企业文件行文格式标准

企业文件行文格式标准
文件编号：
签发人：
1、目的
为提高公司文件质量，实现公司文件规范化和标准化，根据公司实际情况，特制定本标准。

2、适用范围
适用于公司和各部门各类文件。

3、公司文件类别
3.1规章制度等管理类文件：指对工作和事务具有约束力行为的规范和制度，是公司制定的组织劳动过程和进行劳动管理的规则和制度的总和。

有约束性的规章制度为管理制度或管理规定；规定某些事项工作流程或各部门职责、职权的规章制度为管理办法。

3.2公务文书类文件：请示、通知、通报、报告、决定、会议纪要、工作联系函。

3.2.1请示：用于下级部门向上级部门请求指示、批准、批复的公文，上级部门接到请示，应按要求及时回复，属于上行公文。

3.2.2通知：传达公司指示和管理要求，告知各部门办理、周知和共同执行事项，发布公司管理制度、人事任免和聘用公司管理人员的公文，属于下行公文。

3.2.3通报：用于公司表彰先进，批评错误，传达精神或者情况的公文，属于下行公文。

3.2.4报告：下级部门向上级部门汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级单位询问的公文，属于上行公文。

3.2.5决定：对重要事项或重大行动做出安排，重大人事任免，对部门或个人进行奖惩，变更或撤消下级部门的不当事项等，属于下行公文。

3.2.6决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，属于下行公文。

3.2.7会议纪要：根据会议记录、会议文件和其他有关材料加工而成，反映会议基本情况和精神的纪实性公文，它是会议议定事项和重要精神，并要求相关部门执行的一种文体，属于平行或下行公文。

3.2.8工作联系函：用于对外沟通，与政府部门、业务公司、客户相互商洽，联系工作的公文，不包括公司各部门间的工作协调书，属于平行公文。

3.3事务性文件类文件：各类统计报表、说明等。

4、文件用纸与排版要求
4.1纸技术指标。

定量为60-80g/m2的胶版印刷纸和静电复印纸。

4.2面尺寸。

公文用纸规定为A4型纸，幅面尺寸为210mm ×297mm。

4.3版要求
4.3.1版面
4.3.1.1页边距
文字上下边距25mm，左右边距20mm，表格排版上下左右页边距20mm。

4.3.1.2字体和字号
为了统一文件格式标准，避免文件在不同电脑系统或不同文字处理器之间传送时出现差错或无法显现，对公司文件的字号和字体做出规定，下表为公司文件的各种文件的字体字号：
4.3.1.3行数和字数
一般每页面排22，每行28个字，并撑满版心。

特殊情况下可作调整。

4.3.1.4文字颜色
无特殊说明，文件文字颜色均为黑色。

4.3.1.5装订要求
文件左侧装订，不掉纸，装订处左上角距上页边距50 mm，距左页边距8mm；纸质表格横排时，页码的位置与文件页码位置保持一致，单页码表格表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

5、文件格式及编排规则
5.1文件格式要素
公司的文件由页眉、标题、文件编号、正文、落款、成文时间和页码组成。

5.1.1页眉
在页面的最上面，如果是公司文件，页眉靠左；如果是对外文件，页眉靠右，页眉格式为“文件名称：ＸＸＸＸＸＸ”。

5.1.2文件标题
标题就是文件名称，在页眉下面隔一行，分一行或多行排布。

回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜。

多行排布时，标题排列应采用梯形排布三号宋体，加粗。

标题不用标点符号。

5.1.3文件编号
文件编号的编排原则是：公司名称WSZY（汉语拼音第一个字母大写）+文件类别代码+〔当年年份数字〕+本年度公司文件发文顺序号。

拟稿人拟定初稿时，暂不用管文件编号。

文件核签前，拟稿人在公司《上行公文核签卡》上填入核签人员名单和核签完成时间，文件和核签卡一并交综合行政部管理文件科员，管理文件科员根据公司文件管理规定编制该文件编号，填入《上行公文核签卡》文件编号栏内，并传递到相关人员进行核签。

