行政会议管理制度

行政会议管理制度
文件变更记录
第一章总则
第一条为规范公司行政会议管理，提高会议效率，开展有效沟通，确保各项工作顺利开展，特制定本制度。

第二条本制度适用于行政会议管理活动。

第三条行政会议主要包括以下几类：
（一）生产经营会，召开频次为每月一至两次，由总经理主持召开，中高层管理人员参与；
（二）部门内工作例会，召开频次为每周一次，由各部门负责人主持召开，部门内全体成员参与；
（三）年度总结会，召开频次为每年度一次，由总经理主持召开，中高层管理人员参与；
（四）全体员工大会，召开频次为每年度一次，由总经理主持召开，全体员工参与。

第二章管理职责
第四条总经理职责：
（一）负责参与公司相关行政会议。

第五条行政部职责：
（一）负责组织公司内部行政会议；
（二）负责起草行政会议纪要。

第六条各职能部门职责：
（一）负责配合参与公司内部行政会议。

第三章管理流程
第七条公司行政会议管理活动应遵循以下基本流程：
（一）行政会议组织管理
（二）行政会议召开管理
第八条行政部为行政会议管理活动的牵头部门，各职能部门为行政会议管理活动的配合部门。

第四章行政会议组织管理
第九条对于定期召开的常规行政会议，应明确定义会议的主题和参与人员，由行政部根据时间进行会议安排。

第十条对于不定期召开的行政会议，由会议组织部门提出会议申请，申请通过后，由行政部进行会议安排。

第十一条会议组织部门拟订会议议程，包括会议内容、讨论事项、目的、参加人员、时间、地点、需要发言的人员和内容及要求等。

会议议程拟订应注意以下事项：
（一）重点、重要议题安排在会议前一段时间；
（二）控制会议中各议题的时长；
（三）控制议题数量，保证议而有决；
（四）注意引导、归纳、提升会议议题；
（五）会议资料应提早发下去，使与会人员会前明确会议内容。

第十二条根据会议议程要求，行政部拟订会议通知，并做好通知工作，对出席会议的重要人员应通过电话、邮件等方式确认，并做出相应安排。

会议通知应至少包括参会人员名单、会议时间、地点、需要准备的事项及要求等。

第五章行政会议召开管理
第十三条与会人员根据会议通知参加会议，行政部准备好会议签到表，并指导与会人员签到。

第十四条会议主持人根据会议议程主持会议，各相关人员进行发言，会议决策人员进行总结发言，按照会议上讨论情况形成会议决议。

第十五条行政部或其他指定人员起草会议纪要，会议纪要发送至会议决策人进行审核后，行政部将会议纪要发放至与会人员。

第十六条会议组织部门根据会议决议事项对实施情况进行跟踪。

第六章附则
第十七条与本制度相关的输出主要有：
附件一：会议签到表（模板）
附件二：会议纪要（模板）
第十八条本制度由行政部负责解释。

第十九条本制度自印发之日起实施。

附件一会议签到表
附件二会议纪要会议时间：
会议地点：
参会人员：
会议主题：
会议主持：
会议内容：
与会人员会签：。