项目沟通与冲突管理

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不要假定你发出的信息将会以你发送的形式被承受;
最快捷和有效的沟通在有共同观点的人之间发生,与 其下属〔同事〕培养了好的关系的工程经理将会在与 他们沟通时少有困难;
沟通必须在工程中及早建立。
5. 工程沟通中的问题
6. 工程管理中沟通需答复下面三个问题: 7. 沟通的渠道是什么 8. 什么信息是真正重要的? 9. 我会因向外传递坏消息而受惩罚吗? 10.在工程环境中,沟通经常被滤除,向上的沟通被滤除的
冲突是个人、团队、组织阻止或限制〔至少是暂 时的〕另一局部个人、团队、组织到达预期目标 的行为。
萨姆汉和威尔蒙的研究调查了被公认为工程管理中引起冲 突的主要原因的七种可能的冲突决定因素的平均强度,并 从工程周期各阶段考察了每种决定因素的强度。
七种可能的冲突源是: 工程优先权的冲突; 管理程序的冲突; 技术意见和性能权衡的冲突; 人力资源的冲突; 费用的冲突; 进度方案的冲突; 个性冲突。 工程寿命周期阶段是指工程发起、工程增长、工程主体和
情之类的符号的
的指导测试效果。
意义;
在适当的时候沟通;
用行动使所说的话
沟通的障碍
接收者听他要听 的东西,这种结 果的产生是由于 人们做同样事的 时间太长了,以 至于他们没有在
听; 信息发送者和接 收者有不同的理 解力,这在解释 合同要求、工作 说明以及建议信 息申请时是极其
重要的;
关于沟通技巧与障碍可以得出三个重要的结论:
滤网或障碍来自于:
个人洞察理解力,理解力的障碍是由于每个人都可能 以不同的方式观察一样的信息而出现的;
影响理解力的因素包括个人的教育水平和地区经历。
可以通过使用更为准确意思的词语将理解力问题减至 最少。
个性和兴趣;
态度、情感和偏好限制我们解释的意识。
如恐惧的或者有强烈爱憎感的个人将易于通过歪曲沟 通过程来保护自己。
沟通的技巧
沟通的程序
得到反响,可能不 止一种形式;
– 通盘考虑你所期望实 建立多种沟通渠道;

现的东西; 决定你沟通的方式;
如果可能,使用面
– 唤起那些受影响的兴
对面的沟通;

