上海震旦家具公司SAP实施事务FI顾客预收款清帐流程

第十一章-FI11_顾客预收款清帐流程
1.流程说明
此流程描述因应营业销售行为中的收取顾客预收款之清帐管理需要，于SAP系统中相应进行的核算帐务处理作业过程。

本流程主要涉及责任中心营业人员、区会计和总部应收帐会计等岗位。

在顾客出货后顾客预收款之清帐，需区分预收款与实际开票金额的三种差异状况（大于、等于、小于），以不同的方式进行系统清帐作业。

如果预收款金额大于开票金额，则由责任中心营业人员确认是否需要退还差额，如果需要退还预收款与实际开票差额，责任中心营业人员需要填制“货款退回申请书”，经公司本部财务主管及权责主管核准后，由区会计完成预收款清帐处理，所需支付款项通过内部往来由总公司进行资金支付作业；如果不需要退回货款，则和预收款金额等于或小于发票金额的处理方式一样，由责任中心助理直接填制记帐凭证，进行清帐处理。

注意事项：①预收款清帐会计凭证抬头文本，仍需输入相对应之销售合同号码
②禁止分公司、区部自行退款以遵循统收统支资金策略；
③SAP系统清帐作业，均须选择部分付款方式进行
④顾客支付尾款时，若因重复付款等原因，需退回余额者，亦可参考本流程之相应作业模式进
行SAP操作。

相关附件：货款退回申请单
2.流程图
3.系统操作
3.1.操作范例
1)预收款金额=发票金额，预收款金额45000，发票金额45000
2)预收款金额>发票金额，预收款金额45000，发票金额40000
3)预收款金额<发票金额，预收款金额45000，发票金额50000
3.2.系统菜单及交易代码
1）预收款清帐及帐户清帐
路径：会计?财务会计?应收帐款?凭证输入?预收定金?清算
交易代码：F-39
路径：会计?财务会计?应收帐款?帐户?清算
交易代码：F-32
2）预收款清帐及帐户清帐
路径：会计?财务会计?应收帐款?凭证输入?预收定金?清算
交易代码：F-39
a)若客户要求退还多付款项，则：
路径：会计?财务会计?应收帐款?凭证输入?其他?内部转帐?带清帐
交易代码：F-30
路径：会计?财务会计?应收帐款?帐户?清算
交易代码：F-32
b)若客户要求将多付款项转作另一订单的预收定金，则
路径：会计?财务会计?应收帐款?帐户?清帐
交易代码：F-32
3.3.系统屏幕及栏位解释
1）预收款金额=发票金额
预收定金清帐
路径：会计?财务会计?应收帐款?凭证输入?预收定金?清算
交易代码：
F-39
凭证日期会计凭证日期2001/04/17
DA：顾客预付款凭证类型以区分顾客预付款的会计记帐凭证和其他类型的会计记帐
凭证。

不同的记帐凭证具有不同的凭证编号范围，同一种
记帐凭证编号连续
F001：震旦总部公司代码为财务会计的组织结构基本单元，在其层面上出具资产负
债表和损益表等法定会计报表，震旦家具公司之公司代码
设定为自“F001”至“F999”
记帐日期预付款入帐日期。

2001/04/17
记帐期间记帐期间 4
RMB
货币为会计凭证之业务货币种类，本公司之记帐本位币为人民
币（RMB），业务货币则有美元（USD）等
A01
凭证抬头文本会计凭证摘要：针对预收定金清帐会计凭证需填写对应的
销售合同编号，且应与“YSD01”中的号码一致
客户：帐户指定总帐科目。

对于客户应收款，指定顾客09：预收帐款-亚
洲纸浆
会计年度预付定金所在会计年度2001
文本会计凭证项目摘要APP亚洲纸浆预收
款清帐
按<处理预收定金>键进入下一个画面。

选择需要进行处理的预收款相关行项目。

选择<模拟>进入下一画面
栏位名称栏位说明资料范例
项行项次 2
PK 指定行项目的借贷方和科目09A：预收帐款借
方
帐户指定总帐科目。

对于预收款，指定顾客编号09：预收货款-国
内顾客
科目简短说明科目短描述亚洲纸浆
金额凭证金额45000
文本会计凭证摘要
按<保存>生成过帐凭证。

Dr：预收货款-国内顾客 45000
Cr：应收帐款-国内顾客45000
帐户清帐
路径：会计?财务会计?应收帐款?帐户?清算
交易代码：F-32
栏位名称栏位说明资料范例
帐户进行帐户清帐的客户编号09：APP亚洲纸浆清帐日期进行帐户清帐的日期2001/04/17
期间进行帐户清帐的日期 4
特别总帐标志如果需要进行清帐操作的项目含有特别总帐，则应填写相
应的特别总帐标志。

如对预开发票项目清帐，填写特别总
帐标志“V”
标准未清项未清项列表包括不含特别总帐标志的行项目√
按“处理未清项”进入下一画面
选择需要进行清帐操作的行项目，且未分配的和簿记差异均为0时，按“模拟”进入下一画面
本步操作只是结清动作，并不产生会计分录。

