船务公司邮箱管理制度

船务公司邮箱管理制度
一、总则
本制度旨在规范船务公司内部及与客户、供应商等外部联系的电子邮件使用和管理，确保邮件交流的安全、高效、专业。

二、邮箱账户管理
1. 公司将为每位员工配置唯一的工作邮箱，用于处理所有正式的业务往来。

2. 员工应妥善保管个人邮箱账户信息，不得泄露给他人。

3. 员工离职后，公司将收回其邮箱账户，并清除所有个人数据。

三、邮件使用规范
1. 发送邮件时，必须填写准确的收件人地址，避免误发。

2. 邮件主题应简洁明了，能够反映邮件的核心内容。

3. 邮件要清晰、准确，避免使用模糊不清的表述。

4. 对于机密或敏感信息，应使用加密或在确保安全的前提下进行发送。

四、邮件保存与归档
1. 所有工作相关邮件必须保存在公司服务器上，以便日后查询和审计。

2. 根据法律法规和公司政策，对特定类型的邮件进行长期保存或立即删除。

3. 定期对邮箱进行清理，删除无关的垃圾邮件，确保邮箱的有效运行。

五、附件管理
1. 发送附件时，应确保文件无病毒，且大小适中，不影响邮件的正常发送和接收。

2. 对于大型文件，应使用公司认可的云存储服务进行分享，而非直接作为邮件附件发送。

六、安全与隐私保护
1. 禁止在工作邮箱中打开来历不明的邮件或附件，以防病毒感染和信息泄露。

2. 定期更新邮箱密码，使用强密码策略，增加账户安全性。

3. 对于可疑的钓鱼邮件，应及时报告给IT部门进行处理。

七、违规处理
违反本邮箱管理制度的员工，将根据情节轻重，给予相应的警告或处罚。

严重违规可能导
致劳动合同的解除。

八、附则
本制度自发布之日起生效，由IT部门负责解释和更新。

如有变动，将及时通知全体员工。