秘书实务秘书培训与会务准备ppt课件
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• （4）如何选择会址 • 选择合适的会址是会议成功召开的重要保
证。 • 选择是要考虑：租金是否合理；环境是否
安静；交通是否便利；大小是否适当，即 要与会议规模和主题相符，一般每人平均 应有二至三米左右的活动空间，若会期长 一些，场地可大一些；设备是否齐全；停 车是否方便等。
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•总经理办公室：
11
• （3）会议议程与日程 • 会议主持人根据到会主要领导情况确定；发言人
根据议题确定；议题顺序即是议程产生的主要形 式。编制会议议程表时，要注意：了解一般事物 习惯性顺序，也要注意本单位有无对会议议程顺 序的相关规定；将同类议题尽可能集中排列；保 密性强的议题要放在后面。日程一般采用表格形 式或简短文字，将会议按每天上午、下午和晚上 三个单元时间安排，并将会议议题具体化。
5
•秘书办公室： •王俐第一次接受李总的 任务，可是一定要做好 的哦！经过思考，她终 于拟定了要写的内容：1， 什么是秘书；2，秘书工 作特点及发展前景；3， 秘书工作的作用。4，秘 书职业道德的内容。
6
实训题：
• 请替王俐写出这份讲话稿，结合相关知识， 注意讲话人的身份、目的和要求。
7
二、会务准备
第七讲 秘书实务(上)
第一节 秘书培训与会务准备 •高职毕业的王俐上班的 第一天，公司人事部赵 经理就递了一份试用期 用工合同在她的面前：
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• 临时劳动合同
• 甲方：风光旅游有限责任公司 • 乙方： • 甲方经过面试，决定录用乙方为甲方总经
理办公室秘书。试用期间，乙方应按甲方 工作要求做好本职工作，相关待遇按甲方 有关规定执行：
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• 一、甲方为乙方提供必备的工作条件，乙方应 服从甲方的相关工作安排，并遵守甲方的一切 规章制度。
• 二、乙方试用期为三个月整，从双方共同签字 之日算起。双方若有一方要求提前解除本协议， 需提前三天通知对方。试用期满，经双方共同 协商一致后，可签订正式劳动合同。
• 三、本协议一式二份。甲、乙双方各一份。
•
• 甲方：风光旅游有限责任公司（章）
• 乙方：
•
年月日
3
•王俐仔细看过后，没发 现有什么问题，很快就 签了字，交了上去，自 此，她的三个月试用期 开始了。
4
一、秘书岗前培训
•总经理办公室： •李 总 ： “ 王 俐 啊 ， 这 次 公 司召了一批办公室文员，我 打算在她们岗前培训班上讲 一讲秘书工作的沿革、发展 及意义，当然是很简单的， 重点是要讲一下秘书的职业 道德问题，你是秘书专业毕 业的，这个讲话稿就由你来 起草吧！” •王俐：“好的，李总！”
9
• 三、会务准备。成立两个组，会务组负责会议的 组织和资料准备；后勤组负责与相关单位联系， 保障会议顺利召开。
• 四、会议经费预算。会议经费总体上不超过10万 元。其中场地租金2万元；新闻摄影1.5万元；培 训费8000元；食宿费2.7万元；会务用品费1万元； 交通费1万元；纪念品费1万元。
• 五、后勤ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ障。会议按不超过100人的规模安排 后勤事务。后勤方面主要租用本省莲花市风景区 宾馆。
•李总：“小王，这份会议 方案写得基本上可行，只 是还有许多细节要一一去 落实，你抓紧时间，认真 看一遍后把要落实的事项 一一标注出来，并说说你 的落实步骤，有什么做不 了主的直接向我汇报。争 取早一点把会议邀请函发 出去，到时会议邀请函后 面要附上会议的议程表和 日程表。”
•王俐：“好的，我会尽快 落实的。”
•总经理办公室： •李总：“小王，公司打算召开一次客户恳谈会，主要是 本省范围内的一些老客户和一些新增的优质客户。这是公 司一次重要的决策和公关投入。经过董事会讨论，准备拿 出10万元左右的经费来开这个会。时间三天左右，地点不 要远，就在本省内选一个与我们长期合作的旅游点就行。 你接下来就具体策划这个事，争取在半个月后把会议邀请 函发出去。你考虑一下，先拟一个会议方案给我看看。” •王俐：“好的。我会先写一个较详细的会议方案给您， 等修改定下来，后面的会务上的事情就好办了。” •这可是一次重要的会议，直接关系到公司的发展前景， 会要开得成功，让客户满意，千万马虎不得。经过反复思 考，王苗终于整理出了会议方案的基本头绪：会议经费各 项目预算；名称；议程和日程；会场选择。并草拟了这样 一份会议方案：