按“保存”完成。

2）预收款清帐及帐户清帐
路径：会计?财务会计?应收帐款?凭证输入?预收定金?清算
交易代码：F-39
此步操作同1）
若客户要求退回多付之定金款项，则操作如下：
路径：会计?财务会计?应收帐款?凭证输入?其他?内部转帐?带清帐
交易代码：
F-30
栏位名称栏位说明资料范例
凭证日期会计凭证日期2001/04/17
凭证类型以区分顾客预付款的会计记帐凭证和其他类型的会计记帐
凭证。

不同的记帐凭证具有不同的凭证编号范围，同一种
记帐凭证编号连续
DA：客户凭证
公司代码为财务会计的组织结构基本单元，在其层面上出具资产负债表和损益表等法定会计报表，震旦家具公司之公司代码
设定为自“F001”至“F999”F011：震旦浦西分公司
记帐日期预付款入帐日期。

2001/04/17
记帐期间记帐期间 4
RMB
货币为会计凭证之业务货币种类，本公司之记帐本位币为人民
币（RMB），业务货币则有美元（USD）等
凭证抬头文本会计凭证摘要亚洲纸浆退款
PK 指定行项目的借贷方和科目11：客户贷方
帐户指定总帐科目。

对于应收帐款科目，指定顾客编号01：内部往来-AR 按“Enter”进入下一画面
栏位名称栏位说明资料范例
金额开票金额与预收款金额差异数5000
1002
业务范围跨公司代码的核算环境以出具跨公司代码的资产负债表和
损益表，震旦家具公司业务范围区分为震旦中国家具董事
会（1001）和震旦中国办公家具（1002）
文本会计凭证项目摘要亚洲纸浆退款记帐码指定行项目的借贷方和科目01：客户借方
按“选择未清项”进入下一画面
栏位名称栏位说明资料范例
公司代码为财务会计的组织结构基本单元，在其层面上出具资产负债表和损益表等法定会计报表，震旦家具公司之公司代码
设定为自“F001”至“F999”F011：震旦浦西分公司
帐户进行帐户清帐的客户编号09：APP亚洲纸浆帐户类型未清项列表的类型D：客户
标准未清项未清项列表包括不含特别总帐标志的行项目√
按“Enter”进入下一画面
选择需要进行清帐的行项目，按“费用差异”进入下一画面
栏位名称栏位说明资料范例
记帐码指定行项目的借贷方01：客户借方
帐户进行帐户清帐的客户编号09：APP亚洲纸浆按<Enter>进入下一画面
栏位名称栏位说明资料范例
金额开票金额与预收款金额差异数5000
1002
业务范围跨公司代码的核算环境以出具跨公司代码的资产负债表和
损益表，震旦家具公司业务范围区分为震旦中国家具董事
会（1001）和震旦中国办公家具（1002）
文本会计凭证项目摘要APP亚洲纸浆预收
款清帐
栏位名称栏位说明资料范例
项行项次 1
PK 指定行项目的借贷方和科目11：客户贷方
帐户指定总帐科目。

对于预收款，指定顾客编号01：震旦总部
科目简短说明科目短描述：对于客户为客户名称震旦家具上海总部金额凭证金额5000
按<保存>生成过帐凭证。

Dr：应收帐款-国内顾客 5000
Cr：内部往来-AR 5000
路径：会计?财务会计?应收帐款?凭证输入?预收定金?清算
交易代码：F-39
操作同1)第一步骤
若客户要求多付之定金款项转作其他订单之定金，则操作如下：
栏位名称栏位说明资料范例
帐户进行帐户清帐的客户编号09：APP亚洲纸浆清帐日期进行帐户清帐的日期2001/04/17
期间进行帐户清帐的日期 4
特别总帐标志如果需要进行清帐操作的项目含有特别总帐，则应填写相
应的特别总帐标志。

如对预开发票项目清帐，填写特别总
帐标志“V”
标准未清项未清项列表包括不含特别总帐标志的行项目√
按“处理未清项”进入下一画面
选择需要处理的未清项，按<费用差异>进入下一画面
栏位名称栏位说明资料范例
记帐码指定行项目的借贷方19：客户借方帐户进行帐户清帐的客户编号09
特别G/L
抬头文本会计凭证摘要。

此处填写新订单的合同号A02
特别总帐行项目过帐到非统驭科目，指定过帐科目的标志A：预收款
按<Enter>进入下一画面
栏位名称栏位说明资料范例金额开票金额与预收款金额差异数5000
1002
业务范围跨公司代码的核算环境以出具跨公司代码的资产负债表和
损益表，震旦家具公司业务范围区分为震旦中国家具董事
会（1001）和震旦中国办公家具（1002）
文本会计凭证项目摘要A02
按<模拟>进入下一画面
栏位名称栏位说明资料范例
项行项次 1
PK 指定行项目的借贷方和科目19A：客户预收款帐户指定总帐科目。

对于预收款，指定顾客编号09
科目简短说明科目短描述：对于客户为客户名称APP亚洲纸浆
金额凭证金额5000
按<保存>生成过帐凭证。

Dr：应收帐款-国内顾客 5000
Cr：预收帐款-国内顾客5000。