秘书工作之文件传阅

问，
即询问多请教
现在经济社会快速发展，新生事物多、领导新的要求多，作为服务部门的工作人员，不管你业务多精湛，都有力所不逮的时候。只有不断加强学习，才能跟上形势发展需要，为领导和群众提供更好的服务。作为处室负责人，要向下属多询问了解情况，因为没有调查就没有发言权，只有全面掌握情况后，才能作出正确的决定。否则，夸夸其谈地乱说一顿，既指导不了工作也损害了自身形象。“领导的要义，一是了解情况，二是掌握政策”说的就是这个道理。作为工作人员，要向领导和其他同事多请教经验做法。因为机关工作的一大特点就是路径依赖比较突出，对于有些文件的处理，可能很多年以来已经形成了相对固定的模式，如果轻易改变反而对工作不利。当然，做好传承的同时我们还应当积极学习新知识，结合领导的新要求，对既有程序和做法进行大胆创新。
文件传阅是办公室的一项日常工作，看似简单，实则不然，需要我们耐心、细心和用心。结合近年来从事这项工作的实践，我总结，做好文件传阅工作要牢记“勤登记、细分类、巧变通、知内容、常备注”。
1
勤登记
签收登记务必完整详细，必须记录文件的字号、密级、文件名、来文单位、收文时间、紧急程度等基本信息。在进入文件处理流程之后，要及时掌握和跟踪文件处理的最新动态，随时登记、记录。此外，近年来电子政务网络OA办公系统不断推广，功能越来越完善，其文件处理方面的功能，我们也要熟练掌握、规范使用。
在文件处理单上备注文件处理的情况，既便于自己记录，也便于后面阅文的领导了解文件的有关处理情况，签批时心中有数。
送文件也是向领导汇报工作，远不止“送”那么简单。除了要注意礼仪，手机调静音，进门前敲门先征得同意之外，还要提前熟悉文件内容，把情况摸透，根据轻重缓急确定文件摆放顺序。至少做到这些，才叫懂得了怎么送文件！
3
巧变通
对文件传阅，各单位都有一套标准和固定的流程，但是对一些急件、领导批示件，要做到急事急办，以免误事。
例如，对一些急件，可以跟领导或领导秘书联系后，及时将文件送达约定位置给领导阅签，或者由领导指定其他领导代为阅签。
4
知内容
做好文件传阅工作，不论是否需要提出拟办意见，都需要认真学习所传阅的文件内容。这样便于从领导的角度思考和区分哪些文件较为重要紧急，需要优先处理。简言之，就是通过学习文件，从而更准确地对文件进行分类。这比机械的用文号类型、密级来给文件分类更能提高服务质量。若传办文件时领导随口问起有关内容和处理建议，也能有的放矢。
来自百度文库快，
即迅速不拖拉
公文处理部门一般来说是办公厅（室）公文入口的第一环和出口的最后一环，起着承上启下的枢纽作用，工作可谓是牵一发而动全身。作为第一环，如果处理慢了会直接影响后续环节的办理，使平件变成“急件”；作为最后一环，如果拖拉，会造成公文拥堵，长时间出不去，甚至形成“中梗阻”。所以，作为领导身边的工作人员，工作应该更加积极主动，杜绝懒、慢、拖的不良现象，牢固树立“马上就办”的雷厉风行作风。比如，我们就提出了“文电迅达”的工作理念，并将之作为处室文化建设的重要组成部分，在实践中不断强化和升华。
几个需要注意的细节。
比如，我们去送件时，领导的办公室门是关着的，出来时，记得把门带上；如果门是半掩的，出来时最好还把门半掩着，除非领导有其他明确的要求。
比如，领导写批示时，最好站在与领导面对面的地方，保持一定的距离；如果领导正在批示文件，突然接了一个电话，这时，最好主动先退出领导办公室，并将门轻轻带上，过一会再敲门进来。
稳，
即稳重不慌乱
