xx房地产公司实施oa调研记录

实施调研记录（OA卷）
xx中国集团有限公司
金蝶软件（中国）有限公司
二〇二〇年五月
说明
项目组王雄、刘仕平于2008-10-6至2008-10-10就如下问题：
企业的办公管理模式、业务特点、行政管理及辅助管理单元现状；
企业公文管理、文档管理、档案管理、沟通、公共资源的管理规范及需求；
现有OA系统运行情况及数据迁移。

对行政部冯波和胡云平、档案室郭颖蕊、信息部刘仕平进行了调研，感谢上述人员的大力支持。

调研目的是了解企业工作情况，OA系统运行现状，期望值，为系统参数设置、流程配置、数据整理打下基础。

调研期间未能确认的问题包括：期权管理固化表单财务处理方式
现有OA系统数据迁移方案
门户界面、布局的规划方案
调研差异记录
公文字号
档案集成
合同归档
会议室管理
信息发布栏目
1.公文、信息发布、知识文档管理
调研时间：2008-10-7 10:00-16:30
调研人：王雄（金蝶）、刘仕平（信息技术部）
调研对象：冯波（行政部经理）
调研地点：鑫苑北京
调研内容：了解鑫苑公文管理、现行文档管理规范、内部协作沟通的需求
差异列表
公文管理
1.目前鑫苑收发文管理的类型分哪几类如：部门级、公司级、集团级（或其他名称）答复：目前鑫苑的发文管理类型如下：
集团级：查阅范围整个集团公司的人员
公司级：查阅范围为子公司的全部人员
部门级：查阅范围为公司或集团的部门人员
收文类型分成：
外部来文：外来单位的收文
公司来文：包括集团与子公司之间、子公司之间的来来问
2.所有收发文管理流程的应用规则和表单样式（提供流程规则描述和图例，表单格式文件）答复：
公司内部公文发布形式清单
行政类公文处理素材收集列表清单
发文管理流程：包括集团的发文审批、子公司的发文审批
鑫苑（中国）置业有限公司
发文审批单
编号：呈报日期：2008年月日
河南鑫苑置业有限公司
发文审批单
编号：呈报日期：2008年月日
收文管理流程：集团的收文登记、子公司的收文登记
集团总部文件传阅单
传阅单编号：XY-2008-1 呈报日期：2008年月日
河南鑫苑置业有限公司文件传阅单
传阅单编号：HNXY-2008-1 呈报日期：2008年月日
3.收发文红头模板的种类及格式
答复：
详见：《鑫苑（中国）置业有限公司公文管理办法中附件1至11
4.请列各类收发文的字号编码规则清单文号产生的时间（如：起草人、审核后）文号产生后是否允许修改答复：各类的发文均有发文字号的编码规则，字号的在最终核稿后产生，并允许修改字号。

集团总部各管理中心发文字号
说明：工作联系单发文字号编制方法：“XY”是鑫苑二字拼音各第一个字母的组合，表示鑫苑集团；“CWGL”为“财务管理”各第一个字母拼音第一个字母组合，表示财务管理中心；“”表示年、月、日，以“yyyymmdd”编拟；“1”为工作联系单的起始流水号，顺序编码。

此４组字母、数字组合，以“-”连接。

各分子公司发文字号
5.除了以上收发文的流程管理外，集团、各分支机构、各部门事务审批处理流程有那些请列出流程明细清单，
并进行流程描述和提供表单
答复：
包括行政部的合同审批流程、行政费用流程、出差管理等。

6.对收发文管理过程中具体的功能需求进行描述例如：电子签章、笔迹留痕、催办、提醒、归档等。

答复：
公文处理中每个环节要求痕迹保留，并保存为一个版本；
能提供电子签章，公文发放传阅前在正文出进行盖章；
公文处理的催办督办人为发起人、部门经理或者相关督办部门的人员（如：生产运营中心）；
公文处理的要求有邮件、手机提醒功能；
要求能提供图片格式的个性签名，用户审批时可以调用个性签名签署。

6．办结后收发文有那些查询需求如：查看权限、查询字段、全文检索等
答复：
办结后的公文的查询字段如：发起人、发起部门、主题词、时间、模糊查询（文件标题和主题词）
7．公文报表的相关格式需要通过那些字段进行查询及统计
答复：
收发的统计报表详见：鑫苑（中国）置业有限公司公文管理办法中附件19、20
通报（关于表扬、批评的文件）形成台帐式的报表，行政部可进行评分。

