总经理办公室运营管理制度

总经理办公室运营管理制度
一、总则
为规范总经理办公室的运营管理，提高工作效率，保障公司各项工
作的顺利开展，特订立本《总经理办公室运营管理制度》。

二、职责与权力
1.总经理办公室是公司总经理直接领导的部门，负责帮助总
经理进行日常办公事务的管理与执行。

2.总经理办公室的职责包含但不限于：
–负责接待来访者，布置会议室预约，维护办公环境的乾净与安全。

–组织并归档总经理办公室的各类文件、资料、会议纪要等，确保其安全、保密和易于检索。

–协调公司内部各部门、外部合作伙伴与总经理之间的沟通与协作，推动运营工作的高效进行。

–跟踪总经理交办的任务进展，督促相关部门或个人定时完成任务。

–组织和协调总经理办公室的内外部会议，确保会议议程顺利进行，并做好会议记录和跟进事项的落实。

–保持总经理办公室的工作秩序，协调解决办公室内的日常运营问题。

三、岗位职责
总经理办公室设有以下岗位：
1. 办公室主任
•负责总经理办公室的日常运营管理工作；
•组织布置各类会议，负责会议相关事宜，并撰写会议纪要；
•协调解决办公室内部与其他部门之间的工作协作问题；
•督促并跟进总经理交办的任务完成情况；
•维护办公室内外部门之间的良好沟通与合作关系；
•负责团队成员的培训与管理。

2. 行政助理
•负责接待来访者，布置会议室预约，处理来自内外部的各
类询问与申请；
•维护总经理办公室的环境乾净与安全，及时处理办公设备
故障；
•帮助办公室主任进行文件归档、会议通知及其它文秘工作；
•协调解决办公室内各类事务，并帮助办公室主任布置任务。

3. 行政文员
•帮助行政助理进行来访者的接待工作；
•负责文件资料的整理、归档和检索工作；
•撰写总经理办公室所需的各类文件、通知、备忘录等；
•帮助办公室主任及行政助理处理各项行政事务。

四、会议管理
1.会议室预约和布置：
–会议室使用需提前预约，通过邮件或内部通讯工具提交申请，由行政助理进行布置，并及时通知相关参会人员；
–未经预约或有急需使用会议室的情况，需向行政助理说明原因并听取办公室主任的批准；
–在会议开始前，行政助理应确保会议室和设备的妥当准备，如会议料子、投影仪、音响等。

2.会议纪要和跟进事项：
–会议由行政助理或指定人员担负记录员，负责记录会议纪要，并在会后及时发送给与会人员和相关部门；
–会议纪要应包含会议目的、与会人员、讨论要点、决策结果和行动计划等内容；
–行政助理应跟进会议中确定的具体事项，督促相关部门或个人定时完成。

3.会议行为规范：
–按时参会，如因故无法参加，应提前通知行政助理；
–敬重他人发言权，依照主持人的布置依次发言；
–会议期间移动电话静音或关机，集中注意力参加讨论；
–会议结束后，应将会议室及时清理整理。

五、文件管理
1.文件归档：
–全部公司文件应依照文件分类标准进行归档，确保文件的安全、保密与易于检索；
–归档时间应依照文件的紧急程度和使用频率进行合理布置；
–归档文件应标明文件名称、归档人、归档时间和文件摘要等信息。

2.文件流转：
–在办公室内部流转文件时，应依照文件的紧急程度和处理优先级进行合理布置；
–文件流转应有明确的流转单，记录文件移交和接收的时间、人员和内容；
–机密文件的流转应加强安全掌控，限制查阅范围，并严格掌控文件的复印与外传。

3.文件备份：
–定期对办公室中的紧要电子文件进行备份，确保数据的安全性和完整性；
–备份文件应存储在安全的地方，并进行定期检查恢复功能。

六、工作纪律
1.出勤与上班时间：
–总经理办公室成员应依照公司规定的上班时间出勤，并严格遵守公司的考勤制度；
–出勤期间应专注工作，不得扰乱办公室秩序，不得违规使用移动电话、上网等。

2.工作布置和任务调配：
–办公室主任应依据工作需要合理布置成员的工作时间和任务，并监督工作的完成情况；
–帮助办公室主任的助理及文员应定时完成调配的工作任务，确保工作的高效和质量。

3.保密与保安：
–办公室成员应严格遵守公司的保密制度，对于涉及公司商业秘密和客户信息的文件和资料，应妥当保管；
–办公室成员应保持办公室的安全和秩序，对于发现的安全隐患和异常情况，应及时报告。

七、责任与监督
1.办公室主任应对总经理办公室的运营管理工作负责，并与
总经理保持紧密的沟通，及时汇报工作进展和问题；
2.公司领导对总经理办公室的运营管理工作负有监督责任，
应定期对办公室的工作进行检查和评估；
3.各成员相互监督，发现违反规定的行为及时报告办公室主
任或上级领导。

八、附则
1.本制度自颁布之日起施行；
2.对于本制度未尽事宜或有需要调整的事项，由办公室主任
提出并报总经理批准后进行增补或调整；
3.对于违反本制度的行为，将按公司规定的纪律处分方法进
行处理。

以上为《总经理办公室运营管理制度》，请各位员工严格执行，如有问题或建议，请及时向办公室主任反馈。