深圳南油(集团)有限公司文书档案工作细则

深圳南油（集团）有限公司
文书档案工作细则
为加强对文书档案的科学管理，充分发挥其在特区和我司建设中的作用，根据党和国家对深圳市对档案工作的要求，结合我司实际情况，特制定细则：
一、总则
文书档案是党和国家的宝贵财富和重要机密，是一项政策性和科学性都很强的工作。

其基本任务是：认真执行党和国家关于档案工作的方针、政策及当地政府的规定，贯彻党、政档案集中统一管理的原则，切实做到档案的完整与安全，建立健全工作制度，使之更好地为我司的开发建设服务。

各级领导干部和工作人员均必须重视这项工作。

二、档案管理机构及其职责
1．总公司在总经理办公室设信息调研科，并配备政治可靠（党员）、工作责任心强、具有中等以上文化程度的档案人员。

建立同办公室主任直接领导的文书档案工作责任制，统一负责总公司的文书档案工作。

总公司所属各部、室、公司设政治可靠的专职文档员，负责收集、整理和保管本单位的文书档案工作。

2．档案管理人员工作职责范围
（1）认真学习并贯彻执行党和国家及深圳市有关文书档案工作的方针、政策和规定，制定并执行本司文书档案工作制度和计划（2）统一负责本公司有保存价值的发文和收文的收集、立卷归档与保管工作。

（3）办理文书档案的借阅，主动开展档案的利用工作。

（4）编制必要的索引。

（5）适时对档案进行鉴定，对超过保管期限和失去保存价值的档案提出处理意见。

（6）模范执行保密制度，确保档案的安全，不丢失、不泄密，交接和借阅必须履行登记签字，销毁要有清单和批准手续。

（7）维护档案的安全，对案卷要经常进行检查，如发现案卷有腐烂、污损等现象，应及时采取措施。

（8）负责对总公司其他档案的管理进行业务指导。

三、文件的立卷归档
1.凡是记述和反映总公司各职能活动的具有查考价值的各种自制文件（印发文）、表报、记录等和已办理完毕的有保存价值的外来文件（即收文），均由总办信息调研科统一回收，按照文件的自然形成规律和有机联系，在平时进行分类整理，并于第二年二月底以前按归档范围及保管期限参考表于四月底以前完成上一年度的文书立卷
归档工作。

2.各部、室、公司对总办信息调研科转去的已经办理完毕的收文（包括代表总公司参加会议带回的重要文件），均不得自行保管和销毁，必须及时向总办信息调研科移交归档。

3.文件的组卷应正确反映本司的主要职能活动，并有利于保管、查找和利用。

其基本原则是：
（1）以年代、组织机构、问题、保管期限进行分类组卷，对下列几种情况明确如下：年度的工作计划、总结、预算、决策、统计报表等立在当年；跨年度的文件立在结案一年；请示和批复不在同一年的，立在批复的一年。

（2）文件的排列以正文在前，附件和底稿在后，批复在前，请示报告在后，并按时间或编号的先后秩序进行。

（3）组成的案卷一定要有案卷目录、卷内目录和备考表。

（4）装订要用线绳，并出掉订书钉等金属物，每卷按书本形式在文件的右上角用号码机打上张次号。

（5）卷内文件的大小以A4纸为标准，小于A4的要用纸裱齐，大于A4的以不损坏蚊子为原则切小或折齐。

（6）案卷封面要用毛笔写上简明的标题、保管期限、机密等级等，编号最好用刻制的号码用红色印泥盖上。

4.根据国家档案局的规定，案卷分永久、长期、短期几种。

档案管理人员应根据文件内容的重要程度，对照保管期限参与表提出保管期限的意见，由办公室主任核定。

5.对无保存价值的文件，要逐一填写销毁彰单，经办公室主任审批，并在收、发文本上注明，一年后予以销毁。

四、档案的管理和借阅
1.档案人员应该按照自己的职责，熟悉自己的业务，编写必要的查考工具，经常对案卷进行检查，对借出的案卷要及时收回。

2.档案的借阅
（1）借阅档案一般只能在档案室借阅，如因特殊情况，经档案人员同意，办理借阅手续后方可借出，但必须于当天归还，需要再借。

（2）属本业务部门业务人员工作职责范围为案卷，可直接借阅；非本业务部门、业务人员工作职责范围内的，如确因工作需要，需经办公室主任批准方可借阅；查阅中央和国务院文件，按该文件规定的传达范围进行，如超出传达范围的，需经办公室主任批准，（3）不准将案卷带出公司外使用，如确因工作必需，要由单位领导签字，经办公室主任批准。

