YJ-PM-01 文件资料管理程序 B1

文件编号
YJ-PM-01
文件资料管理程序
版次 B/1 页次 历 页
修订内容
新版发行
生效日期 2017 年 10 月 15 日
2/6
文 件 履
版 本
A0
生效日期
2011-10-1
制/修订原因
新版发行
申请
袁银强
审核
刘黎
批准
范永锋
A1
2016-4-1
公司名称变更
修改公司名称
袁银强
刘黎
范永锋
B/0
2017-2-18
广东远见精密五金有限公司
பைடு நூலகம்
文件资料管理程序
文件编号: 文件版次: 拟订部门: 发行部门: 适用范围: 拟订日期: 生效日期: B/1
YJ-PM-01 页次: 文控中心 工程部
广东远见精密五金有限公司
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2017 年 10 月 15 日 2017 年 10 月 15 日
总经理
□ISO 事务局 □PMC 部
□采购部 □生产部
□营业部 □工模部
□财务部 □工程部
□资源部 □涂装车间
配布
□品质部
核准:
审查:
拟订:
日期: 2017 年 10 月 15 日
日期: 2017 年 10 月 15 日
日期: 2017 年 10 月 15 日
广东远见精密五金有限公司
件
QMS/IATF 程序文
发行部门 文件名称
工程部
广东远见精密五金有限公司
件
QMS/IATF 程序文
发行部门 文件名称
工程部
文件编号
YJ-PM-01
文件资料管理程序
版次 B/1 页次 5/6
生效日期 2017 年 10 月 15 日
5.4.2 文控应及时获取、更新和发放最新版本外来文件，并加盖【外来文件章】,确保本公司使用的外 来文件为最新有效版本.在【外来文件清单】中登记。 5.4.3 公司图面资料发行前应进行加盖【受控文件章】 ，应进行统一管理与标识，在【文件总览表】中 登记。收发要进行控制管理。文件编制完成后按 5.1.1 要求进行审签，必要时进行会签。 5.4.4 文件的作废时，对于已作废文件原稿，由文控加盖红色【作废文件章】统一保管， 并在【文件 总览表】上登记，作废的受控文件副本由文控统一销毁。 5.4.5 体系文件的非受控文件不受体系文件修改控制。 5.4.6 作废纸张再生利用时，作废一面加盖作【作废文件章】 5.5 文件的分发：所有文件分发均由文控人员统一分发，并将分发文件与数量记录于【文件发放回收记录】 中，以便文件得到及时的识别与管理， 5.6 文件修改与补发 5.6.1 文件的修订由使用部门填写【文件更改申请单】 ，经管理者代表批准后交文控中心，文控按申请 进行修改。 5.6.2 对于在使用中的文件污迹、 破损或丢失及生产中使用文件不够时需申请补发， 由需求单位填写 【文 件补发申请单】 ，经部门主管核准后向文控申请补发。 5.7 电子文件管理内容 文控中心将有关资料输入电脑或存放于“server” ，对一些重要资料，还应予以“加密” ，以防随意修改, 所有的电脑资料均应保留备份、妥善保管。并应确保备份和电脑资料的一致性。相关电子文件管理参考 《电子文件管理规范》 。 5.8 记录的归档保管 5.8.1 所有关于文件的记录由文控按照《质量记录管理程序》归档保管。 5.8.2 营业部和工程部对顾客要求应及时评审，收到顾客相关的工程标准要求和工程变更信息时应第一 时间处理，处理时间最长不超过两周。 5.8.3 顾客要求的变更与顾客工程相关变更必须详细记录细节，标准日期，并对相关文件及时更新，以保 证顾客资料的准确性与完整性. 5.8.4 顾客要求与工程变更之资料文件引起影响其它生产件批准过程的文件(例如,控制计划,FMEA 等)时, 这此标准规范的更改要求对顾客的生产件批准记录进行更新. 6、引用文件 6.1《质量记录管理程序》 6.2《电子文件管理规范》 7、使用表单 7.1【文件总览表】 7.2【文件更改申请表】
