公文管理培训

常见问题解析
问题８：各级管理人员的签批意见不完整
只签名字，不签具体的意 见和日期；
主办部门未明确是否需要 会签、需要哪些部门会签，需 报哪位领导签发，导致流转环 节无法把握；
系统中相关管理人员未用 usbkey签名；
对于需要处办收文未明确 承办单位和要求。
各级管理人员应明确具体 的意见，不得只签署名字。
公文管理（发文办理）
核稿： 目的：把握重大政策方向； 把握行文的规范与严密性； 把握文字质量； 做好协调工作，使文件流转顺畅和高效。
几点要求：分公司、中心支公司所有发文都需经过核稿； 不允许发文材料不经核稿直接报送公司领导；
公文管理（发文办理）
会签：公文的内容如涉及其他部门的业务，应办理会签。 签发：签发人员应注明具体的意见，签署名字和时间。 编号：对领导已签发的文件进行编号，确保文件的唯一性 和可识别性，建立《发文登记表》。 校对：一般由拟稿人负责，对文件中明显的错字、误字、 漏字、标点符号等错误，进行修改，校对人员不得对文件 内容随意进行改动，如确实需要对内容进行改动，须请示 签发的领导。 用印：除会议纪要及各类信息载体外，公文应加盖印章才 有效力。
逐级行文，不得越级行文；
行文必须写清楚主、抄送单位。受双重领导的单位对上 级请示问题，应视文件的内容写明主报、抄报单位；
“请示”一般一文一事，“报告”中不得夹带请示事项 ；
“请示”、“报告”等上行文不要发送同级或下级机关 。
除分公司、分公司所属部门和中心支公司外，其余下属 机构不得行文。
公文管理（行文规则）
上报上级单位文件同时抄 送分公司总经理室或者相关部 门；
上行文和下行文混淆；
• 给分公司总经理室行文，抄 送总公司。
• 上行文不得同时发送下级 单位。

问题６：未按照签报管理办法对签报进行编号、录入管理
签报均走系统，所以不用 建立登记薄；
文件管理员无法按照公司 签报管理办法进行编号和录入 管理，总有漏网之鱼；
外收文处理单
来文日期
办公室拟办意见 领导批示 处理结果
公文管理（收文办理）
承办： 认真研究文件内容和领导批办意见，抓紧时间落实， 注意反馈时限和相关要求，在规定时限内上报； 主办部门要承担与其他部门的沟通、协调的职责，出
具最终意见。
催办： 文件管理员应主动进行催办； 对上级单位有明确时限要求的，或者长时间滞留文件
❖其他类签报 ❖销售管理类
公司常用 签报种类
❖财务管理类 ❖业务管理类
签报流转程序
分公司总经理 分公司办公室 分公司相关部门
中支总
部门负责人 相关人员
签报管理
签报格式： 缓急程度、秘密登记、签报字号、领导批示意见、会签意见、
标题、主送单位、正文、附件、签报日期、主办单位拟稿人、签 发人等。
签报字号： 组成：单位和部门代字、年份、顺序号组成
请示类文件：
❖ 任免干部；
❖ 调整内设机构；
主送当地监管 ❖ 筹建分支机构等
机关需同时抄报
2
报告类文件： ❖ 贯彻落实重大方针、政
总公司的：
1
❖ 重要专项工作情
策的报告； ❖ 分公司重大经营情况
况报告； ❖ 受处罚的情况说 明及整改报告。
需向总公司 报送的文件
3
和重大突发事件的情况报 告； ❖ 对总公司部署事宜的 反馈意见报告。
向上级单位请求指示、批准。
不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向平级主管部门请示批准事宜； 也适用于请下级单位协助工作。
会议纪要 记载和传达会议情况和议定事项，要求与会者和各相关单位共同遵守、执行。
公文管理（行文规则）
行文规则：
严格控制发文数量和范围，尽可能减少行文，避免“文 山”，可发、可不发的文件一律不发，可送、可不送的单 位一律不送；
要求：必须按照发文管理流程处理公文。
常见问题解析
问题4：公文制作质量不高
• 部分通过系统流转的对外发文 无附件内容；
• 文件纸、印章、文号和发文单 位不一致；
• 部分文件排版格式严重错误。
公文质量不高，甚至出现 严重错误，影响公文的严肃 性。
要求：提高公文制作的质量
常见问题解析
问题5：行文不规范
建立完整的登记表可以避 免发文编号错号、漏号等情 况的发生；
建立完整的收文登记表可 以提供迅速查询，并确保年 度归档材料的完整性。
要求：必须建立完整的收、发文登记表
常见问题解析
问题2：发文编号错误
• 对内发文和对外发文编号混 淆； • 出现缺号、重号的情况； • 系统中的编号和登记表中的 编号内容不一致。
签报管理
注意事项：
禁止多头报送，只报送总公司相关工作的主要承办部门 。
属于上行或平行类文书，应逐级请示、报告，不得越级 ，中心支公司不得直接向总公司行签报。
由各部门文件管理员进行传递，任何人不得自行传递并 保留签报原件。
各部门文件管理员负有催办和督办的责任，做到及时跟 踪、定期催办。
签报管理
❖行政管理类
