业公司物料采购管理制度(3篇)

物业公司物料采购管理制度
一、物资采购管理程序
1、采购物资分类
(1)、A类物资:办公用品类物资。

为满足公司正常办公而所需的IT设备、备件、网络设备及备件、开发工具、软件产品、计算机外设与耗材及其维护服务;公司用车辆、家具、办公设备、办公文具、办公耗材、印刷类产品、礼品、财产保险、场地修饰、设施维护以及其它行政类物资及服务。

(2)、B类物资:工程水、电、土建类物资。

为满足小区设备设施维护而需要的各种水、电配件、土建施工常用品。

(3)、C类物资:清洁绿化类。

包括小区清洁所需常用设备、工具、消耗品;小区绿化所需的设备、工具、消耗品、补种的花草、树木以及维护。

(4)、D类物资:劳保类物资。

包括办公室、保安、绿化、工程、清洁等全体职工的工服及劳动保护用品。

(5)、E类物资:固定资产类物资。

2、采购流程及采购方式
(1)、采购流程:各部门根据正常经营活动、以及工作计划于每月____日编制申购计划,报到采购员处，由采购员填写《申购单》--报相关部门主管审核--项目经理审核--副总经理审批--总经理审批--采购人员按计划采购--物资使用部门验收--采购人员办理财务等相关手续并登记管理。

如需紧急采购，采购人员需得到总经理口头允许,可以先行采购,而后补办《申购单》手续。

(2)、采购方式:除(1、行业垄断的项目;
2、由于市场垄断供应商不足三家，又没有合适替代物的采购;
3、受政府相关部门限制的项目。

)均应采用货比三家的方法;由采购人员与使用人员对市场价格进行调查,向几家供应商发放询价表,进行比价、议价到最后定价,并做好询价、定价表的管理。

由公司采购人员提供价格参考表,再进行市场询价、定价。

3、采购协议和合同的管理
(1)、长期供应商:要求其提供营业执照复印件,都要与公司签订供货协议(合同),以确保其供应物资的质量、规格以及价格的合理性。

(2)、临时供应商:要求与其达成临时协议,保证物资质量、规格以及价格的合理性。

4、采购实施与管理:采购人员根据审批的《申购单》,依据实际情况,进行询价、定价后,确定供应商,进行采购。

大宗用品或长期需用物资，与有关厂家、供应商签订长期供货协议，以保证质量以及合理的价格供应。

原则上采购人员应寻找至少三家以上的供应商，进行各方面的比较后再确定最终供应商。

与项目工程部保持信息畅通，做好物资采购保障工作。

极致物料管理系统中的采购管理模块是针对物业服务公司管理的物业项目多、物料规格相近和物料需求周期相对固定等特性而设计的，能够与仓库管理、应收应付管理等功能模块组成集中采购解决方案。

物业服务公司可以根据采购的特性将采购计划分为计划内采购、计划外采购和临时性采购，根据采购计划类型实现“统议统购”、“统议分购”、“分议分购”等多种集中式采购管理模式。

5、采购货款的支付与报销:采购人员报销时，必须具备正式发票、手续齐备的《申购单》、送货单、仓库的《入库单》。

由经办人
在《费用报销单》上签字确认、部门主管审核、项目经理审核、财务经理审核、副总经理审批、总经理审批后,由财务部负责支付结算工作。

6、采购的监督及供应商管理
(1)、采购人员每月____日向公司总经办上报《月度采购报告》,每年____月____日向公司上报《年度采购报告》。

由总经办工程负责对采购情况进行检查、监督。

(2)、建立供应商档案:做好原始询价表的管理，以及对供应商定期评价，包括产品质量、价格、送货时间观念等各项评价。

不达标的供应商。

及时调整,减少对公司的损失。

建立供应商档案可以采用信息化平台来辅助建立科学的评估体系。

如极致物料管理系统的供应商管理，可以对供应商的资质、涉税资质以及供货信息进行规范化管理，科学建立供应商评估体系、有效规避企业供应链风险。

二、外委招标工作评审程序
物业公司项目部在取得公司领导审批过的合同立项意见书，并在公司总经办的协助下根据专项服务的性质、内容和服务时间制定招标方案，经公司董事长审批后发布招标公告或发放招标邀请书。

1、物业公司项目部招投标负责部门分别从互联网或其它途径寻找并提供三家以上符合公司要求的合格单位给法务部。

合格单位的标准为:
(1)、国内同行业前百名或当地同行业位属前列者;
(2)、有三个以上的优秀服务项目;
(3)、有较强的技术力量;
(4)、有规模较大的服务人员队伍。

