办公室文秘人员的能力结构探讨

办公室文秘人员的能力结构探讨
本文对办公室文秘人员的能力结构进行了分析，并结合当前文秘人员的社会需求现状对如何改善其能力结构进行了研究和探讨，希望能够为办公室文秘工作的开展提供一些参考。

标签：办公室；文秘工作；能力
引言
办公室文秘工作的内容主要包括各种日常行政和文秘工作，负责公文的起草、文件的传递以及会议记录、档案管理、来访接待等方面。

办公室文秘工作的内容和性质决定了其在企业的运行管理中有着非常重要的地位。

因此该岗位对于文秘人员的能力也有着较高的要求。

在企业新的发展形势下，办公室文秘人员的能力结构决定了其是否能够满足工作需要，保证各项工作的顺利进行。

1.办公室文秘人员能力结构的构成
在分析某一个岗位的人员能力结构时，可以将其分为基础能力与专业能力两个方面来进行，其中基础能力是指员工本身所具有的能力属性，可以在多个岗位中体现作用，而专业能力则是指针对某一岗位的实际工作所需要具有的专业素养。

对于办公室文秘人员来说，其所需要具有的能力主要包括以下几个方面。

1.1基础能力
（1）观察力。

办公室文秘工作中最重要的内容之一就是负责信息的上下传递，在这一过程中，就需要文秘人员能够随时察言观色，对工作中需要联系的人员具有一定的了解。

从而使文秘人员顺利的与其进行沟通交流，针对各种可能出现的突发情况或领导的紧急要求提前做好准备。

观察能力需要文秘人员在长期的工作经验中逐渐积累成长，对于实现文秘工作从被动的接受命令到主动的完成工作有着重要的意义。

（2）记忆力。

相较于其他工作来说，办公室文秘工作往往工作内容更加繁杂且工作量较大。

要想保证文秘工作的有序进行，文秘人员要能够对工作内容进行良好的安排，这就需要其具有良好的记忆力，使其在工作中能够准确的记忆各项事务的内容，并在头脑中形成条理的框架，保证信息传递的准确性，减少工作中失误。

1.2专业能力
（1）文字表达能力。

办公室文秘人员的文字表达能力可以从口头表达与书面表达两个方面进行分析，其中口头表达能力主要表现在与他人的沟通交流上，能够保证信息的有效传递，保证工作的顺利进行。

而书面表达能力则更多的表现
在公文处理上，尤其是公文书写方面。

公文写作是行政机关、企事业单位以及群众团体公务活动中形成并固定使用的具有特定格式的写作形式，是行政管理活动的重要工具。

办公室文秘人员要在对企业的基本情况进行了解的基础上，积极学习最新理论，领会上级领导的指示和精神，然后按照公文的种类、格式、行文规则、写作要求、处理办法等进行公文书写，保证公文文理通顺，思路清晰，语言规范、合乎逻辑，观点深刻鲜明。

（2）办公自动化能力。

随着现代信息技术的发展，办公自动化对于办公室文秘工作的质量和效率提高有着重要的积极意义，办公自动化成为了办公室文秘工作发展的一个必然趋势。

在这一背景下，对于文秘人员的信息技术水平、办公自动化应用能力提出了更高的要求。

文秘人员只有能够熟练的运用办公自动化系统，高效实用各种现代化办公设备，才能够提高自身的竞争力，更好的完成办公室文秘工作。

2.办公室文秘人员的社会需求现状分析
在当前的企业办公室文秘工作中，相关工作人员大多有着较强的综合能力，除了完成自己的本职工作工作以外还能够辅助企业领导进行各项事务的处理，从而保障企业各项工作的顺利進行。

随着时代的发展以及我国改革的不断深化，企业所面临的市场、社会环境等也原来越复杂，企业在运行过程中往往会遇到大量的事务性工作，也就对企业办公室文秘工作提出了更高的要求去。

在这一背景下，企业对于办公室文秘人员的需求量也在不断的上升，同时对于相关人员的技能水平也有着较高的需求。

尤其是对于大型企业来说，由于其内部各部门有着非常细致的分工，因此对于文秘人员的需求相较于政府部门、事业单位、中小型企业等要相对更高。

由此可见，当前企业对于文秘人员的大量需求使得这一职业有着较好的发展前景，但同时更高的专业要求也使得文秘人员要不断学习、提高自己，才能够更好的满足新形势下企业办公室文秘工作的需要。

3.改善办公室文秘人员能力结构的建议
3.1调整办公室文秘人员队伍
在当前多数企业的办公室文秘工作中，普遍存在着人员队伍混乱的问题，具体表现为相关人员的工作能力和专业水平参差不齐；部分人员工作积极性、责任感较差，无法满足办公室文秘工作的需要；部分人员因岗位分配不合理，无法充分的发挥出自身的专业能力和优势，导致工作的实际效果并不理想。

因此，企业要想切实提高办公室文秘工作效果，改善人员能力结构，就必须要对其人员队伍进行合理的调整。

首先，要针对办公室文秘工作制定出详细的管理、考核制度，对文秘人员的工作效果进行评估，并采取合理的奖惩措施。

其次，管理者要充分了解各文秘人员的个性、专业特点，合理的调配岗位，做好工作的分工，使其能够在符合自身专业、性格特点的岗位上充分的发挥出自身的优势，保证文秘工作的质量和效率。

此外，在发挥文秘人员长处的同时，还要注意到文秘工作对于其综合能力的要求，需要采取相应的措施对其不足之处进行提高、补足，可以通过岗位流转、结成多人工作小组等方式，使文秘人员之间能够相互学习，相互提高，
从而最终建立起一支高素质、综合、全面的文秘工作队伍。

3.2加强办公室文秘人员的培训学习
随着时代的发展和现代科技的进步，办公室文秘工作的内容也在不断丰富，工作技术和方法要求也在不断的提高。

因此，办公室文秘人员必须要与时俱进，不断的提高自身的专业水平和综合能力。

办公室文秘人员能力的提高主要依靠两个方面，一方面是由企业为了提高自身管理效率而组织相关人员对先进的工作理念、工作方法等进行培训和学习。

在这一过程中，文秘人员应当积极参加企业的培训学习活动，将被动学习转变为主动学习，利用企业提供的良好条件不断的提高自己。

另一方面则需要依靠文秘人员自身的主观能动性。

文秘人员要充分认识到当前企业文秘工作的环境背景和发展需要，认识到提升自身能力的重要性和紧迫性，在不影响本职工作的前提下通过自主学习、参加在职培训、业余培训等提高自身的专业水平和综合能力，满足企业办公室文秘工作的需要。

结语
综上所述，企业在新形势下的的发展对于办公室文秘工作提出了更高的要求，企业要合理的调整文秘人员队伍，加强对文秘人员的培训工作，文秘人员要不断的提升自己的专业能力，增强自身竞争力，从而为企业各项工作的顺利开展提供有力的保障。

参考文献：
[1]张薇薇. 办公室文秘人员的能力结构探讨[J]. 经营管理者，2017（25）：122.
[2]何晓丽. 做好综合办公室文秘工作的对策探讨[J]. 办公室业务，2013（9）：2-2.
[3]龙富平. 做好办公室文秘综合管理工作的思考[J]. 中外企业家，2017（33）：117-117.。