企业公司工厂国内外传真收发管理办法
公司传真管理制度
一、目的为规范公司传真管理，提高传真传递效率，确保传真内容的安全与保密，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部各部门、各岗位使用传真机进行文件传递的行为。
三、传真设备与使用1. 传真设备由公司统一配置，各部门应合理使用，不得私自购买或借用。
2. 传真设备应放置在安全、通风、干燥、无阳光直射的地方，确保设备正常运行。
3. 传真设备应由专人负责管理，负责设备的维护、保养和日常使用。
4. 使用传真设备时，应遵守以下规定：（1）传真文件应由负责人或指定人员负责发送，确保文件内容准确无误。
（2）发送传真时，应填写传真封面，包括发送单位、接收单位、发送人、接收人、传真日期、文件主题等。
（3）接收传真时，应及时查看，如有疑问，应及时与发送人联系确认。
（4）传真文件应妥善保管，不得随意丢弃。
四、传真内容管理1. 传真内容应真实、准确，不得虚构、篡改。
2. 传真内容涉及公司机密、商业秘密和个人隐私的，应采取加密或注明“保密”字样。
3. 传真内容不得违反国家法律法规，不得含有侮辱、诽谤、诬告陷害等不当内容。
4. 传真内容应遵循以下原则：（1）有利于公司业务开展和形象塑造。
（2）有利于提高工作效率，降低成本。
（3）有利于维护公司利益，避免泄露机密。
五、传真档案管理1. 传真档案应由专人负责管理，确保档案完整、安全。
2. 传真档案应按照时间顺序排列，便于查阅。
3. 传真档案的保管期限根据文件内容确定，一般不少于1年。
4. 传真档案的销毁应按照公司规定程序进行，确保信息安全。
六、违规处理1. 违反本制度，擅自购买、借用传真设备的，给予警告或通报批评。
2. 未经授权，私自发送、接收传真文件的，给予警告或通报批评。
3. 传真内容涉及公司机密、商业秘密和个人隐私的，泄露给无关人员的，视情节给予警告、记过或降职等处分。
4. 传真内容违反国家法律法规，造成不良影响的，依法承担相应法律责任。
七、附则1. 本制度由公司办公室负责解释。
传真收发文件打复印管理规定
XXXX有限公司作业文件《传真收发、文件打/复印管理规定》编制部门：总经办编制：审核：批准：文件编号：版本号：受控状态：受控（加印章）1.0目的1.1为确保公司文件传输准确无误及保密性，制定此规定。
2.0范围2.1本规定适应于公司所有传真收发、文件打/复印工作及长途电话的使用。
3.0引用文件3.1 无4.0定义4.1 无5.0职责人力资源部对此项规定进行监督。
6.0策略6.1公司传真机、复印机及长途电话由人力资源部负责管理，收发传真及复印文件时应由人力资源部人员负责操作。
6.2人力资源部发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；传真接收完毕后，应立即将传真文件交给发件人。
6.3员工因为工作需要而发送传真的，应填写《文件打印、复印、传真申请单》，经部门经理对传真或复印内容进行审核，如部门经理确认则递交上一级领导审批。
人力资源部人员在接收到审批后申请单后方可进行操作。
6.4对发送保密性高的因为有人，可由人力资源部人员进行指导，由员工亲自发送，并提前以电话方式通知收件人现场接收。
对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送，以免泄密。
6.5员工不得利用公司传真机发私人资料、文件。
6.6普通传真由人力资源部接收后送交相关部门。
6.7遇有重要传真，相关部门可提前通知人力资源部注意接收，或与对方明确接收时间后在人力资源部等待传真。
6.8传真的接收及发送，文件的打印、复印，长途电话的使用均需在人力资源部人员在记录。
7.0注意事项7.1 无8.0相关文件8.1无9.0相关记录9.1《文件打印、复印、传真申请单》9.2《文件打印、复印及传真记录清单》。
公司传真管理办法
公司传真管理办法为了加强传真收、发件的管理，使传真件及时、准确、无误地收发及查找并按时归档，特制定本办法。
一、级传真收、发件的管理（―）传真发件1、凡是工作需要，发往国内、国外单位涉及本业务重要的传真件，发往上级机关、各股东的请示、报告等传真，均列为级传真发件的范围。
