第七章 采购管理与应付账款子系统
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• 电子数据交换(EDI)在世界各地的发展 与应用普遍成熟。
(一)手工采购与应付系统业务流程 p219图7-1
• 方法：主要依靠单据传递与审核
(二)计算机采购与应付子系统处理流 程
• P220图7-2、7-3
• 请购 • 到货
计算机采购与应付子系统处理流 程
• 处理请购单。 • 编制采购订单。 • 入库处理。 • 发票处理。 • 采购结算。 • 付款处理。 • 账表输出。
三、采购与应付款子系统的数 据处理流程
ERP的扁平化管理与传统采购的区别 • ERP：物料需求MRP与MRPⅡ • 传统采购：计划、审批、监督
EDI--电子数据交换
• 是一种在企业（公司）之间传输订单、 发票等作业文件的电子化手段。
• EDI通过网络将海关、公司、税务、银 行等各个行业的信息,用一种国际公认 的标准格式，实现数据交换与处理， 并完成以贸易为中心的全部过程。
××× 规格
××××× 供应商序号
二、采购与应付账款子系统数据库文件设计
本系统中主要的数据文件有：请购 单文件、供应商档案文件、材料市价文 件、采购订单文件、发票文件、付款结 算凭单文件、采购执行文件。
供应商档案录入界面
第四节 采购与应付账款子系 统初始设置-p230图7-4~8
• 一、供应商档案设置 • 二、采购类型设置 • 三、结算方式设置 • 四、付款条件设置 • 五、期初余额设置
(三)计算机与手工条件下采购与应付
子系统的区别
1．计算机条件下实现数据的高度共享和及时 传递
2．计算机条件下保证数据一致性和工作高效 性。
3．计算机条件下加强了统计分析能力。
采购统计表、入库统计表、暂估统计表、在途统计 表、采购资金分析表、采购货龄分析表、应付账款 账龄分析表等等。
(三)计算机与手工条件下采购与应付 子系统的区别 4．计算机条件下使得无纸采购、付款业务 成为可能。
• 按进出仓库方向划分为，入库单、退货单；
(二)采购入库单录入方式 直接录入或根据订单生成
第六节 采购发票、采购结算与应 付款处理
• 一、采购发票编制 • 录入电子发票并存储到数据库中
二、采购结算
• 采购结算也叫采购报账，在手工业务中， 采购业务员拿着经主管领导审批过的采 购发票和仓库确认的入库单到财务部门， 由财务人员确认采购成本。
购计划
从ERP的发展的四个阶段看采 购与应付款管理的改进
1.MRP阶段--物料需求计划 • 何时采购、采购什么、采购多少
2.闭环MRP阶段 • 解决对MRP不能对采购计划执行 和生产计划执行进行跟踪的问题。
3. MRPⅡ--制造资源计划
• MRP Ⅱ：解决闭环MRP没有将财务与业 务同步的问题。
会计准则--在途物资核算
• 1401 “材料采购”科目：采用计划成本 的企业采用。(会计制度--物资采购）
• 1402“在途物资”科目：采用实际成本 的企业采用。
• 未入库：借记“在途物资”，贷记“应 付账款”、“银行存款”科目
• 验收入库：借记“原材料”，贷记“在 途物资”
第二节 采购与应付账款子系统 功能结构 p223图7-3
• 当然，选择供应商，并不能以价格作为唯 一的选择依据，因此，很多企业采用了先 进的供应商模型，通过系统的自动排名， 为企业提供合理的供应商选择依据。
选择供应商的基本原理
• 自动生成供应商排名 • 供应商评价指标体系设置
四、采购订单管理
五、采购入库处理
(一)采购入库的类型
• 采购入库单是根据采购到货签收的实收数量 填制的单据。
• 实现了采购与应付款管理的一体化管理。
• 实现采购与应付款业务信息向会计系统 自动转换、实时传递。
采购的物料逐渐趋于零库存
4. ERP阶段
MRP Ⅱ ERP
ERP中采购与应付集成与协同
业务子系统
客户订单
销售管理
生产制造
库存管理 采购申请
入库单
存货核算 采购管理
应收系统
凭证
发票
凭证
总账系统
应付系统
财务子系统
源自文库
一、采购与应付款系统的主要 目标
