商户档案管理制度

商户档案管理制度
1. 引言
商户档案是企业与商户之间业务合作的基础，对于建立和维护良好的合作关系、管理商户信息、评估商户信用等方面特别紧要。

为规范商户档案的管理，确保商户信息的准确性和安全性，提高工作效率，订立本商户档案管理制度。

2. 目的和适用范围
本制度的目的是规范商户档案管理的流程和要求，保障商户档案的完整性、准
确性和安全性。

适用于企业职能部门负责的商户档案管理工作。

3. 职责和权限
3.1 职责
商户档案管理的职责包含但不限于：—收集、整理和归档商户相关资料；—
更新和维护商户档案；—供应商户信息查询和报告服务；—帮助其他部门进行商
户信用评估。

3.2 权限
商户档案管理人员应具备以下权限：—访问和修改商户档案信息；—依据工
作需要对商户档案进行备份和存档；—依据要求供应商户信息报告。

4. 实在流程和要求
4.1 商户档案的建立与归档
4.1.1 商户信息收集
•商务部门负责向商户索取必需的合作资料，包含但不限于公司名称、法定代表人、联系方式、营业执照等；
•商户档案管理人员负责归档商户提交的相关资料，并录入系统。

4.1.2 商户档案的归类与编号
•商户档案依照肯定的分类标准进行归类，例如按行业、产品类别等；
•每个商户档案都应有唯一的编号，方便日后查询和管理。

4.2 商户档案的更新与维护
4.2.1 定期更新商户信息
•商户档案管理人员应定期与商户进行联系，及时了解商户的最新信息；
•商户档案管理人员负责更新商户档案中的联系方式、经营范围、许可证等信息。

4.2.2 及时归档商户沟通记录
•依据与商户的日常沟通和合作，商户档案管理人员应记录紧要的商户沟通内容，包含会议纪要、协议更改等。

4.3 商户信息查询与报告
4.3.1 商户信息查询
•内部员工需供应正当理由，并经过授权，方可查询商户档案中的信息；
•商户档案管理人员应依据授权范围供应查询服务，并记录查询情况。

4.3.2 商户信息报告
•商户档案管理人员应依据需求编制商户信息报告，如商户信用评估报告、经营情况分析报告等；
•商户信息报告的编写应依据公司内部规定的格式和要求进行。

5. 安全保密措施
5.1 电子商户档案管理系统
•商户档案管理系统应进行访问权限设置，确保只有授权人员才略访问和修改商户信息；
•系统应定期进行备份，以防数据丢失或损坏；
•合适的网络安全措施应采取，保护商户档案的安全性。

5.2 纸质商户档案管理
•商户档案以纸质文件形式存在时，应放置在特地的储存设施中，确保档案的安全与完整；
•未经授权人员不得直接进入储存设施，不得将档案外借或私自带离企业。

5.3 商户信息的保密性
商户档案管理人员应遵守商务秘密保密制度，确保商户信息的保密性，未经授
权不得将商户信息外泄或用于其他非授权用途。

6. 管理评估
商户档案管理部门应定期检查商户档案管理工作的质量与效率，并汇报给上级部门，以不绝完满和提高工作。

7. 其他事项
商户档案管理部门应依据实际工作需要，不绝优化商户档案管理流程，提高工作效率和质量。

以上即为本企业职能部门订立的商户档案管理制度，上述制度应得到全体员工的认可和执行，如有违反制度的行为，将依据公司相关规定进行处理，并承当相应责任。