2、级传真发件，一律用统一的传真发件文头纸。
文头纸由发件人填写、领导签发后，由企业策划部文书统编号并传出。
如文头纸写不下，可续相同大小的续页纸。
3、经领导签发的传真发件一律存档，不退还本人。
（二）传真收件1、凡是署名的传真收件，上级机关或股东方发给的传真文件，重要通知、会议通知等传真收件，均由企业策划部登记，并按收文程序处理。
2、凡是署名领导一级的重要传真收件，由文书送交领导阅批，传阅后由企划部保存。
3、凡是署名其他人员的传真件，文书通知收件人领取，收件人签字后方可取走，企划部不保存。
如有保存价值，请收件人送企划部保存。
二、部门级传真收、发件的管理：为了严格管理部门传真件，请有关部门自行建立传真收、发登记制度，并指定兼职人员管理。
（一）传真发件1、部门级传真发件只限于有关部门与各设计、施工、监理、供货商等相关业务单位的一般专业技术和业务往来。
2、凡注重要事项，需由各部门发往以外的业务往来传真件，必须经领导审核签字后，由各部门做好专项记录后再发出。
3、部门级传真发件，一律用统传真发件文头纸（见附件2）,文头纸由发件人填写、经部门领导审核签字并编号后，由各部门自行发出，如文头纸写不下，可续相同大小的续页纸。
（二）传真收件1、各部门的传真收件，均由各部门自行保管，重要收件年底归档。
2、如属于重要传真件，需要领导审阅的，送企业策划文书运转。
（三）传真件的归档各部门的传真收、发件于次年三月底前随其它归档文件一起交档案中心归档。
公司对外收发文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件管理工作，确保文件收发、传递、归档等环节的规范化和高效化，提高公司工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有对外收发文件，包括信函、电报、传真、电子邮件等。
第三条公司文件收发工作应遵循以下原则：1. 守时原则：确保文件及时送达收件人；2. 准确原则：确保文件内容准确无误；3. 安全原则：确保文件在传递过程中安全无丢失；4. 经济原则：合理利用资源，降低文件处理成本。
第二章文件收发流程第四条文件收发部门负责公司对外收发文件的接收、登记、传递、归档等工作。
第五条文件收发流程如下：1. 接收：收到文件后，应立即进行登记，包括文件名称、文号、收件人、发送单位、接收日期等。
2. 核实：对文件内容进行初步审核，确保文件符合公司规定和要求。
3. 传递：根据文件内容，确定文件传递方式，如专人送达、快递、电子邮件等。
4. 送达：确保文件在规定时间内送达收件人，并要求收件人签字确认。
5. 归档：将已送达的文件进行归档，确保文件完整、安全。
第三章文件登记与管理第六条文件收发部门应建立文件登记簿，详细记录文件收发情况，包括文件名称、文号、收件人、发送单位、接收日期、传递方式、送达日期等。
第七条文件收发部门应定期对文件进行整理、归档，确保文件档案的完整性和安全性。
第八条文件归档后，非经批准不得随意查阅、复制或借出。
第四章文件传递要求第九条文件传递应选择安全、可靠的传递方式，确保文件在传递过程中不受损坏或丢失。
第十条文件传递过程中，应确保文件保密，不得泄露公司机密信息。
第十一条文件传递时，应注明收件人姓名、职务、联系方式等，以便及时联系。
第五章奖励与处罚第十二条对在文件收发工作中表现突出、成绩显著的员工，给予表彰和奖励。
第十三条对违反本制度，造成文件丢失、损坏、泄露等后果的，视情节轻重给予相应处罚。
第六章附则第十四条本制度由公司行政部门负责解释。
第十五条本制度自发布之日起施行。
注：本制度可根据公司实际情况进行调整和补充。
传真使用管理办法
传真使用管理办法一、目的为加强公司传真使用管理，根据集团相关制度，并结合公司实际，特制定本办法。
二、适用范围本办法适用公司各部门三、规定和要求（一）传真的接收管理1、传真件的接收纳入公司收文管理办法范围内，由办公室专人负责接收。
2、传真件接收后，填写收件登记表（见附表1），并及时送至各收件部门和个人，做好签收登记。
3、公司传真机应24小时处于开机接收状态。