文件核签完成后，综合行政部负责管理文件科员将核签文件和《上行公文核签卡》一起交回拟稿人，拟稿人根据《上行公文核签卡》文件编号录入到文件的“文件编号”位置。

5.1.3.1“WSZY”为公司拼音首个大写字母。

5.1.3.2文件类别代码
文件类别代码原则上是该文件类型两个关键词的拼音大写字母，如：综合行政—XZ、生产管理—SC、营销管理—YX、财务管理—CW、工艺管理—GY、设备管理—SB、技术研发—YF、
采购管理—CG、原料收购—SG、环保管理—HB、安全管理—AQ、质检管理—ZJ、项目管理—XM、工程管理—GC、综合管理—ZH。

5.1.3.3当年年份数字
年份为四位阿拉伯数字，放入六角括号〔〕内，如2020年标为〔2020〕。

5.1.3.4当年公司文件发文顺序号
公司公文发文顺序号不编虚位，不加“第”字。

以本标准为例，《WSZY公司公文格式标准》为公本年度公文发文顺序号第1号，本标准为行政类文件，则本标准的文件编号为：WSZY-XZ-[2020]-1号
5.1.4签发人
原则上签发人就是审批人，该处由“签发人”三字和全角冒号及签发人签字组成，签发人签名相当于原来总经理在文件下方签名同意执行的功能。

5.1.5正文
5.1.5.1 正文格式和内容
正文通常包括的内容：目的+适用范围+内容+责任处理+拟草部门+施行时间+附件。

5.1.5.1目的:制定文件的原因及意义。

5.1.5.2适用范围:执行对象。

5.1.5.3文件内容:文件具体内容，如管理要求及规定。

5.1.5.4责任处理：违反文件管理要求和规定的处罚条款。

5.1.5.5拟草部门：文件的起草、解释及修改完善部门。

5.1.5.6文件施行时间：文件正式执行时间。

5.1.5.7附件:文件中提及的文件、表格、流程图等。

5.2正文编排规则
5.2.1正文与标题空一行。

正文内不可随意空行，表示年份的数字不能回行。

5.2.2文件每个自然段落首行缩进2字，用小四号宋体，回行顶格。

5.2.3文件结构层次为，第一层为“1、2、3…”，第二层次为“1.1、1.2、1.3… 2.1、2.2、2.3…”，第三层次为1.1.1、1.1.2、1.1.3… 2.1.1、2.1.2、2.1.3…，…
依此类推。

第一层次序号后面加顿号，第二层次及后面层次序号后面不加顿号或其它符号。

5.2.4 标点符号、数字、人名汉语拼音的用法要符合国家相关规范和规定。

6.2.4.1 标题不用标点符号。

5.2.4.2 数字、年份不能回行。

5.2.4.3标点符号不能用在行的开始。

5.3附件
5.3.1附件在正文下空一行，左空2字，用小四号宋体标识“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

有多个附件的，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，如：
附件：1、ＸＸＸＸＸＸ
2、ＸＸＸＸＸＸ
…
附件名称后面不加标点符号。

