公募基金邮件归档符合监管案例分享(336)

公募基金邮件归档符合监管案例分享
【处理时间】2016年10月
【客户名称】中庚基金
【主机信息】机架式服务器；windows 2008系统
软件版本：赛门铁克企业级归档软件ENTERPRISE VAULT 10.0 for Exchange for 50users
【业务系统】邮件归档
【关键字】邮件发出后立即删除，归档软件可以搜索该删除邮件
【处理人员】力航工程师
【问题说明】现象：
公募基金邮件合规审查，需要满足所有在职员工邮件外发邮件做到时时监控，删除后具有追溯功能，
符合监管要求
事件分析
1、通过邮件客户端发送邮件，发送成功后，立即删除。

2、对删除邮件，进行服务器查找。

3、利用归档软件进行删除邮件追溯。

解决方案
1、在Exchange中创建一条规则，该规则将监控公司员工收发的所有邮件，这部分邮件将被抄送到某个指定邮箱内
（即使用户删除邮件，该邮箱内的邮件也无法被删除）。

然后对该邮箱进行邮件归档。

2、同时需要满足监控邮箱的权限及空间，权限做到保密性，空间做到在归档未执行前足够承担所有员工收发邮件
的大小容量。

3、邮件归档软件配合使用，归档监控邮箱，并归档后清空监控邮箱。

后续跟踪
优势：1、接收所有邮件，用户无法删除此历史记录，可审计违规邮件
2、可创建独立归档规则，计划15分钟归档，满足归档要求
3、归档作业完成后可设置自动删除已归档监控邮件，节省存储空间
4、符合监管要求。