各类文件档案编号规范要求(2)

各类文件、合同编号规范为了规范公司目前各类文件、合同管理，便于对文件、合同识别、查询，现对各类文件、合同编号制定本规范。

1、范围：集团公司（包括所有分公司、子公司）内所有传阅文件、对外、对内签订各类合同、行政主管单位下发文件、通知等纸质材料或电子文档（需转为纸质材料）。

2、职责：各部门对纸质材料按照本规范执行，并交由档案管理员扫描归档。

3、文件编号方法：（年月日）公司名称简称---部门名称简称第1.2.3……
3.1年月日：YYMMDD，月、日中不足两位用0补充。

例标识：（20170101）或（20171111）
3.2公司名称简称
例公司名称：浙江建设集团股份有限公司
例标识：ZJJSJT
3.3部门名称简称
例部门名称：行政事业部
例标识：XZ
3.4编号为文件起始号码，并按序号编辑。

完整示例：（20170101）ZJJSJT—XZ第1号文件
4、合同编号方法：（年）公司名称简称—工程项目简称第1.2.3…
4.1年月日：YY。

例标识：（2017）
4.2公司名称简称
例公司名称：浙江建设集团股份有限公司
例标识：ZJJSJT
4.3项目名称简称
例项目名称：二十一中项目部
例标识：21中（工程项目采取便于记忆及不混淆方式）
4.4编号为文件起始号码，并按序号编辑。

完整示例：（2017）ZJJSJT—21中第1号文件。

5、外部会议培训资料编号方法：（年月日）HP第1.2.3….提交人姓名5.1年月日：YYMMDD，月日不足两位用0补足。

例标识：（20170101）或（20171111）
5.2会议培训简称：统一使用HP
5.3编号为文件起始号码，并按序号编辑。

5.4注明提交人
完整示例：（2017）HP第1号文件周凤中提交。

6、内部合同编号方法：
6.1年月日：YYMMDD，月、日中不足两位用0补充。

例标识：（20170101）或（20171111）
6.2公司名称简称
例公司名称：浙江建设集团股份有限公司
例标识：ZJJSJT
6.3合同性质简称
例名称：内部承包合同
例标识：NB
6.4编号为文件起始号码，并按序号编辑。

完整示例：（20170101）ZJJSJT—NB第1号文件
7、对外发文、报告、申请等文书编号方法（原则此类文书应原件两份，一份对外使用一份保留以备可查）：
7.1年月日：YYMMDD，月、日中不足两位用0补充。

例标识：（20170101）或（20171111）
7.2公司名称简称
例公司名称：浙江建设集团股份有限公司
例标识：ZJJSJT
7.3发文单位简称
例单位名称：住建局
例标识：ZJJ
7.4编号为文件起始号码，并按序号编辑。

完整示例：（20170101）ZJJSJT—ZJJ第1号文件。

8、档案编号方法：在上述编号后加归档首个拼音大写字母。

完整示例：（20170101）ZJJSJT—XZ第1号文件GD第1.2.3….
9、行政事业部负责接收行政主管单位下发文件、集团公司内部发文文件编号，经营事业部负责工程项目涉及合同编号，工程事业部负责集团公司对外发文编号，会议培训材料编号由实际参加人负责编号。

各部门指定一名人员专职负责，避免产生编号混乱。

10、本规范自下发之日立即执行，执行日前所有文件材料无需编号。

望集团公司全体员工严格执行。