项目管理及实例分析.pptx

1.7 1.8 1.9 1.10
1.11
1.12
招生数据接收 录取通知书打印 办理新生借记卡 分班分学号 管理新生基本数据 确认需要迁入户口新生名单 系统培训及维护 网络管理 数据下发 密码封打印 确定提前入校新生名单 提前入校新生事宜
招生办
招生办
结算中心
招生办
学籍办
户口管理中心
计算中心 网络中心 注册中心 注册中心
• 项目计划与控制
• 客户关系
• 团队关系
• 交流
• 识别问题和解决问题
• 对未来项目的建议
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项目绩效和建议 方面的书面总结
31
结束项目（续）
客户反馈
– 目的
• 确定项目是否为客户带来了预期的收益 • 评估客户满意度 • 获得将来对客户开展业务联系有帮助的反馈信息
– 参与者
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11
提纲
项目管理基本概念 项目生命周期
– 识别需求 – 提出解决方案 – 执行项目 – 结束项目
项目计划与控制 项目人力资源管理
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12
投
入
识别
力
需求
量
识别需求
提出 解决 方案
执行项目
结束项目
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时间
13
识别需求
从客户角度
– 识别需求 – 项目的选择 – 准备招标文件 – 征集投标文件
以一套独特而相互联系的任务为前提 有效地利用资源 为实现一个特定的目标所做的努力
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Байду номын сангаас
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3
项目特征
明确的目标 相关的任务 必要的资源 独一无二&一次性 客户 不确定性
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4
项目成果的制约因素
工作范围 项目成本 进度计划 客户满意度
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35
项目计划实例分析
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项目计划实例分析（续）
项目目标
– 顺利进行迎新活动，实现迎新过程的数字化， 即留存数字化信息并为今后信息化管理提供 基础数据。
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项目计划实例分析（续）
工作分解结构
1
迎新前数据准备 相关部门
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提出解决方案实例分析（续）
数字迎新解决方案的管理部分
– 工作任务描述
• 迎新前数据准备
• 现场迎新
• 迎新后部分数据处理
– 项目进度计划
• 迎新前数据准备（7月上旬开始－现场迎新）
• 现场迎新（新生报到时间） • 迎新后部分数据处理 （新生报到后到正式开学）
– 项目组织：根据不同部门划分工作任务，建立矩阵型 的项目组织结构
迎新项目 校办
2
现场迎新 相关部门
3
迎新后数据处理 相关部门
3.1
3.2
体检 新生户口转入和身份证办理
校医院
户口办公室
3.3
IC卡照片处理 注册中心
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7 2.8
2.9
2.10
新生检疫 办理新生助学贷款 现场交费 生活物品及行李发放 收取新生户口迁移证 餐卡发放 录取新生相关事宜 发放澡票 现场控制及信息咨询 新生IC卡照像
学生处
学生处&社区服务中心
1.13
1.14
安排场地 安排新生接站
校办
校办
1.1.1
1.1.2
1.5.1
1.5.2
1.9.1
1.9.2
1.9.3
1.9.4
1.9.5
1.9.6
研究生数据导入 本科生数据导入 研究生招生办 本科生招生办
本科新生基本数据 教务科
研究生新生基本数据 生成新生帐号信息 确认新生检疫信息 学生宿舍信息处理 新生餐卡信息 户口信息处理 准备澡票
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数字迎新项目（续）
客户：
– 新生 – 校方（校办）* – 各部处、各院系 – 计算中心、网络中心
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10
数字迎新项目（续）
不确定性：
– 数据是否及时 – 多部门协调沟通是否顺畅 – 迎新环境的稳定性 – 新生报到的时间
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2019-10-23
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执行项目（续）
关键成功因素
– 制定周详的计划； – 项目执行人参与项目计划的制定工作； – 经常与客户交流； – 经常询问客户对项目进度的满意度； – 及时向客户和项目团队通告项目进展情况和潜在问题； – 及时对比实际进度并同计划； – 项目结束时进行评估项目绩效，总结经验。