2、由物业公司项目部和法务部负责投标单位资格审查并出具审查意见。

3、法务部协助物业公司项目部完成编制标准招标文件和合同范本。

标准招标文件和合同范本相关条款必须经法务部审定，报公司领导审批后执行。

除重大事项变更，标准招标文件、合同范本一经审定，不得更改。

4、法务部负责协助物业公司项目部发标、招标答疑、开标、定标报审及合同签订。

由总经办复核投标单位的数量及参加人员资格。

回标单位少于____家的不得开标，公司招投标负责部门负责将投标文件原封退还，重新招标。

5、现场开标人员不得少于____人，其中总经办必须____人以上负责人员，物业公司项目经理、相关部门主管至少各____人。

6、中标原则:投标总报价不以最低价中标为标准，需根据实际考察，服务质量和价格均有优势的单位中标。

开标后投标价达不到公司标底的进行现场二次投标，再次投标后投标价仍达不到公司标底的，则招标无效，须重新招标。

7、开标后定标前由法务部和项目经理分别对中标单位的投标报价和单位资格进行复查，并将结果反馈总经办。

资格复查不合格或投标总报价误差率超过____%以上的作为废标，同时对报价(次)低的投标单位进行资格复查和议标。

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物业公司物料采购管理制度（2）
是为了确保物业公司采购物料的透明、公正和高效, 编制的一套规范和程序。

以下是一个可能的物业公司物料采购管理制度的内容：
1. 采购部门的职责和权限
- 确定物料采购需求
- 搜寻供应商
- 审核供应商资质
- 策划采购计划
- 签订合同
- 监督供应商履约
- 处理物料采购相关投诉和纠纷
2. 采购流程
- 采购需求确定：各部门向采购部门提交物料采购需求，采购部门审核需求并向供应商寻找合适的物料。

- 询价和比较：采购部门向不同供应商询价，进行物料价格比较，选择最具竞争力的供应商。

- 评估供应商资质：采购部门对供应商进行资质评估，包括供应商的信誉度、质量控制系统、交付能力等。

- 签订合同：确定最终供应商后，采购部门与供应商签订正式合同，明确物料品种、规格、价格、交货时间等条款。

- 监督供应商履约：采购部门对供应商的履约情况进行监督，及时处理供应商的交付延误、质量问题等。

- 采购报告和归档：采购部门及时向管理层提交采购报告，包括采购的物料种类、数量、金额等信息，并对采购过程进行归档管理。

3. 采购合同管理
- 确保合同的合法性和有效性，包括合同的签订和变更等。

- 确保采购合同涵盖明确的物料品种、规格、价格、交货时间等重要条款。

- 做好合同履约监督，及时处理合同履约问题和争议。

- 定期审核合同执行情况，评估供应商的履约能力和服务水平。

4. 供应商管理
- 建立供应商数据库，对供应商进行分类和评估，定期更新供应商信息。

- 与供应商保持良好的沟通和合作关系，共同解决采购过程中的问题。

- 定期对供应商进行评估，评估指标包括价格竞争力、交货准时率、售后服务等。

- 根据供应商绩效评估结果，对供应商进行奖惩措施，包括奖励合同延长、罚款等。

5. 采购风险管理
- 对采购过程中的风险进行评估和管理，包括供应商风险、市场风险、质量风险等。

- 建立应急机制，对采购过程中突发事件进行处理和应对。

- 建立采购风险备份和恢复机制，确保采购过程的连续性和稳定性。

总之，物业公司物料采购管理制度是一个涉及多个环节的综合性管理制度，旨在规范和优化物料采购过程，保证物业公司的采购活动能够高效、透明和公正进行。

物业公司物料采购管理制度（3）
一、采购目标
1.确保物业公司正常运营所需物料的供应；
2.在保证质量的前提下，降低物料采购成本；
3.提高物料采购效率，减少采购周期；
4.建立良好的供应商关系，保证供应商的稳定供应。

二、采购流程
1.物料需求确认：
物业部门根据实际需要，提出对物料的需求，并填写物料采购申请表，注明物料的名称、规格、数量等信息。

2.供应商选择：
物业公司采购部门根据物料采购申请，寻找合适的供应商，并一定数量的供应商进行比较，选择合适的供应商进行采购。

3.报价与谈判：
采购部门向选定的供应商发送采购询价，并根据收到的报价进行比较。

如果需要，可以进行价格谈判，以获得更优惠的价格和采购条件。

4.签订合同：
在选择确定供应商后，采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的责任和权利，并约定物料的交付时间和支付方式等。

5.采购执行：
采购部门按照采购合同的约定，及时向供应商提出订购要求，并监督检验所采购物料的质量，确保符合要求。

6.物料验收：
采购部门对收到的物料进行验收，确保物料的质量和数量符合采购合同的约定。

7.入库管理：
采购部门将验收合格的物料及时入库，并对物料进行分类存放，确保物料的安全和整洁。

三、供应商管理
1.建立供应商库：
采购部门建立供应商数据库，记录供应商的基本信息，包括公司名称、联系方式、经营范围等。

2.供应商评估：
定期对已合作的供应商进行绩效评估，评估指标包括供货质量、交货准时率、服务质量等，对评估结果不合格的供应商采取相应的措施。

3.供应商选择与调整：
根据供应商评估结果和实际需要，采购部门可以选择新的供应商并与原供应商进行替换。

四、记录与报表
1.物料采购台账：
采购部门要建立物料采购台账，详细记录物料的采购信息，包括采购日期、物料名称、规格、数量、采购金额等。

2.供应商绩效评估报表：
定期汇总供应商绩效评估结果，并形成供应商绩效评估报表，用于指导供应商的调整和选择。

3.采购合同管理：
采购部门要做好采购合同的管理，包括签订、归档和监督执行等工作。

以上是物业公司物料采购管理制度的基本内容，具体的管理办法和操作细节可根据实际情况进行调整和完善。