作为各类公文的总入口和总出口，公文处理部门经常会遇到重要文件、紧急文件、领导交办的文件、部门上门找的文件等须要同时处理的情况，想要将这些文件有条不紊地处理好，一定要做到“稳”。阵脚稳住了，头脑才能保持清醒，办事思路才不会迷乱，才能理清头绪，做到剥茧抽丝，将纷繁复杂的文件分出轻重缓急，适当处理。一般来说，重要且紧急的文件应该先办，然后是紧急但不太重要的文件，接下来是重要的文件，最后是一般常规性文件。在处理这些文件的同时要注意对交办工作的领导和部门工作同志作出必要的解释和情况反馈，避免产生误会。
2
细分类
文件的紧急程度、重要性、密级、领导批示、需阅处的领导等不尽相同，必须做好分类，给不同类型的文件配备专用文件夹，有效提高文件传阅的速度和质量。
如按照紧急程度可将文件分为特急件、急件、平件，要将不同类型文件分类传阅。这样既方便领导根据文件的紧急程度、重要程度及时处理文件，又可以提醒自己按照文件处理的不同要求对文件进行传阅。
5
常备注
作为办文人员，在处理文件过程中，要及时在文件签批处理单上的合适位置备注文件的处理情况，以免日后忘记。
例如领导在文件上批示“复印一份给我”，如复印后已送领导，应在处理单上及时备注“已复印送某领导”。
又如有的文件很紧急，通过电话告知领导后，也应及时在文件处理单上备注“已于××日××时电话告知某领导”，如领导有指示，也应一并备注。
巧，
即灵活不死板
公文处理工作是高度程序化甚至程式化的，具有纪律性和严肃性的特点，如果按照一人一个思路、一人一套标准去处理公文，就会导致政令不统一。当然，坚持原则性并不排斥灵活性。因为程序是死的，情况是活的，而人则是掌握程序和情况的统一体。所以要用好用足程序适应新情况，又不能以不变的程序来应对千变万化的新情况。比如，有的领导工作特别忙，文件就不能放在他的办公室里等他阅批，而应该主动掌握领导活动规律，抓住领导开会的间隙或下班后离开单位前的空闲时间找领导签文件。
处理公文做到这六个字
办公厅（室）每天都会收到各类公文，数量大、情况多，所涉事项有轻有重、有缓有急，如何高效率地处理，直接关系到办公厅（室）能否发挥好参谋助手、运转枢纽作用，牵涉到党委、政府工作能否高效运转。作为专门从事公文处理工作的人员，不得不高度重视、深入研究、细致对待。笔者认为，做好公文处理工作，应掌握好“稳、熟、问、准、快、巧”六字诀。
熟，
即熟练不生疏
对党委、政府的工作规则、领导工作分工及阅文习惯、各部门的职能、公文受理范围及办理程序等都要了然于胸，这是正确处理公文的基础。收到公文后，首先判断是否在收文范围内，对范围之外的要及时与发文单位对接、退文。其次判断须要不须要进入公文处理程序，对社会性的培训邀请函之类，一般不得作为正式公文处理。再次判断应该采取何种处理方式，有的来文只需领导知晓的，应该按阅件的程序处理；有的来文需要执行或定夺的，应该按办件的程序处理。最后判断文件应该给谁看、给谁办，怎么给、怎么转，避免因为误判而返工。
准，
即准确无差错
准确是对公文处理工作的质量要求，是公文处理工作的生命，也是履行好办公厅（室）“三服务”职能的基本要求。一份会议通知，如果把时间、地点或其他要素搞错了，会给工作造成很大被动，对本部门造成恶劣影响；一份密件，如果发送范围搞错了，会造成政策传达不到位甚至泄露国家秘密，给党和国家造成损失；一份请示，如果没有把好关或者把呈报领导搞错了，会耽误工作的推进甚至给领导之间造成误会。鉴于此，公文处理部门可以以“精细化、零差错、创一流”为工作标准，力求为领导提供精准服务。