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投
入
识别
力
需求
量
执行项目
提出 解决 方案
执行项目
结束项目
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时间
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执行项目（续）
项目计划
– 定义项目目标 – 工作分解结构 – 界定具体活动 – 绘制网络图 – 时间估计 – 成本估算 – 项目进度计划及预算
执行项目
控制项目
– 定期搜集有关项目绩效的资料，把实际绩效与计划绩效相对比， 对绩效差的部分采取适当的纠正措施。
– 现场迎新的现场迎新预演，让各个部门了解相应操作； – 现场迎新组织。
迎新后数据处理
– 校医院 – 户口办公室 – 现场照相
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18
投
入
识别
力
需求
量
提出解决方案
提出 解决 方案
执行项目
结束项目
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时间
19
提出解决方案（续）
从投标方或客户内部的项目团队角度
2019-10-23
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投
入
识别
力
需求
量
结束项目
提出 解决 方案
执行项目
结束项目
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时间
29
结束项目（续）
结束项目
– 目的：从项目学得经验，改善未来项目的工作绩效
• 组织和存档项目文件 • 处理应收应付帐款 • 项目团队成员的绩效评估 • 承约商及客户组织内部举行项目后评估会议
– 付款方式 – 进度计划 – 投标文件的格式和内容 – 最后期限 – 评价标准 – 预算资金
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识别需求实例分析
数字迎新对需求的识别
– 新生入校前后数据无缝连接，省市招办数据至学校学籍数据的 流动
– 各部门新生数据的集中管理，在最大范围内实现数据的共享 – 报到现场，能够方便、快捷的完成报到手续，缩短报到时间 – 各部门明确了各自的责任，提高工作效率
– 内部的项目后评估 – 客户反馈 – 提前结束项目
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结束项目（续）
内部的项目后评估会议
– 团队成员之间的个人会议
• 个人对项目工作绩效的认识 • 未来项目的改进工作 • 成员合作工作情况
– 项目团队的小组会议
• 技术绩效（工作范围，质量，管理变更）
• 成本绩效
• 进度绩效
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识别需求（续）
关键的成功因素
–清楚地定义需求 –选出最大收益的项目 –考虑周详的评估和选择程序 –好的需求建议书能充分理解客户的期望 –公平竞争优势
2019-10-23
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识别需求（续）
招标文件
– 工作陈述 – 客户要求 – 交付物 – 客户提供物品 – 客户审批内容 – 合同类型
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提出解决方案实例分析
数字迎新解决方案的技术部分
–理解问题：通过对数字迎新项目的分析，了解迎新过 程涉及到的各个部门，明确各部门的工作内容，协调 各部门有序的进行迎新活动，保证整个迎新的过程顺 利的进行。
–解决方案：从项目管理的观点出发，将整个迎新过程， 进行部门的划分，工作流程的划分，有效的配置各种 资源，根据多年来的迎新相关经验，制定相应的项目 进度计划，使得数字迎新项目应用最少的人力物力资 源，再最短的时间内顺利完成迎新任务的准备工作、 现场迎新以及迎新后的数据处理等工作。
项目管理及实例分析 —清华数字迎新
清华大学计算机与信息管理中心
xxx
2019-10-23
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提纲
项目管理基本概念
– 项目定义 – 项目特征 – 项目成果的制约因素 – 项目管理在高校信息化过程中的应用
项目生命周期 项目计划与控制 项目人力资源管理
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2
项目定义
各部门迎新过程分为三个阶段：
– 迎新前数据准备 – 现场迎新 – 迎新后部分数据处理
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识别需求实例分析（续）
迎新前数据准备阶段
– 迎新前数据准备阶段主要是招办对招生数据处理，导入新生库， 由学籍管理部门处理相应的学籍信息，进行分班分学号等。
现场迎新
– 现场迎新准备，开准备会议，确定参加部门，场地位置确认， 会场布置等问题；
–招标/投标前的营销策略 –是否投标决策 –提交能获胜的投标文件 –准备投标文件 –投标文件的内容* –定价理由 –提交投标文件以及后续行动* –客户评估投标方案 –合同类型及合同条款
