浅论无纸化办公为档案管理工作带来的新机遇

浅论无纸化办公为档案管理工作带来的新机遇
发布时间：2021-09-10T03:47:38.648Z 来源：《新型城镇化》2021年14期作者：徐凤霄[导读] 从而使得电子档案能够具备科学性和安全性的管理特征，实现电子档案管理的成功转型。

寿光市城投控股集团有限公司山东寿光 262700摘要：随着我国当前信息技术的不断发展，电子档案管理在各行各业中占据了重要地位，不仅有助于解决以往纸质电子档案管理工作中存在的不足之处，还有助于多方位满足信息服务方面的需求以及要求。

在实际工作中，需要将无纸化办公条件下电子档案管理模式优化
纳入到日常规程中，了解电子档案和传统电子档案在管理方面存在的差异性，从而为电子档案管理提供重要的帮助。

关键词：无纸化办公条件；电子档案管理；研究
正文
在信息技术发展的进程中，不仅扩宽了文档管理工作的空间，并且对文档管理工作提出了诸多新的要求。

在实际工作中，需要结合企业当前的发展方向和发展重点，明确电子档案管理过程中需要特别注意的问题，并且还要根据自身电子档案信息方面的需求，实现办公自动化条件，从而使得电子档案能够具备科学性和安全性的管理特征，实现电子档案管理的成功转型。

一、电子档案管理的特点
电子档案相较于传统纸质文档，在保存和管理方面的优势较为突出，并且在防霉和防火工作中的表现和效果也是比较优良的。

在当前电子档案管理工作中需要储存在电脑或者是光盘上，可以根据后续工作需要和工作要求，充分调动电子档案中的信息，不仅阅读时非常便捷，还节约了实际储存空间。

相比于以往的纸质文档，电子档案只需要进行简单的归类和处理，并且在电脑中可以实现自动化操作，不仅节约了人力成本，也缓解了工作人员的压力，还有助于提升实际电子档案管理的效率以及水平。

二、信息化背景下企业电子档案管理模式转型的作用
时代是不断发展的，对于企业电子档案管理工作来说需要紧跟当前时代发展的方向，运用信息化技术，解决存在以往电子档案管理工作中的复杂而多样性的问题，从而提升电子档案管理工作的精细化效果。

在以往企业电子档案管理工作中，管理模式混乱，并且企业电子档案管理部门并不直接对所有电子档案进行绝对性的管理，导致一些电子档案管理经常会在后续整合和加工时存在遗漏和遗失，想要查找这些电子档案是非常不容易的。

因此在实际工作中需要融入信息化的手段来提高电子档案管理的效果以及水平，做好电子档案管理工作的优化性调整，并且利用信息化技术进行电子档案的搜集和整理，之后在电子档案信息化管理工作中实现快速性的检索和统计。

信息化的电子档案管理和电子电子档案管理模式是相互关联的，可以使相关管理人员直接在系统中查询相关的电子档案信息，也可以通过扫描技术将纸质电子档案变成电子化的电子档案，方便后续的储存和管理工作，优化企业电子档案管理的效果和水平。

三、企业电子档案管理的思路
（一）融入适合企业管理需求的系统
在信息化环境背景下，在进行企业电子档案管理新模式建立时，需要结合当前企业的发展现状以及发展需求，融入适合企业电子档案管理要求的信息化系统，从而支撑后续工作的有序进行。

企业电子档案信息化管理系统属于庞大的工程，每年要处理上万职工的电子档案信息，一般的电子档案信息化管理系统很难支撑企业电子档案管理工作的有序进行，因此在实际工作中需要加强资金和设备的投入力度，开发出适合企业当前发展的电子档案管理系统，或者是融入其他企业所开发的适合企业电子档案管理需求的信息化管理系统，从根本上实现信息化管理模式的成功转型。

从当前企业的电子档案管理需求来看，一些职工的电子档案在进入到企业之后并没有打开，但是一些职工会由于在企业中的表现来补充电子档案中的内容，从中可以看出实际的电子档案管理工作具备复杂性的特征，因此在进行信息化系统开发时，企业要密切的观察和整合实际电子档案信息化管理的需求以及要求，将这些内容进行全面的融合，从而保证整个电子档案管理工作能够更加具有通常性的特征。

在实际信息化建立时，可以首先从职工的电子档案管理工作入手，当相关管理人员熟悉了教职工的电子档案信息化管理系统的操作之后，再进行职工电子档案的有效性管理，之后，再结合企业当前的发展现状，开发
出一直匹配的电子档案信息化管理模式，从而提升实际工作效果及工作质量。

另外在信息化系统融入和应用时，需要指派专业性的工作人员做好信息系统的维护和管理工作，并且还要融入安全防护技术，防止职工的信息出现泄露的问题，使得整个信息化管理系统更加完善和科学，服务于企业当前的电子档案管理工作。

（二）管理系统电子档案信息化管理的对接
企业电子档案管理系统并不属于独立性的系统，而是要结合当前管理的发展现状，将管理部门的电子档案管理和社会电子档案管理中，进行相互融合和对接，从而展现出独特性的工作效果。

企业电子档案为了紧跟当前信息化时代发展的方向，需要加强对电子档案管理工作的力度，信息化发展趋势是越来越快的，并且许多信息逐渐朝着多元性的方向而不断的发展，比如职工的个人信息能够在企业网中查询，因此企业需要实现管理系统信息化电子档案管理模式的成功改革和创新，从而实现职工电子档案的科学性管理。

（三）应用数字化的电子档案技术
在新时期下进行电子档案数字化管理中，需要加强对数字化电子档案技术的有效实施，从而解决存在于实际工作中的复杂而繁琐的工作程序，在企业电子档案管理工作中很容易会受到资金和人力等其他因素的影响，使得电子档案管理模式具备滞后性的特征，严重影响了企业电子档案管理水平的提高。

因此在设计工作中需要加强对数字化电子档案技术的利用，防止客观性因素和主观性因素降低电子档案利用率和服务成效，在实际工作中需要依托于数字化技术建立大数据库技术，并且还需要对企业所产生的新型电子电子档案进行记录和归档，完善信息化管理模式和平台。

另外还需要加强对电子档案资料的审核力度，运用数字化的技术来减轻实际工作的压力，并且有助于实现精细化的管理效果，在完善电子档案信息资料的同时，提高相关管理人员对电子档案管理工作的认识，从而为后续工作制定正确的参考依据。

其次在实际工作中还需要利用数字化技术为职工电子档案管理工作提供重要的便捷服务，防止出现资料丢失的问题，比如在实际工作中可以以二维码的形式来让职工获取自身的电子档案资料，保证信息资料的准确性和便捷性。

另外还需要设置密码入口，尤其是对于开放性的网络环境来说，要最大程度防止病毒和黑客的攻击，采取防火墙技术来提高电子档案管理的安全性。

最后，还需要通过数据挖掘技术，将职工的电子档案储存到数据库中，根据需要和需求提供个性化和针对性较强的服务，从而有效解决存在以往电子档案管理工作中的不足之处，提升电子档案管理的效率。

结束语
在企业现代化发展的进程中，加强对电子档案管理的工作力度是非常重要的，不仅可以推动企业的稳定性发展，还有助于为企业决策提供重要的依据。

在实际工作中，需要在无纸化办公条件下提高电子档案管理的效果以及水平，并且还要加强计算机软件和硬件设施的管理力度，制定科学而完善的文件归档制度，从而为后续企业稳定发展奠定坚实的基础，也有助于实现企业现代化的转型。

参考文献
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