活动场地,活动策划、组织和保障工作方案

活动场地,活动策划、组织和保障工作方
案
需要根据会议规模和主题来选择大小和布置方式，同时考虑舞台灯光和音响效果。

三、配套服务
1．是否有专业的会务服务团队。

2．是否提供餐饮服务，菜品种类和质量如何。

3．是否提供翻译、主持人和技术支持等服务。

4．是否提供会议资料复印、打印等服务。

5．是否有免费的Wi-Fi和其他网络设施。

综合考虑以上因素，我们将为每场会议制定详细的场地保障方案，确保会议顺利进行。

同时，我们也将根据学会的要求，提供专业的活动策划和组织服务，包括活动主题设计、嘉宾邀请、宣传推广、会务管理等方面的工作。

我们将全力以赴，为学会举办成功的会议提供保障和支持。

会议场地设备与环境的考虑是非常重要的。

会议场地应该有一个合适的大小和高度，以便能够容纳所有参与者。

地毯和铺裙边也是必需的，以增强场地的专业感。

讲台也是必须的，可以选择站立式或者带有灯光的讲台。

黑板和布告栏也是必须
的，以便在会议中进行演示和介绍。

指示架、废纸篓与垃圾桶、照明灯与辅助灯设备、灯光控制盘、报到台和麦克风也是必须的设备。

环境也是考虑的重要因素。

会议地点应该靠近当地的观光点、购物、休闲活动和餐厅。

天气状况也需要考虑，会议地点的环境是否良好，当地治安是否良好，社区经济状况如何，当地的评价和过去的会议举行情况也需要考虑。

当地的会议局或观光旅游局的支持和服务也是必须的。

设备也是需要考虑的重要因素。

会议地点应该有足够的警卫人员和服务人员，大厅应该整洁，报到处应该容易找到。

当人数众多时，应该有足够的电梯设备。

询问处应该全天候有人值班，立即回复有关电话询问，尽速转送留言。

对客人的服务也是必须的，包括药局、礼品店、柜台服务和保险箱。

饭店住房应该舒适、整洁，家具完好，现代化冲浴设备，充足光线，足够的衣橱空间和衣架，以及烟雾警示器和火灾逃生资料清楚。

走道应该整洁，包括清洁人员尽速清理通道和烟灰。

每层楼应该有冰块和饮料，电梯服务也是必须的。

会议房价和一般房价也需要考虑，以及房间类别如高楼层或低楼层、面海景或面山
景。

会议房价需要确定，需要保证数量和订金。

进房和退房的时间也需要确定，取消预订的房间需要在什么时间内取消，付款方式和接受哪几种信用卡也需要考虑。

餐饮服务也是必须的。

公共区应该清洁和外观良好，备菜区应该干净，最忙时段应该有足够的人力，工作人员的态度也是必须的。

会议活动的策划需要关注以下几个方面：
1.主题鲜明：会议策划应该紧抓会议主题，确保主题鲜明。

2.合理可行的策划：制定合理可行的会议活动策划，确保
策划能够顺利实施。

3.目的性：会议策划应该根据会议目的和目标来开展筹划
活动。

4.预测性：策划具有前瞻性，需要基于对未来事情做出较
为科学的可行性预测的基础上制订。

5.科学性：策划是建立在科学基础之上的预测和筹划，需
要通过充分的调查研究、多方的了解比较、全面的概括总结来作出较为科学的预测。

6.可行性：周密严谨的策划能够快速行动，指导人们有条
不紊地开展各项工作。

在会议策划中，需要注意以下几个方面：
1.大型活动的费用、创意性、质量与服务、多样菜单、税
和小费、特别服务、特制菜单等要素。

2.酒的规定，包括禁止服务时段等。

3.现金交易酒吧规定，包括调酒师费用、出纳人员费用、
点心价格、保证数量规定等。

4.展览空间的相关要素，包括卸货点、货运接收区、设备、地面承载量、警卫区、防火逃生口、展览与餐饮、洗手间、电话的距离等。

在策划会议活动时，需要确保会议主题鲜明，制定合理可行的策划，关注会议目的和目标，具有前瞻性和科学性，同时要注意大型活动、酒的规定、现金交易酒吧规定以及展览空间的相关要素。

会议是达成特定目标和目的的重要手段，不同类型的会议需要不同的环境。

因此，在召开会议之前，我们需要收集各方面的信息，以制定计划并完成各项工作。

作为会议策划者，需要承担多重角色，包括与采购人建立良好关系、注重细节、解决问题、协商、管理财务、安排菜单、接待贵宾和外国客人、熟悉各种礼仪等。

任务包括制定计划、制定议程、了解场所和设施情况、选择合适的场所、检查设施、安排交通、协调工作人员、制定预算、确定时间安排、视察场所和设施、接洽旅行社等。

秘书处需要及时向采购人反馈会议筹划工作的进度和宣传推广效果，并做出下一步的筹划。

需要考虑的方面包括会议日期、召开天数、地点、形式、场地大小、参会人数、预算、酒
店级别和房间标准、邀请函制作、资料打印、发言人、视听设备、食品和饮料、招待会、家属是否可携带、特别活动等。