附件名称较长需回行时，应该与上一行附件名称的首字对齐。

5.3.2附件不在正文页内，单独成页的，其编排的规则如下：
5.3.2.1附件在左上角第一行，顶格。

5.3.2.2附件标题（下空一行），在第三行，居中。

5.3.2.3附件正文格式同正文。

5.3.3正文标注与附件说明要一致。

5.3.4附件和正文一直装订。

5.4落款
在正文（或附件）下空三行，公司名称与公章名称一致，以成文日期为准居中。

5.5成文日期
成文日期在落款（公司）名称下面，右空4个字。

年月日要用汉字数字，“零”不是阿拉伯数字的“0”，而是用插入符号里的几何图形符“○”。

不编虚位（如1不写01）。

5.6公章
5.6.1加盖公章后，文件才能生效和执行。

5.6.2印章端正、居中下压公司名称和成文日期，公章上边缘距正文（或附件）一行之内，下压公司名称和成文日期。

5.6.3当文件排版后剩下的空白处不能容下成文日期和公章时，可以采取调整文件的行距和字距来解决。

5.6.4成文日期和公章不能单独一页，禁止盖空白页。

5.7页码
5.7.1页码格式为“Ｘ/Ｙ”，居中，页码用阿拉伯数字，五号宋体，不加粗，Ｘ为当前页数，Ｙ为文件总页数。

5.7.2正文与附件一起装订时，页码要连续。

5.7.3文件有封面和封底时，封面和封底不标注页码，从第二页起标注页码。

6、其它文件格式标准
除规章制度文件外，公司其它公务文书如请示、通知、通报、报告、决定、决议、会议纪要、工作联系函，统一按公司下列规定的行文格式标准编写。

公务文书字体执行规章制度类文件中对应条目的字体标准，字号比规章制度类文件中对应条目的字体字号标准大一号，具体见“4.3.1.2字体字号”表格。

6.1请示
6.1.1请示的组成：标题、称呼、正文、落款、成文日期和页脚。

6.1.2请示行文格式标准
6.1.2.1标题：第一行居中，如“关于ＸＸＸＸＸＸ的请示”。

6.1.2.2称呼：需要请示的上级部门名称，在第二行顶格写（有时因请示事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直接开始正文）。

6.1.2.3正文：另起一行，左空两字。

正文因内容而异。

主要写清楚请示的目的、要求和做法。

正文结束后，另起一行，左空2字，正文结束语用“以上请示妥否，请批示”表示。

6.1.2.4落款、成文日期、公章和规章制度文件格式标准基本相同，但字号大一号。

6.1.2.5页脚：拟稿人、审核人、审批人签名，均匀分布。

6.1.3注意事项：一事一请示，不能多个请示内容放到同一个请示中。

6.2 通知
6.2.1通知的组成：标题、称呼、正文、落款、成文日期和页脚。

6.2.2 通知的行文格式标准
6.2.2.1标题：第一行居中。

可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知”或“紧急通知”，以引起注意。

有的通知在前面写上发通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。

6.2.2.2称呼：需要通知的部门名称，在第二行顶格写（有时因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直接开始正文）。

6.2.2.3正文：另起一行，左空两字写正文。

正文因内容而异。

开会的通知要写清开会的时间、
地点、参加人员、开会大概内容及要求；布置工作的通知，要写清楚通知的目的、意义以及具体要求和作法。

6.2.2.4开头语和结束语习惯用法。

通知的一般开头语：“根据ＸＸＸＸＸ，结合公司实际情况，ＸＸＸＸＸ，特通知如下”，一般结束语：“希各位员工知照，并遵照执行”。

6.2.2.5落款、成文日期、公章和规章制度文件格式标准基本相同，但字号大一号。

6.2.2.6页脚：拟稿人、审核人、审批人签名，均匀分布。

6.3通报
6.3.1通报的组成：标题、正文、落款、成文日期和页脚。

6.3.2 通报的行文格式标准。

6.3.2.1标题：居中，题目由事由+文种组成，如《关于给予ＸＸＸ记功表彰的通报》，
或者题目由部门+事由+文种组成，如《**纸业有限公司关于对ＸＸＸ在原料堆场违规吸烟的通报》。

6.3.2.2正文
6.3.2.2.1另起一行，左空两字写正文。

通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。

开头说明通报缘由；主体说明通报决定；结尾提出通报的希望和要求。

不同类别的通报，其内容和写法有所不同。

6.3.2.2.2成文日期、公章和规章制度文件格式标准基本相同，但字号大一号。

6.3.2.2.3页脚：拟稿人、审核人、审批人签名，均匀分布。

6.4报告
公司用得比较多的报告基本上是两类，一类是综合性报告，是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。

另一类是专题报告，是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。

6.4.1报告的组成：标题、正文、附件、落款、成文日期和页脚。

6.4.2报告的行文格式标准
6.4.2.1标题：居中，题目由事由+文种组成，如《关于2020年上半年工作情况的报告》；或者题目由报告部门+事由+文种组成，如《综合行政部关于2019年度工作情况的报告》、《关于原料掺用废纸筒芯对纸张质量影响的情况报告》。

6.4.2.2正文
6.4.2.2.1综合性报告正文：概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。

将一定时间内各方面
工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨；二要主体内容要丰富充实。

作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。

三要结尾具体切实。

写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。

最后结束语写“请审阅”或“特此报告”等。

6.4.2.2.2专题报告正文：可采用“三段式”结构法。

以反映情况为主的专题工作报告重点写情况、存在的问题，今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写存在的问题，取得的经验教训，不足之处和改进措施；因工作失误向上级部门写的检查报告主要写错误事实，产生错误的主客观原因，造成错误的责任，处理意见及改进措施等，正文结尾通常写“请审核”或“请审示”等语。