（二）传真的发送管理1、发送传真应按公司统一格式（见附表2）由主管领导签字，填写传真发件登记表后（见附表3）发送，原件存档。
2、公司各业务部门人员发送传真，按照“谁的客户谁负责”的原则，由本人登记后发送；公司事务由办公室专人统一发送。
3、任何个人不得私自发送公司及个人资料。
（三）传真机的管理1、传真电话不能被占用为普通电话使用，以免延误传真收发。
2、传真机由专人使用管理，做好对传真机的日常维护保养，掌握传真收、发技术，会处理简单故障。
四、附则本规定修订及解释权归公司办公室所有。
本规定自签发之日起实行。
附表一：传真收件登记表序号文件名页数签收人部门收件时间备注附表二：FAX传真函地址（Add）：邮编：电话（Tel）：传真（FAX）：邮箱E-mail:收件人单位WRITE UNITS ：发自FROM：收件人ATTENTION：签发人SIGN：电话Tel：项目ITEM：传真号FACSIMILE No：编码No：总页数PAGE：日期DATE：附表三：传真发件登记表序号文件名页数发件人部门签发人发件时间备注。
传真管理办法
传真使用管理办法
1.目的
1.1为加强公司传真使用管理，特制定本办法。
2.适用范围
2.1本办法适用于公司使用传真机的各种情况。
2.2使用范围包括本地、国内、国际传真。
3. 传真的发送管理
3.1各部门和人员发送传真，由办公室统一发送；重要文件可由当事人亲自发送。
3.2传真发送，须经领导批准，填写发文登记簿表，并及时发送出去；因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。
3.3 传真原件留存办公室。
3.4传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。
4.传真的接收管理
4.1 办公室日常接受传真时间，每天上午10点、下午1点、下午3点各查收一次。
相关传真经RTX传至各部门通信员或个人。
（各部门应安装PDF阅读器以读取传真。
）
4.2若有紧急传真，请提前与办公室联系。
确保传真及
时接收。
4.3 传真按分级保存期限分别为半个月、一个月。
5.附则
5.1本办法由办公室负责制订、解释和修改，自下发之日起施行。
公司电话 传真管理制度
公司电话传真管理制度第一章总则第一条为了规范公司电话、传真的使用和管理，提高工作效率，保障信息安全，制定本管理制度。
第二条公司电话、传真管理制度适用于公司内所有部门和岗位。
所有员工必须遵守本管理制度。
第三条具体电话使用的收费标准另行规定，传真免费使用。
第四条公司电话、传真管理制度执行细则由公司管理部门根据需要不时修改。
第五条公司电话、传真管理制度的解释权归公司管理部门。
第二章电话使用第一条公司电话只能用于公司内部通讯和与外部客户、合作伙伴的商务往来。
禁止私人通话。
第二条如有需要向外打电话，必须经过上级批准并填写电话申请单。
第三条使用公司电话不得超时，如有特殊情况需延长通话时间，需经过上级批准。
第四条使用公司电话应注意礼貌用语，保持良好的沟通风格。
第五条禁止在电话中发布违法、不良言论，一经发现将受到公司的处罚。
第六条禁止在公司电话中传播不实信息，损害公司形象。
第七条使用手机时应注意通话质量，保持电话畅通。
第八条在工作时间内禁止私人通讯、上网浏览，严禁使用公司电话观看视频、玩游戏等影响工作的行为。
第九条禁止私自接听使用分机电话，必须经过分机持有人允许后方可接听。
第十条使用公司电话需注意保密，不得泄露公司机密信息。
第三章传真使用第一条公司传真只能用于公司内部传真和与外部客户、合作伙伴的商务往来。
第二条使用传真需填写传真申请单，经经理核准后方可发送。
第三条传真内容须真实、准确，不得涉及违法、不良信息。
第四条传真发送后需确认收到，确保对方接收到传真内容。
第五条禁止在传真中传播公司机密信息，一经发现将受到公司的处罚。
第六条传真接收人应及时查收，不得拖延。
第七条使用传真需注意保密，不得泄露公司机密信息。
第八条禁止私自接收他人传真，必须经过本人允许后方可查收。
第九条传真接收后需妥善保存，不得外泄。
第四章处罚措施第一条违反公司电话、传真管理制度，将受到公司的处罚。