在当前疫情防控常态化的情况下，我们需要加强疫情防控措施，特别是在大型会议人员聚集的情况下。

选择可以保持空气正常流通的会议室，优先选择开窗通风的会议室，避免选择无窗户的会议室。

会议期间，建议双侧有窗户的会议室在会前至少开窗通风半小时，会议期间尽量开窗通风，以形成空气对流，加速新鲜空气的流动。

对于单侧有窗户的会议室，建议在会前至少开窗通风半小时，并在必要时开启排风扇等抽气装置以加强室内空气流动。

如果必须在无窗户的会议室开会，应确保会议期间集中空调正常运行，关闭回风系统，采用全新风运行，以确保室内有足够的新风量。

在疫情流行期间，应尽量减少或避免举办大型会议，将大的聚集会议拆分成小型会议，减少每个会场的聚集人数，避免不同会场之间的人员流动。

会场内座位的摆放应尽量增加间距，参会人员间隔距离不少于1m，每人占有面积不少于1㎡/人。

在会议场所入口处设置体温检测岗，提供一次性口罩供参会人员使用。

会议场所工作人员应进行健康监测，若出现发热、乏力、干咳及胸闷等疑似感染的症状，不得带病工作，应主动戴上口罩到就近的发热门诊就诊。

同时，应登记当次会议所有与会人员联系信息，以便必要时开展追踪监测。

在日常清洁及预防性消毒方面，应以清洁为主，预防性消毒为辅，避免过度消毒。

受到污染时随时进行清洁消毒。

根据需要对公共场所的门把手、电梯按键、楼梯扶手、收银台表面、餐桌表面等人员经常接触的部位进行消毒。

可使用有效氯为500mg/L的含氯消毒剂或其他可用于表面消毒的消毒剂（浓度
为500mg/L的含氯消毒液配制方法举例：含氯消毒液，有效
氯含量为5%，配制时取1份消毒液，加入99份水），进行擦拭消毒，作用时间30分钟。

消毒后用清水擦拭，去除残留消
毒剂。

会议举办场所应尽量减少公共用品的使用，建议参会人员自带杯具。

同时，应提供足够的免洗手消用品，洗手间应提供洗手液，并保证水龙头等供水设施正常使用。

在车辆消毒方面，接送人员车辆每两小时应进行定时消毒。

人员上下车均应进行登记，座位应隔开一个座位就坐，遵循分散就坐，保持一定的安全距离。

车辆保障工作应分阶段组织实施，包括进行车辆摸底，制订对应车辆保障具体细则，做出车辆经费预算，实地勘察市区主要道路交通状况，规划好会务期间每日人流、车流流向，确定调集车辆和驾驶员，对驾驶员进行培训，办理车辆通行证、人员工作证，提前一周完成车辆调度任务。

工作内容
本文主要介绍了关于会务期间车辆保障工作的具体措施和要求，包括对服务车辆进行督察、通行证管理、司机教育、车辆调度与使用、交通安全工作以及运力保障和结算办法等方面。

