时间管理(高效职业人士必备技能)工具表单

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高效个人管理――工具表单参考
表-1 时间管理的目的
时间管理的目的特点是否达到改进计划
效果确定的期待结果
效率以最小的代价或花费获
得结果
效能以最小的代价和花费获
得最佳的期待结果
总结：
使用说明
作用：提升你的时间管理意识。

目的：检查你的时间管理是否达到管理目的。

若没有达到目的，提出你的改进计划。

填写：描述一下你今天的主要工作，检查你是否达到了“三效”,即效果、效率、效能。

如果没有，提出你的改进计划。

表-2 目标设定检查表
目标你的目标如何达到你的目标目标的长短：
●长期目标
●中期目标
●短期目标
目标的对象：
●家庭目标
●健康目标
●工作目标
●财务目标
●人际关系目标
●学习成长目标
●娱乐目标
●公益目标
选择一个你最想达到的目标，请你用SMART原则进行衡量（请从你设定的目标中找出SMART各要点）。

Ｓ：
_________________________________________________________________ Ｍ：
_________________________________________________________________ Ａ：
_________________________________________________________________ Ｒ：
_________________________________________________________________ Ｔ：
_________________________________________________________________ 使用说明
作用：明确你的目标。

目的：明确你的目标有哪些，哪些目标重要，采用SMART原则明确你的目标。

填写：目标的种类很多，请你根据目标的长短和目标的对象填写你的目标，在目标选择的过程中注意采用SMART原则。

表-3 目标设定计划表
目标概述：
设定此目标的理由：
实际达成目标日期：预定达成目标日期：
领域：设定目标日期：
达成此目标的利益：需避免哪些损失：
障碍与风险评估：应对障碍与风险的对策：
应采取的行动步骤：预定达成日期检查日期完成日期
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
追踪与授权追踪与授权
是否愿意花时间、精力、金钱与其他方式达成此目标？
是□否□
使用说明
作用：设定明确具体的目标。

目的：检查具体目标的利益、障碍、行动的步骤，并对目标进行追踪。

填写：对于你设定的一个具体目标，写出你在实现目标的过程中达成的利益，遇到的障碍，应对障碍的措施。

对实现目标的步骤进行规划，并对目标的达成进行跟踪。

表-4 ＡＢＣ分析法设定事项的优先顺序
待办事项重要性计划用时完成确认
A B C
使用说明
目的：明确待办事项的优先顺序。

填写：事件的顺序是通过比较来确认的。

对于待办的许多事项，首先分析其重要性，排出优先顺序，然后分配时间，是一项有效的时间管理方法。

针对你要做的事情，利用ＡＢＣ分析法来管理时间。

表－5 授权的因素检查表
因素内容
任务（WHAT）
被授权人（WHO）
目标(WHY)
执行(HOW)
方法(WHICH)
时间（WHEN）
使用说明
目的：明确授权的因素。

填写：结合所学，针对一次授权的经过，分析授权的5W和1H因素。

表-6 沟通情况检查要点
沟通不良的原因是否存在改进计划
是√否×
不明白事情的重要性
没有时间
没有倾听
沟通的目的不明确
时机不当
沟通的机会不够
补充：
使用说明
目的：检查工作中的沟通情况。

填写：沟通不良是工作中浪费时间的主要原因。

在你的工作中发生过沟通不良的情况吗？请分析一下沟通不良的原因，结合所学提出你的解决之道。

表-7 浪费时间的外在因素及其解决办法
干扰因素是否存在后果对策排序
是√否×
电话干扰
不速之客
用人不当
社交闲谈
权责混淆
沟通不良
进度失控
资料不全
会议耽搁
文件复杂
工作搁置
安排旅行
使用说明
目的：明确浪费时间的内部干扰因素，并提出解决之道。

填写：有十二种外部干扰因素浪费时间。

分析一下在你的工作中，浪费时间外部干扰因素及其造成的后果。

同时对干扰因素进行排序，确定你在时间管理中哪些是浪费时间的最主要的因素，然后有重点有针对性地解决。

表-8 浪费时间的内在因素及其解决办法
干扰因素是否存在后果对策排序
是√否×
危机应付
计划欠妥
贪求过多
事必躬亲
条理不清
欠缺自律
无力拒绝
做事拖延
使用说明
目的：明确浪费时间的外部干扰因素，并提出解决之道。

填写：浪费时间的内部因素是由于自身的一些不良习惯造成的。

请就你自身的具体情况说明干扰因素有哪些，并对干扰因素进行排序，以便今后更有针对性地改正。

表-9 工作实施跟踪表
事项计划时间实际时间浪费/超时原因分析改进计划
使用说明
目的：对于具体的工作事项进行跟踪。

填写：对你所做的事项进行跟踪，把计划时间与实际时间进行比较，找出浪费时间的原因，并提出你的改进计划。

表-10 人生梦想检视表
重要等级我想要人生的领域填写日期
使用说明
目的：写出你的人生梦想。

填写：成功是你想去的地方，成为你想成的人，做想做的事。

在你的生命过程中，曾经有很多梦想。

请在上表中写上你曾经想去的地方，想要做的事，想要拥有的东西，或者你想要成为的人。

你可以天马行空的去想象。

尽可能地用文字表达出来，再将所记载的内容依重要等级区分，决定属于人生的哪个领域，再逐步的去实现你的梦想与目标，但一定是你认为有价值的。

表-11 时间管理策略检查要点
检查要点是否做到改进计划
是否
确定明确的目标
分割，量化你的目标
明确的方向
目标与价值观符合
制定详细的计划
每日的目标是否达成
是否制定辅助方案
固定的时间做计划
设定目标达成的期限
专心专注于每一件事情
是否经常检查
是否遵循40/30/30法则
把东西放在固定位置
控制电话、拜访和干扰
马上改善最薄弱的环节
使用说明
目的：检查你的时间管理策略。