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实训题：
• （一）假若你是王俐，你现在马上要做的 事是什么？请马上动脑动手。
• （二）如果你完成了上面的事项，还应拟 写一份会议邀请函给（附回执）李总过目， 请代拟。
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风光旅游有限责任公司2005年业务恳谈会会议方案
• 总经理： • 为开好这次会议，以利于公司将来的更大发展，
拟于2005年2月中旬召开为期两天的全年业务恳谈 会。现将会议方案报告如下： • 一、会议议题。应围绕我公司业务发展来进行， 主要有：我公司董事长致欢迎辞；总经理介绍我 公司相关情况和业务范围；客户代表发言；专家 专题报告；分组讨论我公司目前业务拓展中存在 的问题；回答客户提问等。 • 二、会议议程和日程待定。
• 以上报告，如有不妥，请指示后改正。
•
•
年月日
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相关知识：
• 拟定会议方案是秘书人员重要工作之一，也是考验 一个秘书人员能否胜任秘书工作的一项主要标准。
• （1）会议的主题和议题 • 会议的主题是会议要研究的问题和要达到的目的。
确定主题时，一要结合本单位的实际；二是要有切 实的依据；三是要有明确的目的。议题则是对主题 的细化。 • （2）会议名称 • 会议名称分为几种情况：一是固定的，如董事会等； 二是不固定的，应根据会议主题或议题来定，其中 有的还可以包括时间、范围等。如“风光旅行有限 公司2005年业务恳谈会”。
• （4）如何选择会址 • 选择合适的会址是会议成功召开的重要保
证。 • 选择是要考虑：租金是否合理；环境是否
安静；交通是否便利；大小是否适当，即 要与会议规模和主题相符，一般每人平均 应有二至三米左右的活动空间，若会期长 一些，场地可大一些；设备是否齐全；停 车是否方便等。
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•总经理办公室：
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• （3）会议议程与日程 • 会议主持人根据到会主要领导情况确定；发言人
根据议题确定；议题顺序即是议程产生的主要形 式。编制会议议程表时，要注意：了解一般事物 习惯性顺序，也要注意本单位有无对会议议程顺 序的相关规定；将同类议题尽可能集中排列；保 密性强的议题要放在后面。日程一般采用表格形 式或简短文字，将会议按每天上午、下午和晚上 三个单元时间安排，并将会议议题具体化。
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•秘书办公室： •王俐第一次接受李总的 任务，可是一定要做好 的哦！经过思考，她终 于拟定了要写的内容：1， 什么是秘书；2，秘书工 作特点及发展前景；3， 秘书工作的作用。4，秘 书职业道德的内容。
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实训题：
• 请替王俐写出这份讲话稿，结合相关知识， 注意讲话人的身份、目的和要求。
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二、会务准备
第七讲 秘书实务(上)
第一节 秘书培训与会务准备 •高职毕业的王俐上班的 第一天，公司人事部赵 经理就递了一份试用期 用工合同在她的面前：
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• 临时劳动合同
• 甲方：风光旅游有限责任公司 • 乙方： • 甲方经过面试，决定录用乙方为甲方总经
理办公室秘书。试用期间，乙方应按甲方 工作要求做好本职工作，相关待遇按甲方 有关规定执行：
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• 一、甲方为乙方提供必备的工作条件，乙方应 服从甲方的相关工作安排，并遵守甲方的一切 规章制度。
• 二、乙方试用期为三个月整，从双方共同签字 之日算起。双方若有一方要求提前解除本协议， 需提前三天通知对方。试用期满，经双方共同 协商一致后，可签订正式劳动合同。