详见附件：各类公文统计表.xls
信息发布
1.新闻有几种分类是否区分集团、子公司请列出分类清单
答复：
新闻类别：集团新闻、子公司（公司名称）新闻
2.各类栏目新闻的查看权限和管理权限需求
答复：
1.各种类别的新闻查看权限为集团所有人，可通过门户的新闻栏目随时查阅；
2.所有新闻的发布统一由集团行政部审核及发布
3.新闻管理员对点评有那些管理和控制权限包括删除、屏蔽点评等
答复：目前无新闻点评的需求
4.通知公告的有几种分类列出分类清单
答复：
通知公告的栏目中，默认是显示所有通知公告的列表，但可选择按分类显示通知列表（如：通知、简报、通报等类型）
5.通知公告的是否需要审核描述具体审核过程
答复：
通知公告的审核流程详见公文管理中通知的审批流程
6.通知公告的是否允许转发、复制请描述具体需求
答复：目前无此需求
7.除了以上要求，补充描述通知公告其他功能的需求
答复：
1.希望通知公告的发布能与公文的公告审批衔接，如：公告的审批后，文件流转到栏目管理员并发布
2.提供通知公告的报表，管理员可以查询那些公告已经发布（如：查询最新发布通知的文号）
8.新闻及通知公告管理的排序管理需求如：时间、置顶、飘红、手动排序等
答复：
要求可以对新闻或公告进行排序管理，栏目管理员可以手工调整栏目中信息的排序。

知识管理
1.请简要描述目前知识管理现状
答复：
1.目前知识管理主要只应用信息共享功能，通过原来OA系统发布、共享规章制度之类的信息
2.目前没有建立知识库，各部门及个人分别维护各自的文档，知识无法实现沉淀、共享、学习。

2.鑫苑核心知识的来源体现在哪些方面
答复：
1.目前知识主要来源于一些显性知识，如：规章制度、教案课件等文件。

2.隐形知识没有一套的知识管理体系进行积累和提炼。

3.鑫苑知识分类划分体系如：按部门、业务类别
答复：
OA信息共享平台
1、设置1级目录，2级目录如上表所示。

原目录修改，删除。

2、2级目录中内容采取文档上传的形式。

各模块单独设置权限。

3、原文档资料全面导出，然后重新设置新的信息平台模块。

各部门的知识体系的目录没有规划，需调研各部门后重新规划
4.知识在沉淀、共享、学习应用方面有那些功能方面的需求和考虑答复：
1.知识的收集、沉淀可以通过手工上传、流程归档完成。

2.知识共享、学习通过多维度的知识地图方便查询及查阅。

5.知识文档在安全性（权限）方面有那些功能方面的需求和考虑如：每个栏目的查看、上传、管理等权限
答复：
1.目前知识文档体系的栏目管理员为信息中心的系统管理员，上传权限为行政部，查看权限集团所有人。

2.单体文档的权限通过office2007来控制域用户查看、复制、下载、打印等功能，但设置权限操作过于
繁琐。

希望OA系统提供对单体文档的权限设置。

6.目前知识文档是否有版本管理、修改记录等需求
答复：
目前的文档无版本管理，各种文档的版本比较混乱，希望知识管理能提供有效的文档版本管理
7.知识文档可按照那些条件进行检索全文检索的范围
答复：
1.通过目录、时间、创建人、文件名的模糊检索
2.全文检索范围为：文档内容、附件名
沟通平台
1.描述现有邮件系统、RTX的应用情况集成EAS平台的具体需求
答复：
1.鑫苑目前使用exchange邮件系统，该系统应用已经非常普及，员工之间日常一些文
件传阅、交流均在邮件系统上传送及沟通；与EAS平台集成要求实现单点登录，在
门户的页签添加一栏“电子邮件”，exchange可以嵌入EAS的界面，直接进行收发邮
件。

2.RTX目前的应用效果一般，希望系统能提供更加方便的即时通讯工具；RTX集成包括
与EAS的人员信息、登录同步.
2.对其他沟通方面的需求有那些如：短消息、通讯录等
答复：
1.目前集团与子公司之间的日常的沟通方式以电话为主，集团已经安装了VOIP业务，
电话费用较低
2.短信息的应用主要在员工外出的时候，以及相关事务审批时的提醒，要求EAS具备
短信平台，员工可以通过平台直接发送短信，流程处理时可以设置短信提醒功能。

3.通讯录根据组织架构自动生成，并能到处excel文件格式
论坛管理
1.个子论坛如何分类如按部门、业务分类。

答复：
分成学习天地、交流天地两大板块
学习天地：主要提供相关工作业务的资料
交流园地：员工在此版块对平时工作的进行交流、讨论
2.各个子论坛的板块规划
答复：
子版块可以按照业务应用来规划，如：按业务中心或部门。