趣; 在其他人与你沟通的
判断承受者对于你
道路上给予大力支持; 的沟通是否敏感;
– 在你所沟通的事情上 了解如人的面部表
获得支持; – 通过依靠他人实施你
离 个人接触需要 小组会议、电话、 信件〔次数和数量 〕、电子邮件
谣传产生于支配我们信息提出方式的个性滤网,以及 使我们认为我们想的就是所说的东西的理解力滤网, 会在信息范围内扭曲和破坏信息。
谣传会引致模糊不清。
模糊不清导致我们去听我们想要听的东西;
模糊不清导致我们去听小组想要的东西;
模糊不清导致我们与没有被差异的过去的经历相联系 。
向客户和总经理报告项目结果和
成就,使他们知道重大的问题和 事件。
参与项目审查,了解和准备与其职 能专业有关的事务。使他的直线或 参谋管理以及有权的项目班子成员 知道他的人员介入的项目的有关重 大问题和事件。
状况报告是职能专家的责任。 项目经理利用专家组织。专家 们有自己的与总经理沟通的渠 道,但必须让项目经理知道。
雇员承受是令人鼓舞的。
在决策前,工程经理要询问部属解决问题的方法,此时工
程经理要注意:
我是否使雇员容易与我谈话?
我对他们的问题有共鸣吗?
我试图改进人际关系了吗?
我做出了更多的努力去记住名字和面孔吗?
工程经理的沟通风格:
专制的 促进的 判断的 秘密的 恫吓的
➢ 奖励的 ➢ 调和的 ➢ 民族的 ➢的
影响编码过程的典型障碍:
沟通目标、沟通技巧、参考的框架、发出信息者 可信度、需要、个性与兴趣、人际关系敏感度、 态度、情感以及个人利益、位置和地位、假设〔 关于承受者〕、与接收者的现存关系。
影响解码过程的典型障碍:
评价的倾向、事先形成的想法、沟通技巧、参考 的框架、需要、个性与兴趣、态度、情感以及个 人利益、位置和地位、假设〔关于发出者〕、与 发出者的现存关系、缺乏相应的反响、选择性的 倾听。
冲突会发生在任何人和事上,工程经理应当报告 给相应的高层以获得解决冲突的及时帮助,还必 须要对冲突的结果有所准备。
解决冲突的最好方法是建立优先权。
如某公司可以建立如下的优先顺序:
0级:无完成日期。
1级:在特定日期或它之前完成。
2级:在规定的会计季度之内或之前完成。
3级:在规定年份内完成。
和/或工作授权及定义特定项目 项目指示。
作分解结构中表达的那样在合
需要的进度计划。
同的范围内。
向职能组织签发提供项目指示的 信件。签发除了按公司制度确应 由总经理、职能组织或上级领导 负责的发给用户的与项目有关的 信件。
确保他的组织服从这些收到的项目 在项目经理不在时,除非已指 指示。职能经理向项目经理提供由 派了一位代项目经理,否则签 他的组织发出的可能影响项目性能 字权要交给接受他报告的上级。 的所有项目信件的副本。作为例外,签字权应遵守公司已有的制度。 在形势严峻的情况下,通过有权的 项目班子成员或直接使项目经理知 道带有异常内容的信件。
影响优先权确立效果的原因: 工程班子成员的专业技术差异大; 工程经理对工程支持人员和组织部门管理、奖励、惩
罚的权力低; 工程班子成员对工程特定目标不理解; 工程班子成员角色不明确; 工程班子成员对上级目标越一致,有害冲突越少; 成员认为工程管理系统的实施侵占了他们传统的职能
领域; 支持工程的组织单元间相互依赖性低; 在工程或职能领域的管理高层冲突更易发生。
管理程序冲突列在第五位。大局部管理程序冲突的发生几 乎均衡地分布在职能部门、工程人员和工程经理的上级几 个方面。
个性冲突的强度较低,但是却是最难有效解决的一种。
费用冲突的强度最低。
图12-5 工程寿命周期中冲突的相对分布
0.4
0.3
冲 0.2 突 强 度 0.1
进 度 计 划 冲 突
优 先 权 冲 突
如两个技术专家为谁有解决某个问题的更好方法 而争论。
有些冲突不可防止且持续重复发生。
如对于原材料和产成品的存货,制造部门和市场 销售部门存在冲突。
冲突因组织构造而异。
在传统构造中,冲突可以防止,往往因惹是生非 者和自私自利者而引起,是有害的;
在工程构造中,冲突不可以防止,往往取决于系 统构造和组成局部之间的关系,可以是有益的。
人 力 冲 突
技 术 意 见 冲
管 理 程 序 冲 突
费 用 冲 突
个 性 冲
突突
0
项目形成
阶段
开始
进 度 计 划 冲 突
优 先 权 冲 突
人 力 冲 突
技 术 意 见 冲 突
管 理 程 序 冲 突
费 用 冲
个 性 冲 突