（4）外单位借阅档案时，必须持单位介绍信，经办公室主任批准后方予借阅。

（5）借阅档案时如需摘抄和复印，必须实先征得档案人员的统一，并在借阅登记本上注明。

（6）总公司党委会、办公会的会议记录本，非有关人员不能借阅，如因特殊情况需要查章时，必须经党委和总公司领导批准，并由
原记录人员负责查阅，如原记录人不在，则由秘书或档案人员查阅，不得自行随便翻阅、摘抄。

（7）借阅时必须爱护案卷，不准折叠，不准拆卷，不准在文件上涂写，更不得抽走卷内任何资料。

（8）非党员不得借阅党内案卷。

五、档案的鉴定和销毁
1.根据档案的保管期限，对短期保管的档案应适时进行审查鉴定，如认为确无保存价值的文件，有档案管理人员提出销毁的建议，经办公室主任审批。

2.凡已决定销毁的档案，必须认真登记造册，并必须履行签字手续，销毁时应有专人监销，销毁后监销人亦应在注册上签字。

附件一
文件归档范围
一、总公司董事会、党代会、职代会、团代会的全套会议文件和资料（包括工作报告、决议、开幕词、闭幕词、代表名单、候选人名单、选举人结果、照片等）。

二、总公司党委会、办公会、团委会、工会委员会的记录、纪
要。

三、总公司党委、纪委、团委、工会委员会及总公司领导班子的任免报告和批复、总公司所属各部、室、公司领导及一般干部的任免、调配名单。

四、各种工作计划和总结。

五、以总公司党委、总公司和纪委名义给上级的请示、报告及上级的批复。

六、组织机构的调整、人员编制、沿革史、大事记、启用和作废印模所形成的文件。

七、各种统计报表。

八、重要的来信、来访记录及查处案件所形成的文件
九、职工转正定级、工资调整、工人分配、工种变动所形成的文件。

十、各种规章制度和职责范围及岗位责任制。

十一、先进单位及模范人物的奖励及其先进事迹材料。

十二、各种处分决定（包括党、团和行政）。

十三、各种事故报告及伤亡处理形成的文件。

十四、接待外宾和涉外活动中所形成的文件。

十五、与有关单位的协议、合同和意向书。

十六、在日常工作中所产生的各种简报、通知、通报、决定、公函等。

十七、上级机关给我司下达的各种工作计划、决定、指标、通
知及各种规章制度。

十八、中央、国务院、广东省、深圳市及有关单位发来的有保存价值的文件。

十九、上级领导和外宾来我司检查、参观时所产生的照片和讲话录音等。

附件二
文书档案保管期限参与说明
一、根据国家档案管理局“机关文书档案保管期限参与表”结合我司情况，制定出我司文书档案保管期限参与表，作为立卷归档和档案鉴定时的依据。

二、文书档案的保管期限分永久、长期（三十年至五十年）、短期（五年至十五年）三种。

永久:是指记述和反映我司主要职能活动，不但对当前工作有重要作用，而且是具有长远利用价值的档案。

从其内容来讲，包括我司在工作中形成的命令、指示、决定、决议、规章制度、年度以上的规划、计划、总结、统计报表、会议记录、组织机构、人员编制、人事
任免等重要文件以及同我司上述文件有密切关系的上级机关发来的重要文件。

长期：是指在长时间内需要查阅的档案。

从其内容上来讲，凡是上级机关下发的需要我司贯彻执行的并有长期参与价值的重要文件，以及我司在工作中形成的较长时期内需要查阅的文件。

短期：是指在较短时期内需要查阅的文件。

主要是指上级机关和兄弟单位发来的和我司在日常工作中产生的属于一般业务性或事务性文件。

三、参与表中所谓“重要的”，是指属于方针政策性文件和重大问题的，具有科学历史价值的文件；所谓“一般的”，是指事务性和一般业务性问题的，科学历史价值不大的文件。

四、本表所列内容尚不完全，拟定保管期限进行归档。

附件三
文书档案保管期限参与表。