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提出解决方案（续）
投标文件内容
– 技术部分
–成本部分
• 理解问题* • 提出方法或解决方案* • 客户的收益
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5
项目管理在高校信息化过程中的应用
信息软件的开发
– 现场迎新的软件
业务的信息化改造
– 办公自动化实施 – 数字迎新
全校的数字校园建设
– 按建设期设立项目
2019-10-23
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6
数字迎新项目
明确的目标：
– 实现新生入学的数字化和一站式服务 – 加强参加迎新的各个部处间的信息流通和工
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提纲
项目管理基本概念 项目生命周期 项目计划与控制
– 项目计划 – 进度安排 – 进度控制 – 资源配置 – 成本计划和绩效
项目人力资源管理
2019-10-23
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项目计划
项目目标
– 明确、可行、具体和可以度量，通常用工作范围、进度计划和 成本来表示——在一定期限和预算内完成这项工作。
作配合，使迎接新生的工作流程更为有序， 提高了学校各相关部门工作效率。
– 新生数据的纵向连通，实现新生入学数据与 新生在校学籍数据的无缝连接
– 规范新生报到程序，为新生提供了方便、高 效、一体的入学报到环境和服务
2019-10-23
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7
数字迎新项目（续）
相关的任务：
– 录取通知书打印、下发，分班分学号 – 迎新现场环境准备 – 相关软件开发及现场实施 – 迎新数据处理、下发给各部门和各院系 – 打印密码封 – 报到接站、接待 – 新生照相 – 新生检疫
•劳动力* •原材料*
•文档* •一般管理费
– 管理部分
•分包商和顾问 •物价上涨
• 工作任务描述* • 交付物 • 项目进度计划*
•设备和设施租金 •意外开支准备金
•差旅费
•奖金或利润
• 项目组织*
• 相关经验
• 设备和工具*
2019-10-23
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21
提出解决方案（续）
关键成功因素
–招标/投标前的努力很重要；
– 现场收费 – 助学贷款 – 安排住宿 – 户口迁入 – 餐卡发放 – 发放澡票 – 组织关系转入 – 回收录取通知书 – 新生电子邮件帐号
2019-10-23
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8
数字迎新项目（续）
必要的资源：
– 现场迎新环境 – 各岗位工作人员 – 现场发卡系统 – 新生照相系统 – 收费设备 – ……
• 项目经理 • 关键的项目团队成员 • 与项目有关的客户组织的主要代表
– 反馈方法：项目后客户评估调查表
2019-10-23
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32
结束项目（续）
提前结束项目
– 出现特殊情况，未完成而被迫结束 – 由于客户不满意而终止*
• 项目期间要持续不断地监控客户的满意度 • 及时采取纠正措施
2019-10-23
–在客户准备提出招标文件之前就与潜在客户联系；
–尽可能多的了解客户的需求、问题以及决策过程*；
–根据客户的需求、要求和期望准备重点突出的投标文 件；
–实事求是的评价自己准备投标文件的能力；
–简明扼要地书写投标文件；
–投标文件必须实事求是；
–建立精确的、完善的成本预算。
2019-10-23
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校医院
学生处
结算中心
结算中心
户口办公室 饮食服务中心
招生办
修缮中心
注册中心
注册中心
2.11
信息查询 相关部门
2.12 2.13 2.14
技术支持 现场协调 组织关系转入
计算中心 校办
组织部
2.11.1
报到信息查询 注册中心&计算中心
2.11.2
公共信息查询 网络中心
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
– 设备和工具：计算机，迎新系统，相关的人员
2019-10-23
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提出解决方案实例分析（续）
数字迎新解决方案的成本问题
– 劳动力
• 按照工作内容分配的各个部门的人员
– 设备
• 计算机准备 • 迎新系统开发和维护
– 文档
• 新生入学通知书 • 交费收据 • 学生证制作 • 等等
2019-10-23
工作分解结构
– 将项目分解成易于管理的几个部分或几个细目，有助于识别完 成项目工作范围所需的所有工作要素。
责任矩阵
– 用表格形式表示完成工作分解结构中工作细目的个人责任的方 法，表明个人在整个项目中的角色和地位。
界定活动
– 由每个工作包的责任人或责任小组来界定。
制定网络计划
– 应用于计划、进度安排和控制工作中很有用的一项技术。