• 及时完成订货管理。 • 采购日常业务处理。 • 应付账款的核算与管理：
• 及时还款，降低信用成本。 • 供应商管理。 • 完成采购分析、采购统计。 • 建立各子系统之间的数据传递通道。
二、采购与应付款子系统的特 点
• 与其他子系统联系广泛 • 数据存储量大 • 数据变化频繁 • 管理要求高
第七章 采购及应付款核算与 管理子系统
第一节 采购与应付款子系统概述
• 采购与付款子系统构成方式
1. 两个独立子系统；合成为一个子系统； 2. 一体化系统中的两个子系统； 3. ERP环境下的方式。
改革传统物料采购
• 西方制造业：70-80年代 • 物料需求计划MRP—P28 • 按物料需求确定，而非按存货采
第五节 采购与入库管理
一、采购价格管理 提供采购价格管理屏幕 增加供应商采购价格信息
• 手工输入 • 网上获取
二、处理请购单
处理请购单模块的功能包括： • 录入请购单 • 自动获取请购单 • 审核请购单
三、选择供应商
• 在没有评价体系之前，供应商的选择常常 受到人的主观意识影响，选择供应商通常 要求具有较高的专业知识和实践经验。
• 计算机方式采购结算
• 电子结算+发票送达
三、应付款处理
(一)准备付款通知书
(二)付款
1．自动付款。有些先进的应付处理模块根据 付款准备通知书文件，通过网银转账，并 生成付款凭证。
采购与应付
账表输出 采购退货处理 应付款管理 采购结算 采购收货入库 采购订单管理 采购申请管理 采购初始设置
第三节 采购与应付账款子系统 数据结构设计
一、采购与应付账款子系统数据编码
• 材料的代码设计 通常采用群码方案 ×× ×× ×× 大类 中类 小类
• 供应商代码设计 通常也是采用群码方式。 ×× ×× ××× 大区号 省号 市县号
随着 INTERNET和EDI 的广泛使用，无纸 采购系统成为可能；无纸付款系统成为可 能。
四、采购及应付账款子系统的任务
1．对采购订单进行财务审核 2．处理采购发票，完成采购成本的核算 3．产生付款结算凭单，完成付款业务 4．对在途材料进行分析，对那些已付款而
久未到货的供应商发出催货函进行查询 5．对应付账款账龄进行分析 6．对订单执行情况进行分析
(一)手工采购与应付系统业务流程 p219图7-1
• 方法：主要依靠单据传递与审核
(二)计算机采购与应付子系统处理流 程
• P220图7-2、7-3
• 请购 • 到货
计算机采购与应付子系统处理流 程
• 处理请购单。 • 编制采购订单。 • 入库处理。 • 发票处理。 • 采购结算。 • 付款处理。 • 账表输出。
三、采购与应付款子系统的数 据处理流程
ERP的扁平化管理与传统采购的区别 • ERP：物料需求MRP与MRPⅡ • 传统采购：计划、审批、监督
EDI--电子数据交换
• 是一种在企业（公司）之间传输订单、 发票等作业文件的电子化手段。
• EDI通过网络将海关、公司、税务、银 行等各个行业的信息,用一种国际公认 的标准格式，实现数据交换与处理， 并完成以贸易为中心的全部过程。
××× 规格
××××× 供应商序号
二、采购与应付账款子系统数据库文件设计
本系统中主要的数据文件有：请购 单文件、供应商档案文件、材料市价文 件、采购订单文件、发票文件、付款结 算凭单文件、采购执行文件。
供应商档案录入界面
第四节 采购与应付账款子系 统初始设置-p230图7-4~8
• 一、供应商档案设置 • 二、采购类型设置 • 三、结算方式设置 • 四、付款条件设置 • 五、期初余额设置
(三)计算机与手工条件下采购与应付
子系统的区别
1．计算机条件下实现数据的高度共享和及时 传递
2．计算机条件下保证数据一致性和工作高效 性。
3．计算机条件下加强了统计分析能力。
采购统计表、入库统计表、暂估统计表、在途统计 表、采购资金分析表、采购货龄分析表、应付账款 账龄分析表等等。
(三)计算机与手工条件下采购与应付 子系统的区别 4．计算机条件下使得无纸采购、付款业务 成为可能。
• 按进出仓库方向划分为，入库单、退货单；
(二)采购入库单录入方式 直接录入或根据订单生成
第六节 采购发票、采购结算与应 付款处理
