图纸资料管理制度

图纸资料管理制度
一、前言
为了提高单位图纸管理水平，保障图纸安全有效，科学规范地管理单位各类图纸信息资料资源，依据《机构改革方案》《文件管理规定》《文件柜使用细则》《图纸借阅审批制度》等相关法规和规定，结合本单位实际情况，订立本制度。

二、适用范围
本制度适用于本单位内全部相关人员，包括领导干部、党员、职工、临时工等。

三、图纸资料管理机构及职责
（一）图纸管理机构
图纸管理机构由文件室、图纸室构成，重要职责是对单位全部的图纸进行管理，保证图纸的安全保密和便于查阅查找。

（二）文件室
1、为本单位各部门的文件从创建、保存、分类、检索、借阅到销毁的全过程进行管理，确保文件的适时、精准、顺畅的流转。

2、对单位各类文件进行统一编号，建立文件档案、电子档案，并与单位“文件管理系统”相连接。

3、负责接收和分发包裹快递、邮件、传真等文件，保障信息传递的安全和适时性。

4、负责管理和监督单位文件的出入，协调各部门的文件交换。

5、负责定期对单位文件进行清理，归档和销毁工作。

6、对外交流与图纸室协力完成日常接待、发放、查询等业务工作。

（三）图纸室
1、对本单位全部图纸文件的创建、保存、分类、检索、借阅、销毁进行全程管理，确保图纸的安全、完整和牢靠。

2、担负全部图纸文件的存储、保护、整理、修复、清理等工作。

3、负责编制各类图纸目录，实行电子方式保存图纸，做到实时更新。

4、担负图纸文件的借阅和查询、复印、加工等工作。

5、负责图纸信息的加工、制图和修图等工作，为单位各类工程、建设、改造和维护供给图纸支持。

6、负责接收和保管单位从外部渠道购买或获得收集的图纸资料资源。

7、做好图纸抽验和安全保护，订立图纸的备用计划和利用计划。

8、对外交流与文件室协力完成日常接待、发放、查询等业务工作。

四、图纸档案管理原则
（一）保存原则
1、保存原则。

图纸文件保存期限依据文件性质及其功能确定。

常见的保存期限有两年、五年、十年、永久保存等。

2、地点原则。

图纸文件应在专用的柜子或库房内保存。

3、密级原则。

图纸文件应依据其密级和紧要性分别进行保存，等级越高的档案离管理人员越近。

（二）分类原则
1、机构分类原则。

依照机构的分类及其属性，对各类图纸文件进行区分归类。

2、内容分类原则。

依照图纸文件的内容及其用途进行分类。

3、时间分类原则。

依照建设、改造、维护等时间序列进行分类。

（三）检索原则
1. 依据文件属性和存档时间进行检索（文字检索）
2. 依据图纸的类型、用途及类别等专业分类检索（专业检索）
3. 应依照机构组织结构、人员职责分工、各部门业务交流联络等管理情况进行检索（机构检索）
（四）借阅规定
1、必需有相关工作需要和合理借阅理由，经主管领导批准后，填写借阅单。

2、在借阅期内应当妥当保管和使用所借图纸文件，严禁折叠、涂鸦和篡改等行为。

3、在借阅期届满后，在规定期限内归还，并应当经过图纸室行文确认。

4、对未经批准的非正常借阅行为，应从严查处，并承当责任。

五、图纸档案管理措施
（一）建立现代化的电子档案管理系统，利用计算机网络信息技术，供给较为便捷的管理与查询方式。

（二）实行图纸统一编号管理制度，建立完善的图纸目录查询系统，便于图纸检索、查询和利用。

（三）加强人员管理和监督，保证图纸的合理、安全和有效利用，记录图纸借阅等相关信息，建立档案管理电子档案号码列表，并进行分级管理和分层存放。

（四）对紧要的图纸信息资源加密防护，设立安全措施和紧急备份方案，确保在异常情况下数据不丢失。

（五）规范图纸资料的销毁处理程序，订立销毁布置计划和销毁记录，避开耽搁时间和误操作，以防意外发生。

（六）开展图纸档案管理的常规检查和质量抽检，发觉缺陷和问题适时加以处理和改进，最大限度地提高管理工作的质量和效益。

六、附则
制度未规定的事项，依照相关的法律法规和政策进行处理。

七、总则
本制度自颁布之日起实行，并应定期检查和调整，以保证图纸档案管理工作的长期有效性。

同时，各部门和岗位应当依照制度规定落实岗位职责、认真履行管理职责、加强沟通协作、督促落实本规定的各项实在措施。

对于违反规定的行为，要依照《机关公务员处分条例》等相关法规和规定予以纪律处分。