• 三、本协议一式二份。甲、乙双方各一份。
•
• 甲方：风光旅游有限责任公司（章）
• 乙方：
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年月日
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•王俐仔细看过后，没发 现有什么问题，很快就 签了字，交了上去，自 此，她的三个月试用期 开始了。
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一、秘书岗前培训
•总经理办公室： •李 总 ： “ 王 俐 啊 ， 这 次 公 司召了一批办公室文员，我 打算在她们岗前培训班上讲 一讲秘书工作的沿革、发展 及意义，当然是很简单的， 重点是要讲一下秘书的职业 道德问题，你是秘书专业毕 业的，这个讲话稿就由你来 起草吧！” •王俐：“好的，李总！”
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• 三、会务准备。成立两个组，会务组负责会议的 组织和资料准备；后勤组负责与相关单位联系， 保障会议顺利召开。
• 四、会议经费预算。会议经费总体上不超过10万 元。其中场地租金2万元；新闻摄影1.5万元；培 训费8000元；食宿费2.7万元；会务用品费1万元； 交通费1万元；纪念品费1万元。
• 五、后勤ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ障。会议按不超过100人的规模安排 后勤事务。后勤方面主要租用本省莲花市风景区 宾馆。
•李总：“小王，这份会议 方案写得基本上可行，只 是还有许多细节要一一去 落实，你抓紧时间，认真 看一遍后把要落实的事项 一一标注出来，并说说你 的落实步骤，有什么做不 了主的直接向我汇报。争 取早一点把会议邀请函发 出去，到时会议邀请函后 面要附上会议的议程表和 日程表。”
•王俐：“好的，我会尽快 落实的。”
•总经理办公室： •李总：“小王，公司打算召开一次客户恳谈会，主要是 本省范围内的一些老客户和一些新增的优质客户。这是公 司一次重要的决策和公关投入。经过董事会讨论，准备拿 出10万元左右的经费来开这个会。时间三天左右，地点不 要远，就在本省内选一个与我们长期合作的旅游点就行。 你接下来就具体策划这个事，争取在半个月后把会议邀请 函发出去。你考虑一下，先拟一个会议方案给我看看。” •王俐：“好的。我会先写一个较详细的会议方案给您， 等修改定下来，后面的会务上的事情就好办了。” •这可是一次重要的会议，直接关系到公司的发展前景， 会要开得成功，让客户满意，千万马虎不得。经过反复思 考，王苗终于整理出了会议方案的基本头绪：会议经费各 项目预算；名称；议程和日程；会场选择。并草拟了这样 一份会议方案：
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实训题：
• （一）假若你是王俐，你现在马上要做的 事是什么？请马上动脑动手。
• （二）如果你完成了上面的事项，还应拟 写一份会议邀请函给（附回执）李总过目， 请代拟。
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风光旅游有限责任公司2005年业务恳谈会会议方案
• 总经理： • 为开好这次会议，以利于公司将来的更大发展，
拟于2005年2月中旬召开为期两天的全年业务恳谈 会。现将会议方案报告如下： • 一、会议议题。应围绕我公司业务发展来进行， 主要有：我公司董事长致欢迎辞；总经理介绍我 公司相关情况和业务范围；客户代表发言；专家 专题报告；分组讨论我公司目前业务拓展中存在 的问题；回答客户提问等。 • 二、会议议程和日程待定。
• 以上报告，如有不妥，请指示后改正。
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•
年月日
10
相关知识：
• 拟定会议方案是秘书人员重要工作之一，也是考验 一个秘书人员能否胜任秘书工作的一项主要标准。
• （1）会议的主题和议题 • 会议的主题是会议要研究的问题和要达到的目的。
确定主题时，一要结合本单位的实际；二是要有切 实的依据；三是要有明确的目的。议题则是对主题 的细化。 • （2）会议名称 • 会议名称分为几种情况：一是固定的，如董事会等； 二是不固定的，应根据会议主题或议题来定，其中 有的还可以包括时间、范围等。如“风光旅行有限 公司2005年业务恳谈会”。