填写：检查以上时间管理策略你是否做到？提出你的改进计划。

表-12 创意点子记录表
时间创意点子构想点子来源备注使用说明
目的：随时记录你的创意点子，养成随手记录的习惯。

填写：在你日常生活中，有很多事情可能来自一个观念、一句话或是一个画面引起你的联想，这些想法或点子有可能很快就消失，如果马上记下来，它可能帮助你产生更多的创意。

请使用上面的表格来记录你的创意，它可以帮你作更多的事情，丰富你的生活。

表-13 授权双方达成的共识检查表
检查要点达成的共识不能达成共识的原因预期的成果
授权的规范
需要的资源
●人力
●物力
●资金
●技术
●其它
评估的标准
奖惩
使用说明
目的：明确授权双方应该达成的共识。

填写：充分信任型的授权是有效的管理之道，需要授权双方达成一定的共识。

你在授权的过程中双方达成了哪些共识？哪些不能达成共识，分析其原因。

表-14 待办事项管理表
日期重要性待办事项授权负责人起日止日备注
A B C
使用说明
目的：对接受授权的待办事项进行管理。

填写：结合你实际接受授权的情况填写，接受授权的事项和内容、接受的日期、授权事项的重要程度。

并对事项进行追踪。

表-15 会议计划表
会议主题：
会议日期：会议地点：
会议主持人：会议记录人：
与会人员：
与会列席人员：
讨论交办与授权事项：结果与处理：
会议决议与交办事项沟通与协调事项：会议缺失与检讨：对策与改进：
使用说明
目的：帮助你制定详细的会议计划。

填写：结合实际填写会议的具体内容。

表-16 年度目标计划表
生命远景
(1)健康： (5)理财
(2)家庭： (6)心智
(3)工作： (7)休闲
(4)人际： (8)心灵
↓
中期目标
↓
【】年度方针【】年度各项目标
↓
年度重点目标
使用说明
目的：制定你的年度目标计划。

填写：根据你的生命远景，你的中期目标，制定你的你的年度目标计划。

表-17 季度计划表
【】年度季度
本年度重大计划：
本季度必须实现的目标：
【】月份【】月份【】月份
1.
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29.
30.
31.
使用说明
目的：制定季度计划。

填写：针对下个季度的活动、目标，制定具体的季度计划。

表-18 月计划表
填表日期：【】年月计划
本月高效益活动要项
大事纪要
(1)紧急事项安排
(2)重要事项安排
(3)重要人物访谈
(4)均衡式成功
(5)本月休闲计划
(6)亲友喜庆活动
本月高效活动重点：
本月份工作检查：
使用说明
目的：制定月计划。

填写：针对下个月的活动、目标，制定具体的月计划。

表-19 周计划表
填表日期：【】年自月日至月日
周计划重点：
星期一星期二星期三紧急事项安排
重要事项安排
重要人物访谈
高效活动安排
休闲活动计划
亲友喜庆活动
宁静心灵修炼
为未来作准备
检查与调整
星期四星期五星期六星期日使用说明
目的：制定周计划。

填写：针对下一周的活动、目标，制定具体的周计划。

表-20 日计划表
【】年月日星期
复习你的人生目标
复习你的年度目标完成时间：本月目标重点：完成时间：本周目标重点：完成时间：
今日高效活动重点
__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
_____________________________________________ 均衡式目标重点
健康：
家庭：
工作：
人际：
理财：
心智：
休闲：
心灵：AM：
6：00-7：007：00-8：00 8：00-9：00
9：00-10：00
10：00-11：00
11：00-12：00
PM:
1:00-2:00
2:00-3:00
3:00-4:00
4:00-5:00
5:00-6:00
6:00-7:00
7:00-8:00
8:00-9:00
9:00-10:00
10:00-11:00
11:00-12:00
追踪与检查明日的活动成效决定于今夜周详的计
划，并付诸行动。

使用说明
目的：制定日计划。

填写：结合你第二天的活动，制定详细的计划。

表-21 系统全方位检视
检视日期：
(1)健康：_______________________________________________________________
(2)理财：_______________________________________________________________
(3)人际：_______________________________________________________________
(4)家庭：_______________________________________________________________
(5)心智：_______________________________________________________________
(6)心灵：_______________________________________________________________
(7)休闲：_______________________________________________________________
(8)工作：_______________________________________________________________
使用说明
目的：全方位的检视。

填写：结合你的目的、角色、价值观、信念，填写你在人生八大领域的目标，检查你是否达到了目标。

表-22 个人成长记录表
主题：时间：
地点：授课老师：
参加人数：
内容：
新观念如何运用到工作、人际和其他方面：
本次学习成长的感言：
我的行动承诺：
使用说明
目的：记录培训情况。

填写：根据你参加的培训课程进行填写。

表-23 个人理财记录表
日期项目现金支票信用卡其他备注
特殊记载事项：
使用说明
目的：帮助你理财。

填写：根据你的日常消费情况填写。

表-24 每日行程表
【】年月日
时间活动安排重要度完成情况跟进备注AM 8:00
AM 9:00
AM 10:00
AM 11:00
AM 12:00
PM 1:00
PM 2:00
PM 3:00
PM 4:00
PM 5:00
PM 6:00
PM 7:00
PM 8:00
晚上
使用说明
目的：制定每天的行程计划。

填写：结合你的实际情况，制定第二天的具体行程计划，可根据实际情况随时进行调整。

表-25 每月行程表
【】年月
本月优先要务周日周一周二周三周四周五周六
使用说明
目的：根据计划制定下个月的行程。

填写：结合你的计划制定下个月的行程，可根据具体情况进行调整。