6.4.2.3落款、成文日期和规章制度文件格式标准基本相同，但字号大一号。

6.4.2.4页脚：拟稿人、审核人、审批人签名，均匀分布。

6.4.2.5注意事项：
6.4.2.5.1专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。

6.4.2.5.2切忌在报告中夹带请示，或将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准，更不能写成请示报告。

6.5决定
6.5.1决定的组成：标题、正文、落款、成文日期和页脚。

6.5.2决定的行文格式标准。

6.5.2.1标题：标题要完整地表示出公司（发文部门）、决定事由和文种三项内容。

在决定事由前一般以"关于"连结，如《**纸业有限公司关于给予ＸＸＸ奖励1000元的决定》。

6.5.2.2 正文：决定的主体部分也就是正文。

正文通常包括两层意思：一层是说明有关情况，做出决定的目的与意义；另一层是说明决定的具体事项，落实决定的政策、措施和要求等。

正文在结构上可分为开头、主体、结语三部分。

6.5.2.2.1开头：开头主要用以说明目前情况，分析或阐述做此决定的原因目的及意义。

其语言要求简洁、概括性强。

一般用一个自然段落，用"特决定如下"或"特做如下决定"与主体部分衔接。

6.5.2.2.2主体：表述决定的具体内容。

要求写得明确、具体、详尽，一定要形成完整、严谨、清晰的整体。

主体部分也可用简述式写法，对所决定的事项做直接公布。

结束语：提出希望、
号召和要求。

6.5.2.2.3 结尾：在决定的正文之后，另起一行，写“本决定自发布之日起施行”。

6.5.2.3落款、成文日期和公章与规章制度文件格式标准基本相同，但字号大一号。

6.5.2.4页脚：拟稿人、审核人、审批人签名，均匀分布。

6.6会议纪要
6.6.1会议纪要组成：标题、正文、落款、成文日期、页码。

6.6.2会议纪要的行文格式标准。

6.6.2.1标题：标题有两种类型，一种是公司名称+会议+纪要，如《**纸业有限公司例会纪要》，另一种是召开会议部门名称+内容+纪要，如《生产部关于试产C+纸会议纪要》。

6.6.2.2正文
正文一般分成两三部分：会议概况、会议内容和会议总结。

6.6.2.2.1会议概况：会议时间、召开地点、参加人员、缺席和请假人员、列席人员、会议记录、审核、审批。

除会议记录、审核、审批为最后一行，均匀分布外，其它5项均为左顶格单独成行。

6.6.2.2.2会议内容：会议讨论的内容、议定事项、工作安排、工作要求、会议决议。

工作会议、专题会议纪要，还要写出经验和做法，今后工作的意见、要求和措施。

6.6.2.2.3会议总结：主要是对会议进行总结、归纳会议精神，提出要求。

6.6.2.3落款、成文日期与规章制度文件格式标准基本相同，但字号大一号。

6.6.3.4页码：与规章制度文件格式标准基本相同，字号大一号，居中。

6.7工作联系函
6.7.1工作联系函组成：标题、正文、结语、落款和成文日期。

对外的工作函还要加盖公章。

6.7.2工作联系函的行文格式标准
6.7.2.1标题有两种形式，一种是由事由+文种构成，另一种是由部门（公司）名称+事由+文种构成。

6.7.2.2正文。

一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

6.7.2.2.1开头。

主要说明发函的缘由。

一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容。

6.7.2.2.2主体。

这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。

函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。

6.7.2.2.3结尾。

一般用礼貌性语言向对方提出希望，或请对方协助解决某一问题，或请对方
及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

6.7.2.2.4结语。

通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。

如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。

有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

6.7.2.3落款、成文日期与规章制度文件格式标准基本相同，但字号大一号；如是对外的工作联系函还需加盖公章。

7、事务性文件如各种报表、说明，由拟草部门、拟草人根据清晰明了的要求决定行文格式。

8、本标准由综合行政部负责制定、解释和修改。

9、本标准自总经理批准之日起执行。

**纸业有限公司
二〇二〇年八月二十九日。