• 一、采购发票编制 • 录入电子发票并存储到数据库中
二、采购结算
• 采购结算也叫采购报账，在手工业务中， 采购业务员拿着经主管领导审批过的采 购发票和仓库确认的入库单到财务部门， 由财务人员确认采购成本。
购计划
从ERP的发展的四个阶段看采 购与应付款管理的改进
1.MRP阶段--物料需求计划 • 何时采购、采购什么、采购多少
2.闭环MRP阶段 • 解决对MRP不能对采购计划执行 和生产计划执行进行跟踪的问题。
3. MRPⅡ--制造资源计划
• MRP Ⅱ：解决闭环MRP没有将财务与业 务同步的问题。
会计准则--在途物资核算
• 1401 “材料采购”科目：采用计划成本 的企业采用。(会计制度--物资采购）
• 1402“在途物资”科目：采用实际成本 的企业采用。
• 未入库：借记“在途物资”，贷记“应 付账款”、“银行存款”科目
• 验收入库：借记“原材料”，贷记“在 途物资”
第二节 采购与应付账款子系统 功能结构 p223图7-3
• 当然，选择供应商，并不能以价格作为唯 一的选择依据，因此，很多企业采用了先 进的供应商模型，通过系统的自动排名， 为企业提供合理的供应商选择依据。
选择供应商的基本原理
• 自动生成供应商排名 • 供应商评价指标体系设置
四、采购订单管理
五、采购入库处理
(一)采购入库的类型
• 采购入库单是根据采购到货签收的实收数量 填制的单据。
• 实现了采购与应付款管理的一体化管理。
• 实现采购与应付款业务信息向会计系统 自动转换、实时传递。
采购的物料逐渐趋于零库存
4. ERP阶段
MRP Ⅱ ERP
ERP中采购与应付集成与协同
业务子系统
客户订单
销售管理
生产制造
库存管理 采购申请
入库单
存货核算 采购管理
应收系统
凭证
发票
凭证
总账系统
应付系统
财务子系统
源自文库
一、采购与应付款系统的主要 目标
• 及时完成订货管理。 • 采购日常业务处理。 • 应付账款的核算与管理：
• 及时还款，降低信用成本。 • 供应商管理。 • 完成采购分析、采购统计。 • 建立各子系统之间的数据传递通道。
二、采购与应付款子系统的特 点
• 与其他子系统联系广泛 • 数据存储量大 • 数据变化频繁 • 管理要求高
第七章 采购及应付款核算与 管理子系统
第一节 采购与应付款子系统概述
• 采购与付款子系统构成方式
1. 两个独立子系统；合成为一个子系统； 2. 一体化系统中的两个子系统； 3. ERP环境下的方式。
改革传统物料采购
• 西方制造业：70-80年代 • 物料需求计划MRP—P28 • 按物料需求确定，而非按存货采
第五节 采购与入库管理
一、采购价格管理 提供采购价格管理屏幕 增加供应商采购价格信息
• 手工输入 • 网上获取
二、处理请购单
处理请购单模块的功能包括： • 录入请购单 • 自动获取请购单 • 审核请购单
三、选择供应商
• 在没有评价体系之前，供应商的选择常常 受到人的主观意识影响，选择供应商通常 要求具有较高的专业知识和实践经验。
• 计算机方式采购结算
• 电子结算+发票送达
三、应付款处理
(一)准备付款通知书
(二)付款
1．自动付款。有些先进的应付处理模块根据 付款准备通知书文件，通过网银转账，并 生成付款凭证。
采购与应付
账表输出 采购退货处理 应付款管理 采购结算 采购收货入库 采购订单管理 采购申请管理 采购初始设置
第三节 采购与应付账款子系统 数据结构设计
一、采购与应付账款子系统数据编码
• 材料的代码设计 通常采用群码方案 ×× ×× ×× 大类 中类 小类
• 供应商代码设计 通常也是采用群码方式。 ×× ×× ××× 大区号 省号 市县号
随着 INTERNET和EDI 的广泛使用，无纸 采购系统成为可能；无纸付款系统成为可 能。
四、采购及应付账款子系统的任务
1．对采购订单进行财务审核 2．处理采购发票，完成采购成本的核算 3．产生付款结算凭单，完成付款业务 4．对在途材料进行分析，对那些已付款而
久未到货的供应商发出催货函进行查询 5．对应付账款账龄进行分析 6．对订单执行情况进行分析