同时，对于责任方面也做了明确的规定。

工作要求与措施
为了确保会务期间车辆保障工作的顺利进行，各工作小组需要提前安排人员驻会务办对接前期筹备工作。

同时，会务期间需要实行通行证管理，所有进出会务场馆机动车辆必须持有有效通行证。

对于司机，需要进行职业道德、文明礼貌、优质服务、安全行车等方面的教育，以确保为大会服务的车辆成为
厦门文明展示的窗口。

车辆调度与使用实行“统一调度、统一
管理、对口使用”的保障方式，具体包括统一调度、及时对接、热情服务、听从指挥、确保安全等方面。

此外，还需要抓好会务期间的交通安全工作，加大快速处理事故的力度，并制定快速处理交通事故处置方案。

最后，对于运力保障和结算办法，需要有偿用车，并按车型和使用天数付费，并在用车结束后做出车辆费用结算清单。

有关责任
为了确保会务期间车辆保障工作的顺利进行，各工作小组主要负责人需要每天24小时值班，并每天至少1次会议，确
保信息沟通及时准确。

所有参与保障的驾驶员均需按规定统一着装、佩带工作证上岗，凡违反此规定的，一经发现停止其服务资格。

车辆保洁由指定洗车店承接，驾驶员必须做好登记。

改写后的文章：
为了确保会务期间车辆保障工作的顺利进行，各工作小组需要提前安排人员驻会务办对接前期筹备工作。

会务期间实行通行证管理，所有进出会务场馆机动车辆必须持有有效通行证。

同时，对司机进行职业道德、文明礼貌、优质服务、安全行车等方面的教育，以确保为大会服务的车辆成为厦门文明展示的窗口。

车辆调度与使用实行“统一调度、统一管理、对口使用”的保障方式。

具体包括统一调度、及时对接、热情服务、听从指挥、确保安全等方面。

同时，要抓好会务期间的交通安全工作，加大快速处理事故的力度，并制定快速处理交通事故处置方案。

最后，对于运力保障和结算办法，需要有偿用车，并按车型和使用天数付费，并在用车结束后做出车辆费用结算清单。

为了确保会务期间车辆保障工作的顺利进行，各工作小组主要负责人需要每天24小时值班，并每天至少1次会议，确
保信息沟通及时准确。

所有参与保障的驾驶员均需按规定统一着装、佩带工作证上岗，凡违反此规定的，一经发现停止其服务资格。

车辆保洁由指定洗车店承接，驾驶员必须做好登记。

5、驾驶员提供餐费补助时，不能以用餐为借口拖延接待
时间或故意难服务对象。

如果被投诉并经查实，将取消其参与服务保障的资格。

6、完成保障任务后，驾驶员应主动请用车单位陪同或用
车人在“派车单”上填写实际用车天数并签字确认。

驾驶员应按
照“派车单”规定的时间进行服务保障，并在完成任务后及时报告。

如果发现用车单位滥用车辆或不如实填报“实际用车天数”，或者驾驶员弄虚作假或要求用车人（用车单位）多填报用车天数，将追究责任。

用车单位或领导需对驾驶员的服务进行评价，但不得要求对方按照自己的意愿填报。

如果驾驶员的服务被投诉或评价为较差，并经查实，将取消其当日各项补助并考虑取消其保障资格。

八、服务保障须知
1、驾驶员要树立良好形象，自觉按规定统一着装、戴证
上岗，严禁戴墨镜、穿拖鞋。

2、服务要做到“热情、耐心、细致、周到”，展现特区驾
驶员对外的良好服务形象。

3、要增强安全意识，遵守交通法规，文明礼让，听从指挥，严禁违章驾驶和酒后开车，确保行车安全。

4、要严格检查技术，加强车辆维护保养，及时检查车辆技术状况，确保车辆始终保持良好状态。

5、要保持车容车貌整洁，及时清洗车辆，保持车内外干净整洁，座位无松动，椅套无污点不破损。

6、不准在车内吸烟。

7、要保持通讯畅通，随叫随到，有预知任务的，车辆必须提前10分钟到达指定接待地点候宾。

8、要认真落实保密工作。

九、应急预案
应急保障的目的是安全、迅速、有序、高效地组织紧急疏运行动，提升应急疏运的反应能力，全力保障公务出行。

一）工作原则
1、坚持统一领导、安全第一、便利有序、快速处置原则。

2、坚持以人为本、优质服务、化解矛盾、正确引导原则。

3、坚持反应迅速、信息畅通、分级负责、整体联动原则。

4、坚持突出重点，兼顾一般，局部利益服从全局利益原则。

5、坚持预防为主，做到早预测、早准备、早处置原则。

二）工作要求
建立信息畅通、统一指挥、横向协调、反应快速的应急保障机制，24小时保障响应，在突发情况下及时、迅速调集应
急运力，参与各种情况下的用车服务，最大限度减少人员候车时间，缓解各种突发情况下人员滞留问题。

为确保应急疏运的顺利进行，需要采取以下措施：
首先，要确保一线人员在岗在位，领导深入一线，指挥靠前，落实靠前，确保信息畅通、沟通顺畅。

同时，要严格纪律，克服困难，无条件服从紧急疏运调度指挥，被调用车辆按照安排的时间、地点准时到达。

其次，应急疏运的适用范围包括公务时段潮汐式用车需求、非公务时段突发车辆需求、因天气、道路、故障、事故等突发事件导致的服务停滞，以及应急大量疏散等事件。

针对这些应急情况，需要实施相应的应急响应措施。

具体来说，需要实时预警，组织方案，实施疏运，并处理特殊情况。

在应急疏运期间，需要有领导或管理人员在疏运现场。

完成应急任务后，还需要做好后期工作，包括应急疏运后期运力、运量恢复工作，应急疏运信息发布和宣传工作，并提供数据分析参考、完善预案方案。

为保障应急疏运的顺利进行，需要有足够的应急运力、人员、经费保障。

这些保障措施需要提前规划和准备，确保在应急情况下能够及时响应，提供充足的支持。