办公用品管理办法

1 目的
为规范办公用品领用及电子类办公用品耗材采购规程，加强内部控制、有效降低成本，实现企业办公用品的信息化管理，特制定本办法。

2 适用范围
适用于公司及下属各分/子公司、基地。

3 定义
适用本办法的办公用品为未经仓库收发存管理、固定资产管理、食堂收支管理的其他一切有形资产(以下简称办公用品)以及电子类办公用品耗材的采购，包括办公用品、低值易耗品、耗材、办公电子设备维修及其他物资。

4各部门职责
4.1 行政部
4.1.1为办公用品的归口管理部门，负责对公司各职能部门及下属各分/子公司、基地所使用的办公用品统一管理。

设专管员通过信息系统实物账套实行信息管理，通过对办公用品的统计、审核、调剂及费用的统计，实现对办公用品的有效管理。

4.1.2负责根据审核完成的《申请单》通知指定供应商送货。

4.1.3每月通报各部门办公用品领用费用。

4.2 信息部
为电子类办公用品的协助管理部门，负责协助行政部对各职能部门及下属各分/子公司、基地所使用的电子类办公用品耗材的实物管理。

4.3 采购中心
负责供应商的选定及价格洽谈；负责费用支付价格审核。

4.4 财务部
在发票报账时监督办公用品的出入库手续，确认手续齐全后报账；负责对本实物账套的技术指导和维护。

4.5 各使用部门
每月25日前通过信息系统填报次月的办公用品需求计划。

5 工作要求
“零库存管理”，按月实际用量采购，成本核算到部门。

6 申购审批流程
6.1 各部门每月25日前编制次月办公用品采购申请表，经部门负责人批准后报行政部。

6.2 行政部每月30日前对各部门上报的采购申请进行审核，并编制《采购汇总表》，经行政部经理、人资行政中心总监批准后呈报总裁审批，批准后由采购中心采购。

6.3 采购中心每月5日前完成采购，办公用品送到指定地点。

6.4行政部通知需求部门办理办公用品的领用手续。

7 财务入账
当月采购物资由行政专员当月在信息系统上办理出入库手续，按合同约定填写付款单，将签字确认的外购送货单及发票一并交采购中心、部门负责人审核，公司领导审批，交财务部会计处，会计应审核发票合法性，必须一票二单（发票、入库单、领料单）齐全才准予入账。

8 附则
本办法在原规定基础上修订，自下发之日起执行，解释权归人资行政中心。

9 附件
信息系统操作流程
信息系统-办公用品账套操作说明
1、记录范围：
办公用品的范围为未列入仓库收发存管理、固定资产管理、食堂收支管理的其他一切有形资产(以下简称办公用品)，包括办公用品、低值易耗品、其他物资。

2、主要参数分类：
2.1核算部门
公司各部门。

2.2办公用品分类，根据实用性原则列举常用的物品：
2.2.1办公设备耗材：纸、凭证、墨粉、硒鼓、
2.2.2办公文具：笔、本子、
2.2.3低值易耗品：桌椅、电话机、电扇、
2.2.4办公设备修理配件：电脑配件、
2.2.5饮用水
2.2.6其他物品：未列入食堂费用的招待食品(如糖果、饮料等)、未列入仓库管理的劳动保护用品(如冷饮)
3、系统操作说明
3.1 信息系统记功能模块：启用供应链模块，应用外购入库、其他入库、领料发货、领料汇总表四项功能，按办公用品仓库、行政仓库分别对外购及内部调拨办公用品核算。

3.2操作员：行政部专门管理员(以下简称专管员)
3.3外购入库：
系统设立办公用品仓库对所有外购办公用品到货后，采购员应及时到行政部办理入库手续，专管员在〖供应链〗--〖仓存管理〗--〖验收入库〗输入单据的详细信息，包括供应商、收料仓库、物料代码、数量、金额（含税总额）、保管、验收、采购中心门、业务员。

打印外购入库单。

注：供应商——列出所有供货单位，按地区分以便查询
收料仓库——办公用品仓库
物料代码——办公用品按类别统一进行编码
（分办公耗材、文具、食品、办公设备维修件、办公家俱、其他低值易耗品六类）
保管——仓库或办公室的验收保管人
采购中心门——该办公用品的采购中心门，不一定是采购中心
业务员——该办公用品的采购人
4、调拨入库：
因人员离职、企业搬迁及其他原因产生的多余物资（前期已进行成本核算），各部门及时且必须将物资退回行政部。

负责人在信息系统系统中通过行政仓库录入其他入库单，实时了解企业集团可用物资状况。

5、领料发货：
各部门按上月申请数到行政部办理领用手续，专管员及时在信息系统系统〖仓存管理〗--〖领料发货〗录入领料数据，必输项有领料部门、发料仓库、物料代码、数量、领料人、发料人。

月末在〖存货核算〗--〖出库核算〗中进行成本核算，〖仓存管理〗--〖领料发货〗--〖生产领料汇总表〗中按领用部门汇总打印，交总裁办公室、财务部各一份。