第二条违反公司电话、传真管理制度，第一次警告，第二次扣发奖金，第三次取消晋升机会，第四次开除。
公司传真管理办法
公司传真管理办法第一条目的为规范传真文件的接收、发送和传真设备的使用管理，确保传真文件和传真设备正常、高效运行，加强文件的存档和可查阅，特制订此规则。
第二条专人职责传真机主要服务于公司往来公务函件的传送和接收，并为公司相关人员提供必要的服务。
操作人员应做到热情服务，主动服务，保质保量。
第三条传真管理1、传真机由专人管理，其他人员不得随意拆卸和移动。
2、传真机管理人员要有高度的责任心，熟悉机器性能及操作技术，及时、准确地完成任务。
3、保持传真设备清洁卫生，加强传真设备的日常保养，按设备的使用说明定期维护，并对每次维修和保养做详细记录。
第四条传真接收1、对接收到的传真函件，按“紧急”、“重要”、“普通”、和“垃圾”程度进行分类。
2、对接收到的重要传真或私人函件，应及时登记并通知收件人，避免延误工作。
必要时请领取者在登记薄上签字认可。
3、对接收到的“内部明电”或标有“急”、“紧急”等字样的传真，应直接送交相关部门或接收者本人，并请领取者在登记薄上签字认可。
4、传真机管理人员对上一个规定工作时段以外或工休日接收到的传真件要及时做好分类、分发或销毁工作。
第五条传真发送1、各单位发送传真前，到综合办公室要取统一编号，编号后打印，找主管领导签字后方可发送。
2、传真发送后原稿交公司存档。
3、管理人员负责做好发送记录。
第六条本制度最终解释权归综合办公室所有。
b______________________________________________________________________________________________________________工作联络单。
传真管理制度
传真管理制度第一章总则第一条为了规范和提高公司内部传真管理的工作效率，保护公司和客户的信息安全，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有传真设备的管理和使用。
第三条传真设备包括传真机、传真服务器及相关软件和硬件设备。
第二章传真管理第四条传真管理应遵守相关法律法规，保证传真文件的真实性、准确性和完整性。
第五条传真管理应建立健全的制度和流程，明确传真发送、接收和存档的责任和权限。
第六条传真管理部门应定期对传真设备进行检查和维护，确保其正常运行。
第七条传真管理部门应建立传真文件的存档和归档制度，确保传真文件的安全和可查。
第八条传真管理部门应为员工提供必要的传真操作培训，提高传真操作的规范性和效率。
第三章传真使用第九条员工在使用传真设备时应遵守公司的相关规定，确保传真文件的保密性和安全性。
第十条发送传真文件时，员工应填写完整的传真封面，包括发送方和接收方的相关信息，并在传真文件上签名确认。
第十一条员工在接收传真文件时，应及时通知相关人员，并确认传真文件的完整性和正确性，如有问题应及时向传真管理部门报告。
第十二条员工在使用传真设备时应节约用纸，避免产生不必要的浪费。
第四章传真安全第十三条传真管理部门应加强传真设备的安全保护，保障传真文件的安全。
第十四条传真文件包括公司内部文件和客户文件，均属于公司的重要资产，禁止私自外传。
第十五条传真文件的存放和归档应按照规定的程序和要求，确保传真文件的安全和完整。
第十六条发送和接收涉及公司机密的传真文件时，应加密处理，确保文件的安全性。
第五章传真监督第十七条传真管理部门应定期对传真设备和传真文件进行监督检查，确保传真操作的规范性和安全性。
第十八条传真管理部门应对传真操作过程中的违规行为进行监督和处理，确保公司内部传真管理的规范性和安全性。
第十九条员工应自觉接受传真管理部门的监督和检查，积极配合工作，保证传真操作的规范性和安全性。
第二十条传真管理部门应建立健全的违规处理制度，对违反传真管理制度的行为进行处理，并及时向相关部门通报。
有限公司传真收发管理制度
有限公司传真收发管理制度一、目的和适用范围1.1目的本制度的目的是规范公司传真的收发管理，确保传真的及时、准确、安全和保密。
1.2适用范围本制度适用于公司内所有部门和员工的传真收发管理。
