监理资料规范化管理的工作方法

监理资料规范化管理的作业方法
第一节.资料管理和竣工资料验收.移交
一.监理的职责
1.设专人负责监理资料的收集.整理和归档作业，在项目监理部，监理资料的管理由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料在各阶段作业结束后及时整理归档。

2.监理资料及时整理.真实完整.分类有序。

在设计阶段，对勘察.测绘.设计单位的工程文档的形成.积累和立卷归档进行监督.检查；在施工阶段，对施工单位的工程文档的形成.积累.立卷归档进行监督.检查。

3.按照委托监理协议的约定，接受业主的委托.监督.检查工程文档的形成积累和立卷归档作业。

4.编制的监理文档的套数.提交内容.提交时间，按照现行《建设工程文档归档整理规范》（GB50328-2001）和城建档案管理部门的需求，编制移交清单，双方签字.盖章后，及时移交业主，由业主收集和汇总。

监理公司档案部门需要的监理档案，按照《建设工程监理规范》（GB50319—2000）的需求，及时由项目监理部提供。

二.建设工程档案编制质量需求与组卷方法
1.归档文档的质量需求
归档的工程文档一般应为原件。

工程文档的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察设计.施工.监理等方面的技术规范.标准和规程。

工程文档的内容必须真实.准确，与工程实际相符合。

工程文档应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水.蓝黑墨水
工程文档应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完
备。

工程文档中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm ×210mm)。

工程文档的纸张应采用能够长期保存的韧力大.耐久性强的纸张。

所有竣工图均应加盖竣工图章。

利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据。

工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作。

工程档案资料的照片及声像档案，需求图像清晰，声音清楚，方字说明或内容准确。

工程文档应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字。

2.立卷的原则和方法
立卷应遵循工程文档的自然形成规律，保持卷内文档的有机联系，便于档案的保管和利用。

一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文档应按单位工程组卷。

立卷采用如下方法：
工程文档可按建设程序划分为工程准备阶段的文档.监理文档.施工文档.竣工图.竣工验收文档5部分。

工程准备阶段文档可按单位工程.分部工程.专业.形成单位等组卷，
监理文档可按单位工程.分部工程.专业.阶段等组卷。

施工文档可按单位工程.分部工程.专业.阶段等组卷。

竣工图可按单位工程.专业等组卷。

竣工验收文档可按单位工程.专业等组卷。

立卷过程中宜遵循下列需求：
案卷不宜过厚，一般不超过40mm。

案卷内不应有重份文档，不同载体的文档一般应分别组卷。

3.卷内文字的排列
文字材料按事项.专业顺序排列。

图纸按专业排列，
既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

三.监理文档和档案收文与登记
1.所有收文应在收文登记表上进行登记（按监理信息分类别进行登记）。

应记录文档名称.文档摘要信息.文档的发放单位（部门）.文档编号以及收文日期，必要时应注明接收文档的具体时间，最后由项目监理部负责收文人员签字。

2.监理信息在有追溯性需求的情况下，应注意核查所填部门内容是否可追溯。

3.资料管理人员应检查文档档案资料的各项内容填写和记录真实完整，签字认可人员应为符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和打印代替手写签署。

4.有关工程建设照片及声像资料等应注明拍摄日期及所反映工程建设部位等摘要信息。

收文登记后应交给项目总监或由其授权的监理工程师进行处理，重要文档内容应在监理日记中记录。

四.针对本工程向业主提交的监理资料
1.提交的监理管理资料：
监理规划.监理实施细则：开工之前提交；
监理月报：每月上旬提交一份；
监理例会纪要：每周提交一份；
监理作业总结：按需进行。

2.提交的监理作业记录：
有关质量控制报审表及监理作业记录：随发生及时提交。

包括工程技术文档报审表(表B2-1).施工测量放线报验表(表B2-2).工程动工报审表(表B2-5).工程物资进场报验表(表B2-4).分包单位资质报审表(表B2-6)；以及包括监理抽检记录(表B2-17).不合格项处置记录(表B2-18).旁站监理记录(表B2-23)等；
有关进度控制的报审表：随发生及时提交。

包括施工进度计划报审表(表B2-3).工程延期申请表(表B2-12).工程延期审批表(表B2-20).工程复工报审表(表B2-9).工程暂停令(表B2-19)等；
有关投资控制审批文档.凭证：随发生及时提交。

包括月工程进度款报审表(表B2-10).工程变更费用报审表(表B2-11).费用索赔申请表(表B2-12).费用索赔审批表(表B2-21).工程款支付申请表(表B2-13).工程款支付证书(表B2-22)等。