第一阶：管理手册类
第二阶：程序文件类
第三阶：作业指引类
第四阶：作业标准 / 规 范 第五阶：表单/记 录
广东远见精密五金有限公司
件
QMS/IATF 程序文
发行部门 文件名称
工程部
文件编号
YJ-PM-01
文件资料管理程序
版次 B/1 页次 4/6
生效日期 2017 年 10 月 15 日
5.2 文件批准权限表：
比亚迪消声器客户提出
增加流程图与对应体系条 款内容修改
袁银强
刘黎
范永锋
B/1
2017-10-15
IATF 转版升级修订
全文修订
袁银强
刘黎
范永锋
。
广东远见精密五金有限公司
件
QMS/IATF 程序文
发行部门 文件名称
工程部
文件编号
YJ-PM-01
文件资料管理程序
版次 B/1 页次 3/6
生效日期 2017 年 10 月 15 日
文件阶层
第一阶 第二阶 第三阶 第四阶 第五阶 5.3 文件编码原则： 5.3.1 文件的分类、编号
制订权限
归口部门 归口部门 归口部门 归口部门 归口部门
审核权限
管理者代表 管理者代表 管理者代表 部门主管 部门主管
批准权限
总经理 总经理 管理者代表 部门最高主管 部门最高主管
5.3.2 公司的质量手册、程序文件、作业指导书均由文控统一编号，编号 方法。如下 YJ-囗囗囗（类别）囗囗（序号） 1).文件类别代号 作业指导书：WI 质量手册：IATF/QMS 外来文件：OF 囗/囗 （版本/版次） 程序文件：PM
1.0 目的：确保规范公司文件之制订、批准、发放、归档、更改、回收及作废处理之方法,保持文件的适用性、 有效性和唯一性。 2.0 范围：适用于远见公司事业各处品质、环境及环境物质管理体系文件。 3.0 职责和权限：本程序管理责任部门为 ISO,执行责任部门为公司所有部门。 4.0 定义： 4.1 手册：是阐述公司的品质方针、环境方针、环境物质管理方针、职业健康与安全并描述公司管理 体系的文件。 4.2 程序文件：是为完成某项活动或过程而规定部门与部门之间接口的文件。 4.3 作业指引：是对某一程序途径作具体支持性阐述或规定某一项活动的具体执行内容及方法的文件。 4.4 作业指导书：指作业指导/检验标准/规范/图纸/BOM/生产工艺等，是对产品或过程某一具体的作业活 动给出指示或要求的文件，专指相关技术类文件。 4.5 表单/记录：是用以表达活动的状态和所达到的结果的文件。 5.0 作业内容： 5.1 本公司文件分为五阶：
2).流水号:从 1………至 99 近顺序排号 3).文件版本：以 A、B、C、……Z。 文件版次：以 1、2、3、……9 4).表格：QR-囗囗囗（流水序号）: 从 001………至 999 近顺序排号 5.3.3 为确保公司体系文件的有效性控制，对其采用版本和版次编号来控制最新有效版本。原始版本以 A/0 表示，版次修改以 1、2、3、4 顺序，修改 9 次或有重大结构性的改版时直接升级为 B/0 版，依 此类推。更换版本。记录表格版本版次直接表示在表格编码上，第一、二、三阶文件表示于文件格式 中。 5.3.4 文控对质量管理体系所有文件进行编号管理编制【文件总览表】 ，当某一文件变更分发时，在相 应上及时更新版本及版次，并发放各单位，以确保各单位文件得到及时更新，在使用时为最新版 本。 5.3.5 文件分为受控原版、受控副本、非受控副本。 受控原版作为复制用途，保存在文控中心。 受控副本为原版的复印件，加盖红色【受控文件章】作为企业管制文件 非受控文件为原版的复印件，加盖【非受控文件章】 ，作为样品试作或提供给公司以外人员使 用的合法文件。 5.4 外来文件的有效性控制 5.4.1 外来文件包括适用的国际、国家、行业、地方的标准和法律法规，客户/供应商提供的技术数据 等，由接收部门主管确认后，交由文控处理。