二、基本原则2.1及时性原则传真应当尽快收发，保证信息的及时性。
2.2准确性原则传真内容应当准确无误，传真资料应当经过核对和验证后被发送。
2.3安全性原则传真收发过程中应当加强信息的安全防护，防止信息泄露和丢失。
2.4保密性原则涉及机密信息的传真应当保证机密信息的保密性。
三、传真收发流程3.1发送传真流程3.1.1编写传真文稿：发送方按照公司规定的格式编写传真文稿，包括传真封面、正文、附件等。
3.1.2打印传真文稿：发送方将传真文稿打印出来。
3.1.3封装传真文稿：将打印好的传真文稿装入传真机中，并按照要求填写传真封面上的相关信息。
3.1.4发送传真：发送方通过传真机发送传真。
3.1.5确认传真发送：发送方在发送后确认传真是否发送成功，并保留发送记录。
3.2接收传真流程3.2.1接收传真：接收方在传真机接收到传真后，按照要求保存传真文件。
3.2.2核对接收传真：接收方核对传真文件的完整性和准确性，并在传真封面上签字确认。
3.2.3分发传真：接收方根据传真内容的重要性和紧急程度，将传真分发给相关部门或人员。
四、传真保密管理4.1保密责任公司内的所有员工都有保守公司传真信息的责任，禁止私自泄露和传播传真内容。
4.2保密措施4.2.1传真文稿密级：根据传真内容的机密程度，对传真文稿进行密级标记，并进行相应的保密措施。
4.2.2传真接收人鉴别：接收方在接收传真时，应核对发送方和传真内容，避免接收错误的传真。
4.2.3传真存档管理：公司应建立传真存档管理制度，确保传真文件的安全存储和查阅。
五、传真管理的注意事项5.1传真机操作规范：员工应当按照公司规定的操作流程使用传真机，避免操作失误。
5.2传真文件妥善保管：传真文件应妥善保管，避免遗失和损坏。
2024年传真管理制度
7、公司传真机不得传真私人资料,一经发现,将予以严肃处理。
8、如未按上述条款执行,造成文件流失、机械损失,由当事人承担一切责任。
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第十八条本制度由人力资源部负责解释,总经理批准即日实施。
传真管理制度6
一、公司装配的`办公电话机和传真机等通讯工具均属公务使用,员工不得使用办公通讯工具进行个人私事活动,否则经查实,除应全责承担相应费用外,还须加倍罚款。
二、因公需要使用长途电话或发送传真,须经总经理批准、审核、登记后使用。
三、传真机由专人负责管理,收、发文登记、存档等工作。
第四条部门经理负责将中心总监批示的表格送交人力资源部经理。
第五条人力资源部经理对表格的内容进行初审,呈报总经理进行批示。
第六条总经理同意采购,由人力资源部经理指派行政专员负责询价、采购。
第二章使用管理
第七条各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。
第八条上班时间禁止利用公司电话进行聊天、炒股等非业务活动。
第二条爱护打印、复印和传真设备,打印、复印和传真设备出现故障时,及时通知总经理办公室。
第三条私人打印、复印或传真的资料一律不予办理。
第四条外单位人员不得在公司打印、复印和传真文件,确因工作需要经相关领导同意后由该部门人员代为打印、复印和传真,特殊情况可向总经理办公室或人力资源部说明情况。否则,人力资源部可对相关当事人予以处罚。
第四条部门经理负责将中心总监批示的表格送交人力资源部经理。
第五条人力资源部经理对表格的内容进行初审,呈报总经理进行批示。
第六条总经理同意采购,由人力资源部经理指派行政专员负责询价、采购。第二章使用管理
公司传真收发管理制度
公司传真收发管理制度一、引言传真在现代办公中扮演着重要的角色，是一种传递信息的重要工具。
为了规范公司传真的收发管理，提高工作效率，本制度制定。
二、传真收发的流程1.传真发送：（2）使用传真机发送前，应先检查传真号码的准确性，确保发送到正确的地址。
（3）发送人应保留发送记录，以备查阅和核对。
（4）发送完成后，应及时通知接收人，确保对方能及时收到传真。
2.传真接收：（1）接收人应及时打开传真文档，核对发送人和发送时间等信息。
（2）接收人应将接收的传真保存在指定的文件夹或电子文档中。
（3）接收人应将传真打印出来，正面清晰地标注接收日期和相关操作人签字，方便后续查阅。