发文环节： 拟稿、核稿、会签、签发、用印、校对、
用印、封发等。
拟稿： ※确实有必要发文； ※拟发文字材料已经完成，并经部门内相关人员（如室主任、部门 领导等）审阅，达成一致意见后，才可正式发起发文流程。
文字材料要求：
※ 政策、方向正确，和公司、分公司各项政策、中心工作和外部 监管要求不抵触； ※ 条理清晰，层次分明，文字通顺，衔接有序，篇幅力求简短； ※ 文种使用正确，不混淆，不乱用。 ※ 文件标题正确，正确文件标题应以文种为结尾。
要求：建立完整的发文登记表，认真编号。
常见问题解析
问题3：发文管理不严
未见发文稿纸或领导签批意 见即制作文件；
未对纸质流转的发文稿纸 进行统一管理；
纸质发文无校对环节；
领导已签发的文件擅自取 消发文。
发文归档材料缺失；
出现问题，责任不清；
对工作通知单进行统一管 理，杜绝各类各类形式的工 作单出现。
公文管理（收文办理）
收文环节： 签收、登记、拟办、批办、分送、传阅、承办、催
办、办复等。 拟办：
办公室主要负责人 根据收文的内容和要求，提出初步处理意见，供公司领 导审核决定。 要对文件内容和各部门的职能有充分的了解，明确意见
批办： 需要办理的文件，需要明确指定承办部门或者主办部门
和协办部门。
来文单位
其它根据需要报告的 4
工作事宜
分公司重要的 规章制度
决定类文件： ❖ 内部重要事项安排； ❖ 管理权限内的奖惩；
公文管理（发文格式）
发文格式： 公文字头、公文字号、标题、秘密等级、紧急程度、主送单位
、正文、附件、印鉴、成文日期、主题词、抄报、抄送、制发单 位等。
公文字号： 组成：单位代字、公文类别号、年份、顺序号组成 分公司发文：
涉及法律、财务等方面的 签报总公司要求以纸质签报 形式流转；
年度归档材料不完整。
如何做好签报的管理
要求：应对签报进行编号，纸质签报及时录入系统。
常见问题解析
问题７：系统利用程度不高
• 对外发文无法通过系统分发 ，所以只能以纸质流转；
• 习惯走纸质的了
•纸质材料易丢失，查询不方 便；
要求：按照公司要求收、发文均通过系统流转。
下 决定 行 • 批复 文 通报
对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级不适当 的决定事项。
答复请示事项 ▪ 表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况
意见 上 • 报告 行 文 请示
平行文 函
对重要问题提出见解和处理办法
▪向…上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。
公司级对外发文： xx发[年份]xx号 公司级对内发文：xx办[年份]xx号，xx财[年份]xx号等； 部门级发文：xx办发[年份]xx号等 中支发文： 对外：xx延支发[年份]xx号； 对内：xx延支办[年份]xx号。
公文管理（发文格式）
秘密等级：绝密、机密、秘密 紧急程度：特急、急 公文标题：由发文单位、事由、文种三部分组成，一般不用 标点符号。 主送单位：公文主要接收的对象，应使用全称或规范化简称 、统称。 用印：上不压正文，下压年月日中4－7个字。
公文管理（发文格式）
成文日期：以签发人签发日期为准 抄报单位：需要了解公文内容的上级单位或相关领导，应 使用规范化简称、统称。 发送单位：公司级发文时，公司内部需要了解公文内容的 单位。 抄送单位：部门级发文时，公司内部需要了解公文内容的 其他单位 公文字头、公文字号、用印、制发单位应一致
公文管理（发文办理）
“吉团签[200９]1号” 和发文使用相同的代字，由各部门文件管理员统一进行编号 。
课件内容
公个文人管简理介 签报管理 常见问题解析
常见问题解析
问题1：未建立收发文登记表或者登记表不完整
收、发文均通过系统流转， 没有必要再建立登记表；
• 上级单位的重要批复文件直 接存档了，所以不用登记。
在系统出现问题或者紧急 情况时，不可避免以纸质进 行收、发文的流转；
的情况，进行催办。
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公个文人管简理介 签报管理 常见问题解析
签报管理
签报是指用于公司内部请示、报告、商洽具体工 作时所使用的非公文类文书。
公司签报管理暂行办法（xx办〔2005〕58号）
签报管理：从签报的制发、流转、办理到归档等全过程 进行有效管理的工作。
管理原则：谁制发、谁追踪、谁存档， 谁承办、谁协调、谁回复、谁存档。
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公个文人管简理介 签报管理 常见问题解析
什么是公文？
公文是颁布规章制度、指导和商洽工作、请示和答 复问题、报告情况、制定计划、交流总结经验、记载 活动的重要工具。