医院信息系统采购管理中的需求分析——以云南某公立医院为例

◼引言
从手写处方、收费员记账到现在可开立医嘱组套，系统自动计算费用。

从各家医院发放实体就诊卡，患者需在收费窗口排队进行挂号和充值，到如今取消实体就诊卡，提前网上预约就诊医生，直接在微信或支付宝App实现缴费，甚至是在缴费时就完成医保实时结算……每一个便捷的医疗服务背后都离不开医院信息化的支持。

为了顺应时代的变化、满足医院不断增长的业务和管理需求，提高医务人员诊疗工作效率和质量，大力提升患者就医便捷度、舒适度和满意度，各级公立医院都持续地投入大量财力采购各类信息设备和软件系统充实医院基础设施，健全医院信息系统的服务和管理功能。

公立医院信息设备和系统的采购工作不同于个人购物，可以自由选择买什么、从哪买、如何买，事业单位的性质决定了公立医院的采购工作必须遵守《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等法律法规和单位内部控制制度的约束，同时还要接受上级主管部门、财政部门以及单位内部审计部门的监督。

采购工作即要合法合规，又要兼顾采购成果与需求的匹配度。

一些公立医院的组织架构里缺少采购中心/采购科这一专门科室的配置，信息设备和系统的采购工作往往是由信息部门自己负责，由此一来，采购员不仅需要有信息技术知识背景，更需要掌握一定的招投标法、政府采购法等法律制度和医院内部的有关章程，必要时还需懂
—以云南某公立医院为例
"李露 张寅
（昆明市中医医院，云南 昆明 650000）
摘要：随着信息技术的快速发展，医疗行业的服务方式也伴随着技术的发展而不断迭代更新，这其中就免不了各种信息系统的采购。

信息系统的采购与信息设备等货物的采购存在着明显的差异，且
公立医院的性质决定了信息系统采购项目绝大部分都要纳入政府采购，如何做好采购管理、有效地分
析系统需求，很大程度上决定了采购的结果是否符合预期。

文章以信息系统的采购管理为主线，对信
息系统采购的各环节做简要说明，重点对需求分析进行做法介绍，以为相关单位信息系统的采购管理
工作提供一些参考。

关键词：信息系统；政府采购；采购管理；需求分析；公立医院；
作者简介：李露，云南昆明人，本科学历取得工学学士学位，初级职称（信息处理员），研究学科或方向为信息技术应用、信息类设备和系统的政府采购等。

一些财务知识。

随着财政及采购制度的完善和规范，对采购过程的合规性要求越来越高，如何在重重要求下采购到价格合理的、满意的、贴合需求的设备和系统就成为一个采购员必须认真思考的问题。

信息系统的采购与信息设备的采购由于货物的属性不同，也存在着较大差异。

信息设备往往有比较统一的行业规范和定量测量标准，价格相对透明，而信息系统则大多没有行业规范和标准，信息系统往往还伴随着供应商提供的信息服务，各家厂商的信息技术水平和信息服务能力良莠不齐，定价标准和范围差异也较大。

本文结合云南某公立医院近几年采购病案首页质控系统、康复治疗系统、住院医师规范化培训管理系统、医疗废弃物实时在线监测等系统的工作经验，以信息系统的采购管理为主线，对信息系统采购的各环节做简要说明，重点对需求分析进行做法介绍，让大众对信息系统采购管理有较为直观、深入的认知，也为相关单位信息系统采购管理工作提供一些参考。

 ◼1 制订采购计划
制定采购计划的主要目标是确定拟采购信息系统的技术部分和商务部分。

技术部分包含信息系统的建设目标、使用人员的范围、系统需求等，其中以系统需求最为关键。

系统需求具体可能包括不同操作系统或客户端上使用的系统软件以及各系统需具备的功能模块、每个模块的具体功能描述和应用场景，还有该系统所需服务器的性能、配置要求，接入的网络、存放位置等。

系统需求收集和分析的好坏直接决定了采购的标的物与使用者的实际需求的契合度，决定了系统是否“好用”。

而商务部分则包含系统预计服务的时间、培训和售后服务要求、验收标准、预算、经费来源、付款方式等，它是技术部分的补充和完善，是顺利完成信息项目建设的有力保障。

1.1 分清采购标的的分类
该医院采购的信息系统或软件服务主要分为以下几类，见表1。

表1 云南某公立医院采购系统和服务分类
序号
采购的系统或
服务分类
具体说明
1通用软件市场上成熟的、标准的通用办公软件，如
操作系统、Office软件、杀毒软件等
2行业专用软件医疗行业专用的应用软件
3软件开发服务依据医院的诊疗业务流程和科室职责划
分定制开发符合医院工作实际的系统
4系统运维服务
针对已经采购的单个部门使用的软件，超
过免费维护期后的系统运行定期巡检、维
护、升级等维持系统可用性的服务
5信息系统等级
保护测评服务
国家信息安全部门要求针对医院信息系
统开展的等级保护测评服务
不同类的系统软件或服务的侧重点不同，需求和服务也不同。