3.提交的有关竣工验收资料：
单位工程竣工预验收报验单(表B3-1)：竣工验收前提交；
竣工移交证书(表B3-2)：竣工验收合格后提交；
工程质量评估报告：竣工验收合格后提交。

4.提交的有关的其他资料：
作业联系单(表B4-1)：随发生及时提交；
工程变更单(表B4-2)：随发生及时提交。

5 有关资料记录表格格式：
详见市地方标准“建筑工程资料管理规程”中“监理资料用表”；
五.建设工程档案验收与移交
1.建设工程档案的验收
列入城档案管理部门档案接收范围的工程，业主在组织工程竣
工验收前，应提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收。

业主未取得城建档案管理部门出具的认可文档，不得组织工程竣工验收。

工程档案分类齐全，系统完整。

工程档案的内容真实.准确地反映工程建设活动和工程实际状况。

工程档案己整理立卷，立卷符合现行《建设工程文档归档整理规范》的规定
竣工图绘制方法.图式及规格等符合专业技术需求，图面整洁，盖有竣工图。

文档的形成，来源符合实际，需求单位或个人签章的文档，其签章手续完备。

文档材质.幅面.书写.绘图.用墨等符合需求。

为确保工程档案的质量，各编制单位，地方城建档案管理部门.建设行政管理部门等要对工程档案进行严格检查.验收。

2.建设工程档案的移交
列入城建档案管理部门接收范围的工程，业主在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案。

停建.缓建工程的工程档案，暂由业主保管。

对改建.扩建和维修工程，业主应当组织设计单位.监理单位.施工单位据实修改.补充和完善工程档案。

业主向城建档案管理部门移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字，盖章后交接。

施工单位.监理单位等有关单位应在工程竣工验收前将工程档案按协议或协议规定的时间.套数移交给业主，办理移交手续。

第二节.资料及信息管理的难点分析及应对措施
一.资料及信息管理的特点分析及监理措施
工程就资料是监理单位在工程项目实施监理过程中形成的各种原始记录，它既是监理作业中各项控制与管理作业的依据和凭证，也反映了项目监理人员的管理能力与管理水平。

监理资料的管理与归档作业是监理作业中内业管理作业最重要的部分，项目监理机构将予以极大重视。

监理资料的管理应科学化.程序化.规范化，并全部实现管理电子计算机化。

实现工程建设信息化是监理单位有效完成建设监理服务的基础性作业，投标人将结合多年国内外工程建设监理资料及信息管理的经验，结合本工程建设中的资料.信息管理需求，深入分析，精心策划准备资料及信息管理作业，为建设监理提供有力的保障。

对设计图纸及业主的指令管理信息化，能有效克服工程中图纸数量多.变更频繁.版本变化快带来的管理难点，对图纸进行有效管理，从而保障按照最新正确的图纸进行施工。

二.声像电子信息化管理的重点分析及监理措施
声像资料是工程施工全过程中的重要体现，我们将做好工程建设声像资料的拍摄.收集.整理.归档和移交等作业。

全过程的声像资料主要含：
1.工程开工前原址.原貌的声像材料
周围建筑物.环境。

重要的搬迁.拆除.场地平整情况。

2.地基与基础施工
3.工程施工中的声像资料：
整体工程现场情况；
验线及水准复验；
隐蔽工程的施工安装及处理；
见证取样；
结构.电气.消防.防雷及其他保障安全施工的工程设施；
防水.保温.防腐等工程；
各种管线及设备安装工程；
室内装修工程；
新技术.新工艺.新材料.新设备的应用；
4.工程竣工后的声像资料
（1）.竣工后本工程楼内.外不同角度的重要局部各全景以及夜景；
（2）.绿化市政等环境工程；
（3）.配套工程设施等；
（4）.建筑物沉降.位移.变形及防水处理。

5.录音.照片.录像档案需求
（1）.工程照片能良好地再现工程现场的施工管理状况和进行情况，并且是了解隐蔽工程质量材料.设备验收.见证取样的必要资料。

（2）.照片内容应真实.准确.完整，与实际工程相符。

（3）.图像应主体明确.影像清晰.画面完整.色彩纯正，未加修饰。

（4）.数码照片影像不能进行后期加工，原始图像文档存储。

（5）.移交的录像档案应为DVD光盘；
（6）.归档的录像档案应主体明确.内容连贯完整.影像清晰；
（7）.录像片每拍摄一组现场内容，应由摄录人员加以必要的
说明（一般包括时间.地点.内容.人物.背景.摄像者）。

（8）.数字信号的文档，使用光盘保存。

（9）.档案装具符合统一需求。