巧用腾讯文档提高办公效率

巧用腾讯文档提高办公效率
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来源：《电脑报》2020年第35期
现如今办公人员在处理文档时经常会遇到一个难题，那就是需要将图片中的文字转换成文档信息进行编辑。

而要完成这样的操作，必须使用到OCR技术才可以。

虽然现在网络中有很多各种各样的OCR服务，但是这些服务要么需要收费，要么在完成文字识别后，需要复制粘贴到其他的应用中才能进行编辑，而现在在“腾讯文档”中就能一气呵成搞定。

用户先在手机中安装最新版本的“腾讯文档”应用，打开它以后，通过自己的QQ账号或者微信账号进行登录。

接着点击工具栏中的加号按钮，在弹出的列表中选择“在线文档”选项。

这时会出现一个“选取模板”的窗口，点击其中的空白选项后就可以创建一篇新的文档（图1）。

在文档正文处点击一下，这时调出该应用的工具条。

点击工具条中的加号按钮，可以通过两种不同的方式来完成文字的识别操作（图2）。

比如用户点击列表中的“相机图片”按钮，就会切换到手机的图库里面。

从中选择要进行文字识别的图片文件，就可以将它加载到一个图片窗口。

点击图片窗口左下角的“提取图中文字”选项，在新的图像编辑窗口中只需要通过调整图片四周的边框，将文字所在的范围进行框选即可。

框选完成后点击下面的“开始提取文字”按钮，就可以对选取范围进行文字识别（图3）。

识别完成后将“同时插入图片”选项去除，再点击下面的“插入文本档”按钮，就可以将它插入到刚刚创建的文档里面。

当然用户也可以直接点击“文字提取”按钮，这时会弹出一个提示框，告知用户该应用会使用到用户手机的摄像头功能。

点击“允许”按钮后调用手机的摄像头，这时对准要进行文字识别的信息进行拍照。

拍摄完成后和之前一样会出现一个图片编辑框，选择要进行识别的范围后，点击下面的“开始提取文字”按钮，这样就可以对刚刚识别出的文字信息进行加载。

当识别出的文字信息加载到编辑窗口中以后，用户就可以利用应用工具栏中的命令对信息进行编辑。

由于所有的编辑操作都是在云端服务器完成的，因此用户的所有操作都会实时进行保存，用户要做的就是处理好自己的文档信息即可。

虽然现在手机的屏幕越来越大，但是相对于电脑键盘的输入来说，通过手机输入法来操作还是很缓慢的。

所以为了更好地解决这个问题，现在很多手机输入法都加入了语音输入的功能。

而“腾讯文档”的工具栏中同样也加入了类似的功能，因此用户可以利用它来帮助自己快速完成文字的输入操作。

先按照前面的方法创建一篇新的文档，接着点击工具栏中的声音按钮。

接着根据提示触碰一下下方的蓝色按钮，然后开始对着麦克风匀速地说出自己想要输入的内容。

输入完成以后点击下面的暂停按钮，这样就可以在不方便进行键盘操作时完成信息的输入操作。

当用户要想继续进行文字的输入时，再次触碰下面的蓝色按钮即可。

当所有的文字信息输入完成后，点击旁边的小钩按钮就可以将这些信息加载到文档里（图4）。

不过语音输入也有一个很明显的问题，这也是所有语音输入功能的一个通病，那就是用户在输入一段话或一句话以后，语音输入往往无法准确地添加上对应的标点符号。

所以在遇到这种情况时，只能通过手工的方式，在后期编辑的时候对文档进行修改。

小提示：在开会的时候，其实用户可以很好地利用该功能对会议内容进行记录，会后稍加修改就可以完成会议记录的整理。

在互联网上有着大量的信息，而其中又包括很多外文为主的信息，这样很多用户需要借助翻译软件来进行阅读。

但是由于常见的翻译软件对字数都有限制，这样就给用户在阅读时造成了极大的不便。

其实用户利用“腾讯文档”，就可以很方便地将一篇完整的文档进行翻译。

用户先通过网页浏览器打开“腾讯文档”在线版，接着同样利用自己的QQ账号或者微信账号进行登录。

需要提醒大家的是，登录账号一定要和使用“腾讯文档”的账号为同一个才行。

如果用户经常将QQ账号或者微信账号进行混用，那么可以先打开“腾讯文档”应用，点击操作界面右上角的账号图标。

在弹出的界面中点击“账号管理”命令，这时就可以看到微信和QQ两个选项（图5）。

分别将自己的微信账号和QQ账号进行捆绑，这样无论使用哪一个账号进行登录，都可以成功使用“腾讯文档”进行在线操作，从而避免不同账号管理不同文档的问题。

接下来在“腾讯文档”在线版里新建一篇文档，将要翻译的内容通过快捷键的方式粘贴到文档页面中。

然后点击工具栏中的“更多”按钮，在弹出的工具条中找到“智能工具”。

點击它以后选择“智能翻译”选项，这时文档页面就会改变成并列排序的方式，这样原始信息和经过翻译后的信息就可以同时显示出来，从而方便用户对整篇文档进行不间断的阅读（图6）。

而且在翻译结果页面的左上角有一个“生成新文档”按钮，点击它以后，就可以将翻译结果保存为一个新的文档，这样用户在手机应用中就可以方便地进行阅读。

小提示：虽然“腾讯文档”的翻译功能效果还不错，但是利用它目前只能对英文信息进行翻译，而无法对类似日语、朝鲜语、法语等其他外文信息进行翻译。