（4）接收人应及时通知发送人，确认传真已经收到，并妥善处理传真的内容。
3.传真归档：（1）收到的传真应按照日期和类别进行分类，并标注好相关的信息，例如发件人、标题、接收日期等。
（2）归档后的传真存放在指定的文件柜或电子文档中，确保易于查找和管理。
（3）对于较重要的传真，应备份存档，以防遗失或损坏。
三、传真收发的注意事项1.保密性：传真涉及到的信息可能包含公司业务、客户隐私等敏感信息，接收人在接收和处理传真时应保持保密，确保信息不泄露。
2.传真文件的质量：传真文件要求发送人保证打印质量良好，内容清晰可辨，避免模糊和不清晰的情况出现。
3.传真号码的准确性：发送人在发送传真前要核对接收人的传真号码，确保传真发送到正确的地址，避免信息发送错误。
4.传真的备份：重要的传真应及时备份，避免意外情况导致传真文件的遗失或损坏。
四、附则本制度自颁布之日起执行，并于公司传真收发管理出现问题时，根据具体情况进行调整修订。
总结传真作为重要的办公工具，需要正确使用和管理，通过制定公司传真收发管理制度，可以提高工作效率，确保信息的准确性和保密性。
本制度的执行，不仅可以提高公司的运转效率，还可以在一定程度上降低工作失误和信息泄露的风险，为公司的日常运营提供有力的保障。
公司收发管理规定
公司收发管理规定为了规范公司的收发管理工作，维护公司的正常运营和良好的形象，特制定以下收发管理规定：一、文件的收发1.文件的收发对象：收发文电应以公司部门、员工、客户及供应商为主要对象。
2.文件的分类管理：根据文件的性质、用途和重要性等因素，将公司文件分为密件、机密件、秘密件、一般件等不同等级进行分类管理，并采用统一的编号、题名、归档和检索等方式予以管理。
3.文件的收发方式：文件可以采用遍布全公司的内部邮件、电子邮件、传真等方式进行收发，但必须根据文种和级别的不同，进行相应的密封和保密措施。
4.文件的备份和保管：对于一些重要文件或备忘录，公司应备份并存放到专门的档案室中，以防遗失、删除或被盗。
二、资料的收发1.资料的收发对象：公司的各部门、员工、客户及供应商等均需要持有相关的资料，以便更好地开展工作，因此在资料的收发中，应严格根据保密等级管理。
2.资料的分类管理：资料分为技术资料、经验资料、市场资料、法律资料等不同类型，根据不同类型和保密等级，应分类管理，并采取合适的存放位置和安全保护措施。
3.资料的收发方式：资料主要通过纸质方式和电子方式进行，各部门和职务必须知悉，并进行相关的签名或记录。
4.资料的备份和保管：对于公司的重要资料，必须进行备份存储，并设立百年档案室等进行保管，以便日后查阅及存档。
三、货物的收发1.货物的收发对象：公司的货物涉及客户、供应商及内部员工等，其中重要药品、大型设备等应根据保密等级进行收发管理。
2.货物的分类管理：货物根据种类、规格、品质等进行分类管理，特别是一些危险品和易损品，要设立专门的负责人和仓库，实行24小时监管。
3.货物的收发方式：货物的收发应进行统一管理，公司应根据货物的不同性质和保密等级，选择合适的交付方式，如快递、物流等，并进行相应的签收和记录。
4.货物的备份和保管：对于货物的备件、配件、维修及保养用品等进行备份，存放在专门的仓库或设备上，以便日后使用。
企业报刊收发管理制度
企业报刊收发管理制度文件编号：第一条全厂公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由厂收发室负责收发。
第二条外发函、电要求1.各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室，分别填写挂号、平信、电报外发登记表。
2.每天下午××点以前，厂收发室应将当月外发函、电清点，累计送交邮局寄发。
第三条外来邮件管理1.外来邮件一律经厂收发室签收分发。
2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。
3.一般公启函、电和厂内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。
4.私人不明平信一律放到信架(信袋)内，由个人自取。