度技
计术
划 冲 突
优 先 权 冲
人 力 冲 突
意 见 冲 突
管 理
项目沟通与冲突管理
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12.1 工程沟通
工程需要有效的沟通以确保我们在适当的时间以低代价 的方式使正确的信息被适宜的人所获得。
工程沟通就是信息的交换、传递信息的行为或实例、口 头或书面信息、有效地表达想法的技术,在个人之间通 过一般的符号系统交换意见的过程等内容。
沟通就是信息被交换的过程,其可以分为: 书面正式的 书面非正式的 口头正式的 口头非正式的〔由工程经理提出〕
1. 沟通模型
图12-1和图12-2展示了典型的沟通形式:
向上与管理者沟通
横向与同事、其他职能 部门和用户的沟通
项目 经理
横向与友人(支持者)沟通, 或与社会团体和任何方式 的与非正式的组织沟通
向下与部属和项目 办公人员的沟通
图12-1 沟通渠道
项目发起人或主管 非正式的 项目发起人或主管
项目经理或合同经理 正式的 项目经理或合同经理
雇员
非正式的
雇员
图12-2 用户沟通
来源的经验区域 来源 编码者
个性滤网
信息
接受者的经验区域 解码者 接收者 理解力滤网
理解力滤网
反馈 个性滤网
图12-3 全部沟通过 程
12.2 冲 突
冲突是工程构造的必然产物,在组织的任何层次都会发 生。
工程经理经常被描述成一个冲突经理。 解决冲突需要对冲突为何发生有所理解,考虑以下4个
问题: 工程目标是什么?他们与其他工程冲突吗? 冲突为何发生? 我们怎样解决冲突? 在冲突发生之前,有没有一种预先分析可以识别可能冲
突的方法?
12.2.2 冲突环境
冲突的类型 人力资源 设备与设施 资金支出 费用 技术意见和权衡 优先权 管理程序 进度方案 责任
影响冲突类型在工程 周期中的相对强度不 同的因素:
接近工程约束;
只有时间和性能约束 ,没有费用约束;
工程周期本身;
发生冲突的人。
有些冲突是有意义的,能够产生有益的结果。
3. 工程经理的沟通职能
4. 在工程环境下,工程经理很可能花费90%或更多的个 人时间来沟通,其典型的职能包括:提供工程指导、 决策、授予工作、指导行动、谈判、报告〔包括简明 指示〕、参加会议、总的工程管理、市场与销售、公 共关系、记录管理、记录、备忘录/信件/简讯、报告 、说明书、合同文件。
5. 工程经理需要为外部和内部客户提供简报。
12.2.3 管理冲突
没有方法能应付临时管理情况下所有的冲突,这 是由于:
存在多种类型的冲突;
每种冲突可能在工程周期中有不同的相对强度。
萨姆汉和威尔蒙调查了150位进展冲突管理的工 程经理。目的是在不考虑工程特殊性的情况下, 确定在工程寿命周期的特定阶段最普遍存在的特 定冲突的类型及大小。
工程优先权的冲突强度占第二位,该冲突往往是由于组织 对当前工程实施没有经历。
人力资源是第三位的冲突源。该冲突经常发生在给工程分 派人员或在内部支持工程的部门。
第四位的冲突源是技术意见和权衡的不一致。一般由支持 工程的部门主要负责技术投入和性能标准,其对工程局部 负责,没有具备对整个工程管理全局的概念。
逐步退出阶段。 冲突解决模式包括撤出、缓和、妥协、强制和面对。
研究结果分析:
图12-4 工程寿命周期的平均冲突强度

冲突平均强度

0
1.0
2.0
速度计划的冲突
优先权冲突
人力冲突 技术问题冲突
管理冲突 个性冲突 费用冲突
进度方案的冲突强度最大。该冲突经常因其他支持部门发 生,因为工程经理对这些部门只有有限的权力和限制。
信息的承受可能受信息接收方式的影响,最常见 的方式包括:
2. 沟通环境
沟通环境
内部因素 权力诡计 拘留信息 备忘录管理 有反面作用的情绪 化行为 混合的信息 间接沟通 陈词滥调 传达局部治环境 经济气候 已取缔的代理机构 技术方面的苛求 其它因素 后勤/地理上的别
➢ 好斗的
表12-1 沟通方针
项目经理
职能经理
关系
项目经理应最大限度地利用原有 的许可的沟通渠道而不是创造新 的渠道。
在多项目的组织中与上下的沟 通的项目成功及支持职能组织 的士气和激励的基本要素。原 则上,发自项目经理的沟通应 该形成项目班子成员与职能经 理之间的渠道。
批准项目计划,分解工作的描述 确保他的组织服从所有这些收到的 项目定义必须向项目计划和工
6. 记录根据出现频率可以分为每日会议,每星期或每月 会议和无规律、偶然的或专门的会议。
7. 组织中有三种书面传播媒介:
8. 面向个人的媒介:信件、记录和报告。
9. 面向法律的媒介:合同、协议、建议、政策、指示、 方针和程序。
10. 面向组织的媒介:手册、表格和小册子。
4. 沟通的程序、技巧与障碍
在一个集团中,如果没有大量的工程,利用1级 是有效的。由主管负责建立优先权,但是要将分 级原因告知工程经理。
影响确定工程优先权的因素: 开发中的技术风险; 公司可能面临的财务和竞争风险; 交付日期和紧急事件的逼近; 逾期交付的惩罚; 预期节约、利润增长和投资回报; 用户影响的大小,可能取决于工程规模; 对其他工程的影响; 对分支组织的影响; 对特定生产线的影响。
原因如下: 11.与信息发送者不和; 12.接收者不能从任何其他渠道获得信息; 13.使上级为难; 14.信息发送者缺乏灵活性和地位; 15.不平安; 16.不信任。 17.信息滤除可能通过维护秩序、阻碍、阻止、局部传达发
生。
沟通也是倾听。正确地倾听的好处是:
部属知道你是真诚地感兴趣;
你得到反响;
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