通用软件一般只需要根据市场上已有的软件种类、不同版本、授权期限等条件来选择即可，直接采购来安装后即可使用，不涉及太多软件的个性化配置和修改，维护服务极少。

而医院的行业专用软件或是软件开发服务则是医疗卫生领域的，主要围绕医疗业务流程、业务管理等开发设计的软件，由于各家医院的业务流程、科室设置、职责划分、个性化需求不同，导致采购来的这类软件可能还需要进行一些信息开发和改造的服务，与医院的业务流程、制度相适应，以满足不同医院的个性化需求，除此之外，这类软件在免费维护期过后还需要继续支付系统维护费，以维持系统的版本升级、功能完善、数据管理等需求。

1.2 分析调研系统需求
需求分析，就是明确系统要实现的功能目标，梳理系统需具备的具体功能，描述清楚每一个功能通过什么人员进行何种操作实现何种目的，同时具备记录、存储、修改、删除、统计相关数据等要求。

需求分析的越透彻越清楚，撰写的需求文件越明确越详细，采购到的信息系统才越接近于自己想要的样子。

如何进行需求分析，将系统采购相关的各方面考虑周全，对采购一套成功的信息系统起到了至关的作用。

由于信息系统采购与货物类采购有较大区别，软件系统作为无形资产，没有特定的标准和规范，信息系统
各厂商对系统业务流程的掌握、探究、思考程度不同，实现功能的技术方式不同，程序员技术水平、厂商综合服务能力不同，且没有可量化的指标进行对比。

同时，信息系统没有统一的定价标准，各厂商针对同一功能需求的报价各不相同，甚至差距极大，这都导致系统需求部门和采购部门对系统的价格难以把握。

医院大多系统是由业务科室提起需求，这些需求部门并不具备信息专业知识，无法提出专业的需求描述，有的部门甚至对自己的具体管理需求描述不完整，而信息部门虽然略懂技术，却又对业务需求了解不够深入，这对信息系统的需求部门和采购部门都提出了一项挑战。

1�2�1 召开咨询会，了解行业动态和概况
组织召开针对该类系统的厂商咨询会则是较为妥善的解决办法。

医院信息部门及系统使用相关部门参会，通过听取各厂商的系统功能介绍，医院人员可大致了解系统及行业概况，需求部门主要关注各厂商介绍的功能是否涵盖自己的业务范围，每项功能是否达到自己的预期；而信息部门的人员则可侧重于关注系统的技术可行性、基本操作的完整性、安全性等，参会人员可参与信息系统的需求调研及讨论，再挑选部分厂商系统进行详细了解，最终讨论决定形成初步的系统功能需求文件。

1�2�2 精准分析需求
照搬其他医院的项目建设方案和需求调研，没有结合本院的实际业务开展情况匹配功能需求[1]是不可取的，这会导致同一套系统应用在不同地方产生不一样的效果和感受。

那么，如何让采购的信息系统更“接地气”？
系统功能有了大致轮廓后，需求部门和采购部门最好能就每项功能的用途、来源、匹配的管理制度、管理的精细度、实现的技术等细节与服务商进行深入了解和分析，避免相互之间对功能描述理解有偏差或不一致，导致项目执行过程中实际与需求有较大偏差，以至于不得不发生合同变更、增加项目成本，或是系统功能达不到预期，只好委曲求全。

同时还需关注是否存在一些与现有系统功能类似或是根本用不上的功能需求，这些需求将会使采购预算增加。

通过分析，在初步的系统功能需求文件基础上进行
增删改，使需求文件更清晰、完整。

这里还需要注意以下3个事项：
（1）新旧系统的数据共享和融合。

采购新信息系统时，我们不得不考虑其是否需要与现有系统进行数据共享或者深度融合。

如果其相对独立，则编制预算时只需考虑该系统的开发成本和运维成本；如果新系统需要与与现有系统进行数据共享或者深度融合，那么除了前述两方面的成本之外，还需要考虑其与医院信息管理系统或和其他部门系统对接的成本。

（2）将配套硬件及环境考虑进系统项目中。

医院有的信息系统需配套硬件设备同步建设，对于此类项目，则需提前与需求部门确定好拟安装的房间和位置，以便在系统方案设计时有针对性、目标性、确定性，避免设计与实际方案有较大偏差，造成采购设备的浪费、短缺或者不匹配的问题，严重时可导致项目无法进行，造成供需双方的损失。