2.档案管理、期权管理
调研时间：2008-10-8 10:00-12:00
调研人：王雄（金蝶）、刘仕平（信息技术部）
调研对象：郭颖蕊（机要员）
调研地点：鑫苑北京
调研内容：了解企业对档案管理的业务规范以及档案着录规则；
档案管理及期权管理
1.贵公司是负责档案工作的是那些人
答复：
目前档案工作由郭颖蕊一个人负责
2.贵公司档案管理模式是什么样的，分散式还是集中模式（档案管理模式）
答复：
集团的档案管理模式为分散式管理，集团总部、子公司的档案分别各自机构的相关人员管理。

3.目前贵公司档案实体（包括纸质、光盘）有多少的数据量 (档案数据收集)
答复：没有具体统计
4.您们档案业务中现在主要涉及到哪些档案分类包括集团、子公司、部门的分类
答复：
集团总部的档案的明细分类详见附件：档案分类、归档明细表.xls
集团全宗分类如下图：
5.请描述贵公司档案的借阅流程及归还要求
答复：
档案借阅表单及流程如下：
鑫苑（中国）置业档案资料借阅登记表
资料名称（表明原件或复印件）
借阅原因
借用人签字
保管人签字档案存放地点借用日期
归还日期
领导意见
6.贵公司档案档号生成规则
答复：详见附件：分类说明及档号编码规则.pdf 集团档号编码规则：
分公司档号编码规则：
7.档案密级的分几类各类的权限如何控制
答复：
档案密级分成三类：绝密、机密、秘密。

各级档案的查阅都需要借阅。

8.贵公司档案的相关报表格式格式
答复：详见附件：目录汇编.xls
9.合同档案的的分类及相关报表格式
答复：
1. 合同档案类别：按土地类、投资类（公司并购、合作开发）、融资类、营销类、工
程类（材料采购、工程、规划设计）、咨询类、行政类等分类。

2. 合同案卷编码规则：XM--HT-01(代表合同类别) 3. 合同档案登记表模板
4. 公司合同的编码结构如下：
注： 第一位 大写XY 代表鑫苑公司
第二位 代表年度，如2007年编号为07 第三位编号具体如下：
第五位
第四位
第三位
第二位
第一位
第四位编号：合同类别编号，共十类。

第五位编号：三位顺序号，如001
如河南公司采购合同编号：XY07-01-PT-001
期权管理
描述期权管理的模式和具体功能的需求
答复：
期权管理的模式：期权管理固化表单的更新的管理由档案机要员负责，更新周期为一般为一个月，人力资源提供入职（签署期权协议）、离职员工信息，机要员根据这些员工信息对期权表单进行更新，更新后将表单分别提供给财务部及中介公司，财务部根据更新的资料进行核算等处理（在模板上填写，保留副本），中介公司与投资公司根据这些信息进行相关处理，并直接发聩给机要员。

3.资源管理
调研时间：2008-10-9 10:00-12:00
调研人：王雄（金蝶）、刘仕平（信息技术部）
调研对象：胡云平（行政部副经理）
调研地点：鑫苑北京
调研内容：了解企业公共资源管理的需求
用品管理
1.请描述办公用品管理与低值易耗品管理的区分
答复：
鑫苑办公用品包括易耗品（如纸、笔、墨盒等物品）领用后不需要归还、盘点的物
品。

低值易耗品包括鼠标、键盘、U盘计算器等有损耗需要盘点的物品。

目前集团的用品购置、入库、领用、统计等管理与低值易耗品一样，在系统实现要
求用品、低值易耗品、资产管理在同一模块界面进行管理。

2.用品的库存管理是什么模式比如：有库存、按需求购置
答复：
鑫苑用品是有库存的管理模式，行政部估算集团下个月的用品使用量后购买。

3.描述用品的领用流程过程如：审批权限、金额限制、部门预算
答复：
用品领用的流程：部门内勤→行政部发放
4.描述用品采购和询价过程
答复：
每月月初集团行政人力资源中心或分子公司行政人事部组织集中购买办公用品。

采购人需编制比质比价单，并提出商家选择建议，行政人力资源中心或分子公司行政人事部审批通过后方可购买。

车辆管理
答复：
集团目前有四部公司车辆，一个司机。

员工用车流程描述：用车申请→行政经理审批→司机出车（司机出车后填写：车辆行驶日志）
车辆维修申请流程：车辆维修申请→行政主管审批→行政部经理审批
车辆请修单
日期：
图书管理
答复：目前无具体需求，按标准模块实施。