5.不论公私邮件收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原因。
6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。
超期罚款，收发室概不负责。
第四条报刊订购(1)订购时间：上半年下半年(2)订购手续:不论单位和个人，均需先到收发室查阅报刊目录，再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价，确认无误后，当面缴款开票。
公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。
归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外，尚须填写报刊分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。
2.报刊收发(1)收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余。
(2)收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发，不得耽搁延误。
收发员清点分发报刊时间为××小时，任何人不得进入收发室。
(3)每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单。
(4)各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电、领取时，要对照分发清单点检实签名，发现差错，应当面向收发员提出增补退换要求，并进行差错登记。
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企业公司工厂国内外传真收发管理办法
1. 总则
1.1. 制定目的
(1)将本公司内使用传真机处理国内外各种文件或资料作业制度化、节制化、效率化。
(2)促使本公司国内外传真之收发业务推行顺畅。
1.2. 适用范围凡隶属本公司内之员工及经主管认可使用传真机之外宾传真文件或资料时，均依本办法管理。
1.3. 权责单位
(1) 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
(2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准
2. 收发管理
2.1. 发文时间
发文时间原则上为上班时间如上午10：00、下午3：00，急件发文特殊处理。
2.2. 发文手续
(1) 申请人事先填具《传真发文申请单》，经单位主管核准后连同文件交总务课人员(或传真机管理
人)发送。
(2) 总务课人员(或传真机管理人)发送后，于《传真发文登记簿》上登录有关事项，并经申请人签认
后，由申请人领回原稿文件。
2.3. 收文手续总务课(或传真机管理人)于收到来文时，须先于《传真发文登记簿》上登录有关资料后，再通
知收文者领取文件并签认收讫。
2.4. 传真收发注意事项
(1) 传出文件如为一般信函时，应使用本公司传真专用信函格式。
(2) 传出文件如为一般资料时，其传真首页也须以传真专用之信函格式。
(3)传出文件如为承接设计稿、产品广告等时，其格式应先经企划部美编设计人员确认无误后始可发
出。
(4)本公司传出文件上均须注明：
①本公司地址、电话、E-mail、网址等联系方式，对国外传真件须加注英文。
②传真人之部门、职称、姓名等。
③受传真人之公司全称、部门、职称、姓名等。
④传真主旨。
⑤传真内容
⑥备注事项
(5)传真之使用须依下列原则：①先考试时效性。
②其次考虑经济性。
③再考虑方便性。
(6)传真机专用电话线严禁作为一般电话使用。
(7)收件未经登记严禁取用。
(8)严禁传送本公司机密文件、资料、图样。
3. 附件
【附件】04-1《传真发文申请单》
【附件】04-1《传真收/发登记簿》
【附件】04-
传真发文申请单
日期： _____________ 部门：
【附件】04-1
传真收/发登记簿。