（3）项目需求一旦确定就不要随意更改。

一旦采购需求总体计划确定后，就成为采购计划和实施的基线，服务商也会以此作为测算项目开发或服务成本的依据，一般不应该随意变更，否则将导致已经开展的工作不得不从头再来，项目采购周期增加。

只有当多方商定和评估决定确需变更后，才能按照变更控制审批流程审批变更。

1�2�3 完善系统采购的商务部分和供应商要求
信息系统往往伴随着信息厂商提供的服务，这种服务自签订合同、召开项目启动会而正式宣告开始。

项目实施的过程中，不同阶段需要提供不同的服务，比如系统的部署、测试、培训、售后服务等，这些服务的质量对项目的顺利进行和成功验收起着至关重要的作用，更影响到采购人对系统的使用感受。

所以在系统的付款方式上，不可采取设备类货物的货到付款，而是建议在合同签订后先支付一部分预付款作为启动资金，等到系统试用结束正式验收后再支付剩余部分；除此之外，最好要求供应商提交项目合同总金额一定比例的履约保证金（不超过10%），以确保供应商能履行合同约定，在系统验收过后提供更好的售后服务。

另外，在验收要求和方式、售后服务时限、系统使
用培训、服务人员配备等方面均可以视项目情况对供应商提出要求。

1.3 选择恰当的采购方式
根据现行国家财政部门对政府采购的规定，政府采购是指国家各级机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法编制的集中采购目录以内的，或者采购规定限额标准以上的货物、工程和服务的行为。

政府采购方式包括集中采购和分散采购，省级政府财政部门依法制定本省政府集中采购目录内容和采购限额标准[1]。

公立医院作为事业单位，事业收入等都应当纳入预算管理，属于政府采购的财政性资金，所以需遵照政府采购法相关规定严格执行采购流程。

在实际采购工作中，医院需采购的通用设备和软件属于所在省财政厅发布的集中采购目录内，须委托给集中采购机构实施集中采购；行业专用软件、软件开发服务、系统运维服务等信息系统服务则不在集中采购目录内，可以实施分散采购，只有当预算金额超过政府采购限额标准以上的才纳入政府采购，预算金额达不到政府采购限额标准的则不纳入政府采购，可按照单位内部控制管理等制度开展采购。

政府采购的方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购和询价采购和国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式[2]。

这里只需按照采购管理相关规定采用合适的方式即可。

该院针对采购信息系统的特点，主要采取的采购方式有公开招标、竞争性谈判。

 ◼2 实施采购
采购计划完成后，便开始按照指定好的计划按步骤实施。

按照前述采购管理规定，分散采购限额以上、不属于集中采购目录内的信息系统采购需纳入政府采购，按照政府采购的规定执行；10万元以上、分散采购限额以下的信息系统采购虽然不纳入政府采购，但该医院按照内控管理规定，也需委托给已经确定好的招标代理公司负责采购文件的编制、组织采购流程、汇总采购过程中的资料装订成册备案等。

而10万元以下的非集中采购目录内的货物和服务可以在审计部门的监督下自行参照政府采购方式组织采购。

将已经确定好的采购计划交给代理公司，保持与代理公司对项目文件的沟通，接下来的工作由代理公司安排妥当，直至抽取评标专家、派出采购代表参与评标活动，最终根据评标委员会推荐的成交供应商确定中标供应商。

中标供应商收到中标/成交通知书后则按照招投标文件签订合同。

 ◼3 采购控制
控制采购是管理采购关系、监督合同执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程[3]。

这一过程中，需要以合同条款为基础，根据供应商或服务商的服务能力和绩效，考察和验证该供应商的能力水平。

对于其提供的系统软件和信息服务，在实施和验收的过程中，对照招标文件中的采购需求逐项对照检查，及时发现问题并整改，直至项目可以验收。

采购控制结束时，可能产生工作绩效信息，变更请求、项目管理计划更新、项目文件更新等资料。

 ◼4 结束采购
结束采购是一个项目采购完结的必备环节，需要以供需双方签订的合同、招/投标文件等资料为依据，核实项目的所有工作和项目成果是否可接受、可验收。

然后将项目所有资料进行归档以便将来参考和接受检查。

以上内容为云南某公立医院在信息系统采购管理过程中关于需求分析的一点经验和做法，可能存在一些考虑不周的地方，今后将随着采购工作的不断推进而逐步完善和改进。

参考文献
[1] 唐文娟．A 大学信息系统项目采购管理改进研究[D]．成都：
电子科技大学，2022.
[2] 翟晖，司佳.基于内部控制视角采购管理优化策略研究[J].中
国政府采购，2022（4）：40-44.
[3] 谭志彬，柳纯录.信息系统项目管理师教程[M]. 3版.北京：
清华大学出版社，2017：436.。