会议管理
1.描述会议级别以及各级会议申请的流程过程（提供相应表单及流程）
答复：
会议申请无具体流程，主要根据各部门实际工作业务需要申请召开
会议级别无明细分级，可能是根据会议议题的性质或参会的领导级别而定
2.请描述会议室预定申请过程通知与会人员
答复：
电话至行政人力资源中心行政部前台预订会议室→拟好会议通知发送生产运营中心→生产运营中心在OA系统上发布会议通知→发起部门填写书面《会议公告表》给行政人力资源中心行政部→行政人力资源中心行政部前台更新OA“信息共享·会议公告”栏目
会议通知可通过邮件、短信、冒泡等提醒与会人员。

3.请描述会议接待过程
答复：
接待人员根据会议级别安排接待工作
4.会议考勤如何记录、统计和处理
答复：
会议发起人手工记录，如需要可将考勤情况提交给相关部门（如人力资源）
5.会议纪要是审批有什么要求如何分发到与会人员
答复：
各级会议的发起部门应安排专人做好会议纪要。

并由会议负责人（必要时需主要与会人员）签字认可。

集团级、分子公司级会议的会议纪要在签字后要及时上传OA系统，并通过企业邮箱发送与会人员。

部门级会议的会议纪要由部门留存。

6.会议相关材料的存储有什么具体的要求如：归档、编号等
答复：
集团级、分子公司级会议的文件资料、纸质签字版的会议纪要、照片、录像、领导讲话稿、会议新闻报道等均应及时整理，按时归档。

录像资料由行政人力资源中心或分子公司档案管理员统一编号、作为历史资料保存。

部门级会议的相关文件资料由会议部门存档。

印章管理
描述印章管理的模式及流程
答复：
目前的印章由档案室管理，所有文件都拿到档案室盖章。

需外出盖章的文件，须偕
同档案员在现场盖章。

除了合同文件盖章外，其他文件的盖章都需走用印审批流程：申请人→部门经理审
核→总经理审批→档案员盖章。

4.行政费用、出差管理、界面、数据迁移调研时间：2008-10-9 14:00-17:30
调研人：王雄（金蝶）、刘仕平（信息技术部）
调研对象：冯波（行政部经理）
调研地点：鑫苑北京
调研内容：了解行政其他办公审批的具体业务流程、办事规范，原系统数据迁移、门户规划；
其他行政事务
1.描述部门行政费用、出差管理的方式该功能在OA实现的具体功能需求提供相关工作流
程、审批表单样式及相应报表
答复：
行政费用报销流程如下表，流程处理过程中，部门经理审批环节希望可以查询到财务相关数据（如：本部门当月各类报销已经发生的费用汇总），以便控制部门当月的预算能否超额
各项费用付款
2.描述目前车辆、车船、机票、宾馆酒店预定方式会议订饭方式该功能在OA实现的具体
功能需求提供相关工作流程、审批表单
答复：
目前主要通过个人预定方式，暂时不需要在OA上实现
现有系统应用情况
1.原OA厂商名称OA运行环境（数据库、操作系统）目前使用用户数是多少
答复：
协达OA,SQLSERVER数据库，不限用户数
2.列举现有OA使用的功能模快提供截图
答复：
现有OA系统使用电子公告、新闻、信息共享、论坛、通讯录、公文处理等模块
3.目前使用OA中存在那些问题希望在那些方面能够改善
答复：
新闻、公告查询不方便
登录后，用户不使用系统一定时间，session 超时
4.从现有OA迁移那些数据到EAS平台（比如：公文处理、新闻等模块的数据）这些数据
全部迁移还是部分迁移
答复：
行政部中原系统需迁移的数据有：信息共享中个栏目的数据（除历史文档）、新闻及通知公告中08年的红头文件、会议公告
待定迁移的模块：出行信息、评分系统、表单填报
地产资料、数据采集需调研生产运营中心
公文管理的数据需调研原OA系统管理员
计划考核需调研人力资源部
5.希望在EAS平台如何查询现有OA系统的数据
答复：
在门户首页作一个链接
门户规划
鑫苑门户的样式风格如何设计
答复：门户的规划方案需要重点讨论
规划好通用页签(如首页、消息中心、办公管理、流程管理、电子邮件)、其他页签（业务页签）。

门户首页的信息栏目，用户可以自定义，如：可以调整栏目的摆设位置、隐藏栏目等功能。

常用的功能在门户首页展现，如：通讯录
新闻及公告可在门户进行内容检索。